Pour de nombreux professionnels, la gestion de projet est souvent reléguée au second plan. Le développement de l'entreprise et le ROI sont deux des principales priorités des dirigeants, alors que la gestion de projet est généralement loin de leurs préoccupations. La plupart des gens ignorent que, en l'absence d'un processus de gestion de projet efficace, ils perdent de l'argent. Nous avons mené un entretien avec Robert Kelly, Directeur de BGP et Directeur associé de Kelly Project Solutions, LLC, concernant la valeur que représente la gestion de projet et son impact sur les activités d'une entreprise. Nous avons également discuté des moyens de lutter contre le ralentissement chronique de la productivité, de l'évolution des technologies de GP et de ses prévisions pour 2020 en ce qui concerne la gestion de projet. Pour lire l'intégralité de l'entretien :
1. Parlez-nous un peu de vous.
Je suis fier d'être le papa de trois merveilleux enfants, ainsi que l'heureux époux de ma femme Jasmin, depuis 12 ans maintenant. Sur le plan professionnel, c'est le hasard qui a fait de moi un directeur de projet et je continue encore à me perfectionner après 15 ans. En tant que co-fondateur et hôte de #PMChat sur Twitter, je collabore en permanence avec quelques-uns des meilleurs experts au monde en matière de leadership, de gestion de projet et d'autres volets professionnels. Dernièrement, je suis devenu directeur associé de Kelly Project Solutions, une société de consultance spécialisée dans la gestion de projet et le leadership en matière de communication pour les petites et moyennes entreprises.
2. Quels sont les principaux problèmes que vous rencontrez en tant que directeur d'un BGP ?
Je pense que tout directeur de BGP doit relever plusieurs défis, partagés dans l'ensemble de l'entreprise :
1. Talent de qualité. L'idée de faire de la gestion de projet un produit (modèles clés en main, méthodologies miracles, etc.) a édulcoré le réservoir de talents avec des candidats qui connaissent le jargon mais sans pour autant être efficaces. Cela rend difficile pour les recruteurs de trouver un solide directeur de projet.
2. Investissement. Trop de BGP sont encore considérés comme des centres de coûts et non comme une source de revenus. Quelle que soit l'activité professionnelle, la gestion de projet est un service. Le gestionnaire de projet a beaucoup plus de points de contact avec le client (externe en particulier) que les commerciaux ou les cadres de l'entreprise. Une recherche menée par Technology Services Industry Association (TSIA) révèle qu'un modèle de vente impliqué (même quand il s'agit d'infogérance) a 15 fois plus de points de contact qu'un service purement commercial. Le revenu issu de la rétention et la satisfaction du client contribuent à une croissance à deux chiffres, tandis que les coûts associés aux cycles de vente et à l'acquisition de clients la freinent drastiquement. Les entreprises doivent investir dans la formation de leurs gestionnaires de projet, les outils utilisés par les clients et les budgets liés aux déplacements en vue d'établir des relations. Cela s'applique également aux PMO internes.
3. Crise identitaire. Les BGP ont souvent été appelés à choisir entre être un réservoir de ressources ou une instance de gouvernance, et ce défi n'a que prendre de l'ampleur avec le développement du «shadow IT». Les BGP doivent avoir une orientation claire de la part du DSI, sans quoi cela restera un défi majeur en 2016.
3. En tant que directeur de BGP visionnaire, pensez-vous qu'il soit impératif pour les entreprises d'adopter des méthodologies de GP standard ? Pourquoi ?
En faisant attention au -« s », je dirais oui. Si vous examinez Lean Six Sigma, Stage Gate classique, Agile, MS Dynamics Implementation, etc., vous serez en mesure de développer une boîte à outils contenant des outils et processus de base adaptés à votre entreprise et à votre type de projet commun. Ceci étant dit, limitez au maximum les variations car l'un des avantages clés de la gestion de projet est notamment le caractère évolutif et reproductible des processus, pouvant être appris et mis en place rapidement dans l'ensemble de l'entreprise. Lorsque l'on applique une méthodologie et un vocabulaire communs, les gestionnaires de projet, les membres des équipes et les partenaires peuvent rapidement travailler à un rythme soutenu. Les enseignements tirés et les mesures peuvent servir de points de référence et être comparés pour assurer un environnement d'amélioration continue.
4. En quoi la gestion de projet peut-elle avoir un effet sur l'entreprise ?
Sans vouloir dramatiser, une entreprise peut s'effondrer en raison d'une mauvaise gestion de projet. Des exigences médiocres peuvent produire des horreurs, qui seront lancées sur le marché et qui affecteront l'image de la marque pendant des années ! Si vous évoluez dans un environnement hautement réglementé, l'absence de processus documentés peut vous coûter des années de pénalités, pertes de licences, etc. Au quotidien, sans une solide gestion de projet, l'entreprise duplique généralement ses efforts, utilise mal les ressources, perd de l'argent en raison des demandes de modification, ainsi que du temps suite à une communication médiocre, etc.
