On parle souvent de la collaboration et de la gestion du travail au niveau individuel ou au niveau de l'équipe. Comment notre équipe peut-elle gagner en efficacité ? Utilise-t-on nos ressources de façon efficace ? Comment peut-on améliorer notre performance ?
Organiser le travail, collaborer de façon efficace et respecter les délais sont essentiels pour mener à bien le travail. Cependant, au fur et à mesure que les entreprises se développent, la concurrence fait son apparition et force est de constater que les concepts de base en gestion du travail ne suffisent pas.
En raison de leur caractère rigide et de leur manque de scalabilité, les anciens processus perdent de leur utilité à mesure que le marché et les priorités évoluent. D'ailleurs, selon le bureau d'étude de marché IDC, les entreprises perdent 20 à 30 % de leur revenu chaque année en raison des inefficacités. Aujourd'hui, les entreprises à succès ont besoin d'un coup de pouce afin de se distancier de leurs concurrents, tout en faisant preuve d'adaptation pour répondre aux besoins de leurs clients.
Renforcer vos processus actuels, briser les silos et adopter la gestion du travail au niveau le plus élevé encouragera non seulement la pensée rationnelle de haut en bas, mais vous aidera également à atteindre les objectifs de l'entreprise et à réduire le risque à grande échelle.
Voilà comment Wrike, la solution puissante de gestion du travail, sera votre arme secrète pour conquérir le marché.
1. Alignement des équipes
Les attentes ? Les départements exécutent sans heurt les tâches quotidiennes dans une parfaite coordination entre les différentes équipes, afin de répondre aux priorités de l'entreprise. La réalité ? Les équipes perdent souvent de vue les priorités et les objectifs en essayant, tant bien que mal, de surmonter la complexité de la gestion du flux de processus et des opérations entre les équipes à distance.
La clé pour maintenir les équipes alignées sur les objectifs de l'entreprise est de rendre ces derniers transparents et accessibles depuis le début. Les objectifs et les résultats clés (OKR) sont un excellent moyen de documenter la planification trimestrielle et annuelle en détail et ont été mis en avant comme éléments expliquant la croissance exponentielle et le succès de Google.
Cependant, établir un processus clair pour définir les objectifs de l'entreprise n'est pas suffisant. Sans un endroit unique pour partager les idées, informer sur la performance et la suivre, considérez vos objectifs comme inexistants. Wrike aligne non seulement votre équipe sur les objectifs de l'entreprise, mais rend ces derniers réalisables, car il est possible d'y imbriquer d'autres objectifs.
Avec Wrike, vous pouvez intégrer des objectifs individuels dans des objectifs d'équipe, des objectifs d'équipe dans des objectifs de département, et ainsi de suite ; reliant ainsi les chargés de mission, les approbateurs et les dates d'échéance aux objectifs principaux. Vous pouvez ainsi comprendre comment sont connectés les objectifs de chacun (de haut en bas et de bas en haut) et voir quel est leur impact sur les résultats de l'entreprise. Ce niveau de transparence permet aux équipes de rester en phase avec les priorités et assure que les objectifs de l'entreprise soient toujours au cœur des préoccupations.
2. Repérage des icebergs
Tout le monde sait comment sombra le Titanic. Durant sa traversée inaugurale, un membre de l'équipage repéra un iceberg et le signala au pont pour que le navire effectue une manœuvre afin de l'éviter. L'iceberg fut malheureusement repéré trop tard et le navire le percuta, entraînant sa triste disparition. Si l'équipage avait eu une meilleure visibilité à l'horizon, l'iceberg aurait pu être repéré plus tôt et évité entièrement.
Le risque est inévitable pour toute entreprise. Si vous êtes équipé des bons outils, vous pouvez tirer avantage d'une visibilité accrue pour « repérer les icebergs » immédiatement, pour ainsi éviter le risque et restaurer la confiance.
Wrike vous envoie des notifications instantanées sur tout changement ou mise à jour de statuts sur les principales initiatives, afin que vous soyez toujours dans la boucle sur les projets qui vous intéressent. Si quelque chose n'avance pas ou est coincé, vous pouvez y remédier de façon instantanée, et toutes les personnes concernées sont alertées immédiatement.
Faites rapidement le point sur les priorités et les mises à jour de statuts de façon générale, ou examinez-les en détail sans perdre de dynamisme dans des réunions interminables sur l'avancement des projets.
3. Rester responsable
Un manque de responsabilisation entraîne beaucoup de difficultés. En tant que dirigeant d'entreprise, vous êtes le principal responsable. « Si vous permettez à vos employés d'éviter la responsabilisation, vous ne résolvez pas le problème. Vous devenez seulement le nouveau responsable de celui-ci. Et les problèmes s'accumulent rapidement », affirme David Baker, PDG de Think Shift.
Les statistiques ne sont d'ailleurs pas bonnes pour la direction. Selon une étude menée par la Harvard Business Review, 50 % des managers sont très mauvais en matière de responsabilisation. Si vos managers ne se responsabilisent pas, qui le fera ?
Travailler avec plusieurs plateformes telles que les e-mails, les tableurs, les messageries instantanées, etc. rajoute un couche de complexité. Les dates d'échéance sont fluctuantes et il y a confusion sur l'appropriation des tâches, ce qui rend impossible de savoir quelle est l'étape suivante et qui en est responsable.
