Votre équipe Marketing est en train de créer un e-book. Ça semble assez basique, n'est-ce pas ? Mais, prenez du recul et réfléchissez aux éléments requis dans ce processus. Lorsque votre équipe de rédaction a terminé la majeure partie de la phase d'écriture, elle passe la main à l'équipe de conception. Une fois le contenu finalisé, celui-ci est renvoyé à l'équipe de rédaction relecture, avant qu'il ne soit retourné une dernière fois à l'équipe conception pour ajustements. De là, l'équipe de développement web prend le relais pour créer une page de renvoi sur laquelle les internautes pourront télécharger votre e-book. L'équipe de référencement entre en jeu ensuite pour s'assurer que les internautes puissent facilement trouver cette ressource. Et quand tout cela est fait ? Le tout est renvoyé à l'équipe rédaction pour dernière vérification.
Vous avez l'impression de voir une balle de ping-pong rebondir sur une table ? Oui, c'est à peu près la façon dont se déroule un projet en général : lorsque vous avez autant de "joueurs sur le terrain", il est difficile de coordonner chaque membre de l'équipe, sans parler des départements. Des malentendus surviennent, les messages importants passent entre les mailles du filet, et avant même que vous ne réalisiez ce qui se passe, les obstacles surviennent. Malgré tout, certaines équipes excellent dans l'art de la transmission. Comme les équipes de football participant à la Coupe du monde par exemple. Celles-ci connaissent mieux que personne le travail en équipe, notamment une stratégie de transmission de balle efficace et bien rodée mieux connue sous le nom de Tiki-Taka.
Le Tiki-Taka : ce que vous pouvez apprendre des équipes de football
Vous pourriez penser que la seule chose que vous avez en commun avec les équipes de football, c'est que votre attention est focalisée sur un but précis. Mais visualisons un instant comment se déroule un match de football... Au départ le ballon se trouve au niveau d'un joueur, puis il est transmis d'un bout à l'autre du terrain entre les différents membres de l'équipe jusqu'à ce qu'ils puissent (espérons-le !) le faire franchir la ligne de but.
Ce processus spécifique de passes courtes et rapides entre les membres de l'équipe est connu sous le nom de Tiki-Taka. C'est un style de jeu principalement associé au FC Barcelone, mais qui a depuis lors été adapté et affiné par l'équipe nationale d'Espagne, leur ayant permis de remporter la Coupe du Monde en 2010. Bien que certains analystes sportifs attribuent la défaite de l'Espagne face à la Russie lors de la Coupe du monde 2018 à l'utilisation "excessive" du Tiki-Taka, c'est une technique célèbre qui a révolutionné le football et qui mérite d'être étudiée. Visionnez la vidéo ci-dessous pour voir le Tiki-Taka en action :
https://www.youtube.com/watch?v=nWNawBbM8l8
Pourquoi ces passes courtes ? Elles permettent à l'équipe de faire avancer le ballon sur le terrain par étapes, ce qui diminue la probabilité d'une mauvaise passe et augmente les chances de conserver la possession du ballon. Cela permet un meilleur contrôle, tout en se rapprochant de la ligne de but adverse. Ce n'est pas si différent de ce que faites avec votre équipe, n'est-ce pas ? Même si cela ne se déroule pas sur un terrain de football, votre équipe doit être capable de "passer le ballon" rapidement et efficacement (tout comme on le fait dans le cadre du Tiki-Taka !) sans qu'il n'y ait de "ratés" au cours du processus. C'est au cours de cette dernière phase que les choses peuvent devenir un peu compliquées. Étudions alors quelques conseils pour mieux rationaliser cette transmission de projets.
Passer le ballon : 5 conseils pour une meilleure transmission de projet
1. Commencez par une réunion de lancement efficace
L'une des principales raisons pour lesquelles le Tiki-Taka fonctionne si bien est qu'il s'agit d'une stratégie partagée. Chaque membre de l'équipe sait ce qu'il doit faire pendant le match. Ceci démontre l'importance d'aligner votre équipe sur les mêmes priorités avant que vous n'arriviez sur le terrain, pour ainsi dire.
Rassemblez donc tout le monde pour une réunion de lancement avant de retrousser vos manches et de vous mettre au travail sur ce projet. Au cours de cette réunion, veillez à aborder des sujets tels que :
- les objectifs globaux du projet,
- les sous tâches qui relèvent du projet,
- à qui incombe chacune de ces tâches et missions,
- le calendrier prévu pour l'ensemble du projet, ainsi que les dates repères pour les petites tâches,
- les renseignements et outils supplémentaires qui sont nécessaires pour mener à bien le projet.
