En tant que chef de projet, une journée typique implique de jongler avec beaucoup de tâches. Superviser différents calendriers et jalons. Résoudre les problèmes et gérer les goulots d'étranglement de manière proactive.
Ces tâches logistiques sont importantes, mais vous êtes conscient qu'une gestion de projet efficace ne se résume pas à la coordination de ces détails. Pour réaliser votre travail (et pour bien le faire), vous devez également savoir comment diriger efficacement les personnes.
Que vous déteniez un diplôme de gestion formel ou non, exécuter un projet implique pour vous de savoir motiver, encourager et soutenir les différents membres de votre équipe.
Ce n'est pas toujours facile (en fait, c'est rarement simple). C'est la raison d'exister de cet article. Nous décomposons ici certains conseils indispensables pour vous aider à comprendre comment renforcer vos aptitudes à diriger en tant que chef de projet, afin de démontrer à votre équipe que vous êtes un leader fiable qui cherche à les aider (et à aider le projet !) à réussir.
Comment renforcer vos aptitudes à diriger (et réussir brillamment ce projet) : 5 conseils à mettre en place
Tout d'abord, que sont les aptitudes à diriger ? Vous trouverez des tonnes de définitions différentes, mais nous aimons considérer ces aptitudes comme les compétences auxquelles vous faites appel lorsqu'il s'agit d'unir les gens et de les rallier autour d'un objectif commun (par exemple, l'objectif de ce projet). Cela signifie que les aptitudes à diriger peuvent s'étendre de la communication et la résolution de problème à l'empathie et la capacité à être digne de confiance.
Mais les aptitudes à diriger ne vont pas de soi. Les renforcer requiert un effort conscient.
Alors, comment s'y prendre ? Vous trouverez ci-dessous 5 moyens différents pour renforcer vos aptitudes à diriger et faire que ce projet atteigne la ligne d'arrivée.
1. Faites votre possible pour comprendre votre équipe
Pour mener votre équipe dans la réalisation d'un projet, vous devez commencer par en comprendre chacun des membres. Non, cela ne se limite pas à connaître le type de boisson qu'ils prennent ni leur lieu préféré pour prendre un déjeuner à emporter. Vous devez approfondir et comprendre dans les moindres détails la façon dont ils préfèrent travailler et communiquer.
Par où commencer ? Les personnes qui détiennent de bonnes aptitudes à diriger et à gérer comprennent les traits suivants de chacun des membres de leur équipe :
- Forces : quels sont les domaines dans lesquels ils excellent ?
- Faiblesses : dans quels domaines ont-ils des difficultés ?
- Sources de motivation : qu'est-ce qui maintient leur inspiration et leur concentration ?
- Moyens de reconnaissance préférés : comment préfèrent-ils recevoir les récompenses et la reconnaissance ?
Il n'existe aucune méthode à taille unique pour diriger. Tous les membres de votre équipe sont uniques. Par exemple, les salariés répondent à différents moyens d'incitation et de motivation au travail ; cela peut varier de l'évolution de carrière à l'assignation de tâches et de projets plus pointus.
En gardant ces données à l'esprit, vous pouvez adapter à votre équipe votre style de communication et votre approche en tant que dirigeant.
Non seulement cela vous aide à renforcer vos aptitudes à diriger, mais cela engendre également une équipe plus performante et plus satisfaite. Les recherches de Gallup montrent que les personnes qui utilisent leurs points forts tous les jours ont six fois plus de chances de s'impliquer dans leur travail. Pourtant, seulement 34 % des responsables peuvent nommer avec assurance les forces de leurs subordonnés directs.
Mise en application
Le renforcement des aptitudes à diriger commence par la compréhension des façons d'améliorer vos compétences en communication en tant que dirigeant.
Débutez en instaurant des conversations individuelles régulières avec les membres de votre équipe projet. Si vous ne programmez pas encore ces discussions récurrentes, ajoutez-les à votre calendrier afin de leur offrir une opportunité régulière de partager leurs ambitions, leurs forces et leurs difficultés.
