Avant la pandémie de COVID-19, le télétravail était déjà devenu relativement courant. Dans le monde d'après le coronavirus, c'est désormais la norme, et de nombreux professionnels travaillent depuis chez eux en présence de leurs enfants.
Dans cet article, nous plongeons dans le monde du télétravail avec des enfants à la maison : comment créer son espace de travail et élaborer un emploi du temps gérable et bénéfique pour toute la famille.
Pourquoi le nombre de parents qui télétravaillent augmente ?
D'après des travaux de recherche de Stanford, aux États-Unis 42 % de la main-d'œuvre travaille à temps plein depuis son domicile. La cause de cette nouvelle « économie du télétravail » est claire : la pandémie de coronavirus.
Selon Nicholas Bloom, professeur d'économie et chercheur principal à l'Institut de Stanford pour la recherche sur la politique économique (Stanford Institute for Economic Policy Research), « le discrédit associé au fait de travailler depuis chez soi qui existait avant la COVID-19 a désormais disparu. » De plus, il indique qu'un certain nombre d'entreprises développent des plans de développement des possibilités de télétravail au-delà de la pandémie. En effet, une autre enquête montre que « la part des journées de travail effectuées à domicile devrait quadrupler par rapport aux niveaux observés avant la crise sanitaire, passant de 5 % à 20 %. »
Naturellement, nombreux sont ces nouveaux employés à distance qui travaillent depuis chez eux en présence de leurs enfants. Par ailleurs, beaucoup de ces enfants suivent également leurs cours depuis leur domicile grâce aux classes virtuelles. Par conséquent, ces parents qui travaillent depuis chez eux doivent non seulement s'habituer à de nouveaux environnements de travail et emplois du temps, mais aussi trouver un équilibre entre leur travail et leurs rôles de parent, de tuteur et d'aide aux devoirs auprès de leurs enfants.
Difficultés rencontrées habituellement lorsque l'on travaille depuis chez soi en présence de ses enfants
Les difficultés rencontrées lorsque l'on travaille depuis chez soi en présence de ses enfants peuvent varier grandement en fonction de facteurs tels que le nombre d'enfants à la maison, leur âge et leurs besoins spécifiques. Par exemple, un nouveau-né ou un tout-petit demandera surement plus de temps et d'attention qu'un lycéen, même si la tranche d'âge des adolescents est elle aussi pleine de défis.
Les difficultés rencontrées habituellement par les parents qui travaillent de chez eux comprennent :
La gestion du temps
Il peut être très difficile de respecter son emploi du temps lorsque l'on travaille depuis chez soi avec des enfants. Il faut en effet gérer son propre temps, mais également celui des enfants et veiller à ce que ces derniers fassent leurs devoirs, s'ils sont en âge d'aller à l'école.
La gestion du temps et d'un emploi du temps professionnel bien rempli peut être encore plus complexe avec des enfants de moins de cinq ans. Dans ce cas, un emploi du temps gérable nécessite une conception minutieuse et repose éventuellement sur des systèmes de soutien et d'aide fonctionnels.
Interruptions
Il s'agit probablement là de la plus grande difficulté rencontrée par les personnes qui travaillent depuis chez elles en présence de leurs enfants. Les interruptions semblent toujours se produire aux moments les moins opportuns, lorsque vous êtes en réunion Zoom avec des collègues, votre chef ou des clients par exemple. Même si vous n'êtes pas dans une réunion virtuelle, si vous êtes concentré sur une tâche, les interruptions peuvent faire baisser votre productivité. D'ailleurs, une étude a montré qu'il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre à une tâche en cours après une interruption.
Jongler entre les casquettes « travail » et « parent »
Les parents qui travaillent depuis chez eux ont souvent du mal à changer leurs casquettes « travail » et « parent ». Ce changement peut être difficile, même après 17h00, quand la plupart des gens ont fini leur journée.
