Pour que les lancements de projets soient couronnés de succès, il est fondamental que l'équipe soit opérationnelle dès le départ. Mais le démarrage est souvent la partie la plus difficile. Mettre les choses en route demande beaucoup de coordination, d'efforts et d'énergie. En chimie, la quantité d'énergie requise pour que se produise une réaction chimique s'appelle l'énergie d'activation. Une sorte d'obstacle de départ qu'il faut surmonter avant que n'ait lieu l'impulsion. Pour pouvoir surmonter cet obstacle, on introduit souvent des composés dénommés enzymes. Ils servent de catalyseurs et permettent de réduire considérablement l'énergie nécessaire pour donner lieu à une réaction chimique.
La catalyseur des lancements de projets réussis
Les lancements de projets ayant toutes les informations nécessaires à disposition et toutes les parties prenantes opérationnelles est le catalyseur des projets à succès. Il permet de réduire la quantité d'énergie d'activation nécessaire à votre équipe pour démarrer et rester sur la bonne voie du début jusqu'à la fin du projet. Cela apporte de la clarté et de la précision au travail, élimine les malentendus et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le premier jour.
Nous avons rencontré Michael Villareal, responsable des opérations marketing chez LinkedIn, qui nous a livré ses secrets pour s'assurer que chaque projet démarre du bon pied.
5 façons de réduire l'énergie d'activation et de réussir ses lancements de projets
1. Alignez votre équipe autour d'une vision et de valeurs communes
À l'occasion de Wrike Collaborate, notre conférence d'utilisateurs annuelle, Ashleigh Shapiro expliquait que la « collaboration repose sur l'engagement ». Susciter l'adhésion ou l'approbation et l'engagement de toutes les parties impliquées est une première étape essentielle qui guidera et influencera le comportement et la prise de décision de l'ensemble de l'équipe.
« Définissez un objectif et assurez-vous qu'il est clair pour l'équipe et les parties prenantes », conseille Michael Villareal. C'est ce que l'équipe de LinkedIn appelle la foi dans les valeurs. En alignant les membres de votre équipe autour d'une cause commune et en vous assurant que tout le monde s'y engage, vous les encouragerez à prendre des mesures en accord avec celle-ci et vous progresserez vers vos objectifs communs.
2. Développez un menu de services
Si votre équipe collabore avec d'autres départements au sein de l'organisation, qui lui envoient des demandes de travail, il est fondamental de développer un « menu » clair avec les ressources, les éléments ou les services que votre équipe peut fournir. Cela peut aider à éviter les malentendus, limiter la dérive des objectifs et vous aidera à obtenir la main d'oeuvre, la technologie et les ressources dont vous avez besoin pour honorer la demande rapidement.
« Une fois que l'objectif est défini, gérez ce que vous faites comme un service et développez un menu. Les formulaires de demande Wrike complètent parfaitement bien le menu de l'équipe », explique Michale Villareal.
Le menu de l'équipe des opérations marketing de LinkedIn dresse clairement la liste des services que l'équipe fournit et les rassemble par format, canal ou type. Cette organisation permet d'identifier rapidement les besoins du projet ainsi que les personnes et ressources qui seront impliquées dans sa réalisation.
3. Définissez le processus
Une fois que vous avez identifié votre offre de services, vous devez planifier les étapes de chaque service en estimant le temps qu'il faudra pour accomplir chacune d'elles. Cela améliore la transparence pour toutes les parties impliquées et aidera votre équipe à faire des prévisions précises du temps nécessaire pour réaliser un projet.
Vos processus semblent assez simples, mais ils ont besoin d'être revus attentivement avant que vous puissiez les intégrer à votre système de gestion du travail.
Et cela ne s'arrête pas là pour l'équipe de LinkedIn. Chaque processus est évalué régulièrement pour déterminer si des améliorations ou des optimisations sont possibles. Plusieurs questions se posent :
- Quelle sera l'expérience pour les utilisateurs ?
- Quelles sera l'étape des commentaires et des retours ?
- Qui mettra à jour quoi, et quand ?
