Même les petits projets peuvent devenir complexes et demander beaucoup de supervision. Le chef de projet doit surveiller les coûts, la planification, gérer les ressources, suivre les modifications, contrôler les risques et générer des rapports de progression. Essayer de gérer tout cela à l'aide d'un simple tableur peut prendre beaucoup de temps et engendrer des erreurs, des retards et de la frustration. Il n'est donc pas surprenant que de nombreuses personnes adoptent des logiciels de gestion de projet. Il existe un grand nombre de logiciels de gestion de projet gratuits disponibles sur le marché aujourd'hui. À première vue, ces options peuvent sembler être le bon choix pour les entrepreneurs individuels, les start-ups et les petites entreprises. Après tout, quel tort ont-ils à essayer un outil gratuit ? Notamment si l'investissement dans un logiciel de gestion de projet n'a pas encore été décidé ?
Malheureusement, rien n'est jamais complètement gratuit.
Tous les outils de gestion de projet dits « gratuits » auront des coûts cachés. Pour les entreprises moyennes et grandes, ou les sociétés qui prévoient de croître, ces coûts peuvent même être encore plus élevés.
Avant de découvrir les 5 coûts cachés des logiciels de gestion de projet gratuits, clarifions les différents types de d'options « gratuites » sur le marché.
4 types de logiciels de gestion de projet gratuits
Il existe 4 principaux types d'outils de gestion de projet gratuits. Il est important de savoir quel type d'outil vous envisagez d'adopter, car chacun d'entre eux possède ses propres risques et coûts cachés.
- Logiciels libres. Les outils libres peuvent être téléchargés gratuitement, modifiés, copiés et redistribués sous licence. Ces outils sont créés et gérés par des communautés de bénévoles et ne sont pas liés à un distributeur ou un fournisseur. Les logiciels libres peuvent être ré assemblés par des fournisseurs de première classe sous forme de packages logiciels.
- Logiciels gratuits. Ces outils sont la propriété d'une société ou d'une personne. On peut également les télécharger gratuitement, mais on ne peut pas les modifier, les copier ou les redistribuer.
- Partagiciels. Les partagiciels offrent des périodes d'essai gratuites, mais ils ont ensuite un coût modeste si l'on veut continuer à les utiliser.
- Logiciels freemium. Les versions Freemium sont des versions limitées de logiciels premium et vous offrent la possibilité de connaître un outil, de vous familiariser avec lui et de découvrir son potentiel.
5 coûts cachés des logiciels de gestion de projet gratuits
Il existe 5 coûts cachés que vous devez considérer lorsque vous évaluez toute solution logicielle de gestion de projet gratuite.
N° 1 : Une taille unique
Hormis les logiciels libres, les logiciels de gestion de projet gratuits ne peuvent pas être personnalisés. Même si vous choisissez un outil libre, la personnalisation est laborieuse et complexe. Vous aurez besoin d'une personne en interne qui ait les compétences et les connaissances pour personnaliser et entretenir le logiciel, ce qui engendre des coûts.
Cela signifie que vous ne pouvez pas facilement modifier votre solution de gestion de projet gratuite afin qu'elle s'adapte aux exigences particulières de votre entreprise, de vos projets ou de votre équipe.
Par exemple, en général, les outils gratuits ne prennent en charge qu'une seule méthodologie de gestion de projet. Si votre entreprise utilise Agile pour certains projets et PRINCE2 pour d'autres, vous aurez besoin de deux outils distincts.
De plus, vous ne pourrez pas adapter l'outil pour l'aligner sur vos flux de travail, vos processus et vos structures organisationnelles. Cela peut provoquer des problèmes lors des révisions et des approbations, et pour la sécurité.
Vous pourriez même devoir modifier votre entreprise pour vous adapter à l'outil, ce qui peut rendre l'adoption beaucoup plus difficile et engendrer une inefficacité dans votre entreprise.
Si votre équipe ne souhaite pas utiliser le logiciel, cela peut provoquer des problèmes supplémentaires. Par exemple, vous pourriez ne pas avoir suffisamment de données dans votre système, ne pas recevoir les mises à jour à temps, ou avoir à courir après vos collaborateurs pour obtenir les informations.
L'un des avantages d'un logiciel de gestion de projet est la capacité à fournir des aperçus en temps réel sur les statuts d'un projet. Cela permet d'améliorer la communication et la prise de décisions. Cependant, que se passe-t-il si votre logiciel ne peut pas fournir les rapports que la direction souhaite voir ? Que se passe-t-il si le logiciel ne possède même pas de fonctionnalité de rapport ?
