Gérer un projet n'est jamais facile. Mais, lorsque vous supervisez des projets à l'échelle de l'entreprise, les choses se compliquent encore plus.
En tant que chef de projet dans une grande entreprise, vous devez coordonner de nombreuses équipes, chacune ayant ses propres processus, calendriers et livrables. Vous devez également veiller à ce que chaque projet soutienne les principaux objectifs de l'entreprise. Et comme si cela ne suffisait pas, vous devez le faire avec assurance.
En tant que personne chargée de mener à bien ces projets de grande envergure, c'est à vous que revient la tâche de relever plusieurs défis majeurs. Voici quatre défis différents auxquels les entreprises sont confrontées dans la gestion de projet, ainsi que quelques conseils utiles pour les surmonter.
Défi n° 1 : mauvaise communication entre les membres de l'équipe
La gestion de projet regorge de défis qui peuvent saboter votre travail. Mais, si on leur demandait de désigner le grand coupable, la plupart des chefs de projet s'empresseraient de citer la mauvaise communication.
Bien sûr, il peut y avoir des malentendus dans n'importe quelle équipe. Mais ils sont particulièrement fréquents dans les projets des grande entreprises qui impliquent de nombreuses équipes différentes (voire même géographiquement dispersées).
Malheureusement, la communication inefficace est monnaie courante au travail. Pas moins de 80 % des employés reconnaissent que des malentendus se produisent au sein de leur équipe, qu'ils soient légers, graves, sporadiques ou très fréquents.
Comment surmonter ce défi
Vous n'éviterez jamais complètement les messages contradictoires, mais ils deviennent trop fréquents lorsque les membres de l'équipe de projet sont tenus à l'écart de messages importants ou doivent fouiller dans des chaînes d'e-mails interminables pour trouver les dernières mises à jour.
L'utilisation d'une plateforme de gestion du travail collaboratif comme Wrike vous aidera à simplifier et à centraliser les mises à jour, les commentaires, les questions et autres informations liées au projet, de sorte que tout soit accessible en un seul endroit.
De plus, en tant que chef de projet, vous devez faire de la communication fréquente une priorité. Vous ne pouvez pas présumer que tout le monde voit chaque message au sein de votre logiciel de gestion de projet.
Lorsque vous élaborez votre plan de projet, créez aussi un plan de communication connexe. Même si ce dernier consiste à envoyer un simple récapitulatif de l'avancement du projet tous les vendredis après-midi, il vous permettra de tenir toutes les parties prenantes informées.
Défi n° 2 : discordance des objectifs du projet
Les projets des grandes entreprises sont généralement vastes et complexes et comportent de nombreux éléments différents. Il est donc facile pour les membres de votre équipe de se perdre dans les détails. L'équipe de développement se concentre uniquement sur son objectif, à savoir préparer un nouveau prototype, tandis que l'équipe marketing se concentre sur la stratégie promotionnelle qui soutiendra le lancement.
Ces étapes propres à chaque équipe sont importantes. Mais, dans ce dédale, on peut vite perdre de vue la stratégie et l'objectif d'ensemble. Comment le projet soutient-il l'objectif général de l'entreprise ? Quel est l'impact prévu ? Quels avantages le projet apportera-t-il à l'entreprise ?
C'est là un défi courant, même pour les entreprises qui disposent d'un bureau de gestion de projet (BGP). Seules 41 % des entreprises disposant d'un bureau de gestion de projet à l'échelle de l'entreprise (EPMO) déclarent que celui-ci est fortement aligné sur la stratégie de l'organisation.
Comment surmonter ce défi
Tout commence par un plan de projet réussi. Celui-ci détaille les objectifs du projet, ainsi que les mesures et les avantages spécifiques dont vous effectuerez le suivi tout au long du projet.
Une fois votre plan en place, n'oubliez pas d'organiser une réunion de lancement. Elle vous permettra non seulement de discuter du plan et d'identifier de manière proactive d'autres défis potentiels, mais aussi de faire comprendre à l'équipe les objectifs plus larges du projet. Prévoyez du temps pour les questions.
Enfin, comme c'est vous qui menez la charge, vous devrez surveiller de près les objectifs du projet afin de rectifier le tir le cas échéant. Utilisez les rapports Wrike pour avoir un aperçu détaillé de l'évolution de votre projet et des ajustements que vous pourriez devoir apporter.
