De nos jours, il est impossible d'éviter le sujet de la « transformation numérique ». Où que vous alliez, il occupe toutes les conversations. Selon l'opinion générale, « la transformation numérique est extrêmement importante ». Il vous est conseillé d'« exécuter votre transformation numérique correctement, ou vous allez rencontrer une multitude de problèmes ». En outre, on vous fait peur en vous disant que « si vous n'entamez pas votre transformation numérique immédiatement, votre entreprise va vraiment en souffrir ».
Bien sûr, cela est un peu exagéré. La transformation numérique revêt de nombreuses formes et peut avoir un sens différent d'une entreprise à l'autre. Ce n'est pas tout ou rien. La mise à jour d'une technologie et la mise en œuvre d'une transformation coûtent cher. Il est donc normal de changer un élément à la fois (ou éventuellement quelques éléments interconnectés). Il est toujours préférable de s'attaquer d'abord au secteur d'activité ou à la technologie qui apportera le plus d'avantages.
Votre entreprise a donc écouté tous les conseils, réalisé des recherches sur la technologie qui l'intéressait, planifié le déploiement et mis en œuvre la transformation en douceur. Cela a nécessité et nécessite encore beaucoup de travail pour rester au fait des dernières tendances et des derniers enjeux. Mais vous avez officiellement adopté la « transformation numérique », et c'est le cas de bon nombre de vos clients. Cependant, il y a toujours une entreprise à la traîne. Pour une raison ou une autre, elle n'adhère pas à l'idée de la transformation numérique. Et, bien sûr, c'est votre client.
Alors, que faire lorsque votre organisation a réussi sa transformation numérique mais pas votre client ? Comment travailler avec les clients qui en sont restés à la messagerie électronique et aux feuilles de calcul alors que vous avez évolué et adopté un système de gestion du travail collaboratif ? Comment maintenir vos systèmes et vos flux de travail (sans parler de votre budget et de votre tranquillité d'esprit) quand vos clients rechignent à l'idée de passer à la transformation numérique ? Soit, c'est un défi, mais c'est un défi que vous pouvez surmonter. N'est-ce-pas ? Vous êtes prêt ?
Commençons par le commencement
Comment travailler avec un client qui utilise encore la messagerie électronique et les feuilles de calcul pour gérer ses projets ? Ce n'est pas impossible, mais il faudra de la souplesse et des ajustements. Attention : il n'est jamais bon de prétendre être ce que vous n'êtes pas. Alors ne faites pas comme si vous utilisiez encore ces outils. Partagez votre enthousiasme quant à votre système de gestion du travail collaboratif et à la façon dont il a transformé votre travail. C'est toujours mieux d'être positif !
Si votre client insiste, vous pouvez télécharger les fichiers et rapports de Wrike et les envoyer par e-mail. Vous pouvez ensuite télécharger les révisions et copier les commentaires dans la tâche afin d'assurer un suivi complet dans votre système de gestion du flux de travail. Cela vous prendra plus de temps mais vous pourrez combiner ainsi les deux approches sans mettre trop de pression sur le client et en continuant de travailler efficacement de votre côté.
Une meilleure solution
Il y a peut-être une bien meilleure solution : présentez votre outil de gestion du travail collaboratif à votre client. Faites de votre client un collaborateur dans Wrike ! Ainsi, votre client peut modifier le statut d'une tâche, ajouter des commentaires, afficher les champs personnalisés existants, ajouter et supprimer des pièces jointes et soumettre des formulaires de demande. Il peut profiter des nombreux avantages inhérents à un système de gestion du travail collaboratif.
Toutefois, ses capacités sont limitées. Les collaborateurs ne peuvent pas créer de nouvelles tâches, dossiers ou projets, ni modifier le champ de description des tâches. En fait, c'est une bonne chose car c'est votre espace de travail et c'est vous qui devez le gérer. Les collaborateurs voient seulement ce pour quoi ils ont été étiquetés (le projet ou la tâche). Ils ne bénéficient donc pas d'un accès complet à votre espace de travail Wrike. Par conséquent, aucun client ne peut parcourir tous vos fichiers ni vérifier ce sur quoi vous travaillez pour d'autres clients, si cela vous rassure.
