Wrike est un outil incroyablement flexible qui offre à votre équipe plusieurs façons de créer vos projets, de suivre vos progrès et d'atteindre vos objectifs. Mais vous est-il arrivé de disposer de trop d'options ? Utiliser Wrike fait parfois penser à cet amateur de crèmes glacées qui voudrait goûter tous les parfums proposés par le meilleur glacier de la ville.
L'une des questions que les utilisateurs de Wrike se posent le plus souvent est « Dois-je suivre l'avancement du projet à l'aide d'un flux de travail personnalisé, ou devrais-je plutôt recourir à une chaîne de dépendances de tâches ? »
Nous allons vous donner ici quelques conseils utiles pour guider votre choix. Mais n'oubliez pas : vous ne devez pas nécessairement choisir l'un ou l'autre – vous pouvez tirer parti d'une combinaison de ces méthodes pour gérer efficacement votre travail.
Quand utiliser une chaîne de dépendances de tâches dans Wrike
La création d'une chaîne de tâches distinctes reliées entre elles via des dépendances vous permet d'afficher les tâches qui sont en cours à un moment donné, les personnes assignées à ces tâches ainsi que l'ordre précis d'exécution. Cette option revêt une importance et une valeur considérables pour toute équipe axée sur des projets et orientée livrables (et si vous pensez que votre équipe n'a pas de projets ou de livrables, attention spoiler : vous avez tort).
Il existe deux raisons pour lesquelles vous devriez envisager d'organiser votre travail de cette manière :
1. Ajustement automatique du calendrier
Les dépendances dans Wrike vous indiquent l'ordre dans lequel les tâches doivent se produire. Par exemple, vous pourriez avoir 5 tâches qui doivent être réalisées selon une séquence spécifique (Tâche 1, puis Tâche 2, etc.).
L'ajustement automatique du calendrier permet de mettre à jour automatiquement les échéances de tâches interconnectées, lorsque certaines dates sont avancées ou reculées. Si la Tâche 3 prend quelques jours de plus que prévu, vous pouvez actualiser sa date d'échéance en conséquence, et les dates de début et de fin pour les Tâches 4 et 5 seront postposées de la même manière. Par ailleurs, si vous vous rendez compte que la Tâche 2 peut être achevée plus rapidement que prévu, le fait de raccourcir sa durée et de redéfinir sa date d'échéance en conséquence avancera aussi automatiquement les Tâches 3-5 ; plus besoin d'attendre pour commencer vos étapes suivantes !
2. E-mails instantanés
Souvent, des retards se produisent dans un projet lorsque l'on se rend pas compte que l'on devrait avoir commencé à travailler sur les tâches qui nous été assignées. En effet, à moins que vous ne suiviez de près les progrès de votre collègue (ce qu'ils n'apprécieront pas, croyez-moi) ou qu'ils vous préviennent dès qu'ils ont terminé leur tâche (ce qu'ils ne le feront pas, promis juré), vous devrez patienter jusqu'à la prochaine réunion sur l'état d'avancement du projet pour découvrir que vous auriez pu commencer votre partie du travail il y a trois jours.
Pour éviter ce genre de situation, vous pouvez utiliser une chaîne de tâches liées dans Wrike pour recevoir des e-mails de notification lorsque quelqu'un termine la tâche après laquelle vous pouvez commencer votre travail. Configurez des dépendances entre les tâches et assurez-vous que vous êtes affecté à la tâche dont vous êtes responsable dans le flux de travail ; dès que Jean cliquera sur le bouton «Terminé» de la Tâche 1, le responsable de la Tâche 2 recevra un e-mail lui indiquant qu'il peut à présent commencer à travailler. Désormais, votre équipe n'aura plus à solliciter des informations sur tout pour s'assurer que le travail est réalisé aussi rapidement que possible.
Mais n'oubliez pas que la mise en place d'une chaîne de tâches dépendantes peut s'avérer trop rigide pour votre équipe. Si votre calendrier initial offre une certaine flexibilité, cette méthodologie ne permet pas d'adapter votre flux de travail aussi facilement qu'avec la méthode des statuts et processus de travail personnalisés. Tout élément atypique qui entre en jeu (étape supplémentaire, temps libre non prévu, etc.) aura un impact sur votre calendrier et devra être pris en compte dans votre chaîne de dépendances, ce qui peut nécessiter du travail en plus. Nous recommandons fortement que toute personne utilisant la méthodologie axée sur les dépendances suivent au moins un cours de base sur la gestion formelle de projet pour étudier des sujets tels que le chemin critique, la dérive des objectifs et la gestion des risques.
