Que vous veniez tout juste d'arriver ou que vous travailliez dans le secteur depuis déjà un certain temps, mieux vaut ne pas se reposer sur ses lauriers : vous devez toujours vous efforcer de devenir un chef de projet encore plus efficace.
Mais comment ? Améliorer certaines de ces compétences essentielles constitue un excellent point de départ.
Ça tombe bien ! Nous allons identifier les compétences techniques et transversales nécessaires à tout bon chef de projet et nous en profiterons pour vous donner des conseils pratiques que vous pourrez utiliser pour passer à la vitesse supérieure. Vous êtes prêt ? Alors allons-y.
5 compétences techniques pour les chefs de projet (et comment les perfectionner)
Il y a beaucoup de choses qui relèvent des compétences du chef de projet, mais comme pour de nombreuses autres carrières, ce sont les compétences techniques qui démontrent votre capacité à accomplir le travail.
Il est important de noter qu'en plus des compétences techniques abordées ici, les chefs de projet devront également développer au moins une expertise de base dans le domaine du projet dont ils ont la charge.
Les chefs de projet marketing devront par exemple se familiariser avec les différents concepts marketing. Quant aux chefs de projet de construction, ils devront s'efforcer de comprendre le secteur du bâtiment.
En plus de cette expertise spécialisée, les chefs de projet doivent également présenter les compétences suivantes et savoir les perfectionner au quotidien.
1. Planification du calendrier
Les chefs de projet doivent savoir tenir un calendrier, car ils sont chargés de planifier les délais ainsi que les étapes clés d'un projet.
Pour être plus efficaces, ils doivent savoir appréhender au mieux les flux de travail généralement administrés au sein de leur entreprise et comprendre les dépendances entre les tâches et les ressources pour pouvoir tout planifier en conséquence.
Il est également utile de comprendre certains concepts généraux liés à la planification de la gestion de projet, tels que la méthode du chemin critique, car ils vous permettront d'établir des calendriers de projet réalistes beaucoup plus facilement.
Développez cette compétence
Comme dit le vieux proverbe, c'est en forgeant que l'on devient forgeron. Alors retroussez vos manches et commencez à établir des calendriers pour vos projets (même vos projets personnels). Une fois votre calendrier défini, évaluez sa précision et identifiez les points à améliorer.
N'oubliez pas que même s'il vous revient d'établir le calendrier du projet, vous n'êtes pas censé le définir tout seul dans votre coin. Renseignez-vous auprès des membres de l'équipe pour en savoir plus sur le temps nécessaire à l'exécution de certaines tâches (surtout celles dont vous ignorez tout). Cela vous donnera une idée plus réaliste du temps qui devra être consacré pour chacune des tâches.
Enfin, faites des recherches de votre côté sur les concepts de planification les plus répandus (profitons-en pour citer à nouveau la méthode du chemin critique !) pour savoir comment mettre en œuvre ces outils et les meilleures pratiques.
2. Budgétisation du projet
Les chefs de projet doivent non seulement réaliser les projets dans les temps, mais ils doivent également les livrer sans dépassement de budget.
Nul besoin d'être un expert financier. Par contre, vous devez au moins connaître les bases de la budgétisation et de la planification financière pour pouvoir allouer des fonds suffisants et garantir ainsi la réussite de votre projet.
Selon l'étude Pulse of the Profession réalisée en 2017 par le Project Management Institute, le déficit de financement fait partie des facteurs expliquant l'échec d'un projet.
Développez cette compétence
Une budgétisation précise permet de mieux appréhender la portée du projet. Il est important de ne pas passer cette étape à la trappe et d'y consacrer suffisamment de temps, d'énergie et d'efforts de recherche de sorte à pouvoir bien saisir toutes les implications du projet.
Vous pouvez également beaucoup apprendre des erreurs passées, alors n'hésitez pas à revenir sur vos anciens projets pour voir où vous avez sur ou sous-budgété. Enfin, prenez l'habitude de définir un plan B pour être paré à toutes les éventualités. Vous pourrez alors faire face aux imprévus, voire même revoir votre budget à la baisse si tout se passe pour le mieux.
3. Analyse des données et génération de rapports
Une autre responsabilité essentielle du chef de projet consiste à suivre la progression et les performances et d'en rendre compte auprès de l'équipe en charge du projet, des clients finaux et des autres parties prenantes.
Cela peut poser un défi unique. Les chefs de projet doivent être non seulement créatifs, mais ils doivent également avoir un bon esprit d'analyse pour pouvoir compiler, parcourir et présenter les données critiques.
Développez cette compétence
Si ce concept est totalement nouveau pour vous, suivez un cours en ligne ou lisez un guide sur l'analyse des données. Skillshare propose un nombre impressionnant de cours dédiés à l'analyse des données en s'appuyant sur divers outils.
Même après avoir suivi une formation de base sur place, l'analyse des données peut sembler toujours aussi fastidieuse. Ne vous laissez pas impressionner : entraînez-vous autant que possible avec vos projets en cours. N'hésitez pas à expérimenter en activant les différents filtrages de données et vues de rapport pour éventuellement déceler de nouvelles tendances ou thématiques, et n'oubliez pas de jeter un œil aux comparaisons en glissement hebdomadaire (WoW), mensuel (MoM) et annuel (YoY).