Défi n° 3 : ressources incompatibles et concurrentes
Le fait d'être une grande entreprise ne veut pas dire que les ressources sont illimitées. En fait, les ressources de projet sont encore plus disputées car de nombreux projets se déroulent en même temps.
Ainsi, si vous ne parvenez pas à planifier et à gérer vos ressources (temps, budget, logiciels, matières premières, etc.), votre projet risque de rapidement s'effondrer.
Selon le Project Management Institute (PMI), l'échec des projets est souvent dû aux problèmes de ressources. Les personnes interrogées ont cité la dépendance vis-à-vis des ressources, les prévisions de ressources inadéquates et les ressources limitées ou surchargées comme principales causes de l'échec des projets.
Comment surmonter ce défi
La gestion des ressources ne doit pas se faire au hasard ou en croisant les doigts et en espérant que tout ira bien. Elle nécessite une planification et un suivi minutieux pour être sûr de tenir compte des dépendances et de ne pas surcharger les ressources.
Avec Wrike Resource, vous bénéficiez d'une meilleure visibilité sur vos ressources disponibles, en particulier sur le temps et la capacité dont dispose chaque collaborateur. Cela vous permet d'être beaucoup plus réaliste quant à l'utilisation des ressources et d'éviter l'épuisement des collaborateurs et le dépassement des délais.
Il est également utile d'intégrer une petite marge de sécurité dans votre plan de projet pour les ressources. Il est rare de pouvoir transférer les ressources ou d'y accéder sans aucun délai, alors tenez-en compte.
Par exemple, l'équipe informatique peut avoir besoin d'un jour ou deux pour se lancer dans le projet. Vous devez donc prévoir suffisamment de temps en ce sens.
Défi n° 4 : délais non respectés
Qu'il s'agisse de ressources limitées, d'objectifs peu clairs ou de problèmes de communication, tous les problèmes de gestion de projet mentionnés ci-dessus ralentissent vos projets et peuvent au final entraîner le dépassement des délais.
Soit, dépasser la date de fin prévue est frustrant, mais ce n'est pas rare. Seules 2,5 % des entreprises déclarent terminer leurs projets en respectant toutes les contraintes. Les autres ne respectent pas leurs objectifs, budgets ou délais initiaux. Mince alors !
Le pire, c'est que ces délais non respectés peuvent avoir un effet boule de neige dans l'entreprise. En effet, un retard dans l'achèvement d'un projet signifie que le projet suivant commencera plus tard que prévu. L'entreprise entre dès lors dans un cercle vicieux.
Comment surmonter ce défi
Là aussi, une plateforme de gestion du travail collaboratif peut être utile. Wrike vous permet non seulement de fixer les délais des tâches individuelles mais aussi de créer facilement un diagramme de Gantt pour établir un calendrier détaillé du projet.
Ce calendrier permet de s'assurer que chacun connaît le cycle de vie complet du projet, et renforce également le sentiment de responsabilité en montrant l'effet domino des étapes du projet. Une tâche terminée en retard peut faire basculer le calendrier de projet tout entier.
Tout comme la petite marge que vous vous êtes donnée pour les ressources, donnez-vous une marge pour le calendrier global du projet. Les transmissions de projet ou les urgences inattendues peuvent bouleverser votre calendrier, et vous serez heureux de disposer d'une marge pour faire face aux imprévus.
Relevez ces défis de la gestion de projet.
La gestion de projet s'accompagne toujours de difficultés et lorsque la responsabilité de mener à bien les projets d'entreprise vous incombe, vous en êtes pleinement conscient. Vous devez coordonner plusieurs équipes, superviser des ressources limitées et garder en permanence un œil sur les objectifs généraux de l'entreprise.
De quoi donner des sueurs froides aux chefs de projet les plus compétents ! Mais la bonne nouvelle, c'est qu'une certaine prévoyance et une planification minutieuse peuvent vous aider à éviter bien des pièges.
Cette liste de défis et de solutions pour la gestion de projet pourra vous servir de guide et vous aidera à surmonter ces obstacles potentiels et à assurer la réussite de vos projets d'entreprise.
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