Il y a beaucoup d'avantages à faire de votre client un collaborateur. Il peut consulter et approuver les ressources plus facilement. Il peut également consulter et ajouter des commentaires sur l'état d'avancement du projet et fournir des mises à jour. Il reçoit une notification, vérifie la tâche, jette un coup d'œil à la ressource, fait des commentaires et passe à autre chose. Il n'est pas nécessaire d'envoyer la ressource par e-mail, puis de transcrire les commentaires fournis par le client au téléphone ou par e-mail dans la tâche. En prime, vous faites preuve de votre engagement à respecter son budget.
C'est vraiment le meilleur des deux mondes. Votre entreprise peut continuer à utiliser le système de gestion de projets rationalisé dans lequel elle a investi ses efforts. Vous pouvez montrer à votre client les avantages de la gestion du travail collaboratif. Votre client peut continuer d'utiliser les outils actuels de son entreprise tout en ayant un aperçu de l'avenir. Et il peut se tourner vers vous, une ressource experte, pour vous poser des questions au fur et à mesure qu'il se familiarise avec la gestion du travail collaboratif. En travaillant ensemble dans Wrike, même de façon limitée, vous avez l'occasion d'éduquer et d'encourager votre client à se lancer dans la transformation numérique. Cela renforce votre réputation en tant que ressource de confiance et votre relation.
Conseils pour encourager vos clients à amorcer leur transformation numérique
Alors, comment encourager votre client à se lancer dans la transformation numérique ? De toute évidence, vous ne pouvez pas créer le plan ou approuver le budget pour lui. C'est à lui de s'en charger. Mais vous pouvez lui présenter les avantages, lui faciliter la tâche et l'aider à montrer à ses supérieurs comment une transformation numérique pourrait métamorphoser les opérations de l'entreprise.
La transformation est effrayante, mais être à la traîne, incapable de suivre la concurrence, l'est bien davantage. Ne laissez pas votre client décrocher. Voici quelques conseils pour encourager vos clients à amorcer leur transformation numérique.
1. Insistez sur les avantages de la collaboration
Soyons réalistes : travailler ensemble en collaborant facilite le travail. Que vous réfléchissiez à un nom de produit, cherchiez une solution pour éliminer un obstacle ou prêtiez main forte pour terminer un projet à temps, travailler ensemble est toujours préférable. Une étude réalisée par McKinsey a montré que la mise en œuvre d'outils sociaux (comme la gestion du travail collaboratif) peut augmenter la productivité de 20 à 25 %. C'est un chiffre énorme quand on le multiplie par le nombre d'employés d'une organisation.
La collaboration rend les organisations plus agiles et plus flexibles. Les employés ont tendance à être plus heureux lorsque la collaboration leur permet de travailler n'importe où. Les conversations et l'engagement continus peuvent produire de meilleures solutions. Les gens ont de meilleures relations lorsqu'ils sont tenus informés et savent ce qui les attend. Les employés savent ce qu'on attend d'eux. Ils ont les moyens d'accomplir leur travail, de sorte que la productivité et la rentabilité s'envolent. Tout le monde y gagne, à tous les coups.
2. Démontrez le pouvoir de la visibilité
La visibilité est la clé d'un travail efficace. Les informations étant plus accessibles au sein du service ou de l'organisation, plutôt que cloisonnées dans les boîtes e-mail, n'importe qui peut vérifier l'état d'une tâche, partout et à tout moment. Plutôt que d'interrompre le travail d'une personne ou de convoquer une réunion pour faire le point, les employés peuvent trouver l'information quand ils en ont besoin. On peut ainsi éviter les réunions inutiles et mieux communiquer.