Cela peut également être utile pour réaliser des tests de personnalité à l'échelle de l'équipe tels que Myers-Briggs ou StrengthsFinder afin d'obtenir une meilleure compréhension de ce qui motive votre équipe. Ces aperçus vous sont utiles à vous, mais également à l'équipe tout entière lorsque les membres collaborent les uns avec les autres.
2. Mettez les objectifs des projets en contexte
Rien n'est plus frustrant pour une équipe projet que de sentir qu'elle est seulement un rouage de plus dans la machine. Ils produisent des projets à la chaîne sans réellement comprendre en quoi le travail qu'ils font est important.
Malheureusement, c'est un problème récurrent. Selon les recherches de Harvard Business Review, pas moins de 95 % des salariés admettent qu'ils ne comprennent pas réellement la stratégie de leur entreprise.
En tant que responsable du projet, il vous incombe d'armer votre équipe des détails et du contexte dont ils ont besoin pour contempler la forêt et pas seulement les arbres. En faisant cela, vous leur permettez une meilleure compréhension de l'objectif global du projet, mais vous leur donnez également un but.
Ce sentiment d'accomplissement est important pour le moral et la motivation. En réalité, 9 personnes sur 10 déclarent qu'elles accepteraient une moindre rémunération si elles pouvaient réaliser un travail qui ait plus de sens.
Mise en application
Si vous vous demandez comment renforcer vos aptitudes à diriger dans le cadre d'un projet donné, la réunion de lancement représente un excellent début.
Au cours de cette conversation initiale, vous devez être prêt à fournir une explication approfondie, non seulement de ce en quoi consiste le projet, mais également de l'impact attendu de celui-ci. Comment ce projet s'intègre-t-il aux objectifs d'entreprise généraux, et comment les soutient-il ?
Ne pensez pas qu'il vous suffit de mettre ces éléments en parallèle une fois pour toute. Vous devez constamment vous référer à ces objectifs plus larges au fur et à mesure de l'avancement du projet afin que les finalités restent présentes à l'esprit des membres de votre équipe et qu'elles continuent de les motiver.
Cela révèle également l'importance d'une plateforme de gestion du travail collaboratif (comme Wrike !), qui accroît la transparence et permet à tous les membres de l'équipe de comprendre comment leurs contributions individuelles s'intègrent à l'ensemble du projet.
3. Sollicitez activement des retours d'information
Imaginez que votre équipe vient juste de terminer un projet important. Et maintenant ? Comme la plupart des équipes projet, vous passez immédiatement au projet suivant sur la liste.
Une telle ambition est admirable, mais cela ne vous laisse pas beaucoup de temps, à vous et votre équipe, pour vous impliquer dans le processus et identifier ce qui fonctionne bien et ce qui marche moins bien.
C'est la raison pour laquelle les personnes dotées de bonnes aptitudes à diriger (qu'elles soient dans une position de pouvoir formelle ou non) comprennent l'importance de solliciter activement des retours d'information. Ces responsables reconnaissent que ce sont les membres de leur équipe qui réalisent le travail sur le projet, et que ces derniers ont donc le meilleur point de vue sur la façon dont les choses peuvent être modifiées ou améliorées.
Cela semble logique, non ? Pourtant, 34 % des salariés à l'échelle mondiale pense que leur entreprise n'écoute pas réellement leurs suggestions pour améliorer les tâches professionnelles. Par conséquent, de trop nombreuses personnes ont cessé de s'exprimer. Près de la moitié des personnes sondées dans un rapport de Quantum Workplace admettent qu'ils ne disent pas ce qu'ils pensent au travail.
Mise en application
Toute personne cherchant à savoir comment renforcer ses aptitudes à diriger au travail doit comprendre la valeur d'une politique de libre expression, qui permet aux membres de l'équipe projet de faire part de leurs commentaires et d'une critique constructive.
Mais en plus de vous rendre disponible pour les membres de l'équipe, vous devez encourager activement ce niveau de communication. Libérez du temps pour le lancement des projets et les réunions de finalisation, afin que le groupe tout entier puisse réfléchir et apporter ses retours ensemble.
Cela donne à chacun la marge nécessaire pour exprimer son opinion sur la manière de réaliser le prochain projet de façon encore plus fluide, sans avoir l'impression d'être pénible ou de retarder l'avancement.
