Josie dirige l'équipe marketing d'une entreprise de technologie de taille moyenne. En tant que personne de contact pour son service, c'est fréquemment elle qui reçoit les demandes de projets entrantes.
Ces projets arrivent parfois par e-mail ou par conversation de messagerie instantanée, tandis que d'autres fois ils sont informellement mentionnés lors des réunions. En toute honnêteté, il n'y a parfois aucune demande réelle, et elle semble devoir lire dans les pensées des gens pour savoir ce qui doit être réalisé.
Elle doit jongler avec tout cela, et elle reconnaît qu'elle perd son propre temps, ainsi que le temps et l'énergie de toute son équipe. Elle cherche donc un meilleur moyen de gérer les projets destinés à son équipe.
L'un des moyens les plus avantageux de faire cela, c'est de créer un processus efficace qui puisse être dupliqué à chaque fois. Elle décide donc de créer un modèle de processus de gestion des commandes qu'elle peut utiliser pour simplifier toutes ces demandes et préparer son équipe pour le succès.
Pourquoi créer un modèle ? Avantages de la création d'un modèle de gestion des commandes
Standardiser les flux du processus de gestion des commandes requiert un travail préalable, mais les nombreux avantages en valent la peine. Vous trouverez ci-dessous certaines des nombreuses raisons pour lesquelles des responsables tels que Josie devraient considérer la création d'un modèle de gestion des commandes.
Cela améliore la cohérence.
Sans processus bien défini, les choses peuvent trop facilement se perdre dans la bataille. Le donneur d'ordres ne sait pas bien ce que l'on attend de lui lorsqu'il fait une ébauche de projet, et votre équipe n'a pas de processus établi pour avancer. Cela provoque de la confusion et des retards pour tout le monde.
Un modèle de processus de gestion des commandes bien défini supprime la confusion en donnant à tout le monde les étapes d'un processus normatif qui doit être suivi pour toute demande de travail faite à votre équipe.
Ce processus simplifié permet que tout le monde sache ce qui doit se passer, ainsi que ce qui se passera ensuite.
Cela vous fournit les informations dont vous avez besoin.
Vous connaissez trop bien la déception de vous sentir prêt à attaquer un projet, avant de découvrir que vous n'avez pas toutes les informations nécessaires. Ensuite vous perdez du temps à rechercher ces données importantes.
C’est un obstacle fréquent. Selon une enquête réalisée auprès de 300 dirigeants d’agences, 27 % des personnes interrogées considéraient les briefs créatifs incomplets ou incohérents.
Ceci est un autre avantage de créer des modèles pour vos flux de processus de gestion des commandes, notamment à l'aide d'un questionnaire ou d'un brief créatif que le donneur d'ordres doit remplir. Dans ce formulaire, vous devez définir des champs obligatoires (Wrike facilite cela !) afin de vous assurer que votre équipe détient préalablement toutes les informations dont elle a besoin, sans les allers-retours inutiles et chronophages.
Cela ouvre les portes de l'automatisation.
Il est probable que votre processus de gestion des commandes actuel comprenne beaucoup de tâches répétitives et machinales : des choses comme la configuration des projets, l'assignation des propriétaires, et la définition des dates d'échéance. Avec un modèle de processus, il est bien plus facile de détecter les parties répétitives et ordinaires des flux de travail qui peuvent être automatisées.
Les responsabilités habituelles telles que la création de projet dans votre logiciel de gestion du travail et l'assignation des tâches peuvent être facilement automatisées avec un outil adéquat. De cette façon, vous et votre équipe ne perdez pas de temps sur ces tâches routinières, et vous pouvez vous plonger directement dans le travail important.
Cela vous permet une meilleure gestion des charges de travail.
Lorsque les demandes vous parviennent de toutes les directions, il est difficile de contrôler la charge de travail de votre équipe à un moment donné.
