La gestion de projet est un domaine complexe. Les équipes projet s'agrandissent et changent constamment au cours d'un projet, les canaux de communications sont nombreux à gérer et les besoins des clients semblent évoluer constamment. La concurrence du marché est en perpétuelle évolution et la pression s'intensifie pour trouver des processus toujours plus efficaces. Résultat : l'environnement est de plus en plus stressant.
L’importance d’un logiciel de gestion de projet
Les tableurs et les e-mails manquent d'efficacité pour gérer tout ce que doit gérer un chef de projet. Trop se reposer sur ces outils peut entraîner des erreurs, des malentendus, des confusions et des frustrations, d'autant plus que la saisie des données est manuelle et qu'il existe souvent de multiples versions de celles-ci. Votre équipe se retrouvera sous pression et vos projets voleront en éclats si vous ne trouvez pas un meilleur moyen d'organiser ces éléments et de simplifier collaboration et travail. Un logiciel de gestion de projet s'impose comme une solution évidente. Cependant, il existe des milliers d'options sur le marché d'aujourd'hui, alors comment savoir laquelle est la bonne pour votre équipe ? Voici 6 questions à se poser pour cerner les possibilités et évaluer un logiciel de gestion de projet.
1. Est-ce que l'outil facilite la gestion du temps et des ressources dans mon équipe ?
Au fur et à mesure que les projets progressent, les exigences et besoins de ressources changent, les tentatives de suivi des ressources disponibles, nécessaires et assignées relèvent de l'impossible avec un simple tableur.
Or, une mauvaise gestion du temps et des ressources peut mener le projet à l'échec. En effet, 18 % des projets échouent en raison d'une mauvaise prévision des ressources, et 21 % en raison d'un manque de ressources disponibles.
Il est important de chercher un outil de gestion de projet vous permettant de suivre l'utilisation globale des ressources et de modifier les priorités relatives aux projets et aux tâches, afin de s'adapter aux exigences et aux priorités changeantes.
Un logiciel de gestion de projet adéquat offre un affichage de la charge de travail exhaustif vous montrant qui a atteint sa capacité maximale et qui est encore disponible pour prendre en charge des tâches supplémentaires.
Voir cette information dans un calendrier vous permettra de visualiser les tâches qui sont en cours et les activités à venir. Vous pourrez ensuite utiliser cette information pour prioriser, assigner et reprogrammer les tâches de façon efficace.
Le logiciel de gestion de projet adapté offre un affichage calendrier, ou diagramme de Gantt, vous permettant également d'ajouter ou de reprogrammer des projets en quelques clics. Les meilleurs outils de gestion de projet permettent d'organiser les projets ou tâches dans le calendrier par glisser-déposer afin de modifier leurs dates d'échéance et les délais de toutes tâches ou sous-tâches dépendantes.
2. Est-ce que logiciel de gestion de projet permettra à mon équipe de démarrer les projets rapidement et efficacement ?
Afin de créer un équilibre entre une bonne planification et une exécution rapide, il convient de rechercher un logiciel qui permet la création et la configuration efficace des projets. Une bonne pratique en matière de gestion de projet est d'utiliser des formulaires et des modèles pour faciliter le traitement efficace des nouvelles tâches et des nouveaux projets.
Voici par exemple 2 fonctionnalités clés que vous trouverez dans les meilleures applications de gestion de projet :
- Modèles de projets. Cherchez un outil offrant la possibilité de créer et de modifier les modèles de projets et de tâches. Cela vous permettra de créer de nouveaux projets à partir d'une base, au lieu de partir de zéro. Vous réduirez la quantité de temps nécessaire pour réaliser le travail et vous améliorerez la planification.
- Formulaires de réception du travail. Sélectionnez un logiciel qui comprend des formulaires de demande personnalisables. Votre équipe aura ainsi toutes les informations importantes dont elle a besoin sans avoir à les demander.
Les meilleurs outils de gestion de projet en ligne proposent une fonctionnalité de formulaires de demande dynamiques. Cette fonctionnalité permet de modifier les questions d'un formulaire en fonction de l'information fournie par les demandeurs au moment de remplir le formulaire.