Il peut également être utile d'entamer le processus d'analyse avec les questions que vous vous posez déjà sur le projet, et d'utiliser les données pour trouver des réponses. Cela vous aidera à axer votre analyse et vos rapports sur les informations les plus pertinentes et sur la meilleure façon de les présenter (un grand nombre de visuels et graphiques sont disponibles !) plutôt que de générer des chiffres juste pour le plaisir.
4. Organisation de réunions
Des réunions de lancement aux mises au point en passant par la finalisation, les chefs de projet doivent tenir toute une série de réunions.
Nous avons tous déjà dû assister à des réunions ennuyeuses (chiffre alarmant, 37 % des réunions sont jugées non productives) pour savoir que coordonner une conversation réussie est une compétence en soi.
C’est pourquoi les chefs de projet doivent être capables de planifier et d'organiser des réunions utiles qui ne font pas perdre de précieuses heures de travail.
Développez cette compétence
Si vous avez déjà organisé des réunions sans ordre du jour, il est grand temps de revoir votre façon de faire. Vous devriez toujours en définir pour pouvoir vous y référer, même pour vos réunions les plus brèves et directes. Vous ne savez pas quoi inscrire à l'ordre du jour ? C'est probablement parce que la réunion en question est une simple session de rattrapage qui n'a nullement besoin d'être tenue.
Lorsque vous assistez à des réunions, prenez des notes sur les réussites et les éventuelles frustrations pour pouvoir en tirer des leçons et améliorer vos propres réunions. Vous devriez également demander aux membres de votre équipe ce qu'ils ont pensé de la réunion en réalisant un petit sondage ou en entamant une discussion ouverte. Vous en saurez alors un peu plus sur les points à améliorer.
N'oubliez pas : ce n'est pas parce que tout le monde a quitté la salle de conférence ou la conversation vidéo que la réunion est terminée pour autant. Remettez un bref récapitulatif et communiquez les délais et les mesures à prendre afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
5. Outils et ressources de gestion de projet
Du logiciel de gestion du travail collaboratif aux outils d'analyse, les chefs de projet doivent se familiariser avec toute une série de plateformes et ressources. Cependant, les outils à maîtriser varient d'une entreprise à l'autre.
La bonne nouvelle ? Ils vous faciliteront grandement la tâche.
Développez cette compétence
La plupart des outils et plateformes numériques proposent des didacticiels détaillés, des visites guidées ou des formations pour permettre aux utilisateurs d'utiliser correctement l'ensemble des fonctionnalités, alors tâchez d'en tirer pleinement parti.
Une fois que vous aurez assimilé toutes ces ressources, vous pourrez créer des projets test afin d'essayer les différentes fonctionnalités et vous familiariser ainsi avec la plateforme ou le logiciel.
Vous êtes prêt à vous lancer ? Faites un essai gratuit de Wrike et commencez à explorer toutes ses fonctionnalités pour savoir comment il peut aider votre équipe.
5 compétences transversales pour les chefs de projet (et comment les perfectionner)
Vous pensez que « compétences transversales » est une expression à la mode et qu'elles servent seulement à embellir les CV ? Pas du tout. Ces compétences sont vraiment importantes, notamment pour tout ce qui relève de la gestion de projet.
En réalité, une étude réalisée par Wonderlic en 2016 a révélé que 93 % des employeurs considéraient les compétences transversales comme un facteur « essentiel » ou « très important » dans leurs décisions d'embauche.
Sur lesquelles devriez-vous vous concentrer ? Voici cinq compétences transversales essentielles que tout bon chef de projet se doit de maîtriser.
1. Collaboration
Vous ne serez pas seul à travailler sur les projets. Il vous faudra composer avec les différentes expertises et personnalités des membres de l'équipe de projet. Non seulement vous êtes tenu de travailler avec eux, mais vous devez également veiller à ce qu'ils s'entendent tous bien au travail pour pouvoir assurer la réussite du projet.
Il s'agit là d'une responsabilité essentielle, surtout lorsque l'on sait que 97 % des employés et des dirigeants pensent que le manque de coordination d'une équipe impacte directement les résultats d'une tâche ou d'un projet.
Développez cette compétence
Initiez une activité d'évaluation de la personnalité au sein de l'équipe (comme une évaluation DiSC, le StrengthsFinder, ou le Myers-Briggs Type Indicator) afin de mieux comprendre ce qui anime chacun des membres.
Vous devriez également demander à votre équipe quels sont les défis et les frustrations les plus couramment rencontrés en matière de collaboration, et comment elle pense pouvoir les surmonter. Et ne sous-estimez pas la puissance d'un outil de collaboration en temps réel pour ce qui est d'accroître la transparence et d'harmoniser la façon dont chacun collabore.
2. Communication
Même si tous les membres d'une équipe de projet travaillent les uns avec les autres, c'est vous qui êtes à la barre. Il vous revient de communiquer clairement les objectifs, la portée, les attentes, les délais (entre autres) du projet dont vous avez la charge.