Mais lorsque toutes les demandes sont centralisées et qu'elles suivent un processus modélisé, vous avez un meilleur aperçu de tous les projets sur lesquels votre équipe travaille à tout moment, et vous pouvez donc mieux gérer les délais et les ressources, et éviter de surcharger votre équipe.
Cela vous fait gagner du temps.
Repensez aux avantages que nous avons mentionnés précédemment. Vous remarquerez un aspect commun : non seulement ils vous épargnent beaucoup de complications, mais ils vous font également gagner beaucoup de temps.
C'est l'un des plus grands avantages de la création d'un modèle de processus de gestion des commandes des clients ou des projets internes. Une fois cela mis en place, vous ne réinventez pas la roue à chaque nouvelle demande, ce qui vous fait gagner de nombreuses heures (sans compter la tonne d'énergie).
6 questions que chaque formulaire de demande doit poser
Vous connaissez déjà les avantages de la création d'un modèle de processus de gestion des commandes. Mais avant de faire cela, vous devez répondre à cette question : quelles sont les étapes du processus de réception des demandes ?
Ces étapes peuvent varier en fonction des particularités de votre équipe et de vos projets typiques (chaque personne structure ses processus différemment). Cependant, nous vous recommandons de commencer le processus de réception avec cette première étape importante : le formulaire de demande de projets.
Il s'agit essentiellement d'un questionnaire ou d'un brief créatif que les personnes ou les équipes doivent remplir pour demander à votre équipe de travailler sur un projet.
Encore une fois, l'aspect exact de ce formulaire dépendra de différents facteurs. Néanmoins, nous présentons ci-dessous les questions de base que chaque formulaire doit poser.
1. Quelle est la personne de contact pour ce projet ?
Dans de nombreux cas, quelqu'un envoie un projet à votre équipe, mais ce n'est pas nécessairement la personne qui supervisera l'avancée et qui répondra aux questions lorsque votre équipe débutera le travail.
C'est la raison pour laquelle cette question est si importante. Cela garantit que tout le monde, y compris vous, sache qui se charge du projet, afin de pouvoir contacter la bonne personne si des clarifications ou des directives sont nécessaires.
Meilleur type de champ à utiliser : réponse courte
2. De quel type de projet s'agit-il ?
L'une des toutes premières questions que votre formulaire de réception doit poser repose sur le type de projet sollicité. Par exemple, dans le cas de l'équipe marketing de Josie, celle-ci doit connaître le type de travail qui est demandé. Une campagne sur les réseaux sociaux ? Un article de blog ? Un webinaire ? Une campagne par e-mail ? Un événement ?
C'est une information que vous devez connaître au préalable afin de pouvoir obtenir le contexte dont vous avez besoin. Mais vos formulaires seront encore plus efficaces si vous pouvez utiliser cette question initiale comme filtre.
Les formulaires de demande dynamiques de Wrike facilitent la personnalisation du reste du questionnaire en fonction de cette réponse initiale. Si le donneur d'ordres indique qu'il a besoin d'un nouvel article de blog, les questions suivantes seront spécifiques à ce type de projet, et il n'aura pas à répondre à des questions non pertinentes.
Meilleur type de champ à utiliser : liste déroulante
3. Quel est l'objectif principal de ce projet ?
Il ne suffit pas de savoir en quoi consiste le projet ; vous devez en comprendre la finalité. Quel est l'objectif général ?
Le donneur d'ordres doit pouvoir clairement formuler sa réponse lorsqu'il remplit votre formulaire de réception. Il doit également indiquer la mesure clé qui sera contrôlée afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde concernant la façon dont le succès sera déterminé.
Détenir cette information dès le début vous permet de réaliser le projet en ayant le but final en tête.
Meilleur type de champ à utiliser : paragraphe
4. Qui est le public visé par ce projet ?
Chaque projet a un public particulier, et ceci est une perspective importante que vous devez garder à l'esprit lorsque vous travaillez sur la tâche sollicitée.
