Quelle incroyable aventure que cette conférence Collaborate 2020 ! Ce troisième événement de l'année était en effet une grande première pour notre équipe qui a dû héberger cette conférence 100 % virtuelle. Nous remercions tous les participants qui nous ont fait confiance. Votre implication a en grande partie contribué au succès immense de notre entreprise !
(Vous n'avez pas pu participer ? Pas de panique. Tout le contenu de la conférence Virtual Collaborate 2020 est disponible à la demande jusqu'au 30 novembre. Demandez l'accès à l'ensemble du contenu de la conférence ici.)
L'événement s'est déroulé sur 48 heures en Amérique du Nord, EMEA et APAC. Nous avons proposé du contenu en live et à la demande, adapté à chaque région et complété d'un hall d'expo virtuel, de stands d'exposants, de tombolas, de prix et de stands photo interactifs. Ainsi, l'événement a attiré un public mondial de presque 6 000 personnes. Voici quelques commentaires des participants sur les lots remportés à l'occasion de l'événement 2020.
Virtual Collaborate 2020 : les points forts
L'événement Collaborate de cette année s'intéressait à la notion de "Travail à l'unisson". Durant les deux journées consacrées à ce thème, les participants ont pu découvrir les diverses méthodes employées par Wrike pour que ses équipes travaillent ensemble en vue d'améliorer les performances, accélérer la croissance et optimiser l'expérience des clients.
Cette année, l'événement a proposé deux "grandes révélations", avec de célèbres orateurs invités : Jackie Joyner-Kersee, six fois médaillée d'or olympique, oratrice de talent et fondatrice de la Jackie Joyner-Kersee Foundation, ainsi que Eniola Aluko, ancienne footballeuse professionnelle et directrice de l'équipe de football féminin à Aston Villa. Les deux femmes ont expliqué comment elles ont surmonté l'adversité et triomphé, dans le cadre d'une collaboration d'équipe et d'un travail réalisé à plusieurs.
L'événement s'est ouvert avec le discours du PDG Andrew Filev, qui a partagé sa vision du futur en matière de travail, tout en dévoilant en quoi Wrike est le moteur de la transformation numérique. Andrew Filev a également annoncé la sortie des dernières versions en date de ses produits. Son discours a aussi été l'occasion de présenter Aaron Senna de Dish, Francis Lalonde de Walmart Canada et Jeff Hartlieb de Nickelodeon, expliquant ainsi comment Wrike les a aidés dans leur transition vers le travail à distance et comment ils ont pu prospérer malgré la pandémie.
En ce qui concerne les produits, la pandémie n'a pas ralenti notre équipe, comme le vice-président des produits Alexey Korotich l'a souligné dans son discours. En tant que leader de la gestion du travail collaboratif, nos clients nous disent apprécier notre suite complète de fonctionnalités, qui les aident à mieux organiser leur travail. C'est ce genre de retour qui nous pousse à continuer à offrir ce qui est le plus important aux yeux des clients, pour qu'ils soient plus productifs, pour qu'ils aiment leur travail et parviennent à des résultats d'excellence. Cette année, nous avons annoncé la sortie de huit produits que vous aurez l'occasion de découvrir prochainement.
La Nouvelle expérience Wrike
La Nouvelle expérience Wrike est arrivée ! Elle offre une navigation plus intuitive et un espace de travail propice à la concentration et entièrement paramétrable, pour une configuration rapide et la gestion efficace du travail qui vous incombe. Parmi les améliorations, nous avons allégé la vue, tout en tenant compte de vos attentes en matière de "découvrabilité". Nous avons également fait en sorte que Wrike soit davantage configurable et apporte une expérience plus personnalisée qui évolue à mesure que vous ajoutez des utilisateurs et des équipes, c'est-à-dire à mesure que votre activité s'accroît.
