Les plus grandes sociétés au monde ne font pas les choses comme les autres. Elles agissent toujours différemment et nous avons cherché à découvrir comment. Après avoir travaillé avec plus de 15 000 grandes sociétés mondiales, nous avons pu identifier les ingrédients magiques qui semblent faire la différence entre ceux qui réussissent, et ceux qui échouent. Et tout converge vers un investissement délibéré dans quatre domaines clefs : la planification, les processus, la collaboration et la visibilité.
Cela vous semble évident, mais l'économie à la demande actuelle exige de nouvelles approches de ces concepts de base. Nous vivons une nouvelle ère, évoluant presque en permanence, résultat d'une véritable tempête provoquée par des attentes clients de plus en plus exigeantes, des progrès rapides de la technologie et une concurrence mondiale qui s'intensifie. En adoptant ces principes fondamentaux et en les adaptant aux méthodes d'agilité, d'autonomie et d'automatisation, les grandes sociétés ont été en mesure de développer une Excellence opérationnelle et de mener à bien leurs projets, tout en atteignant des niveaux d'efficacité de plus en plus élevés.
Nous nous sommes appuyés sur des années de recherche pour développer le "Wrike Way". Il s'agit d'une méthodologie éprouvée et conçue à partir des informations recueillies auprès de milliers d'entreprises de premier plan. Voici une analyse des quatre piliers du "Wrike Way", ainsi que des bonnes pratiques que votre équipe peut commencer à mettre en œuvre dès aujourd'hui :
La planification - Aligner les collaborateurs sur le travail prioritaire
Dans l'économie à la demande d'aujourd'hui, les besoins et les exigences des clients évoluent en temps réel, tout comme les besoins des entreprises et la dynamique concurrentielle. Les équipes doivent pouvoir modifier leurs plans en milieu de course, avec des cycles de planification plus courts et plus agiles. Tout changement doit être communiqué rapidement et clairement à tous les membres de l'équipe afin d'être intégré au travail quotidien.
Bonnes pratiques :
- Commencez par le client. La meilleure chose à faire est de commencer un projet en analysant les besoins et les exigences du client. Cela vous demande d'être constamment en contact avec lui et avec les partenaires.
- Utilisez les données pour définir vos objectifs. Tirez parti des analyses des cycles de planification précédents. Combien de temps a pris telle ou telle tâche ? De combien de temps telle ou telle personne a-t-elle besoin pour réaliser ses tâches ? Qui réalise quelles tâches ? Recueillez ces données et utilisez-les pour que votre planification soit plus efficace. Des KPI précis et des OKR bien pensés, étayés par ces données peuvent vous aider à définir les objectifs adéquats.
- Planifiez le travail individuel en fonction des objectifs généraux. Tirez parti des solutions d'auto-apprentissage comme Wrike pour perfectionner votre planification de manière automatique. Votre système de gestion de projet peut tout mesurer ; vous pouvez compter sur lui pour planifier le travail à votre place. Quels seraient des objectifs réalistes ? Qui devrait faire telle ou telle tâche pour optimiser les chances du succès ?
- Réduisez les cycles de planification. Définissez des cycles de planification permettant des ajustements de planning. Attendez-vous à ce que les besoins du clients changent et créez un processus permettant d'apporter des modifications. L'environnement concurrentiel évoluera dans des industries innovantes très dynamiques qui inciteront à utiliser des systèmes de planification basés sur la méthodologie Agile.
- Communiquez à toutes les étapes du cycle de planification et à tous les échelons. Lorsque les choses ne sont pas claires, la dynamique ralentit. Il est d'une importance capitale de garder tout le monde informé de tout changement dès que possible.
Le processus - Avancez plus rapidement avec des flux de travail définis et simplifiés
Les processus ne sont plus linéaires ou séquentiels, ils sont conditionnels. L'évolution rapide des circonstances d'un projet peuvent occasionner des changements brusques au sein d'un processus et il est de la responsabilité des équipes de savoir s'adapter à temps. Les meilleures équipes gèrent, perfectionnent et modifient les processus activement pour obtenir de meilleurs résultats. Les responsables de grandes sociétés apprennent également rapidement à tirer profit de l'automatisation afin d'optimiser les résultats de leur équipe. Si celle-ci est correctement utilisée, elle bénéficie aux collaborateurs du savoir et permet de déterminer le travail qui est réalisé, et comment il est réalisé.
Bonnes pratiques:
- Maîtriser vos processus fondamentaux. Esquissez les étapes nécessaires à chaque partie d'un projet, pour avoir un point de départ et commencer l'optimisation.
- Assurez-vous de mettre en place des points de contrôle adéquats auprès de vos clients. Les clients peuvent parfois mettre du temps à répondre, nous vous conseillons donc d'utiliser un système de rappel pour qu'ils restent vigilants et aient conscience que la livraison d'un projet dans les délais, dépend aussi de leur façon de coopérer, celle-ci nécessitant leurs autorisations / contributions.
- Automatisez autant que possible. Utilisez le système pour effectuer le travail routinier (rappels, réception des projets, etc.). Automatiser les tâches routinières et administratives permet à l'équipe de se concentrer sur des activités créatives et sur le travail offrant un meilleur retour sur investissement. En ce qui concerne le traitement des demandes de travail par exemple, le lancement d'un projet peut se faire grâce à des formulaires automatisés remplis par les clients. Les parties prenantes et les équipes de projet restent informées des dernières mises à jour dans le cadre de l'exécution du processus et du projet.
