Après plus d'un an de télétravail, les entreprises commencent à essayer de planifier le retour au travail. Les méthodes de travail « normales » ont cependant changé, et la formalisation de l'avenir du travail nécessitera une mûre réflexion. Alors que les entreprises du Fortune 500 amorcent le retour au bureau de leurs employés, comment répondent-elles à l'évolution de leurs besoins et gèrent-elles leurs attentes à tous les niveaux de l'organisation ?
La pandémie a considérablement modifié le paysage du travail, rendant la planification du retour au travail plus que délicate pour de nombreuses raisons :
- 83 % des employeurs considèrent la transition vers le télétravail comme une réussite.
- On estime qu'un quart des employés américains continuera à travailler à distance après la pandémie, au moins à temps partiel.
- 87 % des employés ne sont pas prêts à abandonner totalement le travail au bureau, citant parmi ses principaux avantages la collaboration et le développement de relations.
- La majorité des employés aimerait travailler sur site au moins un ou deux jours par semaine.
Les efforts des entreprises pour planifier le retour au bureau pourraient bien nous offrir un aperçu des futurs environnements de travail, des géants comme Apple, IBM et Microsoft se concentrant sur la flexibilité, les solutions hybrides et le bien-être des employés.
La mise en place de lieux de travail flexibles ou hybrides devient la solution la plus évidente pour les entreprises et les employés qui souhaiteraient travailler sur site au moins à temps partiel. Alors, bien que les réunions Zoom et les trajets de 30 secondes jusqu'à votre bureau à domicile continueront probablement à ponctuer votre semaine de travail, la collaboration en personne avec vos collègues et les avantages qu'offre le bureau seront certainement les bienvenus au moment de votre retour.
Que votre entreprise envisage le retour en présentiel, le télétravail ou une solution hybride, la façon dont vous allez gérer la transition vers votre lieu de travail post-pandémie est d'une importance capitale. Employés et dirigeants ayant des perceptions très différentes de la qualité de la communication au sein de leur entreprise, la façon dont vous communiquerez votre stratégie dans toute l'entreprise est tout aussi importante que son déploiement.
La clé pour établir une stratégie de retour au travail efficace, et qui ressort nettement des plans d'action des meilleures entreprises du Fortune 500, est de créer une feuille de route claire, d'encourager la participation des employés et de communiquer efficacement le plan dans toute l'entreprise au préalable.
La planification du retour au bureau : ce que privilégient les entreprises du Fortune 500
Nous avons analysé les politiques de retour au travail élaborées par plusieurs marques internationales et avons établi des conseils pratiques pour planifier et diffuser un plan de retour au travail pour votre entreprise.
Le besoin de flexibilité sur le lieu de travail est vital – Dell
La COVID-19 a obligé les bureaux du monde entier à fermer leurs portes, renvoyant chez eux tout le personnel des secteurs dits « non-essentiels ». Si ce fut un véritable choc pour certaines entreprises, bon nombre d'organisations avaient déjà mis en place des politiques de télétravail.
« Connected Workplace », le programme de travail flexible de Dell, était déjà une option de travail ouverte aux salariés depuis 2009. Avant la pandémie, l'entreprise s'était fixé pour objectif d'avoir 50 % de ses effectifs entièrement en télétravail d'ici 2013.
Fin mars 2020, 90 % des employés de Dell travaillaient à distance. L'entreprise estime que 60 % de sa main-d'œuvre mondiale continuera à travailler principalement à domicile après la pandémie.
« Notre programme "Connected Workplace" est une initiative stratégique qui permet à nos employés de choisir le mode de travail qui correspond le mieux à leurs besoins professionnels et personnels, dans un environnement de travail hautement mobile, collaboratif et flexible. »— Politique de télétravail de Dell
La flexibilité de la main-d'œuvre est depuis longtemps une priorité pour de nombreuses entreprises, mais l'élaboration de politiques de télétravail s'est accélérée avec la pandémie. Maintenant que l'expérience du télétravail s'est révélée être une réussite, bon nombre d'entreprises ne voient aucune raison d'abandonner les modèles de travail flexibles, surtout lorsque les avantages pour les employés et l'entreprise ont été aussi positifs.
| Avantages pour l'entreprise : | Avantages pour l'employé : |
| Économies réalisées sur l'entretien des bâtiments et des bureaux, ainsi que sur les avantages offerts sur site. | Amélioration de l'équilibre travail-vie privée, de la flexibilité et de la santé mentale. |
| Amélioration de la satisfaction et de la rétention des employés. | Économies réalisées sur les trajets, les repas pris en extérieur et les déplacements professionnels. |
| Réduction de l'absentéisme et des distractions sur le lieu de travail, amélioration de la productivité. | Réduction considérable de l'empreinte carbone grâce à la réduction du nombre de trajets. |
La sécurité doit rester la priorité n° 1 – FIS
La planification du retour au bureau ne devrait pas se concentrer uniquement sur les résultats financiers, les économies de coûts, la réduction des effectifs ou le souhait des employés de travailler sur site ou de chez eux à plein temps. La sécurité et le bien-être des employés devraient être au premier plan dans les politiques et communications sur le retour au travail.