Pour ce qui est des informations cloisonnées, les feuilles de calcul et les documents peuvent être un cauchemar en termes de révisions et de suivi des versions. Elles sont généralement dépassées dès qu'elles sont partagées en raison des commentaires et des changements apportés par les personnes qui les reçoivent. C'est une façon de travailler plutôt inefficace. La collaboration avec Wrike ou un autre outil de gestion du travail collaboratif permet également de repérer plus facilement les obstacles avant qu'ils ne posent problème. De plus, le fait de pouvoir visualiser les charges de travail et les calendriers et de mieux gérer les ressources signifie que les responsables peuvent travailler pour assurer l'équilibre. Ainsi, les délais sont respectés et les employés sont (espérons-le) moins stressés. Encore une fois, tout le monde y gagne.
3. Encouragez un processus de gestion du changement
Autre expression à la mode, la « gestion du changement » doit toutefois faire partie intégrante de toute transformation. La gestion du changement met l'accent sur le fait que les personnes sont au cœur du changement. Pour qu'un changement soit réussi, il faut que les personnes concernées soient impliquées. Les sentiments, les préoccupations et les craintes des personnes retarderont ou stopperont la transformation numérique s'ils ne sont pas pris en compte et gérés. Il faut du temps et de la planification, mais la gestion du changement permet d'assurer la réussite de chaque transformation numérique.
Il est bon de bien connaître le concept de gestion du changement lorsque vous travaillez avec vos clients et, plus particulièrement, lorsque vous les initiez aux outils de gestion du travail collaboratif. Consultez des ressources spécialisées, telles que PROCSI et les instituts de formation, et renseignez-vous sur la gestion du changement. Partagez ensuite ces ressources avec vos clients.
4. Racontez votre histoire
Il n'y a rien de plus puissant qu'une connexion personnelle. Selon l'institut Nielsen, 84 % des gens font assez ou totalement confiance aux recommandations des personnes qu'ils connaissent. Si un ami ou un collègue a adopté un service, mis en œuvre un processus ou acheté un produit, nous sommes plus susceptibles de l'envisager sérieusement. Donc, en gardant cela à l'esprit :
- parlez des défis auxquels vous étiez confronté et de votre recherche d'une solution ;
- discutez des raisons pour lesquelles votre choix final était le mieux adapté à votre organisation ;
- expliquez où vous avez fait des recherches sur les technologies et les outils et ce que vous avez découvert ;
- encouragez votre client à lire Three Snapshots of Digital Transformation (Trois instantanés de la transformation numérique) de l'institut McKinsey, pour un aperçu rapide ou une étude approfondie, selon ce qu'il est à même d'assimiler.
L'essentiel est d'être à sa disposition en tant que ressource lorsqu'il entreprend le processus de transformation numérique. Cela vous aide à développer votre relation et à satisfaire ses éventuels besoins de formation, et vous apporte la satisfaction d'aider.
Prenez le train de la transformation numérique
La transformation numérique est essentielle pour réussir, mais c'est aussi un défi de taille. Plus vous pourrez soutenir et aider vos clients dans leur transformation numérique, mieux vous travaillerez ensemble et meilleure sera votre relation à long terme. Consultez les ressources Wrike ci-dessous pour plus d'informations et de conseils à partager.
- Démo Wrike : https://www.wrike.com/demo
- eBook Wrike : From Process to Automation: The Professional Services Work Management Benchmark Report (Du processus à l'automatisation : rapport comparatif sur les Services Professionnels dans le domaine de la gestion du travail)
- Blog Wrike : 4 façons dont la transformation numérique fait évoluer la gestion de projet
- Blog Wrike : 4 types de clients avec lesquels vous allez travailler et comment les satisfaire
- eBook Wrike : Embracing the Agile Movement: Strategies to Keep Pace in the Post-Digital Era (Intégrer le mouvement agile : stratégies pour rester dans la course de l'ère post-numérique).
- Blog Wrike : Comment se positionne votre entreprise face à la transformation numérique ?
Guide pour les débutants sur les méthodologies de gestion de projet
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