Par exemple, si votre direction technique demande des modifications techniques, le formulaire ne contiendra pas les mêmes informations que si votre direction commerciale demande des modifications relatives aux conditions du contrat. Ainsi, les membres de l'équipe n'ont pas besoin de remplir des informations qui ne sont pas pertinentes pour une demande particulière.
3. Quelle sera la précision du suivi des avancées de mon équipe ?
Au fur et à mesure que votre équipe progresse et que votre entreprise se développe et évolue, il devient difficile de suivre et de gérer les projets sans l'aide d'un outil puissant. Essayer de rassembler les informations issues de conversations informelles, de réunions d'équipe ou d'e-mails peut faire des dégâts car les mises à jour se perdent, sont mal comprises, ou oubliées.
Le meilleur logiciel de gestion de projet pour Mac ou PC devrait vous permettre de suivre la progression de votre équipe afin que vous ne soyez pas obligé(e) de garder les informations dans votre tête ou dans votre boîte de réception. Il vous faut un outil qui vous permette de rester à jour sans avoir à harceler votre équipe.
Cherchez un logiciel qui permet le travail collaboratif en vous donnant la possibilité de voir ce qui est en train d'être fait en temps réel et qui envoie des notifications automatiques lorsque des tâches importantes sont en cours de réalisation. Il devrait également signaler des tâches qui prennent du retard ou qui sont arrivées à échéance.
Choisissez un outil fournissant un niveau adéquat de visibilité sur tous les parties prenantes. Par exemple :
- Vérifiez qu'il contient des affichages tableau de bord personnalisables qui peuvent être partagés avec l'équipe, afin que chacun puisse suivre les avancées.
- Vérifiez qu'il propose des affichages montrant les statuts de toutes les tâches actives et leur date d'échéance afin que vous puissiez progresser rapidement et identifier tout problème potentiel.
4. Est-ce que le logiciel de gestion de projet simplifie la collaboration, le feedback et les approbations ?
Lorsque vous favorisez le travail d'équipe et que vous soutenez la diversité, vous augmentez les chances de réussite de vos projets. Mais sans un logiciel de gestion de projet qui soutienne une collaboration efficace, vous augmentez le risque de duplication du travail, d'oubli de tâches, d'erreurs et, par là-même, le risque de confusion.
Il est important de sélectionner un logiciel permettant de rassembler les retours et de traiter les approbations, pour ne pas perdre les informations précieuses, et de maintenir un historique de toutes les décisions et changements.
Se reposer sur les e-mails ou les disques durs partagés peut entraîner des pertes d'informations, des informations dupliquées ou qui ne sont pas correctement hiérarchisées. Ces méthodes n'offrent en outre aucun moyen d'effectuer un suivi des révisions et des approbations.
Les meilleures applications de gestion de projet vous permettent de rassembler tous les fichiers et tous les retours dans un seul et même endroit. Ce qui veut dire que ces documents sont connectés aux projets et tâches associés, afin que tout le monde sache où les trouver et que les collaborateurs reçoivent des notifications en temps réel dès qu'un commentaire ou une @mention est fait, ce qui simplifie la communication.
Le logiciel de gestion de projet devrait également fournir une fonctionnalité de révision et approbations, ce qui élimine tout élément d'incertitude quant au processus de révision. La possibilité marquer visuellement les documents minimise les retours équivoques et permet aux participants de voir les changements des autres et de gérer les modifications contradictoires en temps réel.
Certains des meilleurs logiciels de gestion de projet offrent également des intégrations afin que les fichiers soient téléchargés directement depuis Google Docs, Box et d'autres outils de gestion d'actifs. Gérer les révisions depuis un seul endroit fournit une trace claire des modifications et des approbations.
5. Est-il suffisamment flexible pour répondre aux différents besoins et exigences de mon équipe ?
Les logiciels de gestion de projet gratuits se concentrent en général sur un aspect de celle-ci, ou ne se basent que sur une méthodologie. Et si, par exemple, votre logiciel n'offrait qu'un seul affichage tâches et que certains des membres de votre équipe trouvaient cela difficile de travailler ainsi ?
Même le meilleur outil de gestion de projet sera vain si votre équipe refuse de l'utiliser. Une des méthodes les plus efficaces pour augmenter le taux d'adoption des utilisateurs est de s'assurer que le logiciel peut s'adapter à leurs styles de travail et leurs préférences.