C'est l'approche qu'a choisie la société de services financiers FIS pour gérer le retour dans ses bureaux à travers le monde. Avant la pandémie, seuls 9 % de ses 57 000 collaborateurs dans le monde étaient en télétravail, contre 95 % à l'été 2020.
Depuis lors, FIS a indiqué que beaucoup de ses collaborateurs souhaitaient un retour à la normale, et l'entreprise a fait du bien-être des employés sa priorité dans ses plans de retour au travail :
- Sécurité : FIS a rendu les masques de protection obligatoires dans ses bureaux et investit dans l'installation de filtres à air sur chacun de ses sites. Les consignes de sécurité resteront en place jusqu'à la prochaine révision.
- Calendrier : L'entreprise procédera à un retour au bureau conformément aux directives de chaque pays, tout en prenant des précautions pour minimiser le risque d'épidémie de COVID-19 et de nouvelle fermeture des bureaux.
- Échelonnement : FIS a mis en place un groupe interne qui détermine quatre niveaux d'employés et le niveau de restrictions nécessaire pour ces employés sur site. Ce groupe communique des informations claires aux employés sur le moment où ils peuvent revenir au bureau, combien de membres de l'équipe peuvent revenir à la fois et quel niveau de restrictions leur est appliqué lorsqu'ils sont sur site.
- Planification : L'élaboration d'une politique de retour au travail est une chose, mais FIS a également établi des plans clairs pour cesser à nouveau le travail en présentiel si le nombre de cas augmentait ou si une épidémie interne survenait. La mise en place d'un plan de fermeture des bureaux, le cas échéant, devrait réduire le stress des employés, ainsi que le chaos dans les opérations.
Il est temps de redélimiter les frontières du travail – Citigroup
La pandémie a transformé notre vie professionnelle et a permis à nombre d'entre nous de consacrer plus de temps à des projets personnels ou à notre famille. Mais ce n'est pas le cas pour tous les employés ; pour certains d'entre eux, la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle s'est estompée.
Lorsque votre espace de travail est intégré à votre espace personnel, il peut être plus difficile de déconnecter et de se détacher du travail. En l'absence de trajets, les journées de travail peuvent être rallongées, tandis que les réunions et autres demandes en dehors des horaires de travail habituels peuvent facilement devenir la norme. Il peut également être plus difficile pour les employeurs et les managers de déterminer si les employés font des heures supplémentaires.
Cette zone d'ombre a poussé Citigroup à détailler son plan visant à « redélimiter » les frontières du travail.
« Je sais d'après vos retours, et de par ma propre expérience, que l'absence d'une frontière marquée entre vie privée et vie professionnelle, ainsi que les journées de travail sans répit pendant la pandémie, ont eu un effet néfaste sur notre bien-être. Cette situation ne peut plus durer. »— Jane Fraser, PDG de Citigroup
Pour se préparer à la prochaine phase du travail flexible, Citigroup a annoncé plusieurs initiatives visant à lutter contre les longues journées de travail et le burn-out chez les employés. La première initiative, intitulée « Zoom Free Fridays », ou « Des vendredis sans Zoom », a été pensée pour réduire la fatigue générée par l'utilisation de Zoom, permettre aux employés d'avoir une journée sans réunion pour se concentrer sur le travail à accomplir et leur laisser un peu de répit après une semaine de travail chargée.
L'entreprise se concentre également sur la fixation de limites saines dans le travail, encourageant les employés à limiter les e-mails, les messages et les réunions en dehors des horaires de travail habituels. Les employés sont encouragés à prendre leurs jours de vacances et à profiter d'un jour de congé offert chaque année par l'entreprise, appelé « Citi Reset Day ».
Cette priorité donnée au bien-être des employés et la nécessité d'instaurer un équilibre travail/vie privée plus sain doivent être encouragées au sommet de la hiérarchie. Si les dirigeants et les managers soutiennent le bien-être et adoptent des pratiques plus saines favorisant l'équilibre travail/vie privée, ces avantages se répercuteront sur tous les employés.
La structure du travail est en train de changer, et le moment est donc idéal pour redélimiter les frontières et adopter des attentes de travail plus saines. Alors que le travail entre dans une nouvelle phase, si chaque employé sait où se situent ses limites, le bien-être et l'équilibre devraient être intuitifs pour tous, qu'ils travaillent au bureau, à distance ou en mode hybride.
