Il peut être difficile de rester organisé et concentré lorsqu'on travaille à domicile, surtout lors d'une pandémie. Avec les distractions constantes, l'espace de travail inadapté, le stress et l'anxiété généralisés, il importe plus que jamais d'apprendre à planifier sa semaine de travail.
L'élaboration d'un plan de travail hebdomadaire vous aidera à devenir plus productif, à maintenir l'équilibre travail-vie privée et à éviter le stress du télétravail. Voici quelques conseils stratégiques tirés des méthodologies de GP pour éviter les distractions et accomplir plus. Vous trouverez dans cet article tout ce dont vous avez besoin pour élaborer et planifier du début à la fin un plan de travail hebdomadaire.
Comment planifier votre semaine pour optimiser votre productivité
Le plan de travail hebdomadaire vous offre une vue d'ensemble. Il répond aux grandes questions, à savoir : « Quelles tâches importantes devrez-vous accomplir cette semaine ? », « À quels clients devrez-vous fournir des rapports d'avancement ? », « Quels sont vos objectifs et vos responsabilités pour les cinq prochains jours ? », et ainsi de suite.
Réfléchissez à tous les éléments de votre liste de tâches, quelle que soit leur importance. Faites l'inventaire de tout ce que vous devez faire durant la semaine. Éliminez tout ce qui peut l'être et déléguez les tâches restantes, si possible.
Veillez à inscrire les dates d'échéance à côté de toute tâche à échéance fixe. Ajoutez également vos propres dates d'échéance aux tâches urgentes. Inscrivez-les sur votre calendrier hebdomadaire ou mensuel pour avoir une vue d'ensemble de vos priorités.
Ensuite, vérifiez dans le détail les éléments restants qui n'ont pas été supprimés ou déplacés dans votre calendrier. Quelles tâches avez-vous réellement le temps et l'énergie d'accomplir cette semaine ? Êtes-vous plus fatigué ou stressé que d'habitude ?
Soyez sincère et fixez-vous des objectifs réalistes pour mettre toutes les chances de votre côté. Il n'y a rien de pire que d'avoir le sentiment d'avoir pris du retard avant même d'avoir commencé. Il est prouvé que ce sentiment de découragement tue la productivité. Alors, ménagez-vous et soyez clair sur ce qui est ou n'est pas gérable pendant les cinq prochains jours.
Créez un plan de travail hebdomadaire qui vous convienne
Apprendre à planifier votre semaine de travail, c'est trouver un rythme qui vous convient. Cela ne sert à rien de vous surmener en suivant un horaire de télétravail impossible à gérer.
Notez les principales tranches horaires de votre emploi du temps quotidien pour la semaine. Celles-ci incluent l'heure de votre réveil, le temps qu'il vous faut pour vous préparer, vous et votre famille, les réunions et les événements numériques confirmés, les repas et l'heure à laquelle vous prévoyez de terminer votre journée de travail.
Ensuite, remplissez les cases vides avec les tâches de votre calendrier. Calculez combien de temps il vous faudra environ pour accomplir chaque tâche. Là encore, soyez réaliste. Mieux vaut terminer votre travail à l'avance plutôt que d'essayer d'accomplir trop de choses et de ne pas atteindre vos objectifs pour la journée. Vous pouvez intégrer les tâches à votre calendrier hebdomadaire sous la forme de blocs horaires d'une demi-heure ou d'une heure, ou simplement les intégrer à une liste de tâches pour la journée.
Prévoyez également de faire une pause de 10 minutes minimum par heure. Qui sait, vous pourriez devoir répondre à un e-mail urgent, aller promener le chien ou simplement reposer vos yeux. En ajoutant ces pauses maintenant, vous serez mieux à même de gérer ces interruptions ou autres imprévus inévitables.
S'il vous reste du temps une fois que tout est planifié, ajoutez les tâches restantes de votre liste qui n'ont pas de date d'échéance précise.
Passez en revue votre planning hebdomadaire et optimisez-le
Utilisez un outil de gestion du travail ou des événements tel que Wrike (ou un simple agenda papier) pour consigner votre liste de tâches et votre calendrier. Assurez-vous de pouvoir facilement le mettre à jour si vos priorités changent.
Par exemple, il est beaucoup plus facile de déplacer une réunion sur un calendrier numérique que sur un calendrier papier. Prévoyez du temps (10 à 15 minutes devraient suffire) à la fin de chaque semaine pour faire le point sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné avant d'élaborer votre plan de travail pour la semaine suivante.
Conseils pratiques pour élaborer le meilleur plan de travail hebdomadaire
N'oubliez pas ces conseils lorsque vous rédigez et exécutez votre programme.
- Prenez note du temps nécessaire pour effectuer les tâches répétitives afin de savoir combien de temps leur consacrer plus tard.
- Codez vos tâches par couleur. Classez-les par type, projet et/ou urgence.
- Réglez un minuteur sur 30 minutes pour chaque tâche, quelle qu'elle soit. Si vous êtes distrait, le son du minuteur vous ramènera à votre projet.
- Si certaines de vos tâches dépendent d'autres personnes, assurez-vous de disposer d'une méthode claire de gestion de projet afin de savoir quand vous recevrez des remarques ou des documents ou quand vous devrez passer aux étapes suivantes.
- Créez des phases de tâches telles que « En cours d'exécution » , « En cours de révision » et « Fait » pour vous aider à effectuer le suivi des tâches qui comportent plus d'une étape.
Utilisez Wrike pour créer les meilleurs plans de travail hebdomadaires
Optimisez votre planning grâce à ces précieuses fonctionnalités et ces conseils utiles pour une gestion de projet efficace.
- Essayez les widgets prédéfinis. Le widget est une touche de raccourci qui permet de filtrer les tâches figurant dans votre liste. Parmi les meilleures options de widgets prédéfinis pour les télétravailleurs, citons : « Attribuée », pour afficher les tâches qui vous ont été confiées par vos collègues ou votre supérieur ; « Mes tâches en attente », pour afficher les tâches sans échéance qu'il vous reste à faire.
- Organisez automatiquement votre liste de tâches. La fonction « Mes tâches » de Wrike vous aide à séparer toutes les tâches assignées et celles que vous avez créées vous-même des autres tâches dans votre liste. Ajoutez des détails dans les tâches individuelles à l'aide de modèles pleine page personnalisables, modifiez plusieurs groupes de tâches en même temps et affichez des sous-tâches dans une liste simple.
- Étiquetez et mettez à jour les éléments de la liste en toute efficacité. Répartissez-les en groupes qui vous conviennent le mieux à l'aide d'étiquettes personnalisées. Mettez à jour le statut des tâches ainsi que le statut du projet afin de pouvoir visualiser vos progrès en un coup d'œil.
À présent, vous savez comment élaborer un calendrier hebdomadaire qui booste votre productivité
Élaborer un plan de travail hebdomadaire efficace revient à présenter vos idées sous une forme visuelle et facile à organiser. Profitez de l'essai gratuit de Wrike et découvrez tous les moyens d'organiser votre semaine grâce à des tableaux de bord, des listes de tâches et des mises à jour de statut entièrement personnalisables qui vous aident à rester sur la bonne voie quoi qu'il arrive.
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