En tant que dirigeant d'une société de logiciels de gestion de projet, j'ai eu l'occasion d'entendre de nombreuses histoires conflictuelles de la part de clients, d'investisseurs et de tuteurs au sujet des projets. Je pense que c'est une excellente opportunité de les partager avec vous, de sorte à ce que celles-ci vous aident à améliorer vos propres compétences en gestion. Ceci est la deuxième partie d'une série nommée Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples.
Avant de lire cet article, veuillez consulter Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples (Partie 1 sur 5).
Erreur n° 2 : planification de projet négligée
La tentation est grande de plonger directement dans le projet au lieu d'envisager votre plan de manière approfondie.
Dans le monde actuel de l'entreprise, où chaque projet doit contribuer au chiffre d'affaires de la société, cette attitude naïve mène inévitablement à l'échec.
Rappelez-vous que l'une des principales raisons pour lesquelles la gestion de projet peut échouer est le fait de laisser les plans de projet prendre la poussière sur les étagères. Un plan de projet inexistant, inutilisé, obsolète, incomplet ou pauvrement construit donne lieu à des erreurs lors de l'exécution de celui-ci.
La plupart des erreurs de gestion de projet observées sont dues à un manque de plan de projet efficace et à jour. Lorsque vous ne mettez pas à jour vos plans de projet, vous ne pouvez suivre tous vos projets, et vous n'avez aucun contrôle sur leur progression. Vous courez également le risque d'être occupé plus de temps que nécessaire, et d'exploser vos budgets. Par conséquent, les membres de votre équipe prennent du retard dans la finalisation de leurs tâches. Et tout cela affecte directement la date de livraison de votre projet.
Stratégie gagnante n° 2 : maintenez des plans réalistes et à jour
Comment maintenir des plans de projet réalistes et à jour ? Voici trois solutions concrètes :
Révisez, révisez, révisez
Si vous voulez que tous vos projets soient terminés dans le respect des délais et du budget (ou en-dessous du budget), il est important de suivre quotidiennement la progression de chacun de vos projets. Votre équipe projet doit prendre au sérieux les objectifs et le calendrier du projet. Pour cela, vous devez revoir et mettre à jour vos plans régulièrement ; dans le cas contraire, vos plans s'avèreraient alors inutiles.
Concevez des plans flexibles
Lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, vous devez être prêt à réagir instantanément aux changements imprévus d'un projet et à adapter votre plan à ces changements. Ainsi, vous vous épargnez le coût des erreurs dans la programmation initiale.
Préparez toutes les informations nécessaires
Ayez toutes les informations à portée de main pour pouvoir faire face aux changements. De cette façon, vos projets seront achevés avec succès. Ne laissez pas les informations précieuses sur les mises à jour s'enterrer dans des fichiers séparés.
Combinez vos données et conservez tous les fichiers liés au projet en un seul emplacement. Facilitez l'accès à ces informations pour l'ensemble des parties prenante. Avoir toutes les informations sous la main vous permet de connaître la progression de vos projets à chaque instant.
À suivre dans la partie 3 : Erreurs de planification de projet.
En savoir plus
Pour plus d'informations sur la planification de projet, consultez :
- Concepts de base en gestion de projet : 6 étapes pour élaborer un plan de projet sans faille
- 10 éléments essentiels pour un plan de projet parfait (infographie)
- 5 solutions corroborées par la psychologie pour que votre équipe respecte les délais
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