Une communication claire et concise est la norme – IBM
Si vous vous demandez comment communiquer votre politique de retour au travail, vous pouvez vous inspirer du manuel d'IBM. La marque internationale a publié un Manuel du retour au travail complet qui communique à tous les employés du monde entier des aspects à considérer et des plans concrets pour gérer leur futur lieu de travail.
En plus de proposer un plan réalisable et d'établir une politique claire, le manuel d'IBM donne également de la visibilité aux employés. Ce guide contient les éléments suivants :
- Le contexte dans lequel IBM envisage un retour au bureau
- Une approche échelonnée de l'accueil des employés sur site
- Des protocoles de sécurité pour les employés présents au bureau
- Des politiques détaillées sur le télétravail à l'avenir
Une communication claire, associée à des plans basés sur des prévisions et des scénarios identifiables, devrait être la norme dans toutes les entreprises. Les futures orientations générales et les décisions gouvernementales à venir devraient être des facteurs contributifs, mais en aucun cas retarder la mise en œuvre de plans de retour au travail.
Disposer à l'avance d'un plan fluide mais réalisable permet aux employés de comprendre les risques qu'implique un retour au bureau et de mieux planifier la façon dont ils envisagent l'avenir du travail, qu'il se fasse à leur domicile ou au bureau.
Il est important de gérer les attentes – Apple
Bien que les tendances suggèrent que les politiques de travail flexibles seront une solution répandue, il est clair que la flexibilité n'est pas adaptée à tous les secteurs, entreprises et fonctions.
Tim Cook, PDG d'Apple, a récemment annoncé qu'il attendait de la plupart de ses employés qu'ils reviennent au bureau. L'entreprise est convaincue qu'une bonne collaboration nécessite une présence physique.
« L'innovation n'est pas toujours une activité planifiée. Elle naît en se croisant tout au long de la journée et en avançant une idée que vous venez d'avoir. Et pour cela, il est important d'être ensemble. »— Tim Cook, PDG d'Apple
Supposons que vous ne puissiez pas imposer un plan de flexibilité uniforme ou que vous ayez d'excellentes raisons d'encourager les employés à retourner définitivement au bureau. Dans ce cas, il vous faudra gérer les attentes.
Par exemple, si certains postes exigent que les personnes travaillent sur site, cela devra être clairement indiqué et communiqué, avec une date prévue de retour au bureau. Si d'autres postes au sein de l'organisation peuvent travailler à distance ou en mode hybride de manière définitive, envisagez différentes manières d'encourager la flexibilité de ces employés, en proposant par exemple des horaires de démarrage flexibles.
En communiquant le plus tôt possible vos plans de retour au travail et de flexibilité du travail, vous pourrez gérer les attentes de vos employés et préparer la prochaine phase de leur vie professionnelle.
L'avenir du travail reste à définir – Microsoft
L'un des messages clés des entreprises sur l'avenir du travail est qu'il est toujours en évolution. Chaque entreprise devra créer et exécuter ses plans et politiques en fonction de ses propres spécificités en termes d'activités, de culture et de main-d'œuvre.
Dans une récente publication sur le blog de Microsoft, son vice-président exécutif Kurt DelBene souligne que, bien qu'ils visent un lieu de travail numérique évolué et hybride, ils essayent toujours de définir comment le faire fonctionner en pratique.
« Bien que nous ne sachions pas à quel moment une nouvelle normalité naîtra, nous nous adaptons dès à présent à une nouvelle façon de travailler avec une compréhension élargie de la notion de flexibilité. Nous savons qu’il existe des milliers de façons de travailler – au cours de la dernière année, nos employés ont montré ce qui est possible – et nous pensons que la flexibilité est essentielle pour maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. »— Kurt DelBene, VP exécutif de Microsoft
Il n'y a aucune honte à admettre que votre plan de retour au travail ne sera pas parfait et que les choses devront évoluer. Si les dirigeants sont transparents et sincères, et que leurs objectifs et procédures de retour au travail sont clairs, les employés et les entreprises disposeront des informations et de l'espace nécessaires pour déterminer la solution de travail idéale pour leur avenir.
Les entreprises internationales préparent l'avenir du travail en s'adaptant au changement
Planifier le retour au bureau est une tâche complexe pour les entreprises, cela ne fait aucun doute. Aucun plan d'action en la matière ne sera identique, et aucune politique ne conviendra parfaitement à tous les secteurs, entreprises ou employés. Cependant, les entreprises qui mettront en place des plans bien à l'avance, les communiqueront efficacement, écouteront les besoins des employés, répondront à leurs attentes, seront transparentes et feront de la sécurité et du bien-être une priorité absolue, s'en sortiront mieux dans la prochaine normalité que les autres.
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