Le 1er octobre 2018 est la date d'aboutissement de notre plus gros projet collaboratif jamais réalisé, notre première conférence annuelle pour les utilisateurs ! Collaborate, comme nous avons nommé cette conférence, impliquait 59 wrikers sur 2 continents et dans 3 pays, la planification de 29 sessions, avec 34 intervenants, 302 participants, 4 sponsors, 6 fournisseurs et prêt de 600 tâches. De nombreux problèmes auraient pu survenir avec une telle quantité d'éléments, mais nous sommes heureux d'annoncer que nous avons relevé le défi avec succès !
Parmi les commentaires que nous avons reçus, l'une des questions fréquentes était : « Comment avez-vous pu faire aboutir un tel projet ? »
Ainsi, nous avons interrogée notre Directrice Événementielle, Trish King, afin qu'elle partage avec nous la façon dont nos équipes ont planifié et mis en œuvre cet incroyable événement dans l'outil Wrike.
Comment nous avons utilisé notre outil pour planifier notre première conférence utilisateurs Wrike
1. Nous avons décomposé le projet en différentes phases, faciles à gérer.
Entre les aspects importants comme le choix du lieu de l'événement et les milliers de petits détails quotidiens, un événement de cette ampleur exige que les parties prenantes soient parfaitement synchronisées. La liste des tâches devient encore plus difficile à gérer lorsque vous impliquez différents bureaux, fournisseurs, intervenants et sponsors. Pour nous aider à gérer ce chaos, nous avons décomposé le projet en 4 phases :
- Propositions : lors de cette étape, nous avons abordé certaines des décisions les plus importantes, celles qui allaient impacter le reste de l'événement. Cette phase a donc permis d'aborder le projet dans son ensemble, et, entre autres, de rédiger les thèmes de l'événement et des conférences, de créer une liste d'intervenants potentiels, et d'initialiser les demandes d'achat.
- Pré-événement : à ce stade, nous avons commencé à rentrer dans les détails et à mettre en œuvre les aspects essentiels de l'événement. Les tâches primordiales réalisées à cette étape ont consisté, entre autres, à choisir les intervenants, à commander des choses comme des tapis, des lampes et de la nourriture, et à acheter les titres de transport de toutes les parties prenantes.
- Le jour J : au cours de l'événement, nous nous sommes assurés que tout se passait de la manière la plus fluide possible. Les détails sont importants, et tout le travail réalisé lors des phases précédentes peut devenir inutile si nous ne sommes pas capables de le mettre en œuvre avec efficacité. Pendant l'événement, nous n'avons pas arrêté de courir pour vérifier les moindres détails, notamment la coordination des intervenants et des sessions, les inscriptions, et la vérification que les pauses café et déjeuner commencent à l'heure.
- Post-événement : notre travail ne s'est pas arrêté à la clôture de l'événement. Nous avons repris le travail immédiatement pour analyser notre performance et trouver des moyens de nous améliorer avant le prochain événement. Au cours de cette ultime phase, nous avons compilé les rapports de présence, revu toutes les dépenses par rapport au budget, et calculé le retour sur investissement de l'événement.
« Collaborate » a exigé la collaboration de nombreuses équipe Wrike réparties dans différents bureaux. Pour aider chaque équipe à réaliser sa partie du projet, nous avons créé, à chacune des phases, des dossiers comprenant les tâches assignées aux équipes. Ceci a permis à chaque équipe de gérer l'événement comme ses propres projets séparés. « Chaque équipe savait exactement de quels livrables elle était responsable », affirme Trish King, notre Directrice Événementiel.
En outre, chaque équipe pouvait visualiser le projet dans son affichage Wrike favori. L'équipe de conception a beaucoup apprécié l'affichage Tableau agile pour voir le statut de chaque élément de création. L'équipe chargée du contenu a utilisé l'affichage Liste pour suivre les dizaines de diaporamas que nous devions réviser. L'équipe marketing de l'événement a utilisé à la fois l'affichage Tableau pour obtenir un aperçu rapide de la progression et l'affichage Fichier pour vérifier en toute simplicité le statut des bannières, des images, des brochures et autres actifs. Chaque affichage Wrike répond à des styles de travail et des objectifs spécifiques, ce qui permet aux équipes d'adapter l'outil à leurs besoins sans avoir à gérer les données dans différentes sources.
« Chaque équipe savait exactement de quels livrables elle était responsable. » -- Trish King
2. Nous avons utilisé Wrike comme source d'informations unique
La visibilité et l'accessibilité sont incroyablement importantes pour un événement fluide. Comme les informations découlent des messageries instantanées, d'e-mails, de Google Docs et de conversations de couloir, les détails essentiels de l'événement sont parfois escamotés. De plus, il est primordial d'être capable à la fois d'élargir sa vision à la vue d'ensemble et de rapidement plonger dans les détails lorsque cela est nécessaire.
Wrike était notre source d'informations unique. Chaque conversation, requête et assignation était entrée dans le système, donnant à chaque personne impliquée un emplacement de visualisation et d'accès à tout ce dont elle avait besoin. De cette façon, nous avons évité la confusion et les pertes de temps dans les allers-retours. Une tâche simple comme s'assurer que tout le monde ait un tee-shirt à porter le jour de l'événement peut facilement prendre des heures si vous devez demander les tailles et faire le suivi d'une équipe de plus de 40 personnes. Mais avec Wrike, tout ce que nous avions à faire était de créer une tâche et de l'assigner à une équipe à l'aide de simples cases à cocher. À ce moment-là, nous avions un aperçu instantané des personnes qui avaient ou non réalisé les tâches sans avoir à en effectuer le suivi. L'ensemble de l'équipe avait cette visibilité, et la pression des collègues a suffi pour s'assurer que tout était fait ! Cette méthode simple a épargné à notre équipe d'innombrables heures à gérer les vols, les réservations d'hôtel et les dates de réservation.