Vous devrez faire sans, et créer ces rapports en dehors du système, ce qui demande plus de temps et d'efforts. Essayer de forcer un outil à faire ce qu'il n'a pas été conçu pour faire, ou devoir créer une solution pour l'adapter à votre entreprise, peut en réalité freiner votre productivité.
N° 2 : Incapacité à croître avec votre entreprise
La plupart des outils de gestion de projet gratuits vous offrent seulement une solution limitée. Les abonnements se réduisent généralement à un nombre limité d'utilisateurs, de projets et de données. Ils peuvent également exclure certaines fonctionnalités et capacités.
Il existe également des limitations fréquentes concernant les API et les intégrations. La capacité de transmission des informations depuis et vers les autres solutions clés est l'une des plus importantes fonctionnalités de la gestion de projet.
Par exemple, que se passe-t-il si votre gestion des actifs marketing, votre automatisation et vos analyses sont traitées dans des outils distincts ? Si vous ne pouvez pas les intégrer à votre logiciel de gestion de projet, vous devrez vous contenter d'un affichage fragmenté de vos campagnes marketing, ou entrer les données manuellement dans l'outil.
Cette absence d'intégration engendre les risques suivants :
- Retards. Il y aura des retards dans la mise à jour des informations d'un système à l'autre.
- Erreurs. Comme les informations doivent être entrées manuellement, le fait que les données soient saisies manuellement augmente le risque d'erreurs.
- Disparité. Différentes plateformes contiendront différentes informations. Obtenir une image complète de vos initiatives demandera une recompilation laborieuse des données sur l'ensemble des systèmes.
- Confusion. Le manque de confiance et la confusion surviennent lorsque différents systèmes offrent différentes informations.
Il est essentiel de connecter votre plateforme de gestion de projet avec d'autres outils commerciaux pour simplifier vos flux d'information lorsque votre entreprise croît et adopte plus d'outils. L'incapacité à faire cela avec votre logiciel gratuit signifie que vous devrez changer d'outil à un moment donné. Ceci est particulièrement vrai pour les équipes de niveau Entreprise, qui se doivent de disposer des meilleurs outils de gestion de projet disponibles pour s'adapter aux exigences d'une société en pleine croissance.
Lorsque vous atteignez vos limites en termes de taille, ou que vous vous rendez compte que vous avez besoin de plus de fonctionnalités, vous devez soit mettre votre solution à niveau, soit adopter un nouvel outil de gestion de projet. Cela peut engendrer des difficultés de configuration et de transfert de données. Cela peut également provoquer des pertes de données de l'historique et l'impossibilité de visualiser les tendances.
Souvent, on se force à croire que l'on pourra se contenter de la version gratuite pour toujours. Ensuite, lorsque la version gratuite ne répond plus à nos besoins, on hésite à adopter un nouvel outil car nos utilisateurs sont déjà formés à l'utilisation du premier, et celui-ci est bien connu, configuré, et il contient déjà nos données. Cette réticence à changer peut nous amener à considérer un outil de première classe à un coût plus élevé que les options payantes similaires sur le marché.
N° 3 : Gestion des tâches, et non gestion de projet
Même si de nombreuses options sur le marché sont appelées outils de gestion de projet gratuits, elles sont souvent conçues pour servir de listes des tâches sophistiquées. Ces outils offrent seulement certaines fonctionnalités et sont conçus pour la gestion des tâches plutôt que la gestion de projet.
Ils peuvent servir pour créer et suivre des tâches spécifiques, mais ceci représente une vue limitée et partielle du fonctionnement du projet. Ce type d'outil ne vous permet pas de visualiser aisément la façon dont les tâches sont connectées.
Sans une fonctionnalité telle que la création de prédécesseurs et de successeurs, vous ne pouvez pas visualiser et gérer les dépendances ou le chemin critique. En d'autres termes, lorsqu'une tâche prend du retard, il peut être extrêmement difficile de comprendre l'impact sur le projet global.
Sans calendrier de gestion de projet, il peut être plus difficile de coordonner les ressources et les tâches qui sont interdépendantes et de s'assurer que la gestion des charges de travail soit correctement réalisée. Par exemple, disons que vous avez six tâches assignées à Sally, et dix assignées à Robert, toutes dues à la fin de la semaine prochaine. Qui est le plus de disponible ?
Vous pourriez penser qu'il s'agit de Sally, mais que se passe-t-il si ses tâches prennent deux fois plus de temps que celles de Robert ? Il est impossible de répondre à cette question à l'aide d'un simple outil de gestion des tâches. Cela signifie qu'il est impossible de savoir qui est surchargé et qui peut participer sans travailler en dehors du système pour trouver la réponse.
