Les équipes Marketing font face à d'importants défis de nos jours. Ce ne sont plus les marques qui contrôlent l'information mais les consommateurs, les clients sont de plus en plus exigeants, et la concurrence est telle qu'il est de plus en plus difficile de se faire entendre dans le brouhaha.

Pour mener à bien des campagnes Marketing intégrées, dans différentes régions, différentes langues et sur différents canaux, les équipes Marketing investissent dans des outils de gestion du travail collaboratif d'un nouveau type promettant de :

  • coordonner les membres de différentes équipes et de différents lieux,
  • améliorer la qualité et la cohérence du travail,
  • réduire les malentendus et les pertes de temps,
  • augmenter la marge de manœuvre et le rendement.

Mais beaucoup d'équipes Marketing ne voient pas de retour sur investissement. Pourquoi ? À cause d'un faible taux d'adoption.

Les entreprises se sont toujours battues pour pousser les utilisateurs à adopter les nouveaux outils, et certaines font même état d'une baisse de la productivité suite à l'utilisation de ces derniers. Ce n'est donc pas étonnant que de nombreux logiciels finissent par être sous-utilisés ; ces « shelfwares » épuisent les ressources et font naître des réticences chez les collaborateurs pour essayer de nouvelles solutions.

Le taux d'adoption des outils de gestion du travail collaboratif varie énormément, même s'ils promettent des résultats similaires. Selon une étude récente auprès de responsables Marketing, la plupart des équipes ont atteint un taux d'adoption de 100 % de Wrike en moins d'un mois.

Après une analyse de données, il est possible d'identifier les principales raisons pour lesquelles votre équipe Marketing n'utilise pas votre logiciel de gestion du travail et ce que vous pouvez faire pour y remédier.

5 raisons pour lesquelles les équipes Marketing n'utilisent pas leur solution de gestion du travail

Raison n°1 : une mauvaise conduite du changement

Nos cerveaux sont programmés pour porter des jugements sans arrêt. Une fois formée, il est très difficile de modifier une opinion. Une mauvaise expérience de transition peut vous laisser une impression négative qui prendra plusieurs semaines, ou même plusieurs mois, à dissiper.

Beaucoup de solutions de travail collaboratif sur le marché consacrent peu de ressources à la formation des nouveaux utilisateurs et ont un support technique médiocre, ce qui laisse un mauvais souvenir aux équipes Marketing.

Comment remédier à cela :

  • Investissez dans le processus de formation autant que possible. La plupart des solutions logicielles pour entreprises mettent à disposition de celles-ci des responsables de la réussite client pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs et à ajouter de la valeur à leur travail grâce à l'outil. Ils offrent un support technique complet sous la forme de formation sur site, assistance par téléphone/chat/e-mail, appels vidéos, centres d'aide interactifs et autres méthodes diverses et variés. Pensez à les mobiliser !
  • Mettez toute autre ressource à disposition de votre équipe. Des e-books, aux webinars de formation, en passant par les communautés d'utilisateurs en ligne, il existe de nombreuses ressources en libre service pour les solutions de gestion du travail collaboratif. Elles peuvent aider votre équipe à partir sur de bonnes bases.
  • Organisez des petites séances de formation avec votre équipe. Adopter un nouvel outil peut représenter un défi colossal pour n'importe quelle équipe, mais certaines personnes auront besoin d'un accompagnement plus important que d'autres. Organisez des séances de formation avec votre équipe, simples et de courte durée, et récompensez les membres pour avoir réaliser des actions, même simples, avec l'outil. L'université de Notre Dame a fait de la formation Wrike une expérience ludique est stimulante en créant la cérémonie de remise des diplômes (les Wrikies !). Faites preuve d'imagination et restez dans la légèreté.

Raison n°2 : encore un autre outil qu'il faut apprendre à maîtriser et à utiliser

Le monde des logiciels SaaS de marketing est un marché engorgé et fragmenté, et la seule pensée d'avoir à apprendre à maîtriser et à utiliser un outil supplémentaire peut générer un grand stress chez certaines personnes. À cela s'ajoute le fait que beaucoup d'entreprises ne tirent pas pleinement profit des outils dont ils disposent déjà, ce qui peut augmenter le scepticisme face à toute nouvelle solution, et une résistance au changement.

Comment remédier à cela :

  • Tirez parti des avantages des intégrations et des API. Votre outil de gestion du travail collaboratif devrait mettre de l'ordre dans le chaos en agissant comme source d'informations unique. Connectez autant d'outils que vous voulez pour améliorer la transparence tout en permettant aux collaborateurs d'utiliser leurs applications préférées. Une API flexible permet à votre entreprise d'adapter des outils en vue d'une utilisation très spécifique ce qui apporte une très grande valeur.
  • Automatisez la réception du travail et la création de projet. Saisir des données dans une solution de gestion du travail peut être perçue comme une corvée et une perte de temps par les équipes occupées. Utilisez les modèles pour gagner du temps lorsque vous créez et gérez des tâches et projets récurrents. Automatisez autant que possible vos flux de travail pour permettre à votre équipe de se concentrer sur le travail à forte répercussion. Les formulaires de demande sont un excellent moyen d'assurer une cohérence au moment de la réception du travail ; ils épargnent en effet votre équipe de la traque de données essentielles, qui retarde souvent les démarrages de projets.