Notre expérience utilisateur réimaginée vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Avec sa nouvelle interface, Wrike devient le bureau virtuel qui prend en charge et coordonne des équipes réparties et hautement performantes, tout en permettant aux utilisateurs puissants de paramétrer des environnements de travail polyvalents pour leurs diverses équipes. Et par-dessous tout, la Nouvelle expérience Wrike combine les fonctions de votre choix à une grande simplicité d'utilisation, pour une productivité accrue et même un plus grand plaisir à accomplir les tâches :
Work Intelligence de Wrike
La nouvelle Work Intelligence de Wrike combine une intelligence artificielle à la pointe du progrès à une technologie d'apprentissage machine formée sur le graphe de travail robuste de Wrike de plus d'un million de projets, processus et activités. Notre technologie intégrée identifie ensuite les signaux et modèles basés sur des centaines de facteurs liés à la progression du travail, à l'historique de l'organisation et à la complexité du travail, de sorte que l'entreprise et les organisations à croissance rapide puissent accélérer leurs résultats. En se concentrant sur les tâches les plus importantes, vous pouvez prédire, minimiser et même réduire les délais de communication.
Work Intelligence est constituée de cinq composants :
- Prédiction des risques des projets
- Réponses intelligentes (pour Android OS)
- Traitement par reconnaissance optique des documents
- Commandes vocales (pour iOS, bientôt disponible !)
- Hiérarchisation des tâches (bientôt disponible !)
La prédiction des risques des projets utilise la technologie d'apprentissage automatique pour prédire assez tôt les retards éventuels et alerter les responsables de projets et d'équipes, en leur fournissant les causes possibles des retards, ce qui leur permet d'agir rapidement afin de réduire ou d'éviter ces retards. Aujourd'hui, les responsables de projet disposent d'un moyen efficace pour identifier d'un seul coup d'œil les initiatives en danger et les prioriser, sans devoir faire le point manuellement avec les membres de l'équipe et effectuer des recherches à de nombreux niveaux de projet. Lorsqu'un risque potentiel est identifié, ils peuvent déterminer les étapes suivantes : avertir les parties prenantes, réduire les goulots d'étranglement, ajuster les ressources ou mettre à jour les calendriers :
Les réponses intelligentes se trouvent dans la boîte de réception de votre application mobile Wrike. Vous avez le choix entre trois réponses automatiques pour chaque @mention reçue dans votre boîte de réception Wrike. Chaque réponse, contextuellement pertinente, se base sur le fil de conversion et permet d'agir rapidement et d'accélérer le traitement de vos tâches en répondant à des notifications et activités. Actuellement, les réponses intelligentes sont disponibles en anglais pour iOS et Android :
Le traitement par reconnaissance optique des documents permet aux utilisateurs de numériser et convertir des documents imprimés ou manuscrits en des fichiers texte modifiables. Il suffit d'utiliser l'appareil photo d'un appareil mobile comme un scanner, d'enregistrer le fichier en tant que pièce jointe et de l'importer dans Wrike. Le traitement des documents est disponible sous iOS :
Moteur d'automatisation
Si vous utilisez Wrike, vous savez déjà que Wrike Integrate est notre plateforme sans code ou avec peu de code qui s'intègre à toutes les applications (c'est-à-dire à toutes celles dont vous avez besoin), tout en automatisant la collaboration entre les applications ainsi que les flux de travail selon une logique complexe. Mais ce n'est pas tout ! Nous proposons également un moteur d'automatisation éliminant les tâches répétitives, réduisant les surcharges de travail opérationnelles et prenant en charge la collaboration d'équipes. En tandem avec Wrike Integrate, les administrateurs de compte peuvent désormais créer des règles d'automatisation à l'aide de déclencheurs et d'actions afin de générer des rappels et notifications personnalisés, déplacer et organiser les tâches, mettre à jour le statut du travail et les missions, initier les flux d'approbation et agir en fonction des niveaux de risque du projet. Les règles peuvent s'appliquer aux Espaces, projets, dossiers et tâches :
- Déclencheur d'automatisation : modifications du système qui déclenchent la règle d'action.
- Action d'automatisation: prochaines étapes prises par le moteur une fois qu'une condition de déclenchement a été satisfaite.