Dans votre formulaire de demande, le donneur d'ordres doit indiquer qui est le public visé. Est-ce pour une équipe interne ? Le conseil d'administration ? Les clients ? Un type particulier de clients ?
Vous devez savoir cela avant même de commencer le travail.
Meilleur type de champ à utiliser : cases à cocher et réponse courte
5. Quel est le budget de ce projet ?
Bien sûr, s'agissant des demandes de projet, l'argent est une réelle préoccupation. Vous devez savoir combien vous pouvez investir dans la réalisation de ce projet avant d'attribuer les ressources.
Lorsqu'il remplit le formulaire de demande, le donneur d'ordres doit dès le début indiquer ses contraintes budgétaires, ou du moins une fourchette dans laquelle doit se trouver le projet.
Meilleur type de champ à utiliser : liste déroulante
6. Quelle est la date de livraison idéale du projet ?
Il est probable que votre équipe ne travaille sur un seul projet à la fois. Vous traitez constamment un déluge de demandes provenant de différents services ou clients. Pour les prioriser efficacement, vous devez savoir à quelle date chaque projet doit être finalisé.
Le donneur d'ordres doit indiquer la date de livraison souhaitée pour le projet lorsqu'il envoie la demande initiale. Il est conseillé d'expliquer que la date souhaitée ne peut être garantie ; elle dépend de la quantité de travail que vous gérez déjà.
Ajoutez également sur votre formulaire un avertissement concernant la durée du préavis dont avez besoin pour réaliser un projet normal (afin de ne pas recevoir une ribambelle de demandes de dernière minute).
Meilleur type de champ à utiliser : dates
Autres questions que votre formulaire de demande peut potentiellement poser...
Les questions ci-dessus sont importantes pour la quasi-totalité des projets et des équipes, mais votre formulaire requiert probablement une personnalisation et des questions supplémentaires. Voici quelques questions additionnelles que vous pouvez éventuellement inclure dans votre modèle de processus de gestion des commandes :
- Qui a approuvé cette demande ?
- Meilleur type de champ à utiliser : réponse courte
- Y a-t-il des fichiers ou des ressources existants que nous devrions avoir ?
- Meilleur type de champ à utiliser : fichier joint
- Quel appel à l'action ce projet doit-il inclure ?
- Meilleur type de champ à utiliser : réponse courte
- Quelles informations supplémentaires concernant ce projet devons-nous détenir ?
- Meilleur type de champ à utiliser : paragraphe
Vous souhaitez plus d'inspiration pour vous mettre en marche ? Consultez ces modèles pour voir 10 types différents de formulaires de demande.
Créer un modèle de travail pour vos projets : au-delà du formulaire de demande
Le formulaire de demande rempli est la première étape du processus standard de réception du travail, mais cela représente seulement la pointe de l'iceberg. Votre tâche ne s'arrête pas à la création du modèle de formulaire de réception : l'intégralité du processus de lancement d'un projet doit faire l'objet du modèle.
Donc lorsque ce formulaire est rempli et envoyé, quelle est l'étape suivante dans le flux du processus de gestion des commandes ou des clients ? Voici les étapes successives que vous et votre équipe devez mettre en place.
Automatiser la création de projets et de tâches.
Un projet se retrouve souvent entravé après avoir été sollicité mais avant que le travail n'ait réellement commencé.
Au sein de votre processus de gestion des commandes, vous devez établir des étapes pour automatiser la création des tâches et des projets. De cette façon, ceux-ci sont directement créés sur votre plateforme de gestion du travail (sans aucun effort de votre part !), afin de vous mettre à l’œuvre immédiatement.
Grâce à Wrike, il est aisé de transformer automatiquement une demande de travail en tâches ou projets créés à partir de modèles que vous pouvez personnaliser.
Automatiser l'attribution des tâches.