4. Ayez confiance en votre équipe
Vous êtes celui qui supervise l'avancement et qui se tracasse au sujet de tous les détails d'un projet. C'est un rôle important, mais c'est la porte ouverte à la micro-gestion de toute votre équipe.
Soyez averti : c'est l'une des principales plaintes des employés au sujet de leurs responsables. Selon un rapport, 69 % des employés a envisagé de changer de travail en raison de la micro-gestion de leur responsable.
C'est pourquoi l'une des principales compétences en gestion des ressources que vous pouvez détenir est de reconnaître le moment où il est temps de laisser le champ libre à votre équipe. Votre travail consiste à les équiper des informations et du contexte dont ils ont besoin, puis de les laisser faire ce qu'ils font le mieux.
Il est vrai que cela ne vient pas forcément naturellement lorsqu'il vous incombe de garder la moindre petite chose sur les rails.
Mise en application
Comprendre les points forts de votre équipe (vous vous souvenez du conseil ci-avant ?) vous permettra de vous rassurer quant au fait que vous n'avez pas besoin de les superviser constamment.
Vous devriez également programmer des mises au point régulières (qu'elles soient individuelles ou avec toute l'équipe projet) afin de pouvoir rester à jour de l'avancement du projet sans aller constamment les voir à leur bureau. Lors de ces réunions, assurez-vous de poser des questions sur la façon dont les choses se déroulent plutôt que d'asséner des directives ou des critiques perpétuelles.
Enfin, une plateforme de gestion du travail collaboratif peut être utile ici également. Elle vous apporte une visibilité accrue et vous permet d'attribuer les responsabilités à toute votre équipe sans que vous n'ayez à micro-gérer chaque chose. Voyez par vous-même en démarrant un essai gratuit de Wrike.
5. Dirigez en donnant l'exemple
Pour répondre à la question ancestrale de comment renforcer vos aptitudes à diriger dans l'entreprise, nous allons réduire les choses à la plus simple des réponses : dirigez en donnant l'exemple.
Vous et votre équipe avez probablement établi quelques règles de base pour vous assurer que les projets avancent de manière fluide, comme maintenir la communication centralisée ou toujours honorer les dates d'échéance. Mais vous ne pouvez pas attendre des autres qu'ils respectent ces directives si ne le faites pas vous-même.
En fin de compte, il n'y a rien de pire qu'un responsable de type « faites ce que je dis et pas ce que je fais ». C'est pourquoi ce conseil final correspond au comportement pour bien diriger le plus important de tous.
Mise en application
Ce conseil semble simple en théorie, mais il est plus complexe à mettre en œuvre. Vous devez respecter les mêmes règles et adopter le type de comportement que vous souhaitez voir chez les membres de votre équipe. Vous ne disposez d'aucune exception en tant que responsable.
Dans le cadre de votre effort particulier pour solliciter des retours d'information, encouragez votre équipe projet à vous rappeler à l'ordre s'ils vous voient en train de contredire ou d'aller à l'encontre d'une directive. Cela vous aidera à identifier tout écart de votre part que vous n'auriez peut-être pas remarqué.
De meilleures aptitudes à diriger, un meilleur projet
Être un chef de projet efficace ne se résume pas à coordonner les détails. Vous devez également savoir comment gérer et motiver les membres de votre équipe projet. Ceci requiert de solides aptitudes à diriger.
Pour tous les chefs de projet qui cherchent à consolider leurs aptitudes à diriger, les cinq tactiques ci-dessus peuvent vous aider à gagner la confiance et le respect de votre équipe. En résumé, pour renforcer vos aptitudes à diriger vous pouvez :
- Prendre connaissance précisément de la façon dont les membres de votre équipe travaillent et communiquent
- Apporter des informations de contexte autour des objectifs du projet
- Solliciter activement des retours d'information de la part des membres de l'équipe projet sur la façon d'améliorer vos aptitudes à diriger
- Être confiant que les membres de votre équipe vont faire un bon travail (sans micro-gestion)
- Diriger en donnant l'exemple dans le cadre de toutes vos responsabilités et interactions
Faites cela, et vous forgerez votre réputation de leader ; vous ne serez plus vu simplement comme celui qui fait avancer les documents du projet.
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