Vous faites de votre mieux pour que votre équipe (et vos projets) restent sur la bonne voie. Mais soyons honnêtes : vous avez souvent l'impression de vous mordre la queue.
Les messages importants sont fréquemment perdus, les informations se retrouvent enterrées et introuvables, et vous faites souvent les choses à la dernière minute, voire pire, hors délais.
Vous savez que les choses doivent changer, donc vous gardez un œil sur les façons d'améliorer l'efficacité de votre équipe et d'éviter cette terrible ruée de dernière minute pour faire passer la ligne d'arrivée à vos projets.
Eh bien, vous êtes chanceux. Nous avons rassemblé cette liste d'outils de résolution de problèmes qui vous permettra d'aborder certains obstacles d'équipes courants et d'améliorer la productivité de votre entreprise.
Problème : vous ne parvenez pas à définir les dépendances des tâches
Vous pensez que votre flux de travail est bien coordonné et efficace, mais les choses semblent toujours dérailler.
Posez-vous cette question : lorsque vous planifiez vos projets, prenez-vous en compte les dépendances entre différentes tâches ? Si une tâche prend du retard, comprenez-vous comment cela impactera le reste du projet ?
Si vous n'avez pas une solide compréhension de la façon dont les pièces du puzzle s'imbriquent ensemble, vous perdez inévitablement beaucoup de temps à suivre les informations manquantes et à ajuster les calendriers, et en fin de course, cela peut mener à l'échec des projets.
Selon l'enquête de PMI sur le pouls de la profession en 2017, 11 % des entreprises cite la dépendance des tâches comme étant la première cause de l'échec des projets au cours des 12 derniers mois.
Utilisez cet outil de résolution de problèmes : les diagrammes de Gantt
Un diagramme de Gantt vous permet de facilement identifier les dépendances des tâches lors des étapes de planification de votre projet. De cette façon, vous pouvez les prendre en compte à l'avance plutôt que de subir les obstacles qu'elles introduiront dans votre calendrier.
En utilisant un diagramme de Gantt, vous pouvez utiliser la méthode du chemin critique. Ceci est bénéfique car vous pouvez identifier la plus longue chaîne d'activités dépendantes.
Si vous prenez du retard dans ce chemin critique, l'intégralité de votre projet prendra du retard. Grâce à cette information, vous comprenez non seulement la façon dont les tâches sont connectées, mais également les tâches qui présentent une marge pour les retards (sans prolonger la durée totale du projet).
En plus de la planification proactive des dépendances, les diagrammes de Gantt peuvent résoudre de nombreux autres problèmes liés aux projets, notamment la coordination des livraisons internes et la visibilité sur l'intégralité du flux de travail du projet.
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Problème : tout semble être extrêmement urgent
Votre équipe jongle avec beaucoup de choses. Tant de choses, en réalité, que vous avez souvent l'impression d'essayer de maintenir des dizaines de choses dans les airs, avec les yeux bandés et une main dans le dos.
Tout paraît être prioritaire, et cela peut être paralysant. Vous passez énormément de temps à déterminer par où commencer, et vous savez que vous perdez un temps précieux et de l'énergie rien qu'à tenter de trier toutes ces tâches apparemment urgentes.
Utilisez cet outil de résolution de problèmes : la matrice d'Eisenhower
S'agissant de méthodes et d'outils de résolution de problèmes, une matrice d'Eisenhower peut vous aider à rapidement identifier les tâches les plus urgentes et les plus importantes actuellement dans les tuyaux.
Voici comment cela fonctionne : dessinez un carré que vous partagez en quatre quarts. Le long du côté gauche, nommez un carré « important » et l'autre « non important ». Le long du côté supérieur, l'un des carrés doit être nommé « urgent » et l'autre « non urgent ». Vous obtiendrez quelque chose qui ressemble à cela :
Ensuite, placez les tâches dans les carrés correspondants. Par exemple, cet article de blog est important mais non urgent ? Listez-le dans le carré correspondant. Ces graphismes de webinaire sont urgents et importants ? Placez-les dans ce carré.