De la même manière, vous et toute votre équipe devez être en accord sur la personne qui est responsable du projet, afin que celui-ci puisse être démarré. Vous ne pouvez pas attendre que quelqu'un se porte volontaire.
Pour cette raison, vous devez également automatiser l'attribution des tâches aux membres de l'équipe. Cela accroît la répartition des responsabilités tout en assurant qu'il n'y ait aucun doute sur la personne à charge de commencer le travail.
En plus de la création automatique des tâches et des projets, Wrike vous permet d'attribuer automatiquement différents types de tâches en fonction des réponses aux champs personnalisés tels que la localisation, le type de projet ou autres exigences spécifiques.
Garder du temps pour passer la demande en revue.
Une fois ces tâches créées et les attributions réalisées, laissez suffisamment de temps dans votre processus de réception pour que les membres de l'équipe puissent prendre connaissance de leurs contributions individuelles et des exigences.
Cela leur offre la possibilité de s'assurer qu'ils détiennent tout ce dont ils ont besoin pour commencer, ainsi que de poser des questions de clarification au sujet de la demande.
Souvenez-vous que ces questions doivent vous parvenir à vous ou à la personne de votre équipe qui agit en tant que contact pour le projet, afin que la communication reste centralisée et qu'elle émane d'une seule personne.
Communiquer une mise à jour au donneur d'ordres.
C'est le moment, ensuite, de boucler la boucle du donneur d'ordres à l'origine de la demande pour :
- Confirmer la réception de la demande de projet
- Poser les éventuelles questions de clarification que votre équipe a soulevées
- Fournir un calendrier de la durée estimée du projet
Il est conseillé de faire ces choses sous forme de commentaire dans la tâche ou le projet actuel au sein de votre plateforme de gestion du travail afin que toute la communication et les mises à jour pertinentes restent au même endroit.
Pour accélérer davantage ce processus, enregistrez le texte de vos commentaires quelque part afin de pouvoir rapidement l'utiliser comme modèle de commentaire pour toutes les mises à jour de demandes futures.
Organiser une réunion de lancement.
Vous pouvez également, notamment pour les projets longs ou complexes, programmer une réunion de lancement avec toutes les personnes impliquées dans ce projet.
Avec cette réunion, vous allez au-delà de la confirmation de réception initiale et vous permettez à toutes les parties prenantes de coordonner leurs attentes concernant le projet, afin d'éviter au maximum les erreurs de communication ou les problèmes majeurs.
Créez votre modèle de processus de gestion des commandes et simplifiez-vous la tâche
Comme vous et Josie l'avez rapidement appris, créer un modèle pour l'intégralité du processus de gestion des commandes (de la demande initiale à la mise en marche du projet) offre de nombreux avantages, notamment l'amélioration de la cohérence et un gain de temps important.
Bien que vous disposiez de flexibilité pour créer un processus qui fonctionne parfaitement pour vous et votre équipe, la structure générale du processus de gestion des commandes doit suivre ceci :
- Réception d'un formulaire de demande de travail rempli
- Création automatique des tâches et des projets
- Attribution automatique des tâches
- Relecture de la demande et des tâches pertinentes
- Confirmation de la réception de la demande et du calendrier du projet
- Tenue d'une réunion de lancement
Faites cela pour tous les projets que votre équipe réalise, et vous passerez moins de temps à gérer le processus et plus de temps à vous focaliser sur ce qui est important : livrer un projet réussi.
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Et si vous souhaitez en savoir plus sur la création du modèle de processus de gestion des commandes parfait, consultez ces articles de suivi :
- 5 fonctionnalités indispensables que votre outil de gestion des commandes doit posséder : présente les fonctionnalités clés qui contribuent à l'amélioration de la qualité et de la fiabilité de votre modèle de gestion des commandes
- 4 signes qui montrent que votre processus de gestion des commandes est obsolète : comment tirer parti des bonnes pratiques de la gestion des commandes pour créer un processus bien défini
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