Cela signifie que la communication (qu'elle soit verbale ou écrite) revêt une grande importance pour les chefs de projet. Vous voulez des preuves ? Selon une étude réalisée par le Project Management Institute (PMI) portant sur les aptitudes et compétences d'un chef de projet, la communication verbale fait partie des cinq principales compétences jugées les plus essentielles.
Développez cette compétence
L'une des meilleures façons d'apprendre à communiquer avec les différents types de personnalités qui composent votre équipe, c'est d'oser vous mettre dans de nouvelles situations. Asseyez-vous à côté de quelqu'un avec qui vous n'avez pas l'habitude de parler à l'heure du déjeuner ou assistez à une réunion à laquelle vous n'assisteriez pas en temps normal.
Si jamais quelque chose n'est pas clair, ne vous contentez pas de sourire et de hocher la tête. N'hésitez pas à poser des questions si vous ne comprenez pas quelque chose, puis répétez bien ce que vous avez entendu pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
N'oubliez pas que pour bien communiquer, il faut savoir écouter. Tâchez d’écouter, d'assimiler et de tenir compte de tout ce que les membres de l’équipe de projet vous disent, et ne vous contentez pas d'attendre de pouvoir répondre.
3. Organisation
Pour éviter que les projets ne déraillent, les chefs de projet doivent être très bien organisés et avoir la notion du temps.
Si ce n'est pas le cas, ils perdront beaucoup de temps à rechercher les informations et ressources nécessaires à l'avancement du projet, et les délais risquent de ne pas être tenus.
Développez cette compétence
Le fait de devoir constamment réinventer la roue vous coûtera beaucoup de temps et d'énergie. Si ce n'est pas déjà fait, établissez des modèles, des procédures et des flux de travail standard que vous pourrez ré-exploiter au début de chaque nouveau projet.
Chaque semaine, vous devriez également consacrer un peu de temps à rattraper des tâches organisationnelles que vous avez reléguées au second plan pour ne pas avoir à vous retrouver dans une situation d'urgence.
Et enfin, trouvez le logiciel de gestion de projet qui vous convient, à vous et votre équipe. Lorsque le processus est standardisé et que tout le monde utilise le même outil, il devient plus facile de tout organiser au mieux.
4. Leadership
Vous êtes le liant qui unit l’équipe de projet, ce qui signifie que vous vous retrouverez forcément dans une position de leadership. Après tout, c'est vous qui dirigez le projet.
C’est pourquoi tout bon chef de projet doit avoir des compétences en leadership pour inciter ses équipes de projet à faire un excellent travail. Dans l'étude Pulse of the Profession réalisée par PMI en 2017, 32 % des personnes interrogées considéraient les compétences en leadership comme hautement prioritaires.
Développez cette compétence
Le leadership ne signifie pas la même chose pour tout le monde, ce qui en fait un concept difficile à appréhender. Faites des recherches de votre côté et concentrez-vous sur les dirigeants que vous admirez le plus afin de mieux comprendre leur approche.
Il est également toujours utile de se rappeler que montrer l'exemple reste la meilleure façon de diriger. Comportez-vous comme vous voulez que votre équipe de projet se comporte, et cette dernière sera beaucoup plus disposée à vous emboîter le pas.
5. Résolution des problèmes
Si seulement les projets pouvaient toujours se dérouler comme prévu... Malheureusement, la réalité est tout autre.
Les chefs de projet doivent savoir comment gérer les problèmes, des obstacles entravant les flux de travail aux conflits entre les membres de l'équipe, sans compromettre l'accomplissement ou la qualité du projet.
Développez cette compétence
Lorsque vous êtes confronté à un défi, n'en faites pas une obsession (selon les neuroscientifiques, cela ne fait qu'entretenir le négativisme). Cultivez plutôt une pensée axée sur les solutions. Vous passerez alors moins de temps et d'énergie à tenter de changer le cours des situations qui vous échappent et pourrez ainsi mieux vous concentrer à résoudre le problème.
N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de trouver la bonne réponse tout de suite. Envisagez autant de solutions que possible (impliquez également votre équipe - on est toujours plus efficaces à plusieurs !). Vous pourriez être surpris par toutes ces idées qui vous viennent à l'esprit lorsque vous laissez un peu de place à la créativité.
Passez votre compétence en gestion de projet au niveau supérieur
Un bon chef de projet doit tout faire pour éviter le statu quo. Les choses évoluent sans cesse et vous devez toujours garder une longueur d'avance en vous perfectionnant.
Il peut être parfois bon de revenir aux fondamentaux afin de s’assurer que les compétences essentielles sont correctement assimilées. Pour rappel, ces compétences incluent :
Compétences techniques du chef de projet
- Planification du projet
- Budgétisation du projet
- Analyse des données et génération de rapports
- Organisation de réunions
- Outils et ressources de gestion de projet
Compétences transversales du chef de projet
- Collaboration
- Communication
- Organisation
- Leadership
- Résolution des problèmes
Les stratégies décrites ci-dessus vous aideront à perfectionner ces compétences et à faire progresser votre carrière (et tous vos projets !).
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