En fait, la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle devient plus difficile lorsque l'on travaille depuis chez soi. Les tâches professionnelles et parentales peuvent facilement prendre le pas les unes sur les autres sans cette séparation physique entre le lieu de travail et le lieu de vie. C'est pourquoi la création d'un espace de travail à la maison peut être bénéfique pour les parents qui travaillent depuis chez eux.
Comment créer un espace de travail chez soi
L'importance de la création d 'un espace de travail qui vous est réservé va au-delà du fait d'entrainer votre cerveau à reconnaitre que des tâches professionnelles doivent désormais être effectuées à la maison. Un espace de travail physiquement délimité aide aussi les membres de votre famille à se souvenir que vous n'êtes pas disponible à 100 % pour répondre à tous leurs besoins. La définition de règles qui indiquent comment demander votre attention peut aussi vous aider à obtenir du temps de concentration. Comme premier projet, vous pouvez confier à votre enfant la construction d'un panneau pour la porte de votre bureau sur lequel vous pourrez indiquer « En réunion » ou « Occupé jusqu'à 14h00 ».
Si vous n'avez pas la possibilité de créer une barrière physique (par exemple si vos enfants sont trop jeunes et que vous êtes le seul adulte à la maison, etc.), vous pouvez vous installer dans la même pièce que vos enfants, mais peut-être dans des coins différents. Un coin pour votre travail et un pour le leur. De nombreuses écoles proposent des cours et des devoirs en ligne. En transformant une partie de votre bureau en pseudo salle de classe, il se peut que tout le monde soit plus concentré et se mette plus facilement au travail.
Utilisez des systèmes antibruits — pour vous et votre équipe
Nous avons tous assisté à des réunions où une sirène se met à hurler dans le fond ou d'autres distractions sonores perturbent la conversation. S'il faut en moyenne 16 minutes pour se reconcentrer après avoir lu un e-mail, la réduction du nombre de distractions rencontrées par vous et votre équipe devrait être une de vos priorités. Maintenant que vous et vos enfants n'avez pas d'autres choix que de partager le même environnement, utilisez un casque antibruit et coupez votre micro dès que possible lorsque vous passez un appel. Si vous êtes seul à la maison, il peut être utile de disposer d'un système de surveillance vidéo pour garder un oeil sur vos enfants même si vous ne pouvez pas les entendre. Si une séparation totale est impossible, vous pouvez envisager de proposer un casque antibruit à votre enfant (un tel accessoire peut l'aider à se concentrer et l'empêcher d'essayer de participer à votre réunion).
Certains outils de vidéo-conférence comme Zoom ont une fonctionnalité pratique, l'option Push to Talk (appuyer pour parler) lorsque votre micro est coupé. L'utilisation de telles fonctionnalités peut vous aider à limiter le bruit de fond et réduire le nombre de fois où vous devez ouvrir et couper votre micro pendant un appel.
Comment travailler depuis chez soi avec un bébé
Il peut être particulièrement difficile de travailler depuis chez soi avec un bébé, car celui-ci demande beaucoup de temps et d'attention. Cependant, voici quelques conseils qui peuvent vous aider à rester productif tout en vous occupant de votre bébé.
Profitez des siestes
La plupart des bébés font plusieurs siestes pendant la journée. Si votre bébé est un siesteur, vous pouvez profiter de ces moments pour avancer sur votre travail. D'ailleurs, s'attaquer aux tâches les plus exigeantes pendant les siestes peut être une bonne stratégie : vous savez que vous disposez d'un temps limité sans distraction pendant que bébé est endormi.
Travaillez lorsque votre bébé est apaisé et calme
Bien évidemment, la plupart des bébés ne font pas la sieste toute la journée et vous aurez surement plus de travail que ce que vous pouvez réaliser pendant les siestes. Après la sieste, le deuxième bon moment pour travailler depuis chez soi avec un bébé est celui où il est le plus calme, généralement au réveil ou après avoir mangé.