La Project Management Institute's 2017 Pulse of the Profession Global Project Management Survey, révèle que 37 % des dirigeants affirment que les projets échouent en raison d'un manque de définition claire des objectifs et d'étapes pour mesurer les progrès, ce qui en fait le principal facteur responsable de l'échec des projets.
Le succès du projet dépend de votre capacité à organiser une réunion de lancement réussie. L'objectif : que toute votre équipe soit au courant des objectifs et du calendrier du projet avant que vous n'entamiez concrètement le travail.
2. Encouragez les membres de l'équipe à garder les yeux sur le ballon
Cette réunion de lancement est importante. Mais ne croyez pas qu'une seule réunion suffit pour garantir le bon déroulement du projet ! Visionnez à nouveau la vidéo du Tiki-Taka, vous remarquerez probablement quelque chose : même lorsque les joueurs ne sont pas près du ballon, ils gardent un œil sur l'endroit où il se trouve et sur ce qu'il se passe. Pour quelle raison ? Les transmissions de balle sont beaucoup plus faciles quand tout le monde suit le ballon des yeux. D'autre part, les choses deviennent de plus en plus difficiles lorsqu'une seule personne ou équipe a la propriété exclusive du projet pendant une longue période. Par exemple, votre équipe de rédaction a travaillé longuement sur cet e-book avec les changements de direction, les erreurs à corriger, les éléments à rajouter sur demande des partenaires et d'autres parties prenantes. Ainsi, l'équipe de conception est censée intervenir rapidement et assimiler tout cela sans rien manquer, malgré le fait que les collaborateurs sont dépourvus de tout le contexte que l'équipe de contenu tient pour acquis. C'est insurmontable et, dans bien des cas, c'est même impossible.
Les transmissions sont beaucoup plus souples (sans compter le fait qu'elles sont beaucoup moins intimidantes) lorsque tous les membres de l'équipe sont au courant de ce qui se passe dans le cadre d'un projet, qu'il s'agisse d'un projet en cours ou non. Pour les membres de votre équipe n'intervenant pas encore sur le projet, ceci doit également être claire et limpide. Il peut s'agir de simples réunions mensuelles d'une demi-heure pour faire le point ou répondre à des questions. Ou, peut-être instituerez-vous une politique d'envoi régulier de courriel de mise à jour tous les vendredis, pour tenir tout le monde informé du projet. Vous pouvez également utiliser un outil de gestion de projet (comme Wrike !). Un tableau de bord et un espace de travail partagés permettent à chacun de voir facilement l'état de chaque tâche au sein d'un projet et de savoir à qui cette tâche est actuellement assignée. Vous pouvez également recevoir des notifications en temps réel sur les jalons importants et les mises à jour. C'est une façon simple et centralisée de tenir tout le monde au courant, de sorte que vos collaborateurs n'aient pas à se mettre à jour en quelques minutes.
3. Maintenir une stratégie centralisée
Centraliser les informations nécessite une attention particulière, surtout pour une transmission de projet sans faille. Le transfert de connaissances est l'un des obstacles les plus importants que vous devez surmonter au cours d'une transmission. Il y a des tonnes de communications antérieures et de documentations accompagnant le projet qu'un nouveau membre de l'équipe ou un nouveau service doit soudainement prendre en charge. C'est beaucoup plus facile si vous utilisez un logiciel de collaboration qui permet aux membres de l'équipe d'avoir une visibilité totale sur les conversations, les tâches et la documentation rattachée à tout moment. De plus, cela évite les dérangements pour trouver des détails importants qui pourraient être dispersés dans des messages instantanés, les e-mails et divers documents. C'est l'un des plus grands avantages que Unbounce, utilisatrice Wrike, a remarqué lorsque l'entreprise a commencé à utiliser le logiciel de collaboration. « Je n'ai plus besoin de chercher les informations sur les projets dans les ordinateurs portables, les documents Google, les tableurs, tout est dans Wrike », déclare Chelsea Scholz, Responsable Marketing pour la promotion de la marque chez Unbounce. En gardant toute l'information pertinente centralisée et organisée, les membres de l'équipe peuvent plus facilement garder un œil sur l'état d'avancement du projet (même si ce n'est pas eux qui ont le ballon !), et avoir accès à toute l'information dont ils auront besoin lorsque ce sera leur tour de prendre le relais.
CONSEIL D'INITIÉ :> lorsque vous commencez à utiliser un logiciel de collaboration, créez une politique de communication simple à respecter par les membres de l'équipe. L'objectif ? Partager uniquement les informations nécessaires dans l'outil, de sorte que les documents importants liés au projet ou les discussions ne se perdent pas dans les messages privés et chaînes d'e-mails interminables.