Les déclencheurs disponibles sont les suivants :
- Le statut de la tâche est modifié
- La tâche ne change pas de statut pendant [x] jours
- La tâche ou le projet sont créés
- Le niveau de risque du projet est modifié
- Tous les prédécesseurs changent de statut
- Tous les enfants changent de statut
Les actions disponibles sont les suivantes :
- Changer le statut en
- Assigner à
- Ajouter à
- Déplacer vers
- Ajouter un commentaire ou une mention
Le moteur d'automatisation déplace automatiquement le travail vers une autre partie de votre espace de travail en fonction du statut, ce qui allège l'espace de travail en masquant le travail déjà effectué, tout en améliorant le reporting et la visibilité au sein des tableaux de bord. Le moteur d'automatisation de Wrike est disponible pour les plans Business et Enterprise.
Wrike Marketing Performance
Un grand nombre de sociétés B2C et D2C ont dû passer à une approche publicitaire davantage numérique du fait de la pandémie, augmentant ainsi les dépenses publicitaires de plusieurs milliards sur leurs divers canaux. Les spécialistes du marketing sont plus compétitifs que jamais et les attentes des clients n'ont jamais été aussi élevées. Et pourtant, il demeure difficile de justifier de telles dépenses si elles ne sont pas suivies de résultats.
Pendant ce temps, les équipes marketing sont englouties sous des systèmes disparates et nécessitent de meilleurs outils de collaboration. Avec de tels résultats, les responsables marketing de niveau C luttent pour prouver la valeur du marketing et pour dégager un RSI malgré des objectifs métier plus ambitieux. Heureusement, Wrike propose la solution idéale pour optimiser les investissements du marketing numérique en connectant les efforts aux résultats.
Wrike for Marketers Performance est une solution révolutionnaire, en ce qu'elle consolide l'ensemble de vos données de tous vos réseaux et plateformes en un seul et même lieu, sans nécessiter d'analystes des données, d'outils de BI ni de feuilles de calcul d'un autre âge. Il vous suffit en effet d'intégrer 50 outils numériques populaires dans vos solutions de publicité, de médias sociaux et d'automatisation marketing, puis de regarder vos données affluer automatiquement et vous donner une visibilité à 360 degrés, ainsi qu'une vision complète de vos performances. Une fois les données agrégées, elles sont standardisées afin que vous puissiez comparer vos performances sur divers canaux tout en les partageant avec les parties prenantes via des tableaux de bord analytiques :
En reliant les informations sur les performances à l'exécution, vous pouvez réagir instantanément aux évolutions du marché en lançant des activités d'optimisation en temps réel. Aujourd'hui, toute organisation est à même de justifier l'ensemble de ses dépenses marketing et de ses efforts en affichant des résultats tangibles. Wrike Resource est disponible en tant que solution complémentaire du plan Wrike for Marketers.
Solution Wrike pour les PMO
Pour les PMO, vous êtes sans doute habitué aux outils de GPP permettant d'anticiper la phase de planification et de décision d'investissement de la gestion de portefeuille. Et pourtant, la triste réalité est que ces outils ne se connectent pas à la progression et à la prestation en temps réel. Ainsi, les PMO perdent la vision des résultats réels, de même que la capacité à optimiser le portefeuille à mesure que la situation évolue.
La solution Wrike pour les PMO perturbe le marché des GPP en fournissant une approche pragmatique allégée de la planification et des prévisions, permettant des itérations et un recalibrage de stratégie plus rapides. Wrike assure une alignement strict sur l'exécution, la progression et la prestation en temps réel. Ainsi, les PMO peuvent optimiser en toute confiance et réaligner leur travail pour offrir les résultats attendus.
Avec cette nouvelle solution, vous obtenez des fiches d'évaluation de vos projets, la planification et la comparaison de vos scénarios, des tableaux de bord sur la santé de votre portefeuille, ainsi qu'une vision approfondie des programmes par département, propriétaire, statut et bien plus encore. Elle offre un package complet et permet aux PMO stratégiques et aux gestionnaires de programme adaptatifs d'aligner leurs efforts, leurs investissements et leurs ressources, pour une prestation réussie. La solution Wrike pour les PMO bénéficie également des capacités de notre plateforme spécifique : collaboration, flux de travail configurables, modèles et automatisation, qui font tous défaut dans les outils GPP hérités. (Nous avons présenté une démonstration à l'occasion de l'événement Collaborate 2020. Le lancement complet et des détails supplémentaires sont attendus pour le Q4).