Désigner un propriétaire de projet dans Wrike est un moyen clair d'établir un responsable de son exécution. Et ce n'est pas tout, les gens qui ont été désignés comme responsables d'un projet ou d'une tâche sont plus susceptibles de s'y investir en vue de sa réussite.
En ce qui concerne les approbations, la responsabilisation peut représenter le principal obstacle. L'approbateur est d'un côté responsable de faire avancer le travail, et de l'autre côté, le propriétaire du projet est chargé de tenir l'approbateur responsable d'accomplir sa partie du travail. Pour un cadre, c'est souvent difficile de savoir à quel moment intervenir.
Wrike Proof simplifie les cycles de révision et permet de désigner des approbateurs d'éléments afin que vous sachiez quand la balle est dans votre camp. Ajoutez des dates aux approbations pour que vous sachiez clairement combien de temps vous avez pour approuver quelque chose, et marquez rapidement un élément comme « approuvé » lorsque vous avez terminé.
4. Scalabilité et cohérence
L'une des plus grandes difficultés que l'on rencontre lorsque l'on développe son entreprise est de maintenir la qualité et la cohérence. Vous devez surveiller de près le moindre détail de la production pour satisfaire aux exigences élevées. Et même en faisant preuve de la plus grande vigilance, il est probable que quelque chose vous échappe.
Wrike standardise les tâches répétitives et fastidieuses, vous permettant de maximiser la reproductibilité et la prévisibilité des résultats. Les équipes créatives peuvent suivre la production de chaque ressource et obtenir une visibilité sans précédent sur la production dans le monde entier.
Il n'y a pas de plus grande ressource que les personnes, mais même ces dernières ont leurs limites. Lorsque votre équipe est épuisée par le travail répétitif ou doit passer d'un outil à un autre, des erreurs se produisent et il faut redoubler les efforts. En automatisant le travail répétitif et en intégrant vos applications avec Wrike, vos employés passent moins de temps sur des tâches administratives fastidieuses et plus de temps sur les projets qui ont un impact.
« L'efficacité c'est de se concentrer sur quelque chose que vous utilisez beaucoup en interne (e-mails, messages instantanés, tableurs) et de la considérer comme une occasion pour adopter l'automatisation ». Bryan Helmig, CTO et cofondateur de Zapier
5. Agilité
Les priorités évoluent. Au fur et à mesure que la concurrence s'intensifie, votre entreprise doit rester sur ses gardes et être prête à répondre aux demandes en constante évolution des clients. Au lieu de résister à ce changement, les dirigeants doivent faire preuve de souplesse et donner à leurs équipes les moyens de s'adapter.
Sans un outil pour favoriser l'agilité et s'adapter aux priorités changeantes, l'élan en prend un coup et les employés s'épuisent. Wrike aide les cadres a garder une longueur d'avance sur leurs adversaires en leur proposant une plateforme leur permettant de changer de vitesse de façon instantanée.
Grâce à sa flexibilité et sa personnalisation, Wrike s'adapte à votre manière de travailler et pas l'inverse. Visualisez le travail de la manière qui vous convient le mieux et faites glisser-déposer les tâches dans différentes sections à mesure que les priorités évoluent. Suivez et mesurez la performance afin d'apprendre sans cesse et de gagner en efficacité.
Philz Coffee utilise Wrike pour sauvegarder ses contrats avec les importateurs de café pour ne jamais manquer d'étape. « En utilisant des outils tels que Wrike de manière cohérente et régulière, nous sommes capables de repérer les failles du processus et d'apporter rapidement des changements », explique Andi Trindle Mersch, directrice de « Coffee and Sustainability » chez Philz. « Je pense que les processus doivent évoluer ; qu'il ne faut pas rester figé. 85 % de notre processus est solide, mais j'ai l'impression qu'environ 15 % de celui-ci est en quête de perfection. »
Jouez vos cartes correctement
Même les meilleurs leaders sont vulnérables face au caractère imprévisible du développement d'une entreprise. Une organisation et une planification basiques sont importantes, mais cela ne suffit pas. Voici les valeurs qu'une solution de gestion du travail comme Wrike vous apportera :
- Briser les silos grâce à une collaboration saine permettra à tous de travailler à l'unisson vers les objectifs de l'entreprise.
- Gagner en visibilité pour repérer les icebergs de façon anticipée réduira les prises de décisions hâtives et les opportunités manquées.
- Connecter les gens à leur travail permet l'appropriation, favorise la confiance au sein des équipes et responsabilise les gens (à commencer par vous).
- Adopter l'automatisation permet de favoriser la scalabilité tout en maintenant la cohérence, pour que les gens puissent se concentrer sur le travail qui importe.
- Soutenir l'agilité permet de distinguer votre entreprise de vos concurrents car cela vous permet d'évoluer avec le marché.
Parfois vos plus grandes difficultés peuvent se transformer en vos plus belles opportunités. Avec les bons outils, vous serez équipé pour faire face à ces difficultés avec détermination et de façon victorieuse.
Personne n'a dit qu'être un leader visionnaire était facile. Consultez notre fiche pour connaître tout ce que vous devez savoir sur Wrike.
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