Plus vous et votre équipe de services professionnels gagnez des clients et acceptez des projets, plus vous aurez besoin de ressources pour pouvoir faire face à la demande. C’est généralement ainsi que les entreprises se développent. Pour réussir sur le long terme, vous devez savoir déléguer le travail avec efficacité ; à défaut, vous risqueriez très vite de vous retrouver surchargé, stressé et, in fine, épuisé.
Mais tout d'abord, il convient de définir ce que sont les services professionnels. Pour le dire simplement, les services professionnels peuvent désigner tout produit ou service qu'un fournisseur ou une agence vend à un client afin de l'aider à mieux gérer son entreprise.
Savoir gérer une équipe à distance et déléguer des tâches ne permet pas uniquement de libérer du temps pour mieux se concentrer sur une vision d'ensemble. Une délégation efficace autonomise également vos employés, renforce la confiance et les relations et prépare les nouveaux membres de l'équipe à assumer davantage de responsabilités et éventuellement à accéder à des fonctions de direction. Pour autant, cela ne signifie pas que la délégation va toujours de soi. Poursuivez la lecture afin d'obtenir des conseils et tactiques qui vous permettront, à vous ainsi qu'à vos équipes de services professionnels, de déléguer des tâches avec davantage de facilité et d'efficacité !
Comment améliorer vos compétences en matière de délégation
Avant d’entrer dans les détails, il est important de comprendre pourquoi certains responsables se montrent réticents à déléguer le travail.
En réalité, il y a plusieurs raisons qui expliquent pourquoi certaines personnes ont du mal à déléguer des tâches. En voici quelques-unes :
- Il est parfois difficile de renoncer à tout contrôler.
Il n’est pas toujours évident de lâcher prise, surtout si vous avez commencé en tant que petite équipe et avez dû gérer l'essentiel des tâches quotidiennes. Il peut être difficile de se mettre à confier certaines tâches à d'autres. Mais il vous faudra bien passer par là car votre entreprise est amenée à se développer.
N'oubliez pas que les membres de votre équipe n'ont pas été recrutés par hasard. Tout comme vous, ils souhaitent réussir et faire du bon travail — mais pour cela, vous devez leur faire confiance. - Vous estimez pouvoir travailler plus vite, travailler mieux — ou les deux.
Même si c'était peut-être le cas au tout début, c’est une pensée court-termiste qui ne fera qu'entraver le développement des employés et de l'entreprise dans son ensemble. N'oubliez pas que, vous aussi, vous avez été un simple employé, et si vous avez pu apprendre à accomplir une tâche rapidement et efficacement, les nouveaux membres de votre équipe le peuvent également. - Vous pensez que déléguer signifie éviter le travail.
Ce n’est pas parce que cette idée fausse s'inscrit dans une éthique de travail irréprochable qu’elle est vraie. Déléguer des tâches est non seulement essentiel pour équilibrer les charges de travail et en faire plus en moins de temps, mais cela offre également aux employés des opportunités d'apprendre, de se développer et, au final, de contribuer davantage au succès de l'entreprise.
Comment déléguer des tâches au sein des équipes
Maintenant, examinons en détail comment déléguer efficacement des tâches à vos employés et aux équipes de services professionnels.
- Ne déléguez pas au hasard.
Pour déléguer le travail efficacement, il est essentiel d'attribuer les bonnes tâches à la bonne équipe ou au bon membre. En tant que responsable, vous devez identifier les forces et faiblesses de vos employés et de vos équipes, ainsi que leurs préférences. C'est ainsi que vous mettrez tout le monde sur la voie du succès. - Expliquez clairement pourquoi vous déléguez telle tâche à telle équipe ou à tel employé.
Une autre partie importante de la mission de la direction consiste à déceler les points forts, parfois insoupçonnés, des employés. Lorsque vous déléguez une tâche donnée à un employé ou à une équipe pour la première fois, il peut être utile de donner plus de précisions sur ce qui a motivé votre choix et de montrer que vous avez confiance en leur capacité à l'exécuter avec succès. - Donnez une orientation claire, fournissez des ressources et proposez un soutien.
La délégation ne se limite pas simplement à confier une tâche. En tant que responsable, vous devez fournir des instructions claires, des ressources utiles et un soutien continu au cas où l'équipe ou l'employé rencontrerait des obstacles. - Déléguez vraiment.
En plus de la responsabilité, vous devez également déléguer l'autorité requise pour pouvoir accomplir la tâche ou le projet dans de bonnes conditions. Souvent, les employés ne se sentent tout simplement pas habilités à prendre les décisions nécessaires lors de la réalisation d’une tâche ou un d’un projet. Pour éviter cela, assurez-vous que les membres de l'équipe savent à quels types de questions ou de décisions ils devront faire face et faites-leur comprendre qu'ils sont habilités à les traiter.
Si vous ou l'un des membres de votre équipe craignez d'outrepasser certaines limites, vous pouvez toujours préciser les types de décisions ou de questions entrant dans votre champ d'action. - Examinez, vérifiez et fournissez un retour.
Bien sûr, ce n'est pas parce que vous avez délégué une tâche que le produit fini ne vous concerne plus. Rien n'entame plus la confiance que de déléguer une tâche et de blâmer ensuite l'employé ou l'équipe en charge lorsque les choses tournent mal. C’est pourquoi il est essentiel que vous examiniez l'ensemble des tâches déléguées, que vous vous assuriez que les délégations répondent aux critères d'achèvement et que vous offriez un retour positif et constructif.
Comment déléguer des tâches avec Wrike
Bien sûr, déléguer est beaucoup plus simple lorsque vous disposez d'un système de gestion des tâches vous permettant de suivre plusieurs tâches et projets. Les puissantes capacités de gestion des tâches de Wrike vous permettent d’assigner facilement des tâches, de suivre la progression des employés et de fournir une assistance et des commentaires le cas échéant.
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