Utilisez un porte-bébé
Une autre stratégie consiste à utiliser un porte-bébé qui vous permet d'avoir votre enfant avec vous lorsque vous travaillez. Un bureau auquel vous pouvez travailler debout et un porte-bébé peuvent vous aider à rester productif tout en rassurant bébé contre vous.
Communiquez beaucoup avec vos collègues
Rien n'est plus dévastateur que de laisser ses collègues sans nouvelles. Si ces derniers ne peuvent pas vous contacter pour que vous répondiez à leurs questions, collaboriez avec eux aux projets et fournissiez les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, la probabilité d'oublier un élément essentiel augmente fortement. L'utilisation des statuts sur les groupes de discussion et la définition d'horaires auxquelles vous êtes disponible aide les autres à évaluer votre charge de travail et les moments où vous pouvez être contacté dans la journée.
Pour améliorer encore la collaboration, pensez à mettre en place un outil de gestion de projet en ligne comme Wrike pour créer une source d'information unique à disposition de vos équipes. En rassemblant toutes les informations au même endroit et en centralisant la communication, vous pouvez veiller à ce que chacun soit bien informé des statuts des projets et des livrables.
Ne culpabilisez pas
Dans les faits, travailler à la maison en présence de ses enfants — notamment un bébé — est un vrai défi. Communiquez du mieux que vous pouvez avec vos collègues et vos responsables, créez un emploi du temps raisonnable et soyez aussi productif que possible. Mais soyez bienveillant avec vous-même et ne vous flagellez pas.
Comment créer un emploi du temps de travail à la maison qui fonctionne pour tout le monde
Les parents savent bien que le temps d'attention de leurs enfants ne semble jamais assez long. Quel que soit le projet ou le divertissement que vous proposez à votre enfant, vous savez que la distraction ne durera qu'un temps. Bonne nouvelle : vous pouvez utiliser cette caractéristique à votre avantage pour limiter le temps que vous consacrez à vos tâches au cours de la journée. Des études ont montré que faire plusieurs tâches à la fois diminue la productivité et l'avantage de découper un gros projet en tâches plus petites peut également être incroyablement utile. En limitant le temps consacré à chaque tâche, une par une, vous devriez être plus efficace, tout en gardant un oeil sur vos petits.
Au-delà des tâches individuelles et des emplois du temps journaliers, un calendrier partagé avec les échéances et les jalons des projets peut aider à ce que chacun garde en tête ce qui doit être fait et pour quand.
Soyez (et restez) flexible
Nous savons tous que rien ne se passe jamais exactement comme prévu, notamment lorsque des enfants sont impliqués. La planification aide à identifier les blocages et autres problèmes potentiels qui pourraient survenir pendant les semaines à venir, mais elle ne préviendra pas tout. Prévoyez de la marge.
Tous les outils que vous utilisez pour collaborer avec vos collègues doivent être en mesure d'absorber des changements rapides. La modification dynamique des dates d'échéance des livrables (et son extrapolation aux dépendances avec exactitude) devrait être facile dans vos outils. Vos processus s'en trouveront simplifiés en temps de changement.
Wrike peut aider les parents qui travaillent depuis chez eux à garder le cap
Les processus qui vous convenaient au bureau peuvent ne plus être adaptés maintenant que vous et votre équipe êtes à distance. Il est temps d'identifier vos processus de gestion des flux de travail et de déterminer comment les améliorer. Ce faisant vous réduisez les problèmes potentiels qui pourraient apparaitre avec ces changements radicaux de lieu de travail, vous préparez la croissance de votre activité et vous limitez les distractions familiales au cours de la journée.
Les équipes de Wrike qui travaillent à distance ont partagé des conseils et astuces depuis leurs bureaux à domicile partout dans le monde. De plus, vous pouvez profiter de l'essai gratuit de Wrike pour en savoir plus sur la gestion du futur du travail.
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