Wrike for Professional Services - Gestion du budget
Chaque projet démarre par la définition du scope et la planification. Les gestionnaires des services professionnels planifient les ressources requises pour effectuer le travail et vérifient que le prix correspond aux profits. Mais à mesure que les projets se déroulent, les choses peuvent changer : le scope évolue, la prestation prend plus de temps, les ressources sont modifiées, voire complétées, etc. Toutes ces fluctuations provoquent des modifications du coût réel. Si le coût actuel augmente et que les revenus restent identiques, la marge rétrécit, ce qui fait courir un plus gros risque à l'entreprise. Ainsi, les gestionnaires des services professionnels doivent rester connectés aux finances du projet durant la prestation.
La plupart des organisations gèrent le suivi du temps, les finances du projet et le travail collaboratif à l'aide d'outils séparés. Pourtant, une gestion séparée rend difficile un suivi au jour le jour, ainsi que l'estimation du budget ou encore des coûts pour mener le travail à bien. Avec la nouvelle gestion de budget de Wrike, les tarifs horaires définissent le coût de chaque ressource par rôle ou employé, ce qui peut être défini en tant que norme ou modifié pour chaque projet ou ressource de projet. En outre, le suivi du budget permet à la plateforme de centraliser toutes les pièces requises pour connecter les finances du projet et les marges planifiées à la progression réelle et au suivi en temps réel. Ainsi, les gestionnaires des services professionnels gardent un œil sur les marges en temps réel et, si nécessaire, exécutent un plan d'action pour qu'elles restent saines.
Tarifs horaires
Les tarifs horaires d'un projet peuvent être configurés selon les montants facturés (coût d'une ressource pour une société de services professionnelle) et les coûts internes (facturation de la société pour une ressource) des ressources planifiées. Ces tarifs horaires sont entièrement connectés à tous les calculs financiers du projet, comme le coût (prévision du montant nécessaire pour mener à bien le projet) et le suivi du budget durant l'exécution. Ils peuvent être dupliqués comme modèles et réutilisés pour d'autres projets, permettant ainsi de gagner du temps et de déployer moins d'efforts à recommencer les mêmes tâches.
Vous pouvez également définir des tarifs horaires pour chaque membre d'équipe ou initiative. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour estimer les budgets du projet en fonction des activités nécessaires, du niveau d'effort planifié et des ressources requises. Divers scénarios de budget sont automatiquement calculés en changeant les tarifs horaires des chargés de mission ou des rôles :
Suivi du budget
Durant l'exécution et la prestation d'un projet, les variations du budget et des marges bénéficiaires peuvent être suivies en temps réel par rapport aux frais et coûts réels du projet en cours. Les données sont mises à jour en temps réel, lorsque les membres de l'équipe indiquent le temps passé à chaque tâche sous forme d'heures facturables à mesure que le projet progresse.
Afin d'avoir un aperçu global du budget et de la rentabilité de l'équipe, vous pouvez rapidement afficher le statut financier du projet, comme le budget planifié et restant, les frais et coûts réels et planifiés, ainsi que les métriques personnalisées. Ces métriques incluent les variations de budget à chaque niveau : tâche, projet, programme et portefeuille, avec la possibilité de synthétiser ou de détailler les données pour obtenir une vision complète des marges du projet et des performances financières générales.
Disponible dans Wrike for Professional Services, cette version donne aux clients une visibilité financière en temps réel sur l'ensemble de leur portefeuille. Wrike est la seule solution de gestion de travail collaboratif à offrir en natif une solution de budgétisation globale pour les équipes de services professionnels : tarifs horaires natifs au niveau de l'utilisateur, de l'individu et des projets, avec suivi pré-paramétré du budget via des champs calculés dans le plan du projet indiquant le budget restant et des indicateurs de progression.
Les fonctionnalités de budgétisation sont disponibles dans Wrike for Professional Services et ne sont pas incluses dans Wrike Resource.