Raison n°3 : la « solution toute faite » n'est pas adaptée

Qu'il s'agisse d'un tableau, d'une grille ou d'un bouton spin dans le tableur commun, chaque plateforme de gestion du travail offre une approche spécifique. Si un affichage convient au type de travail exécuté et au style de travail de l'utilisateur, parfait. Mais chaque entreprise, chaque équipe et chaque personne a sa propre manière de travailler. Les solutions toutes faites fonctionnent rarement. Si les équipes trouvent que l'outil s'adapte difficilement à leurs besoins, elles l'abandonneront rapidement.

Comment remédier à cela :

  • Identifiez les besoins des personnes et/ou de l'équipe. Comprendre les besoins de chaque équipe/utilisateur et le type de travail qu'ils réalisent vous permet de choisir la solution adéquate. Cherchez des similitudes ou des points d'interaction entre les équipes et examinez leur manière d'accomplir les tâches. Une fois qu'il y a un alignement sur le processus, vous pouvez l'adapter au fonctionnement de l'entreprise, ce qui facilite l'adoption pour tout le monde.
  • Faites ce que vous pouvez pour répondre aux styles de travail individuels. Permettre aux gens de travailler comme ils veulent dans la mesure du possible facilite l'adoption des outils. Wrike propose par exemple 9 affichages différents, ce qui permet à chaque équipe de choisir celui qui s'adapte à ses besoins.

Raison n°4 : peu de possibilités de travailler en déplacement

Les employés d'aujourd'hui sont en mouvement constant. Ils ont grandi au milieu des écrans et exigent une flexibilité et un accès à distance à partir de leurs outils de travail. Si vos collaborateurs ne peuvent pas se connecter à leur outil de gestion du travail depuis leur smartphone, leur tablette ou leur ordinateur portable lorsqu'ils sont en déplacement, ils ne l'utiliseront pas.

Comment remédier à cela :

  • Choisissez une solution satisfaisante concernant les besoins de la force de travail d'aujourd'hui. Les équipes n'ont pas seulement besoin d'un accès en lecture seule ; ils doivent pouvoir être capable de vraiment travailler. Assurez-vous que toutes les fonctionnalités importantes sont accessibles sur les appareils mobiles.
  • Utilisez des applications mobiles natives iOS ou Android. Les meilleures solutions de gestion du travail offrent des applications natives intéressantes pour assurer que les utilisateurs sont productifs, qu'ils soient au bureau ou sur la route. Plus qu'un simple affichage mobile, ces applications natives offrent souvent une expérience optimisée et une fonctionnalité offline pour qu'il soit possible de travailler n'importe où et n'importe quand.

Raison n°5 : ils ne voient pas la situation dans son ensemble

Les outils de gestion du travail offrent bien plus que la possibilité de gérer une « to-do list » ou un flux de travail ; ils permettent de travailler en collaboration. Les entreprises recherchent toujours un moyen de tirer parti de ces outils pour instaurer une réelle collaboration et certaines des fonctionnalités les plus innovantes sont encore sous-utilisées. Il est important que votre équipe sache ce qu'est la véritable collaboration et ce qu'elle peut apporter avant de pouvoir disposer d'une utilisation plus complète de ces outils.

Comment remédier à cela :

  • Insistez sur l'importance d'une utilisation collective de l'outil. À part la possibilité de suivre les tâches, les outils de gestion du travail améliorent la visibilité, font gagner du temps et des ressources, réduisent les malentendus et bien plus encore. Bon nombre de ces avantages ne seront perceptibles que lorsque tout le monde participera, alors n'hésitez pas à insister sur ce point dès le départ.
  • Utilisez l'outil pour mettre en valeur les victoires auprès de l'équipe et des dirigeants. Indiquez les résultats positifs en utilisant l'outil pour souligner les victoires auprès de l'équipe elle-même et des dirigeants, lorsque cela est possible. Si les individus se rendent compte qu'une meilleure visibilité suscite une reconnaissance pour leur travail, ils en feront une utilisation plus complète.

Petits changements, grands résultats

Les petits détails peuvent être déterminant en matière d'adoption d'un outil. Atteindre un taux d'adoption de moins de 100 % c'est réduire le retour sur investissement de votre logiciel. Quelques petits changements, pourtant significatifs peuvent vous aider à faire adopter votre nouvelle solution.

Wrike offre l'expérience la plus flexible sur le marché et certaines des fonctionnalités les plus puissantes. Si votre équipe recherche une solution de gestion de travail collaboratif pouvant répondre réellement aux besoins de chaque personne, commencez un essai gratuit aujourd'hui.