Les bonnes pratiques de l'utilisation de logiciel Gantt
Nous avons créé de nombreuses vidéos sur notre diagramme de Gantt. Elles décrivent les différents aspects de l'utilisation de notre diagramme de Gantt (autrement dit l'affichage Calendrier), notamment la création d'une nouvelle tâche depuis le calendrier et la liaison de tâches dépendantes. Nous avons aussi notre Centre d'aide, pour vous donner une répartition des diverses fonctionnalités.
Mais aucune de ces ressources n'inclut les bonnes pratiques pour l'utilisation du Calendrier de Wrike. C'est pourquoi nous vous présentons ici quelques astuces pour commencer de la manière la plus efficace et pratique possible.
Qu'est ce qu'un logiciel diagramme de Gantt?
Un diagramme de Gantt est une méthode performante pour suivre le calendrier de votre projet. Vous pouvez l'utiliser pour avoir une vue d'ensemble des projets en cours et de l'incidence d'autres projets suivants ou simultanés sur les premiers. L'avantage principal d'un diagramme de Gantt est qu'il vous aide à planifier autour d'étapes importantes et à visualiser la portée de vos projets.
Deux astuces rapides avant de vous lancer :
1. Les tâches apparaissent dans le Calendrier uniquement si une date leur a été attribuée, en raison de son fonctionnement similaire à un calendrier classique. Cela signifie que vos tâches en attente n'apparaîtront pas tant que vous ne leur aurez pas attribué une date d'échéance.
2. Assurez-vous de toujours attribuer des noms clairs à vos tâches (et à vos dossiers). Vous devriez pouvoir saisir la majorité des détails à partir du nom de la tâche. « Envoyer au client » n'est pas clair. Envoyer quoi au client ? « Envoyer contrat standard au client » est beaucoup plus clair lorsque vous affichez votre diagramme de Gantt.
Entrer vos tâches dans Wrike
Lorsque vous serez prêt à saisir votre travail dans un diagramme de Gantt, vous serez dans l'une des situations suivantes :
- Soit vous avez déjà établi votre planning,
- Soit vous devez encore créer le planning de vos tâches.
Dans les deux cas, nous devons d'abord nous assurer que vos tâches sont entrées dans Wrike.
Le meilleur endroit pour ce faire est l'affichage Liste des tâches. Dans cet affichage, vous pouvez utiliser la fonction d'ajout rapide pour afficher toutes vos tâches sur votre espace de travail avec un minimum d'efforts et en un tour de main :
- Choisissez le projet/dossier où vous souhaitez saisir vos tâches.
- Cliquez sur « + Nouvelle tâche » en haut de la liste des tâches.
- Entrez le nom de votre tâche et appuyez sur Entrée.
- Recommencez jusqu'à ce que toutes les tâches soient dans votre espace de travail.
Maintenant, pour que toutes ces tâches apparaissent sur votre diagramme de Gantt, elles doivent avoir des dates d'échéance. Vous pouvez également assigner des dates rapidement en utilisant les raccourcis de l'affichage Liste des tâches :
- Placez le curseur de la souris à droite d'une tâche de la liste ; une petite icône de calendrier s'affiche.
- Cliquez sur cette icône et choisissez la date d'échéance appropriée pour chaque tâche.
- Si vous connaissez déjà la durée de la tâche (le temps nécessaire pour terminer la tâche), vous pouvez également la définir maintenant.
Ne transformez pas les tâches en étapes, à moins qu'il s'agisse de la fin d'un projet (par ex., la date du grand lancement, la date d'un événement ou une échéance finale). Pour la plupart des projets, vous ne devriez avoir qu'une seule tâche-étape. Si vous n'êtes pas encore sûr, vous pourrez transformer les tâches en étapes plus tard.
Si vous êtes dans la deuxième situation ci-dessus (pas encore de planning), attribuez la même date à toutes vos tâches, une date proche de votre date de début potentielle. Cela fera apparaître les tâches sur votre diagramme de Gantt et vous pourrez les reprogrammer aisément par la suite à l'aide d'un glisser-déposer.
Améliorer votre planning sur le diagramme de Gantt
Maintenant que toutes vos tâches et dates ont été saisies dans Wrike, c'est le moment de vous intéresser à votre diagramme de Gantt.
Définir les dates de début et de fin des tâches
Maintenant que vous avez devant vous la représentation visuelle de votre planning, contrôlez-le à nouveau afin de vérifier qu'il est réalisable et modifiez-le si nécessaire.