Les formulaires personnalisés ont grandement facilité cela. Les détails peuvent être configurés à l'avance, donc il suffit aux personnes de sélectionner les options correctes (taille de tee-shirt, compagnies aériennes favorites, dates de réservation d'hôtel, etc.), et toutes les données essentielles sont collectées et formatées automatiquement. « Gérer ce type d'informations avec des tableurs est très laborieux », explique King. « S'assurer que chacun remplisse le tableur correctement et utilise la dernière version des fichiers peut devenir un cauchemar. Il est également difficile de savoir si tout a été rempli et mis à jour. Les tableurs ne vous notifient pas des choses à faire, Wrike oui. »
Avec Wrike, il est très simple de faire en sorte que tout le monde dispose des informations les plus récentes. Les membres de l'équipe pouvaient s'atteler à toutes les tâches qu'ils souhaitaient, donc nous ne perdions pas de temps dans le suivi et la transmission des modifications.
Wrike représentait également notre lieu de dépôt des documents. Toutes les factures, les publications, les contrats et les reçus étaient conservés dans Wrike. Lorsque tout se trouve dans un emplacement commode, les gens ne perdent pas de temps à essayer de mettre la main sur des documents essentiels et ne se retrouvent pas bloqués si la personne qui les détient est absente.
« Les tableurs ne vous notifient pas des choses à faire, Wrike oui. » -- Trish King
3. Nous avons tenu des réunions productives
Les réunions en personne sont essentielles pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, pour répondre aux questions et pour annoncer les mises à jour. Mais les réunions longues et peu productives peuvent faire perdre du temps, ralentir la progression, et même amener de la confusion lorsqu'elles ne sont pas gérées correctement. Grâce à Wrike, nous n'avons plus besoin de tant de réunions, et celles qui sont encore tenues sont plus utiles et plus efficaces.
Toutes nos réunions au sujet de Collaborate étaient enregistrées dans Zoom, et l'enregistrement vidéo était directement joint à la tâche. « Grâce aux enregistrements vidéo de toutes les réunions stockés dans Wrike, tout le monde pouvait rester à jour et profiter des réunions, qu'ils y participent ou non », affirme Trish King.
L'ordre du jour de chaque réunion était conservé dans Wrike, ce qui donnait à tout le monde le temps de rassembler des idées, des questions ou des commentaires. Lorsque de nouveaux membres de l'équipe étaient intégrés au projet, le temps requis pour les mettre sur la voie était minime car ils étaient à même de voir dans Wrike comment les conversations et le travail avançaient.
« Grâce aux enregistrements vidéo de toutes les réunions stockés dans Wrike, tout le monde pouvait rester à jour et profiter des réunions, qu'ils y participent ou non. » -- Trish King
4. Nous avons rendu les membres de l'équipe responsables du processus
La responsabilité est difficile à faire appliquer, et encore plus difficile à mesurer. C'est une lutte constante que de notifier les chargés de mission lorsque les dates de livraison approchent, de coordonner les fournisseurs et les intervenants, de suivre les demandes de conception, et d'honorer les délais. Wrike nous a aidé à faire en sorte que tout le monde sache parfaitement ce qui était attendu d'eux et nous rappelait les dates et les échéances importantes.
« Chaque information était stockée dans Wrike et mise à disposition de tout le monde, sur tous les appareils. Personne ne pouvait affirmer qu'il ne savait pas ou qu'il n'avait rien reçu », explique Trish King. En utilisant Wrike, nous avons mis en place une parfaite responsabilité et un excellent suivi.
Respecter ce strict modèle nous a non seulement permis de faire de cet événement un succès, mais cela facilitera également la planification de notre prochain événement, voire même faire qu'une autre personne de l'équipe puisse choisir et planifier un événement si nécessaire. Il est essentiel de définir clairement le processus dès que possible et de faire en sorte que tout le monde s'y tienne afin d'en tirer tous les avantages.
« Chaque information était stockée dans Wrike, mise à disposition de tout le monde, sur tous les appareils. Personne ne pouvait affirmer qu'il ne savait pas ou qu'il n'avait rien reçu. » -- Trish King
Tout repose sur les détails
Les événements sont des choses compliquées, qui demandent la coordination de nombreuses personnes, équipes et ressources. Collaborate exigeait la bonne réalisation de milliers de tâches par des centaines de collaborateurs. Toute erreur pouvait potentiellement mettre en péril le dur labeur de l'événement. Heureusement pour nous, même les détails les plus infimes ont été accomplis avec excellence, ce qui a enrichi l'expérience de tous nos invités. Nous avons reçu des commentaires touchants sur l'excellente fluidité de l'événement de la part des participants, des intervenants, des sponsors et des fournisseurs.
Wrike ne remplace pas la nécessité d'une vision claire, d'un dur labeur et d'un bon suivi, mais il élimine la majorité des allers-retours inutiles qui font perdre du temps et engendrent de la confusion. La réussite d'un événement repose sur l'accomplissement des plus petits détails, et nous sommes fiers d'annoncer que Wrike nous a aidés à faire cela. Si vous souhaitez reproduire notre processus, nous avons créé un tout nouveau modèle de gestion d'événement que vous pouvez utiliser pour organiser vous-même un événement réussi. Commencez maintenant avec notre nouveau modèle de gestion d'événement gratuit dans Wrike.
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