Votre équipe reçoit-elle de nombreuses demandes similaires ? Dans ce cas, vous pouvez coordonner le volume de projets et la productivité de votre équipe.
Selon une étude récente du McKinsey Global Institute, il est possible d’automatiser plus de 70 % du temps consacré à la collecte et au traitement de données grâce aux technologies actuelles.* En comparaison, les tâches comme la communication avec les parties prenantes (24 %), la mise en pratique des connaissances (23 %), ainsi que la gestion et la formation (14 %) ont bien moins de chances d’être automatisées prochainement.
Si vous n’avez pas encore automatisé l’absorption de vos demandes entrantes les plus fréquentes, il est donc temps de le faire. Automatisez la récupération et l’attribution de tâches récurrentes afin de vous concentrer sur des tâches plus créatives, complexes et à plus fort impact pour vos clients et vos parties prenantes.
Wrike vient de lancer une nouvelle fonctionnalité permettant d’assigner automatiquement la tâche correspondant aux demandes entrantes. Vous pouvez désormais paramétrer des formulaires de demandes pour qu’ils initient le bon modèle de projet en fonction du besoin spécifique du demandeur, figurant sous forme de champ déroulant. Le nouveau projet peut correspondre à la date de début ou de fin souhaitée par le demandeur, et vous pouvez configurer le formulaire pour ajouter des chargés de mission, des responsables ou des dossiers à partir de listes déroulantes ou de cases à cocher.
Résultat ? Un gain de temps considérable pour vos équipes et des projets standardisés de façon fiable, avec toute la visibilité nécessaire dès le début. Le travail démarre plus rapidement, car les demandes entrantes sont immédiatement assignées.
4 étapes rapides pour automatiser vos tâches entrantes
1. Identifiez vos flux de travail les plus simples et répétitifs.
Déterminez les types d’informations généralement nécessaires pour effectuer cette tâche sans perdre de temps avec des allers retours.
2. Créez un modèle de projet pour définir ces étapes.
Assignez des membres de l’équipe à chaque étape, et planifiez les tâches en espaçant chacune d'entre elles (p. ex. nombre de jours).
3. Créez un formulaire de demande dynamique, et incorporez les champs nécessaires.
Intégrez un menu déroulant pour initier différents types de projets à partir de modèles, en fonction du besoin principal de vos clients.
Exemple de formulaire de demande dynamique (Page 1)
Si un demandeur préfère une campagne d’e-mails à une campagne sur les réseaux sociaux en page 1, une page de questions différentes sur ses exigences lui sera proposée.
4. Créez un tableau de bord ou rapport pour suivre le flux de travail, ou encore équilibrez la charge de travail au sein de l’équipe, grâce à l’affichage de la charge de travail.
Exemples : affichages du tableau de bord, du rapport et de la charge de travail de projets créés à partir de demandes entrantes.
Les formulaires de demandes sont un moyen efficace de saisir l’intégralité des exigences d’un client interne ou externe. Désormais, vous pouvez également automatiser l’attribution de la bonne tâche dès la réception d’une demande entrante.
Pour en savoir plus sur les formulaires de demandes dynamiques ou sur l’attribution automatique de tâches, de projets ou de projets à partir de modèles, consultez notre vidéo, inscrivez-vous à un webinar ou consultez l’article de notre page d’aide.
Les formulaires de demandes sont une fonctionnalité disponible uniquement pour Wrike Business et Wrike Entreprise. Pour augmenter les droits d’accès à votre compte, contactez [email protected] ou essayez gratuitement Wrike Business pendant deux semaines.
* McKinsey Global Institute, « A Future That Works: Automation, Employment and Productivity », janvier 2017.
