En tant que dirigeant d'une société de logiciels de gestion de projet, j'ai eu l'occasion d'entendre de nombreuses histoires conflictuelles de la part de clients, d'investisseurs et de formateurs, au sujet des projets. Je pense que c'est une excellente opportunité de les partager avec vous, dans l'espoir que ces histoires vous aident à améliorer vos propres compétences en gestion.
Ceci est la quatrième partie d'une série nommée Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples. Cliquez sur ces liens pour accéder aux autres parties de la série : seconde et troisième parties.
Erreur #4 : Copier des informations de façon automatique
Vous passez votre journée à courir d'une réunion à l'autre, à appeler les gens et à envoyer des dizaines de mails pour demander des rapports, ou rappeler les échéances à venir ?
En tant que chef de projet, vos tâches administratives peuvent être fastidieuses et même... mécaniques. Il peut sembler que les fonctions du chef de projet se limitent à recueillir des informations et à mettre à jour des plans, étant donné que vous passez le plus clair de votre temps à recueillir des données et à mettre à jour les plannings des projets.
Mais n'oubliez pas que vous avez besoin de temps pour diriger les membres de votre équipe. Pour les diriger, mais aussi pour les motiver. Or le problème réside précisément en ces termes : personne n'a le temps de le faire.
Stratégie gagnante #4 : Utilisez la technologie adéquate
Au lieu de vous évertuer à effectuer les petites tâches administratives, il serait plus utile d'utiliser le bon logiciel et les outils adéquats pour vous aider à traiter le déluge d'informations que vous recevez.
Intégrez vos données
Lorsque vous commencerez un projet et que vous en accepterez plusieurs autres, vous aurez besoin d'un outil fiable qui vous aidera à synchroniser vos données. Cherchez un outil qui vous permette de gérer un portefeuille de projets entier sans vous surcharger de travail inutile – avec par exemple des tâches quotidiennes à faible valeur qui ne font pas vraiment avancer le projet. Les outils sont là pour vous faciliter la vie, pas pour vous donner encore plus de travail.
Intégrez la planification de vos projets
Lorsque vous choisissez un outil de gestion de projet, assurez-vous qu'il intègre bien les plannings des projets et que ces plannings sont faciles à mettre à jour. Avec bon nombre d'outils traditionnels, vous rencontrerez certaines difficultés pour visualiser votre plan projet initial. Évitez également les logiciels de gestion de projet qui vous obligent à créer un espace de travail différent pour chaque projet. N'oubliez pas que séparer les données et la planification des projets est la troisième erreur la plus fréquente.
Privilégiez la flexibilité
Choisissez un application flexible qui vous permettra de mettre à jour vos plans facilement. Certaines applications web (Wrike en faisant partie) permettent aux membres d'une équipe de mettre à jour des tâches qui leur ont été attribuées directement dans le plan. Cela vous fait gagner énormément de temps, étant donné que vous avez besoin de collecter toutes les mises à jour et de les ajouter manuellement dans vos plannings. Ces outils vous aideront à renforcer vos compétences en matière de délégation si vous suivez la stratégie gagnante #1.
La dernière publication de la série se trouve ici.
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