Les tâches répétitives et de petite envergure peuvent non seulement prendre du temps, mais aussi coûter de grosses sommes d'argent avec le temps. Cependant, avec des modèles personnalisables, certaines tâches peuvent être automatisées, afin de permettre aux managers et aux équipes de se concentrer sur les livraisons de projets.
Avec des modèles personnalisables, les entreprises peuvent automatiser les flux de travail, rationaliser les processus et évoluer efficacement avec la demande.
Qu'est-ce qu'un système de flux de travail automatisé ?
Un flux de travail est un modèle planifié, cohérent et répétable d'activités ou d'étapes. Un flux de travail de projet commun détaille la façon dont les livrables terminés sont approuvés et acceptés. Voici un exemple de ce processus :
- Le créateur soumet un livrable pour révision par un expert en la matière (EM).
- L'EM révise et approuve le livrable.
- Il est ensuite envoyé au chef de projet pour acceptation.
- Le chef de projet approuve également le livrable.
- Le livrable final est envoyé au client pour approbation.
- L'acceptation par le client complète le flux de travail.
Un système de flux de travail automatisé supprime la nécessité de déplacer manuellement le travail dans le processus standard. Il automatise le flux de sorte que, une fois une étape terminée, l'étape suivante est déclenchée instantanément.
Dans l'exemple ci-dessus, un système de flux de travail automatisé informerait immédiatement l'EM qu'un livrable doit être révisé. Ce dernier serait ensuite affecté à la tâche dès que le créateur signale que le livrable est terminé.
Certains systèmes de flux de travail automatisé peuvent également prendre en charge d'autres tâches effectuées par des personnes, telles que l'envoi d'e-mails, la planification de réunions et le stockage de documents.
Quels sont les avantages des flux de travail automatisés ?
L'automatisation du flux de travail consiste à améliorer la vitesse, la précision et l'efficacité d'un processus métier. Lorsque vous automatisez les flux de travail, vous réduisez le niveau de travail manuel que vos employés doivent effectuer, les libérant ainsi pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les systèmes de flux de travail automatisé réduisent également le risque d'erreurs. Chaque fois qu'une tâche doit être réalisée manuellement, il existe un potentiel d'erreur humaine. En automatisant les processus, vous réduisez les erreurs coûteuses, ce qui peut générer d'énormes économies pour votre entreprise.
Les systèmes peuvent également réduire les écarts de temps dans le processus. Par exemple, des retards peuvent survenir si un employé doit avertir "physiquement" la prochaine personne d'une chaîne de flux de travail qu'elle peut commencer une tâche. De même, si les employés ne sont pas co-localisés ou que l'un d'eux oublie de terminer une tâche, il peut y avoir d'autres ruptures dans le processus.
De plus, les systèmes automatisés améliorent la responsabilisation. Lorsqu'un système centralisé suit à qui est assignée une tâche, les personnes ne peuvent pas dire qu'elles ne savaient pas qu'elles avaient à faire telle ou telle chose, puisque tout le monde a accès à une source unique de vérité.
Lorsque le management affiche les flux de travail d'un projet dans le système, il peut également voir rapidement qui est affecté à quelle tâche et déterminer si et où il peut y avoir des problèmes. Un système peut identifier à qui est attribuée telle ou telle tâche et pendant combien de temps. Il peut également signaler qui a terminé sa tâche dans un flux de travail en retard.
Enfin, le logiciel d'automatisation vous permet de voir comment le travail s'est déroulé dans le passé sur des projets similaires. En comprenant comment les autres projets se sont déroulés, vous pouvez rationaliser la quantité de travail à prendre en charge, la configuration du projet et l'exécution future de ce dernier.
Comment implémenter des flux de travail automatisés dans votre entreprise ?
Avant de vous demander comment automatiser les flux de travail, vous devez d'abord identifier ceux de votre entreprise qui pourraient l'être. Malgré les recherches selon lesquelles environ 50 % des activités professionnelles pourraient être automatisées, tous les processus d'un projet ou d'une entreprise ne sont pas de parfaits candidats à l'automatisation.
Tout processus manuel qui prend beaucoup de temps mais produit très peu de valeur doit être examiné pour voir s'il peut être automatisé. Si un processus est standardisé et reproductible, il peut également se révéler un bon candidat. Cependant, évitez d'automatiser tout ce qui est critique pour l'entreprise ou qui ajoute de la valeur au client.
Une fois que vous avez identifié les processus pouvant être automatisés, vous devez sélectionner le bon système pour effectuer le travail. Il existe de nombreuses applications automatisant les tâches de travail. Recherchez un logiciel qui vous permet de créer des flux de travail automatisés personnalisés correspondant à vos besoins.
Il est essentiel de sélectionner un logiciel de flux de travail automatisé qui :
- S'aligne avec vos exigences budgétaires
- Peut gérer le nombre de personnes et de projets dont vous avez besoin
- Offre des flux de travail et des modèles personnalisables
- Fournit une piste d'audit des progrès et des flux de travail
- Est convivial
Pour réussir l'adoption d'un logiciel de flux de travail automatisé, commencez petit. Automatisez d'abord un ou deux processus, puis prenez le temps de résoudre les problèmes avant de passer à l'échelle supérieure. Quand les employés auront constaté que les flux de travail automatisés les aident, ils seront plus susceptibles d'adopter la nouvelle technologie.
Gardez à l'esprit que l'automatisation n'est pas parfaite et que l'implication humaine est parfois encore nécessaire. Tout le monde doit savoir quoi faire ou à qui s'adresser en cas de problème grâce au processus de flux de travail.
Comment les modèles d'automatisation de Wrike pourront-ils vous aider ?
Avec une automatisation et des flux de travail personnalisés, vous pouvez rendre vos projets plus efficaces et réduire les étapes manuelles. Par exemple, vous pouvez configurer des destinataires automatiques lorsque les statuts des tâches sont modifiés. Ainsi, si quelqu'un choisit "En révision", la tâche sera automatiquement assignée à la personne à qui vous souhaitez attribuer la révision des livrables du projet.
Si votre équipe reçoit un grand nombre de demandes de projet similaires, les modèles d'automatisation de Wrike vous permettent de transformer automatiquement les demandes entrantes en projets modélisés. De nombreux projets suivant des étapes similaires, vous pouvez gagner du temps en créant des modèles et des flux de travail de projets exécutés de manière répétée.
Il vous suffit d'identifier les types de projets sur lesquels votre équipe travaille le plus et de créer des modèles de flux de travail dans votre logiciel. Par la suite, chaque fois que votre équipe démarrera un nouveau projet, elle pourra cloner le modèle. Les aspects clés du projet, tels que les destinataires, les dépendances, la durée des tâches et les rapports seront ensuite copiés.
En adoptant des modèles et en choisissant d'automatiser les processus de flux de travail, votre équipe peut gagner du temps et concentrer davantage ses efforts sur des projets uniques et complexes. Les modèles facilitent également le suivi et l'amélioration de la performance au fil du temps, ce qui se traduit par des gains répétitifs.
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