"Une entreprise peut s'effondrer en raison d'une mauvaise gestion de projet"
5. En quoi la technologie change-t-elle la gestion de projet et la façon dont les employés la perçoivent ?
La technologie constitue un outil formidable pour les gestionnaires de projet, qui leur permet d'améliorer la collaboration, la planification et l'efficacité de leurs projets. Une seule plate-forme pour planifier, communiquer, gérer les budgets et gagner du temps chaque semaine ! Pour le BGP, un grand nombre de plates-formes GPP permettent une meilleure gestion, pour mieux suivre/planifier l'utilisation des ressources, consulter les tableaux de bord indiquant la situation du projet, les problèmes, etc. Ces outils GPP permettent aux équipes de projet de se libérer des questions de la direction concernant l'état d'avancement et de FAIRE le travail.
6. Quels sont les 3 conseils que vous donneriez aux personnes rencontrant des problèmes de productivité dans le cadre de leur travail ?
1. Terminez la journée en accordant du temps à l'organisation. Passez la journée en revue : devez-vous quelque chose à quelqu'un avant de partir ? Pensez à demain : à quoi ressemble calendrier ? Quelles sont les principales choses à faire au cours des 24-48 heures ? Cela permettra de limiter les « pièges » qui vous attendent en cours de journée et de vous préparer mentalement à la journée du lendemain.
2. Tirez parti des rappels Que votre plate-forme de projet soit sophistiquée ou non, la plupart des messageries possèdent un système de rappel. Réglez les dates et les heures, avec fenêtres de rappel s'affichant au moment opportun.
3. Retirez-vous Dans un monde aujourd'hui dominé par les espaces ouverts, il vous suffira parfois de réserver une salle de conférence durant 30 minutes pour rattraper le temps perdu et rester concentré sans interruption à huis clos.
7. Comment la gestion de projet évoluera-t-elle (ou pas) à l'horizon 2020 ?
Elle évoluera d'une manière ou d'une autre. Si nous n'abandonnons pas le modèle clé en main, la GP deviendra une compétence élémentaire que tout employé pourra exploiter, quel que soit son département. Dans la mesure ou un nombre croissant de technologies se transforment en libre-service, l'automatisation dans le nuage présente de plus en plus de risques. Je sais, quelqu'un doit créer la plate-forme en libre-service... Tout comme les grands parcs de serveurs ne nécessitant que quelques ingénieurs, ces plates-formes ne nécessiteront qu'une poignée de GP.
L'autre possibilité est que les GP professionnels comme nous aillent au-delà du mandat de projet et du processus pour développer le leadership et les compétences métier. Si nous pouvons mettre davantage de valeur sur la table en tant que profession/discipline, alors nous pourrons gérer davantage d'initiatives stratégiques alignées sur les objectifs de l'entreprise. En apportant plus de valeur, nous serons davantage liés au DSI et au CEO de l'entreprise.
8. Quelle est la nouvelle tendance importante qui, selon vous, n'est pas suffisamment prise en compte ?
Les BGP en tant que service. Les entreprises s'appuient depuis longtemps sur les services d'un consultant en GP, parce que les activités sont insuffisantes pour engager une personne à temps plein. Malheureusement, le turnover des consultants et la nécessité de familiariser les nouveaux avec l'entreprise engendrent des frais, réduisant ainsi les bénéfices que l'entreprise espérait engranger. Aujourd'hui, les individus souhaitent uniquement payer ce qu'ils consomment, mais ils recherchent aussi la personnalisation. Un BGP comme modèle de service atteint cet objectif. Une entreprise peut se tourner vers la même plate-forme BGP en tant que service lorsqu'elle en a besoin et le prestataire peut proposer le même GP ou veiller à son intégration en vue de le préparer. L'entreprise ne doit plus dépenser de l'argent en certifications, niveaux de GP, licences pour logiciel GPP, etc. Nous avons observé beaucoup d'intérêt pour ce modèle.
Quelles ont été les conséquences pour votre entreprise d'une gestion de projet réussie ?
Faites part de vos témoignages dans les commentaires. Nous espérons que chacun pourra en tirer un enseignement mutuel.
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Bio : Robert Kelly est gestionnaire de projet et chef d'équipes de projet depuis 15 ans. Ses équipes de projets et ses résultats s'étendent à plus de 40 pays et couvrent un portefeuille diversifié de projets, incluant les ventes, le marketing, les initiatives IT dans plusieurs entreprises. Robert est Directeur associé chez KPS, une société de consultance en gestion de projet basée à Raleigh en Caroline du Nord. Il est également co-fondateur et hôtes de #PMChat, une communauté mondiale de gestionnaires de projet et directeurs d'entreprise pratiquant l'échange de bonnes pratiques et d'expériences via Twitter. Suivez-le sur Twitter @rkelly976
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