- Disposez de processus pour gérer les processus. Assurez-vous d'accorder un temps spécifique pour réviser vos processus régulièrement et veillez à les adapter au contexte changeant.
- Tirez parti de l'intégration des applications d'entreprise. Elle est la clef d'un développement harmonieux et efficace du flux de travail.
- Maîtriser les circuits de validation. Ce sont vos ennemis, assurez-vous de bien les connaître. Rien ne ralentit plus une équipe que des chaînes d'approbations longues, laborieuses et, pire encore, confuses. Gérez intelligemment votre processus d'approbation de sorte que votre équipe gagne en rapidité.
Tout le monde sait qu'une bonne collaboration est essentielle pour rester compétitif. Pour la mettre en place de façon efficace, l'ensemble des parties prenantes doit assimiler les objectifs de l'entreprise, la façon de les atteindre et la façon dont vous mesurerez le succès. Le nec plus ultra dans cette discipline est de pouvoir informer rapidement sur le changement de direction et de coordonner votre équipe pour que la bonne personne, travaille sur la bonne tâche, au bon moment.
Bonnes pratiques:
- Précisez clairement qui est responsable de quelle tâche. Au début d'un projet, tout le monde doit savoir clairement qui prend les décisions, qui les approuve, qui est partie prenante, etc. Pour les tâches répétitives, mettez en place un système d'approbations et de communication qui renforce le flux de travail.
- Qui est la personne adéquate pour réaliser une tâche et qui souhaite s'améliorer dans une tâche ? Travailler en collaboration, c'est assigner les tâches aux bonnes personnes. Il peut s'agir d'une personne compétente pour réaliser une tâche, ou bien de quelqu'un qui souhaite développer des compétences dans un domaine particulier. Vous devez réfléchir sciemment à qui et comment vous assignez les tâches.
- Automatisez l'assignation des tâches autant que vous pouvez. La plupart des équipes suivront une logique d'assignation en fonction de facteurs liés aux compétences et à la disponibilité, mais d'autres dimensions peuvent rentrer en ligne de compte? C'est le cas des langues et de la situation géographique. Assigner les tâches peut demander beaucoup de temps et ne pas assigner les tâches de façon optimale peut se traduire par une perte de temps inutile.
- Optimisez vos réunions. N'utilisez pas vos réunions pour savoir où en sont les projets, votre plateforme de gestion de projet est là pour ça. Au lieu de cela, organisez des réunions pour parler de sujets qui doivent faire l'objet de discussion ou d'analyse tels que la direction stratégique, les questions qui méritent d'être débattues, les améliorations à apporter au processus ou aux livrables et les problèmes systémiques qui affectent plusieurs membres d'une l'équipe.
La visibilité - Prenez des décisions plus éclairées grâce à un meilleur accès aux données et aux analyses
Dans un monde de changements et d'agilité, il est essentiel de développer une approche qui accélère la prise de connaissance, la réactivité et la communication de l'équipe. Disposer de données exactes et actuelles permet de rapidement rectifier le tir en cas de besoin. Tirer profit des données de manière efficace permet d'accroître la prévisibilité de la planification en vous engageant dans un processus d'amélioration continue. Cela permet également à toute l'organisation d'identifier les activités offrant le retour sur investissement le plus élevé et d'agir en conséquence.
Bonnes pratiques:
- Utilisez une source d'information unique. Créer un projet, informer des mises à jour et communiquer autour du projet en un seul endroit réduit énormément les risques de mauvaise communication et apporte à tout le monde de la clarté sur le travail accompli.
- Créez des tableaux de bord partagés. Il est fondamental que l'ensemble de l'équipe puisse voir comment évoluent les projets et comment l'organisation progresse vers l'atteinte de ses objectifs. Les tableaux de bord sont une manière simple de maintenir les gens informés sur les projets et de les aligner sur les étapes à venir.
- Rassemblez tous vos outils. Connecter vos applications d'entreprise à une seule source de données permet d'offrir une vision plus globale de vos projets et assure qu'aucun détail important ne vous échappe.
- Visualisez vos rapports. Les êtres humains sont des êtres visuels. Utilisez des graphiques et des diagrammes pour aider les membres de l'équipe comprendre rapidement là où les progrès sont réalisés.
- Réunissez toutes les conversations en un seul endroit. Lorsque les conversations ont lieu dans plusieurs endroits, des idées importantes peuvent se perdre facilement. En intégrant les applications de chat au système de gestion de projet et en utilisant les @mentions, les discussions relatives au projet se conservent et tout le monde peut les voir et y participer. Le temps passé à intégrer les nouveaux membres est considérablement réduit ce qui leur permet de commencer à apporter de la valeur plus rapidement.
Étape suivante : l'Excellence opérationnelle
En insistant sur ces domaines dans l'ensemble de l'organisation et en optimisant constamment leurs applications, les grandes sociétés mondiales sont capables d'améliorer leur production globale et leur qualité. Dans notre prochain article de cette série, nous analyserons les manières spécifiques d'utiliser ces domaines du modèle de maturité de Wrike, afin de faire progresser une organisation à travers les étapes menant à l'excellence : Réagir, organiser, s'adapter et optimiser.
Votre équipe suit-elle vos méthodes de planification, de processus, de collaboration ou de visibilité afin de maximiser les succès ? Partagez vos histoires en commentaires !
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