Lorsque toutes vos tâches sont catégorisées, vous pouvez déterminer ce qui doit être traité immédiatement, ce qui peut être délégué, et ce qui doit être mis en attente.
- Important et urgent : ces éléments doivent se trouver en haut de votre liste des priorités.
- Non important et urgent : ces éléments doivent constituer la seconde ligne de votre liste ou être délégués.
- Important et non urgent : planifiez ces éléments dans votre calendrier pour les traiter à un moment où votre équipe sera moins surchargée.
- Non important et non urgent : ces éléments ne doivent pas vous inquiéter à ce stade.
Vous pouvez dessiner votre propre matrice sur papier ou la créer directement dans Wrike, selon votre choix. Dans tous les cas, il ne vous faudra qu'une minute pour trier cet amas de tâches et décider par où commencer. Ceci est une preuve que les meilleurs outils de résolution de problèmes sont parfois les plus simples.
Problème : vous savez que votre équipe n'utilise pas son temps effectivement
Voici une donnée effrayante : pour le salarié moyen, seules 2,8 heures sont réellement passées sur des tâches productives chaque jour.
Argh ! Pourquoi dédions-nous un si faible pourcentage de nos journées de travail aux tâches réelles ? À quoi passons-nous donc le reste du temps, et comment utiliser plus efficacement les heures de travail de l'équipe ?
Ceci est difficile à déterminer si vous et votre équipe ne suivez pas précisément votre temps.
Utilisez cet outil de résolution de problèmes : suivi du temps
Lorsque vous explorez différents types d'outils de résolution de problèmes, un outil de suivi du temps doit se trouver sur votre liste. Cet outil analytique de résolution de problèmes peut vous aider à identifier les distractions, à déterminer les tâches qui prennent plus de temps qu'elles ne devraient, et généralement vous permettre d'être plus efficace sur les heures de travail de votre équipe.
Un piège à éviter consiste à suivre consciencieusement le temps de chaque membre de l'équipe et à émettre des critiques et des réprimandes. Encouragez plutôt les membres de votre équipe à suivre leur temps individuellement, puis organisez des discussions de groupe sur les tendances et les améliorations potentielles. Cela aidera tout le monde à être plus consciencieux sans nourrir une atmosphère de micro-gestion.
Les logiciels de résolution de problèmes sont partout, et les compteurs d'heures constituent probablement les outils les plus fréquents. Vous avez donc de nombreuses options à portée de main. Certains de nos favoris comprennent :
Et en bonus ? Ils s'intègrent tous directement avec Wrike pour une expérience rationalisée qui améliore encore plus la productivité.
Problème : vos réunions manquent d'objectifs et de productivité
Les réunions sont nécessaires dans le monde du travail, mais elles peuvent silencieusement saboter la productivité de votre équipe. En réalité, le salarié moyen assiste à jusqu'à 62 réunions par mois. Pire encore : 37 % d'entre elles sont totalement inutiles.
Vous ne pourrez jamais passer complètement outre ces conversations et cessions de brainstorming. Néanmoins, si vous êtes en train d'explorer les outils et techniques de résolution de problèmes pour accroître votre efficacité, il est temps d'analyser vos réunions avec discernement.
Après tout, si vous n'utilisez pas efficacement ce temps, vous ne faites qu'éloigner les membres de votre équipe de ce qui est le plus important : leur travail.
Utilisez cet outil de résolution de problèmes : les schémas de réunions
Rester concentré sur le thème des conversations peut être difficile, mais un schéma de réunion vous aidera certainement à accomplir ce que vous aviez prévu pour cette discussion.
Créez un schéma ou un agenda de réunion modélisé que vous pouvez réutiliser afin que chaque réunion ait une structure et un plan d'action clairs. L'apparence exacte de ce modèle vous appartient, mais assurez-vous qu'il comprenne :
- L'objectif de la réunion
- Qui doit participer à la réunion
- Les thèmes qui seront abordés
- Qui mènera la discussion sur chaque thème
- Une durée assignée à chaque thème
Toujours au sujet des réunions, il est utile de ré-évaluer toutes les réunions récurrentes actuellement dans le calendrier de votre équipe. Faire cela vous assurera que ces conversations ont encore de la valeur et ne sont pas devenues des sessions glorifiées de mise à jour.