La possibilité d'adapter les 5 aspects suivants peut offrir la flexibilité dont votre équipe a besoin :
- Flux de travail des projets. Il convient de choisir un outil prenant en charge les processus et les flux de travail qui sont utilisés dans votre organisation.
- Mises à jour des statuts. Les statuts de projets et de tâches devraient refléter la progression de vos projets. Si les options sont trop génériques, ou ne sont pas adaptées à votre secteur ou votre activité, les mises à jour deviennent inutiles.
- Hiérarchies et structures. Chaque entreprise et chaque projet comporte ses propres règles de hiérarchie, qu'il s'agisse d'organiser les projets d'un portefeuille ou les sous-dossiers d'un dossier. Ces structures doivent être créées dans le logiciel pour permettre une gestion stratégique et la génération de rapports.
- Exigence en matière d'approbation. Le processus d'approbation peut varier dans des situations particulières. Par exemple, tout changement modifiant le budget, la portée ou le programme de plus de 10 % doit faire l'objet d'approbations additionnelles. Votre logiciel doit prendre en compte ces règles. Affichages tâches et projets. Pouvoir basculer d'un affichage à l'autre peut favoriser l'adoption des utilisateurs. Certaines personnes préfèrent travailler avec un affichage liste de tâches, tandis que d'autres sont plus visuels et préfèrent la présentation du diagramme de Gantt.
6. Est-ce qu'il déchargera mon équipe de tâches inutiles et lui libérera du temps pour la stratégie ?
Les tâches inutiles sont des activités qui vous tiennent occupés, vous et votre équipe, mais qui n'apportent pas de valeur à vos projets ou à votre organisation. Voici des exemples de tâches inutiles :
- Créer des rapports
- Recueillir des données
- Faire des contrôles de routine
- Renseigner les heures de travail
- Mettre à jour les avancées
- Répondre à des e-mails
Ces tâches doivent pourtant bien être accomplies, mais l'idée est de réduire au maximum le temps que vous y consacrez. Le meilleur logiciel de gestion de projet vous aidera à automatiser et à simplifier ces tâches qui apportent peu de valeur.
Les principales solutions de gestion de projet centralisent les conversations dans un unique espace de travail partagé. Cela élimine le besoin de se reposer sur les e-mails, les tableurs et les autres supports compliqués et vous épargne de devoir réunir des notes et des points d'actions issus de différentes sources.
Cherchez un outil vous permettant de conserver toutes les communications dans le contexte spécifique des projets, des tâches ou des fichiers. Ainsi, tout le monde sait à quoi elles font référence et vous pouvez éviter les interminables mails de récapitulation.
La capacité d'intégration est également à prendre en compte pour faire votre choix en matière de logiciel de gestion de projet. Il vous faut une solution capable d'intégrer les outils que votre équipe utilise déjà tous les jours, tels que Gmail ou Slack.
Grâce à cette intégration, vous profitez d'une seule source d'informations, tout en pouvant accéder et saisir les données via les outils existants. Leur capacité à « se parler entre eux » permet une centralisation de la communication, tout en laissant la possibilité aux parties prenantes de travailler de la manière qui leur convient le mieux.
Les modèles sont un excellent moyen de libérer votre équipe des tâches inutiles d'un projet. Le meilleur logiciel de gestion de projet vous permettra de sauvegarder des tâches, des initiatives et des structures types, afin que vous n'ayez plus qu'à les cloner quand vous commencez une nouvelle tâche, enregistrez un nouveau risque, ou proposez un nouveau changement.
Au lieu de commencer de zéro, vous récupérez automatiquement les éléments clés tels que les dépendances, la durée de la tâche, les chargés de mission et les rapports. Savoir exactement ce qu'implique votre nouvelle initiative rend la programmation et l'exécution moins stressante et plus efficace pour tout le monde.
Evaluer un logiciel de gestion de projet
Avec des centaines de solutions de gestion de projet sur le marché, trouver l'outil adéquat n'est pas chose aisée. Vous poser ces 6 questions vous aidera à identifier les fonctionnalités principales qui sont importantes pour votre équipe et à mieux cibler vos options.
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