Planification de la capacité
Personne ne souhaite être surchargé ou dépassé par des projets qui demandent trop de ressources d'équipe et qui sont impossibles à boucler dans les temps et selon le budget de départ. Les chefs de projet et d'équipe veulent pouvoir organiser leurs équipes de manière efficace en allouant les ressources à l'avance. La planification de la capacité permet aux équipes d'estimer les efforts requis pour chaque projet avant son exécution. Cette version permet de définir et d'allouer les efforts au niveau du projet à partir de la nouvelle vue Ressources centrée sur le projet.
Avec la planification de la capacité, les chefs de projet et les chefs d'équipe ont accès à l'effort général, par rôle, sans avoir à détailler les activités du projet. Pour les chefs de projet qui doivent trouver les bons rôles dans le cadre de projets spécialisés, la planification de la capacité constitue un planificateur de ressources de haut niveau, offrant une bonne visibilité sur la capacité des rôles disponibles, permettant ainsi de définir les ressources requises et de signaler les risques de pénurie avant d'affecter le travail. En outre, les chefs d'équipe qui doivent tirer parti au maximum de ressources limitées assurent aux membres de leur équipe une charge de travail équilibrée.
Si votre équipe est débordée, vous pouvez prendre connaissance de sa charge de travail grâce aux graphiques, voir les ressources disponibles et les faire ainsi correspondre à la demande. Par un simple glisser-déposer, vous pouvez affecter des membres de l'équipe disponibles afin qu'ils puissent travailler sur le projet. Cette nouvelle fonctionnalité donne ainsi aux managers une bonne visibilité de la charge de travail actuelle et à venir de leur équipe, pour qu'ils puissent équilibrer les conflits et hiérarchiser les demandes relatives au projet.
La planification de la capacité sera disponible à partir du Q4 dans Wrike for Professional Services et Wrike Resource.
Espaces verrouillés
Il est malheureusement très simple de partager accidentellement des informations sur une tâche en se trompant de contact. Une erreur vraiment très répandue... Pour les organisations professionnelles qui comptent des milliers de membres d'équipe ou d'agences avec plusieurs clients dans leur compte Wrike, il existe toujours un risque de fuite de données, davantage accidentelle qu'intentionnelle. Aujourd'hui, il n'y a plus aucun risque grâce aux Espaces verrouillés.
Ce nouveau type d'Espace au sein de Wrike empêche le partage d'informations avec d'autres Espaces en offrant un accès restreint pour la communication confidentielle, comme la collaboration au niveau des cadres supérieurs ou le travail avec un client. Personne ne peut voir les Espaces verrouillés ni accéder à leurs projets, tâches et fichiers, à moins d'être approuvé. Les utilisateurs qui ne sont pas membres d'un Espace verrouillé ne savent même pas qu'il existe. Ils ne peuvent donc pas voir les utilisateurs ni interagir avec eux.
Les Espaces verrouillés sont une fonctionnalité unique à Wrike. Ils constituent un environnement collaboratif sécurisé pour les équipes et assurent que les informations ne sont partagées qu'entre les membres approuvés, empêchant ainsi toute fuite d'informations. Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dans le plan Enterprise. (Nous avons présenté une version bêta à l'occasion de l'événement Collaborate 2020. Le lancement complet et des détails supplémentaires sont attendus prochainement).
Collaborate 2020 - Conclusion
Que d'informations ! Pas de panique, nous vous communiquerons de plus amples détails sur ces versions dans les semaines et les mois à venir. Nous apprécions de tout cœur votre soutien au fil des ans. Comme notre PDG Andrew Filev l'a indiqué dans son discours d'ouverture, "grandir avec vous nous a aidé à améliorer nos produits et à proposer une plateforme plus forte pour définir le travail de demain".
Ce sont ces mots qui nous inspirent et motivent notre équipe à créer une plateforme de gestion du travail toujours plus robuste, configurable et collaborative dans notre monde d'aujourd'hui. Accédez au contenu virtuel de Collaborate 2020 ici.
Guide pour les débutants sur les méthodologies de gestion de projet
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