Problème : la communication d'équipe est dispersée
Toute personne ayant travaillé en équipe vous dira que la communication constitue souvent l'une des plus grandes difficultés. Les notes et les messages importants sont éparpillés, les fils de conversation se croisent, et l'avancement des projets en souffre énormément.
Selon un sondage de 2018 sur 1 000 salariés américains à temps plein, 49 % des répondants affirme rencontrer des problèmes pour localiser les documents dont ils ont besoin au travail. Une autre enquête a révélé que 86 % des répondants accuse le manque de collaboration ou la communication inefficace des échecs au travail.
Bien sûr, il ne fait aucun doute qu'il existe un problème de communication très fréquent entre les équipes, et qu'il appartient au responsable d'explorer différentes méthodes de résolution de problèmes pour rationaliser ces conversations et ces mises à jour.
Utilisez cet outil de résolution de problèmes : une plateforme de communication en temps réel
La communication continuera d'être un méli-mélo confus si vous ne fournissez pas à votre équipe un emplacement centralisé pour discuter.
Commencez en mettant en place un outil de communication en temps réel (Slack est l'un des plus populaires) qui permette aux membres de votre équipe de parler de tout, des mises à jour de statut aux conversations informelles tout en documentant ce qui est dit.
De plus, une plateforme de gestion du travail collaboratif centralise tout (des documents aux révisions, en passant par les commentaires) à un emplacement pratique afin que chaque salarié puisse rechercher ces informations et s'y référer en cas de besoin.
Wrike s'intègre directement à Slack pour que vous puissiez passer d'une plateforme à l'autre de manière fluide et éviter ces terribles conversations croisées.
Problème : les tâches triviales prennent trop de temps
Vous passez à côté d'autre chose qui occupe trop de temps dans le planning de votre équipe ? Les tâches triviales et répétitives. Bien sûr, elles sont techniquement productives, mais ces tâches machinales ne représentent surement pas la meilleure utilisation des compétences et capacités de chacun, et cela représente une perte de temps. Pensez seulement à tout ce que votre équipe pourrait accomplir si vous pouviez supprimer certaines de ces tâches de leur planning.
Utilisez cet outil de résolution de problèmes : l'automatisation
Le mot « automatisation » tout seul peut vous inspirer des visions de robots et de flux de travail complexes, mais rassurez-vous, cela ne doit pas nécessairement être compliqué ou déconcertant pour être efficace.
Une solution telle que Zapier (qui s'intègre directement avec Wrike) est l'une de nos favorites. En utilisant Zapier, il est facile d'établir des flux de travail répétitifs pour les tâches courantes. Par exemple, vous pouvez automatiquement créer des tâches Wrike à partir des lignes de Google Sheets ou créer des calendriers d'événement à partir des tâches Wrike.
Sans avoir à passer des heures sur ce type de responsabilités, votre équipe peut dédier plus d'efforts et d'énergie au travail important et créatif auquel vous souhaitez qu'ils se consacrent.
Utilisez ces outils de résolution de problèmes et accroissez la productivité de votre entreprise
Naturellement, vous souhaitez que votre équipe travaille à plein régime telle une machine bien huilée. Mais ce n'est pas aussi simple que ça. En tant que responsable, vous devez identifier les contre-temps, puis mettre en place des approches de résolution de problèmes afin que les choses fonctionnent toujours de manière fluide.
Les outils de résolution de problèmes disponibles pour vous ne manquent pas, mais nous vous recommandons de commencer avec les éléments suivants :
- Diagramme de Gantt
- Matrice d'Eisenhower
- Compteur d’heures
- Agenda de réunion
- Outil de communication en temps réel
- Automatisation
Mettez-les en œuvre (et tout ce que vous trouverez d'autre !), et vous supprimerez beaucoup de problèmes tout en augmentant l'efficacité et la productivité de votre équipe.
Vous souhaitez continuer à travailler plus, en moins de temps ? Faites un essai gratuit de Wrike pour faire passer la productivité de votre équipe au niveau supérieur.
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