4. Standardisez vos plans de jeu
La préparation est une chose, la transmission du projet en est une autre. Votre but devrait être de la normaliser le plus possible afin d'éliminer toute confusion. Revenons à l'exemple de l'e-book. L'équipe de rédaction est probablement prête à transmettre l'ébauche à l'équipe de conception. Créer un formulaire de demande normalisé ou brief créatif permettant à l'équipe de rédaction de renseigner les prochaines étapes du projet, de fournir tous les détails ou le contexte nécessaire et de partager toute autre information dont l'équipe de conception pourrait avoir besoin. Point de transfert "officiel", celui-ci permet à l'équipe ou à un collaborateur de savoir quand la balle est réellement en sa possession, lui donnant ainsi les informations nécessaires en temps réel sans avoir à les chercher. De plus, si certains de vos projets sont récurrents, vous pouvez créer des modèles permettant de les reproduire avec succès. Par exemple, si l'organisation de webinars est un projet récurrent pour votre équipe, faites des modèles pour non seulement les supports (diapositives, notes, etc.) mais aussi le flux de travail définissant où les transmissions ont lieu, à qui ces tâches sont assignées, de combien de temps disposent-elles pour être complétées et toute autre information nécessaire. L'utilisation de modèles vous permet de gagner du temps, élimine les approximations et rend l'ensemble de votre projet (y compris les transmissions !) beaucoup plus fluide.
5. Tenez réunions régulièrement et à horaires fixes
Réfléchissez à la dernière fois que vous avez transmis un projet à quelqu'un d'autre. Qu'avez-vous ressenti ? Avez-vous été soulagé de constater qu'il n'était plus sur votre liste de choses à faire et qu'il était désormais sous la responsabilité de quelqu'un d'autre ? C'est une émotion courante ! La transmission d'un projet est souvent considérée comme le point final pour celui qui fait la passe. Ce n'est plus quelque chose dont ils ont besoin de se préoccuper. Mais les transmissions les plus fluides se produisent lorsque toute l'équipe reste investie et désire voir le projet passer la ligne de but. Pensez au Tiki-Taka. Ce n'est pas parce qu'un joueur a passé le ballon qu'il arrête de jouer. Il reste engagé et alerte et, dans de nombreux cas, la balle peut lui être renvoyée. Votre équipe doit travailler de la même façon. Cela implique que les points réguliers ou les réunions de contrôle que nous avons mentionnées plus tôt ne doivent pas s'arrêter une fois la transmission terminée. Elles doivent se poursuivre jusqu'à la fin du projet. Ces réunions permettront à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, aux départements ou aux participants de fournir des éclaircissements sur le travail déjà accompli et de répondre aux questions. Sachez que ces réunions peuvent rapidement se transformer en sessions de rattrapage glorifiées où on ne discute de rien d'important. De plus, les employés peuvent avoir l'impression que chaque étape de leur travail est examinée et microgérée. Afin de rendre ces réunions périodiques aussi précieuses et encourageantes que possible, Teresa Amabile, professeur d'administration des affaires à la Harvard Business School, et Steven Kramer, psychologue et chercheur indépendant, affirment qu'il est important de reconnaître la différence entre le fait de faire le point et de contrôler : « Faire le point signifie collaborer ; le fait de contrôler est synonyme d'étouffement », déclarent-ils dans leur article pour Harvard Business Review. Ils recommandent d'utiliser cette réunion comme une occasion de poser des questions telles que :
- Y a-t-il quelque chose dont vous avez besoin pour mener à bien ce projet ?
- Y-a-t-il quelque chose qui vous pose problème ?
- Que puis-je faire ou que peut faire l'équipe pour aider ?
« De cette façon, vous pouvez faire le point avec les gens et savoir comment se déroule leurs projets sans leur donner l'impression d'être constamment sous surveillance », ajoutent-ils.
Considérez ces réunions comme une occasion pour votre équipe de rassembler leurs cerveaux, de dissiper toute confusion et de résoudre les problèmes. Ce faisant, ils resteront engagés et s'approprieront le résultat final du projet et pas seulement leurs contributions individuelles. Voilà un vrai travail d'équipe.
Mettez en œuvre ces conseils et marquez le but !
Les transmissions au cours d'un projet peuvent causer beaucoup de tracas à votre équipe. Mais, soyez assurés qu'il est tout à fait possible de coordonner des transmissions sans faille, en particulier si vous êtes prêt à suivre l'exemple des équipes de football et de l'un des plus efficaces systèmes de jeu, le Tiki-Taka. Si vous mettez en pratique les 5 conseils listés plus haut, vous rallierez une équipe qui restera soudée et parviendra à faire passer le projet au-delà de la ligne de but.
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