Avantages des dépendances des tâches :
- Calendriers hyper définis avec des dates d'échéance et des étapes de livraison qu'il est facile d'anticiper
- Délégation transparente des responsabilités : tout le monde sait qui travaille sur quoi, quand, et dans quel ordre
- La visibilité par couches permet aux gestionnaires de projet de superviser des initiatives complexes, tandis que les contributeurs individuels doivent uniquement se concentrer sur les tâches qu'ils effectuent cette semaine
- Le graphique de base vous montrera les résultats obtenus par l'équipe dans le cadre du projet, en comparaison avec les estimations initiales
- Idéal pour relier simplement deux ou trois tâches dépendantes lorsque vous souhaitez obtenir des notifications par e-mail instantanées
Inconvénients des dépendances de tâches :
- Nécessite de solides bases en gestion de projet et l'accord de l'équipe sur les calendriers et les responsabilités
- Nécessite un suivi continu par le propriétaire du projet afin de s'assurer qu'aucune modification ne doit être apportée au plan
- N'est pas vraiment adapté aux projets comportant des « va-et-vient » imprévus, tels que des approbations, des révisions ou plusieurs séries de modifications
Quand utiliser un flux de travail personnalisé dans Wrike
Avec Wrike Enterprise, vous pouvez tirer parti des flux de travail personnalisés pour bénéficier d'une plus grande flexibilité. Vous pouvez être amené à faire passer une tâche simple par une série de statuts uniques dans un flux de travail personnalisé, et ce, dans deux cas de figure :
1. Préserver l'information
Si vous produisez un contenu et que le résultat final repose sur la contribution de plusieurs personnes, une chaîne de tâches vous ferait certainement perdre du temps. Vous devriez joindre votre version du fichier à une tâche, définir son statut sur Terminé et prévenir la personne suivante dans la chaîne ; la personne suivante serait alors obligée de retourner à la tâche précédente, télécharger le fichier, le modifier, le joindre à sa propre tâche, définir son statut sur Terminé et prévenir la personne suivante, etc.
En revanche, en changeant uniquement le statut personnalisé et le propriétaire d'une tâche unique, vous pouvez utiliser la fonction Contrôle de versions de Wrike pour rassembler tous les fichiers et les versions en un seul endroit, ce qui permet de rationaliser le flux de travail de votre équipe.
De même, toutes les notes ajoutées dans le champ de description qui doivent être transmises seront plus faciles à trouver, à modifier et à partager si elles sont conservées dans une seule tâche, au lieu d'être déplacées et dupliquées entre différentes tâches. Qui voudrait passer (c.-à-d. perdre) du temps à inspecter de multiples tâches à la recherche de la version la plus récente de l'information quand il suffit de regrouper l'information en question dans une tâche unique.
2. Processus non linéaires
Il arrive parfois que vous passiez successivement par toutes les étapes d'un projet, de la séquence A jusqu'à la séquence Z, en suivant l'ordre initialement établi. Mais, le plus souvent, ce n'est pas du tout le cas. Vous devez jongler, avancer, reculer et basculer entre différentes étapes, personnes, etc. avant d'atteindre l'étape finale. Il peut s'agir d'un flux de travail tout à fait normal et productif, mais si vous avez configuré votre chaîne de tâches de manière à suivre un chemin prescrit, le travail peut très vite devenir compliqué.
En revanche, si vous recourez à un flux de travail personnalisé, vous pouvez passer d'un statut à l'autre pour «avancer» et «reculer» en toute facilité et céder ainsi le «témoin de la prochaine étape» aux personnes le cas échéant.
De nouveau, la création de contenu constitue un bon exemple. La création de contenu commence souvent par une idée qui va être transposée, éditée, mise en forme, approuvée et publiée. Cependant, chaque élément de contenu peut passer par plusieurs cycles de révisions, modifications et conceptions ; il est donc pratiquement impossible de déterminer à l'avance le nombre d'étapes de «Révision» qui seront nécessaires. Si vous utilisez un flux de travail personnalisé au lieu d'une chaîne de tâches, votre contenu peut facilement passer du statut « Ébauche » à celui de « Révision » et revenir autant de fois que nécessaire en modifiant à chaque fois la personne qui est affectée et responsable de la phase en cours.
Avantages des flux de travail personnalisés :
- Flexibilité incroyable (comme illustré ci-dessus)
- Des rapports détaillés, qui incluent notamment des tableaux de bord, montrent exactement où se trouve une tâche dans un processus spécifique, et les gestionnaires peuvent facilement observer ce qui est actuellement en « Révision » ou ce qui « Requiert une approbation »
- Le code couleur permet de saisir du premier coup d'œil l'état d'avancement des tâches
- Moins de tâches qui encombrent votre espace de travail
- Des marqueurs de progrès plus clairs réduisent le besoin de réunions de mise à jour supplémentaires
Inconvénients des flux de travail personnalisés :
- Les échéances ne sont pas liées à des changements de statut, ce qui signifie que vous devez changer en permanence la date d'échéance de la tâche pour indiquer quand la prochaine étape doit commencer
- Un autre petit détail à noter : Les cessionnaires ne sont pas liés à des statuts spécifiques, ce qui signifie que si une personne est responsable de la rédaction et qu'une autre est responsable de la révision, vous devez soit (1) les assigner tous les deux à la tâche et savoir qui est responsable de chaque étape, ou (2) passer d'un cessionnaire à l'autre chaque fois que vous changez de statut.
En savoir plus sur l'utilisation des flux personnalisés et des dépendances de tâches
Voilà pourquoi nous les avons conçus ! Recourir uniquement à la gestion d'une longue chaîne de dépendances de tâches peut s'avérer compliqué sans une bonne formation en gestion de projet.
N'oubliez pas que ces deux méthodologies peuvent toujours être combinées pour une collaboration incroyablement efficace ! Certaines étapes dans un calendrier de projet peuvent requérir des statuts spécialisés pour mieux gérer leur progression, et elles peuvent s'insérer dans une chaîne plus longue de tâches reliées par des dépendances. En fin de compte, différents projets auront des besoins différents et nous sommes ici pour soutenir la manière dont vous travaillez le mieux.
Si vous avez encore des doutes sur la meilleure façon d'utiliser les flux de travail personnalisés et les dépendances de tâches pour votre équipe et que vous aimeriez en savoir plus, contactez-nous à l'adresse [email protected] ou partagez votre avis dans les commentaires ci-dessous ! Nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions.
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