Si vous n'avez pas encore établi votre planning, c'est le moment d'utiliser le glisser-déposer pour mettre vos tâches en place sur le calendrier et de leur attribuer des dates de début et de fin. Gardez à l'esprit l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées lors de la création de votre planning.
→ Découvrez toutes nos actions rapides pour modifier le planning de votre projet dans notre Centre d'aide.
Maintenant que vous avez finalisé votre planning, vous devriez transformer votre date d'échéance finale en étape si vous ne l'avez pas encore fait ; elle apparaîtra sous la forme d'un petit drapeau sur le Calendrier. C'est utile, car si vous avancez ou reculez le planning des tâches de votre projet, l'étape ne se déplacera pas avec ces dernières. Les étapes sont conçues pour des projets dont l'échéance est fixe, sans possibilité de changement. (Par exemple, vous avez déjà annoncé publiquement votre date de lancement ou un client vous a fixé une échéance définitive). Cliquez sur la tâche qui devrait être une étape, choisissez « Convertir en étape » et vérifiez à nouveau l'exactitude de votre date.
Paramétrer des dépendances entre les tâches
L'une des raisons principales pour utiliser un diagramme de Gantt est de paramétrer des dépendances. Quelles sont les tâches qui dépendent d'autres tâches pour être commencées ou terminées ? Vous pouvez relier les tâches de quatre façons différentes :
- La tâche A ne peut pas commencer tant que la tâche B n'est pas terminée.
- La tâche A ne peut pas commencer tant que la tâche B n'a pas commencé.
- La tâche A ne peut pas être terminée tant que la tâche B n'est pas terminée.
- La tâche A ne peut pas être terminée tant que la tâche B n'a pas commencé.
Si la seule dépendance dans votre planning est liée à votre événement-étape (par ex., vous ne pouvez pas terminer votre événement-étape tant que toutes les tâches ne sont pas terminées), reliez toutes vos tâches à votre étape. Sur notre diagramme de Gantt, vous pouvez paramétrer des dépendances à l'aide d'un glisser-déposer. Faites glisser la ligne du début ou de la fin de la tâche A jusqu'au début ou jusqu'à la fin de la tâche B pour paramétrer la relation.
Lorsque vous aurez correctement paramétré les dépendances entre vos tâches, votre diagramme de Gantt modifiera automatiquement le planning de toutes les tâches reliées si la date de début ou de fin d'une tâche est modifiée.
Contrôler la progression du travail dans votre diagramme de Gantt
Une fois que votre diagramme de Gantt est complètement paramétré, que les tâches sont assignées et que le travail a commencé, vous pouvez vous référer à votre diagramme de Gantt pour contrôler la progression.
Code couleur du diagramme de Gantt pour un coup d'œil rapide
Lorsque vous ouvrez votre diagramme de Gantt, la date du jour apparaît sous la forme d'une ligne rouge verticale. À mesure que le travail avance, vous verrez trois couleurs possibles pour les tâches sur votre diagramme de Gantt.
- Vert : ces tâches sont terminées. Notez bien que cela ne signifie pas forcément qu'elles ont été terminées à temps. Mais elles sont actuellement terminées.
- Rouge : ces tâches sont encore en cours et en retard. En tant que responsable ou collaborateur, vous pouvez cliquer pour ouvrir la tâche et demander aux propriétaires de la tâche ce qui retarde la finalisation.
- Bleu : ces tâches sont encore en cours et ne sont pas en retard. Si vous vous inquiétez de leur progression, cliquez pour ouvrir la tâche et voir comment le travail avance.
Si vous êtes un utilisateur Entreprise, le code couleur bleu/rouge/vert peut être ignoré si vous avez personnalisé votre flux de travail en créant des états personnalisés. Dans ce cas, vos tâches apparaîtront dans la couleur prédéterminée pour l'état personnalisé actuel.
Si vous contrôlez la progression, n'oubliez pas de regarder les lignes de dépendance. Si la tâche C est dépendante de la réalisation de la tâche B et si la tâche B dépend de l'aboutissement de la tâche A, tout retard peut provoquer un engorgement de l'ensemble de votre projet. Si vous voyez qu'une échéance approche pour une tâche dont d'autres tâches dépendent, faites le point pour vous assurer que le travail sera terminé à temps, de sorte que le flux du projet ne soit pas interrompu, mettant ainsi en péril d'autres tâches ou pire encore, votre étape.
Utiliser des filtres pour trouver ce qui est important
Si vous souhaitez seulement consulter le diagramme de Gantt pour contrôler l'état de certaines tâches, certains propriétaires de tâches, certaines dates ou d'autres critères, vous pouvez filtrer votre affichage du diagramme de Gantt.
Que voulez-vous savoir de plus ?
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