Le meilleur outil de gestion de projet doit prendre en charge la gestion du risque et du changement, l'analyse de projet, la création de rapports et la prise de décision. Il doit pouvoir fournir un aperçu du projet, chose que les logiciels de gestion de tâches ne font pas.
N° 4 : Manque de formation et d'assistance
La plupart des solutions de gestion de projet comprennent une formation et une assistance par le biais de responsables Réussite clients attitrés, d'équipes d'assistance, et/ou d'équipes de services professionnels. Une période de garantie et de maintenance est aussi généralement offerte.
Les fournisseurs de logiciels payants veulent vous garder en tant que client satisfait, ils s'assurent donc que vous soyez prêt pour la réussite. Ils souhaitent vous aider à personnaliser l'outil selon les besoins particuliers de votre équipe, et vous aider à résoudre les problèmes courants en un temps record. Ils offrent également des mises à jour régulières, une maintenance, et des correctifs lorsqu'ils améliorent le logiciel.
Les solutions gratuites ne sont évidemment pas équipées pour offrir ce niveau de service. Les créateurs de logiciels gratuits ne sont pas préoccupés par votre réussite, car cela ne leur apporte aucun avantage.
Sans assistance ni formation, les coûts de tout le temps, l'effort et les dépenses que vous devrez réaliser à l'avenir pour former votre équipe et configurer le logiciel seront à votre charge. Si vous rencontrez un problème ou un bug, vous devrez chercher la solution et tester la réparation. Cela implique du temps à passer sur le logiciel, du temps qui aurait pu être dédié aux projets ou à la croissance de votre entreprise.
Les gens pensent souvent que l'un des avantages des logiciels libres est l'assistance offerte par une grande communauté d'utilisateurs. Cependant, le volume important d'informations contradictoires peut être déroutant et frustrant.
N° 5 : Risques pour la sécurité
Votre logiciel de gestion de projet contiendra une grande quantité d'informations de la société. Même s'il ne s'intègre pas aux autres systèmes de gestion, avec le temps, votre logiciel contiendra beaucoup de données, notamment :
- Les clients avec lesquels vous avez travaillé
- Les marges de profit des projets
- Les coûts internes et externes
- Les données relatives au travail et aux ressources
- Les tendances au fil du temps
Il peut également contenir les leçons tirées, les projets que vous essayez d'obtenir à l'heure actuelle, et d'autres informations confidentielles telles que les bulletins de salaire. Il est important de considérer à qui vous confiez ces informations et si elles seront en sécurité.
Voici les 3 principaux risques de sécurité à considérer lorsque vous évaluez les outils de gestion de projet gratuits :
- Sécurité des données. Dépendez-vous de quelqu'un d'autre pour stocker les données des projets pour vous ? Si ces données sont perdues, aurez-vous une sauvegarde ? S'il s'agit d'une société petite ou relativement méconnue, que se passe-t-il si elle cesse ses activités ? Vous pourriez perdre toutes vos données de projet actuelles et historiques.
- Exposition des (méta)données. Il est important de vous demander pourquoi le logiciel est gratuit et ce que le fournisseur gagne en échange de l'accès à vos données. Ont-ils accès à votre entreprise, à vos clients, à d'autres informations confidentielles que vous ne souhaitez pas partager ?
- Violations de la sécurité. Même les logiciels basés sur le Cloud et en open source, qui sont développés et lancés par des entreprises et des communautés, peuvent être sujets à des attaques de sécurité ; notamment si les correctifs de sécurité ne sont pas régulièrement entretenus. Comment votre logiciel gratuit va-t-il protéger vos données du vol ?
Quelques questions méritent d'être posées :
- La société se soumet-elle à une vérification tierce de sa sécurité et de ses contrôles ?
- Y aura-t-il un chiffrement des données au repos ?
- Si oui, seront-t-elles gérées par votre société ou le fournisseur ?
- Quel contrôle avez-vous sur les personnes qui ont accès à vos données ?
- La société est-elle soumise à des audits relatifs à la sécurité et à la confidentialité ?
Choisir votre logiciel de gestion de projet
Si vous êtes prêt à tirer parti de tous les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet qui soit simple mais puissant, assurez-vous de choisir un outil qui mérite l'investissement. Souvenez-vous que rien n'est jamais complètement gratuit, et il est important d'envisager les coûts totaux de l'utilisation d'un outil avec le temps.
Cela comprend le temps qu'il faudra pour former et intégrer les utilisateurs, pour configurer le système, et en faire la maintenance et l'entretien au cours du temps. Il est également important de prendre en compte la flexibilité du logiciel pour qu'il puisse croître avec votre entreprise, et la sécurité de son utilisation.
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