Garder vos processus documentés et optimisés vous permettra de réduire le temps perdu à vous demander ce que vous devez faire ensuite.
4. Mettez en place un système d'envoi formel pour toutes les demandes
Traiter des demandes de travail provenant d'e-mails, de messages instantanés et de conversations informelles est complexe, chronophage et impossible à gérer à mesure que votre organisation se développe. Sans un processus formel, il est difficile d'établir les responsabilités en ce qui concerne le travail et c'est encore plus compliqué d'apporter de la transparence à l'ensemble de l'organisation.
Choisissez un canal spécifique pour envoyer des demandes de travail et décrivez l'ensemble du processus pour votre organisation, étape par étape. Il est fondamental que l'ensemble des membres de l'organisation répondent de l'utilisation de ce processus pour s'en tenir. Ne pas avoir à se rappeler où sont les détails d'un projet dans les messages Slack ou quels membres de l'équipe ont été inclus en copie d'un e-mail vous évitera de nombreux quiproquos et permettra à votre équipe de se synchroniser plus rapidement.
Mettre en place un formulaire de demande comme partie intégrante de votre processus de réception du travail sera utile pour votre équipe pour 3 raisons principales :
- Les formulaires vous aident à rassembler au préalable toutes les informations nécessaires pour commencer le travail, par la ou les personne(s) qui comprennent le mieux la demande.
- Ils permettent à votre équipe de se mettre au travail immédiatement.
- Ils exigent au demandeur d'être spécifique sur ce qui doit être fait et permettent, de ce fait, de préserver la portée du projet.
L'équipe opérations marketing de LinkedIn utilise les formulaires de demande dynamiques de Wrike pour démarrer tous ses projets. « Si une demande n'est pas envoyée via Wrike, elle n'est pas traitée », explique Michael Villareal.
Une des fonctionnalités intéressantes des formulaires de demande dynamiques de Wrike est la possibilité d'utiliser le branchement conditionnel. Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir la bonne information, de la part de la bonne personne et de la placer au bon endroit :
La bonne information : les demandeurs doivent répondre à des questions, en fonction de réponses précédentes, en vue de rassembler des détails spécifiques.
La bonne personne : les projets sont automatiquement assignés aux bons propriétaires de projets selon le type de travail demandé.
Le bon endroit : les projets sont créés et stockés dans le bon dossier pour l'équipe ou le département désigné(e).
Une fois que les demandes de travail proviennent d'un canal unique et gérable, dans un format cohérent, l'étape suivante est d'optimiser l'exécution des tâches répétitives grâce aux modèles. Dans Wrike, les demandes entrantes envoyées via un formulaire de demande peuvent être automatiquement converties en modèle de projet.
5. Créez une bibliothèque de modèles
Un des meilleurs moyens de réduire l'énergie d'activation est d'utiliser les modèles. Les modèles vous permettent de dupliquer des projets au lieu de partir de zéro. Pour chaque élément de votre menu de services, créez une série de modèles prenant en compte le type de projet, la durée/complexité du projet et l'équipe qui s'en chargera.
Assurez-vous d'inclure non seulement les tâches qui doivent être réalisées, mais aussi leur calendrier, les chargés de mission, les séquences, les documents complémentaires, les ressources et les instructions afin que toutes les informations soient à disposition. En donnant à tous l'accès aux ressources du projet, vous pouvez considérablement réduire les échanges et vous facilitez grandement l'intégration des nouveaux membres de l'équipe. Vous trouverez ici une liste de modèles de projet gratuits.
La formule pour une dynamique imparable
Les nouveaux projets peuvent impressionner et sans une direction claire ils peuvent avoir sur votre équipe un effet paralysant. Commencez vos projets en force en vous alignant autour d'une vision commune, en définissant vos offres de services spécifiques, en formalisant vos processus, en créant un système de réception du travail et en créant une bibliothèque de modèles. En réduisant la quantité d'énergie d'activation nécessaire pour que votre équipe se mette en marche, vous donnerez un ton positif au projet et vous favoriserez une dynamique imparable.
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