Merci d'avoir choisi Wrike, l'alternative à Asana plébiscitée par les équipes les plus performantes. Vous souhaitez probablement simplifier au maximum la transition d'Asana vers Wrike pour vos employés, et c'est bien naturel.
Notre logiciel de gestion de projet intuitif est là pour ça, mais l’adoption de nouvelles technologies peut malgré tout s'avérer délicate, surtout s'il s'agit d'une solution que les employés utilisent tous les jours.
Notre liste de 10 étapes utiles permettra aux équipes passant d'Asana à Wrike d'avoir une longueur d'avance. Utilisez-la pour personnaliser votre feuille de route de migration Asana-Wrike et permettre à vos employés de maîtriser Wrike sur le bout des doigts.
1. Obtenez une certification Wrike
Inscrivez votre chef de projet à notre programme de certification Wrike pour en faire un expert Wrike en deux temps trois mouvements. Ce programme permet de passer de nouvel utilisateur à utilisateur expérimenté grâce à une formation accélérée abordant aussi bien les fonctionnalités de Wrike que les meilleures pratiques à adopter en matière de gestion du travail.
Cette certification lui permettra non seulement d'optimiser la rentabilité des projets, mais également d'aider ses collaborateurs à démarrer sur de bonnes bases.
2. Organisez une réunion dédiée à la migration vers Wrike
Les membres de l'équipe n'ont pas tous leur mot à dire lors du choix d'une nouvelle solution de gestion de projet. Et pourtant, ils seront tous amenés à l'utiliser au final. C'est pourquoi il vous faudra « vendre » la plateforme Wrike à certains membres de l'équipe.
Organiser une réunion peut vous aider en ce sens. À cette occasion, expliquez comment Wrike peut accroître l'efficacité des employés : environ 34 % d'entre eux se montreront alors très intéressés.
L'idée est d'expliquer les avantages qu'ils peuvent en tirer.
3. Exposez votre espace de travail Wrike personnalisé
Au moment de présenter Wrike à vos employés, au lieu de leur montrer l'espace de travail Wrike par défaut, exposez-leur votre espace de travail personnalisé. Ce dernier peut inclure votre stratégie de marque, une base de connaissances, des flux de travail personnalisés, des modèles de projet, et bien plus encore. Ces personnalisations permettent de s'approprier Wrike.
Vous pouvez également leur montrer comment transformer leur compte en un espace de travail qui leur est propre :
4. Parcourez les tâches quotidiennes de gestion de projet
Montrez brièvement à vos employés comment réaliser les tâches quotidiennes de gestion du travail avec Wrike.
En voici quelques-unes, à titre indicatif :
- Création d'une tâche
- Établissement d'une échéance
- Création d'une sous-tâche, suivie de son attribution à un membre de l'équipe
- Publication d'un commentaire mentionnant un collègue
- Configuration des intégrations à Google Agenda et Drive
Montrez les nouvelles habitudes à prendre dans Wrike, par rapport à Asana.
5. Expliquez en quoi les intégrations de Wrike peuvent optimiser le travail
Montrez à vos employés comment utiliser Wrike avec leurs outils de tous les jours et ainsi booster leur productivité :
- Wrike + Gmail/Outlook : montrez à quel point créer des tâches à partir des e-mails entrants dans Gmail et Outlook s'avère simple comme bonjour.
- Wrike + Slack : montrez à quel point il est facile de créer des tâches Wrike via l'application Slack ou des aperçus post-tâche.
- Wrike + Dropbox : montrez comment ajouter des fichiers Dropbox aux tâches Wrike en un simple clic.
6. Mettez en avant les nouveautés
Si vous avez choisi de migrer d'Asana vers Wrike, c'est probablement parce qu'Asana ne proposait pas toutes les fonctionnalités dont vous aviez besoin. C'est donc le moment de décrire les fonctionnalités de productivité auxquelles votre équipe a désormais accès grâce à Wrike.
Il peut, par exemple, s'agir de l'application de bureau Wrike, de la fonctionnalité native de suivi du temps de Wrike, ou bien des diagrammes de Gantt et des dossiers.
7. Soignez l'aspect logistique
Vous pouvez déplacer 5 000 tâches d'Asana vers Wrike via un seul fichier XLS. Pour déplacer plus de tâches, il suffit de créer plus de fichiers XLS.
En plus de l'intitulé d'une tâche, Wrike peut importer facilement des détails tels que les dates de début et de fin, la description des tâches, les destinataires, etc.
Ce tutoriel complet indique comment déplacer du contenu d'Asana vers Wrike.
Vous pouvez également utiliser Wrike Integrate pour procéder au déplacement.
8. Communiquez sur la migration
Choisissez le bon moment pour déployer la migration.
Une migration en plein rush ou au beau milieu d'un projet complexe risquerait de dérouter vos employés. Pour éviter toute déconvenue, revoyez votre calendrier de gestion de projet et trouvez le meilleur créneau pour effectuer la migration sans avoir à compromettre la productivité.
N'oubliez pas d'informer vos employés qu'ils ne pourront pas se connecter à leur compte Asana existant lors du déploiement de la migration et qu'ils devraient alors recevoir leur e-mail d'inscription à Wrike.
9. Préparez vos employés à Wrike
Dressez une liste des choses que vos employés sont censés maîtriser pour être « parés pour Wrike ». Vous pouvez choisir toutes les activités évoquées dans vos démonstrations précédentes. Cela permet de s'assurer qu'ils seront effectivement en mesure d'utiliser Wrike dans leur travail quotidien.
Pour rendre le processus encore plus stimulant, donnez un point de récompense pour chaque étape accomplie. Offrez à vos employés la possibilité d'échanger leurs points contre une carte-cadeau Amazon ou optez pour un programme de récompense similaire. Une telle incitation peut faire des merveilles.
10. Organisez des réunions de suivi
Programmez une série de réunions de suivi pour discuter des progrès réalisés par vos employés vers l'adoption de Wrike et résoudre les problèmes qu'ils pourraient rencontrer.
Insistez une fois de plus sur le fait que leurs efforts leur feront gagner du temps et accroître leur productivité.
Vous pouvez demander à votre responsable d'animer ces réunions. Didier Bonnet, chef des pratiques internationales chez Capgemini Consulting, explique le rôle d'un responsable lors de ces périodes de transition : « Tout bon responsable se doit d'aider les employés à passer le cap sans encombres — en faisant en sorte qu'ils se familiarisent avec la nouvelle technologie et qu'ils l'utilisent, et en leur faisant comprendre en quoi elle leur facilitera la vie. »
Entamez votre migration d'Asana vers Wrike
La transition vers une nouvelle solution de gestion de projet n'est pas forcément synonyme de corvée. Cela peut se faire en douceur avec un peu de préparation.
Si vous souhaitez rendre la migration Asana-Wrike encore plus simple, contactez notre équipe dédiée aux services professionnels pour déterminer le programme de déploiement le mieux adapté à votre entreprise. Nous avons aidé des milliers d'équipes comme la vôtre à se séparer de leur solution de gestion de projet actuelle et à intégrer Wrike.
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