La moitié des projets échouent en raison de ressources insuffisantes. Mais il existe de nombreux moyens d'éviter cela. Il suffit de savoir comment tirer le meilleur parti des ressources disponibles. La gestion des ressources de projet est un processus vital pour l'entreprise car celle-ci est souvent confrontée à des restrictions à cet égard. Voici quelques idées pratiques qui vous permettront d'améliorer le taux de réussite de vos projets sans effectifs, fonds ni matériel supplémentaires.
Qu'est-ce que la gestion des ressources dans le cadre de la gestion de projet ?
En gestion de projet, la gestion des ressources est la pratique consistant à utiliser efficacement tous les éléments disponibles du projet pour atteindre son objectif. Une ressource est tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien une mission, y compris les compétences particulières des collaborateurs, les fonds et même le matériel. Maximisez le potentiel de tous ces facteurs et vous excellerez dans la gestion des ressources.
Voici quelques autres exemples de ressources dont vous disposez probablement déjà :
- Logiciel de gestion de projet
- Outils de communication
- Bureaux
- Données historiques et rapports de projets antérieurs
Toutes ces ressources peuvent vous aider à simplifier votre charge de travail actuelle et à livrer vos projets à temps à vos clients. Trouvez des moyens créatifs de maximiser leur utilité pour de futurs projets et identifiez les ressources supplémentaires que vous avez peut-être négligées auparavant.
Que faire face à des ressources de projet limitées ?
Si vos ressources de projet sont limitées, vous devez absolument définir des priorités claires, établir un calendrier réaliste et anticiper le plus possible.
Si vous avez plus d'un projet en cours, utilisez l'étiquetage personnalisé pour focaliser l'attention de votre équipe. Utilisez un code couleur pour les dates, la complexité et/ou l'urgence. Une fois que vous avez mis en place un système, vous pouvez également l'appliquer aux tâches au sein des projets.
Créez un calendrier de projet réaliste en utilisant toutes les informations relatives à l'emploi du temps de votre équipe, y compris les jours de congé prévus. Visualisez la disponibilité de chacun dans un seul et même emplacement afin de pouvoir répartir les tâches de façon homogène. De même, incluez la durée de chaque tâche et vérifiez que vos employés sont d'accord avec vous. Qui sait, peut-être remarqueront-ils quelque chose qui vous a échappé !
Cette méthode de planification collaborative permet d'éviter les obstacles inutiles, de maximiser votre ressource limitée la plus précieuse (le temps) et d'assurer la cohérence de l'équipe.
Enfin, pour tirer le meilleur parti des ressources limitées, il faut planifier à l'avance. Vous devez prévoir avec diligence les risques ou tout autre obstacle qui pourrait épuiser davantage vos ressources.
Votre meilleur outil de prévision est votre logiciel de gestion de projet. Vous pouvez non seulement créer tous vos calendriers et tâches, mais vous pouvez aussi identifier les goulots d'étranglement potentiels. Il est tout à fait normal de rencontrer ces problèmes dans les grandes entreprises. Cependant, un contretemps, aussi infime soit-il, peut faire dérailler votre projet si vous n'avez pas assez de ressources. Alors assurez-vous de prévoir plusieurs scénarios avec des plans d'action complets avant même d'entamer votre prochaine mission.
Conseils pratiques de Wrike pour gérer les ressources de projet limitées
Ces conseils pratiques conviennent pour tout plan de gestion de ressources de projet limitées et vous aideront à tirer le meilleur parti de votre temps, de votre équipe et de vos outils. Il vous suffit juste d'avoir la bonne solution de gestion de projet pour démarrer.
1. Effectuez un suivi du temps
Dans Wrike, ouvrez une tâche individuelle puis appuyez sur le minuteur. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau pour arrêter le minuteur. Cela enregistre automatiquement les progrès que vous avez réalisés pour cette tâche particulière. Demandez aux employés d'en faire de même pour effectuer le suivi des heures facturables et prévoir la durée de la tâche à l'avenir.
2. Incluez la durée de la tâche et l'effort fourni
Indiquez combien de temps vous pensez que chaque tâche devrait prendre en heures, jours ou semaines. Fixez un délai avec une marge de manœuvre d'au moins 5 %, au cas où.
Ensuite, choisissez le type d'effort requis selon vous. L'effort de base concerne les tâches sans dépendance qui peuvent être réparties équitablement entre les membres de votre équipe. L'effort à temps plein concerne toute mission qui occupera toute la journée ou toute la semaine de l'employé, où tout le temps qu'il doit consacrer au projet. Vous pouvez aussi qualifier la tâche de flexible pour indiquer qu'elle nécessitera du temps de la part de diverses sources et de divers collaborateurs.
3. Utilisez un outil visuel
La visibilité est un élément clé de la gestion des ressources. Les mesures pour renforcer la visibilité de vos flux de travail et de vos outils numériques aident les membres de l'équipe à comprendre leurs rôles et responsabilités. Cela permet aussi aux clients de comprendre le travail effectué tout au long du projet.
Pour ce faire, dans Wrike, disposez tout dans un tableau de bord accessible afin que les collaborateurs et les clients puissent avoir une vue d'ensemble du plan de projet avant même que vous n'ayez commencé. Cela vous évitera de perdre du temps à communiquer individuellement avec chacun et vous permettra de savoir clairement comment chacune de vos ressources limitées sera utilisée tout au long du cycle de vie du projet.
Domptez la gestion des ressources de projet
À présent, vous savez ce qu'est la gestion des ressources et comment planifier un projet réussi malgré des ressources limitées. Vous disposez également de quelques conseils pratiques et simples que vous pouvez mettre en œuvre à l'aide d'une solution de gestion de projet comme Wrike. Profitez de notre essai gratuit et découvrez comment tirer le meilleur parti de toutes les ressources de votre projet !
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