En tant que fournisseurs de logiciel de collaboration et de gestion de projets, nous entendons bien souvent de la part de nombreux chefs de projet que, malgré l’intention évidente de réussir un projet, parfois tout s’effondre. Nous pensons que plus vous êtes préparé à l’échec de projets, plus vous pourrez éviter qu’il se produise. Nous avons donc interrogé des chefs de projet et leur avons demandé de partager leurs histoires sur l’échec d’un projet et les raisons du fiasco.
Voici ce qu’ils ont énuméré comme principaux motifs de l’échec de projets :
1. Manque de communication
« Il y a une chose qui ressort régulièrement pour les projets qui ont mal tourné, le manque de communication. Les autres facteurs varient, mais les problèmes de communication sont toujours au cœur des projets qui ont échoué. » — Tom Atkins, fondateur de Quarry House
Tout le monde sait à quel point il est vital de pro activement partager les informations et connaissances sur un projet si l’on veut réussir, mais le manque de communication continue de faire échouer les équipes encore et encore. Si vous et votre équipe n’avez pas pris récemment le temps de vous concentrer sur l’amélioration de vos capacités de communication, n’attendez plus la prochaine catastrophe pour vous convaincre que c’est nécessaire.
Les champions de la discipline, les athlètes professionnels, sont les plus à même d’enseigner la communication au sein d'une équipe. Prenez quelques minutes pour lire cet article et profiter de quelques conseils de communication pour mieux réussir en équipe : Comment communiquer comme les champions du Super Bowl ?
2. Ressources limitées, calendriers non adaptés
Lorsque vous sous-estimez l’échéancier d’un projet, le résultat est beaucoup plus qu’une date butoir manquée sur le calendrier. Les ressources vous manquent donc votre budget prévisionnel sera dépassé pour combler ce manque. Les équipes commerciales attendaient la sortie en temps voulu de votre produit et maintenant elles ont perdu de gros marchés. Il est important de prévoir avec précision votre échéancier, ce que fait Jazmin Truesdale, grâce à une excellente gestion des risques :
« Les projets échouent en raison de sous-estimation du temps. Maintenant, quand je crée des projets, je pense à 3-5 problèmes qui pourraient retarder le projet et à la façon d'y faire face. Je prévois ensuite du temps additionnel pour celui qui prendrait le plus de temps à résoudre. Maintenant, 75 % de mes projets sont terminés plus tôt que prévu. » —Jazmin Truesdale, PDG, Mino Enterprises
Si vous avez besoin d’aide pour la gestion des risques sur vos projets, commencez à consulter notre guide sur le sujet et évitez l'échec de projets : Comment créer un plan de gestion infaillible ? 5 experts en gestion de projet partagent leurs conseils
3. Échec dans la détermination de chaque petit détail.
« Votre réussite est étroitement liée aux détails. [Les projets] commencent bien, mais plus la date limite s'approche, plus de problèmes se posent. » — Jennifer Mansfield, chef du service clientèle chez Qgiv
Fonctionnez-vous de façon globale ou est-ce que vous vous souciez des détails ? Habituellement, nous excellons uniquement dans l’un de ces modes de pensée, mais si vous voulez que vos projets soient couronnés de succès, vous devez adopter les deux. (Je sais, ce n’est pas la réponse que vous préférez.) Commencez par passer en revue vos anciens projets pour déterminer quelles ont été vos erreurs communes, puis tirez-en les enseignements qui s’imposent afin de planifier avec plus de précision à l’avenir.
Si l’idée de relever les enseignements tirés au cours de vos projets semble intimidante, utilisez ces conseils et modèles pour vous aider à commencer : Comment reconnaître et faire face à une crise en gestion de projet
4. La technologie et équipes inefficaces
Nous parlons des équipes et des outils qui ne peuvent pas répondre aux attentes. Stop à la folie ! Corrigez rapidement les failles dans votre processus, même si vous devez assumer les coûts d’une résiliation prématurée d’un contrat. Trevor Ewen nous a parlé d’un projet client qui a mal tourné lorsque sa société de conseil a été chargée de démarrer un projet voué à l’échec :
« Dans le but de préserver la relation avec le fournisseur, nous étions obligés de poursuivre la collaboration. En réalité, nous aurions mieux fait de dire au client de se retirer. C’était une situation gagnant-perdant. Ils ont livré un mauvais produit que nous avons dû réparer. » — Trevor Ewen, ingénieur principal en logiciel chez Neosavvy
Si vous maintenez votre collaboration avec des équipes qui créent plus de problèmes, vous devrez consacrer davantage de temps et de budget à l’embauche d’équipes supplémentaires afin de corriger leurs erreurs. Quittez le navire le plus tôt possible, avant qu’elles ne créent plus de problèmes.
Il en va de même avec la technologie. Si les outils que vous utilisez pour exécuter vos projets et gérer votre équipe rendent le travail plus difficile, alors trouvez immédiatement une autre solution. Il existe plusieurs types d’outils qui peuvent faciliter le travail de votre équipe pour : la gestion de projet, la gestion documentaire, la gestion de contenu, la gestion de portefeuille, la gestion de la relation client, etc.
Si vous avez besoin d’un outil pour faciliter la gestion d’équipe et de tâches, jetez un œil au Logiciel de gestion de projets de Wrike.
5. Une organisation qui ne fait pas assez attention
En tant que chef de projet, vous êtes le parent symbolique et le champion du progrès. Et comme les enfants, les projets doivent être vérifiés régulièrement pour s’assurer que tout se développe comme il se doit. Il est important de faire fréquemment des vérifications avec votre équipe et d’offrir votre aide quand les choses ralentissent. Dans le cadre de son projet qui a échoué, Trevor Ewen a lutté, malheureusement sans suffisamment de soutien de la part du chef de projet:
« Il a dû se dérober de ses responsabilités pour mieux planifier la sortie du produit. Cela a persisté pendant des mois, et avec une équipe à distance, ce n’est jamais une bonne idée de mettre la tête dans le sable. » — Trevor Ewen, ingénieur principal en logiciel chez Neosavvy
Pour en savoir plus sur la façon d’être un chef et un directeur présent, lisez cet article : 5 façons d'impliquer la direction sans ralentir vos processus.
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Avez-vous collaboré sur un projet qui n’a pas été à la hauteur des attentes ? Partagez votre expérience et les raisons pour lesquelles vous pensez que votre projet a mal tourné dans les commentaires. Plus nous connaissons et apprenons, plus nous pourrons planifier la réussite. Merci de transmettre vos connaissances!
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