La gestion de projet intégrée a aidé les dirigeants et cadres d'entreprises de services professionnels à économiser 28 fois plus sur les budgets des projets et à améliorer l'ensemble de leurs processus. Si l'un de ces systèmes vous intéresse, vous devez prendre en compte un certain nombre d'éléments. Voici tout ce que vous devez savoir sur ce qu'est un logiciel de gestion de projet intégrée, sur les avantages d'un tel outil pour les utilisateurs, ainsi que des moyens concrets de mise en œuvre.
Qu'est-ce que la gestion de projet intégrée ?
La gestion de projet intégrée consiste à avoir une vision globale des tâches sur lesquelles votre équipe passe du temps, dépense de l'énergie et auxquelles les ressources disponibles sont consacrées. Au lieu de suivre chaque projet de façon indépendante, un système intégré vous donne une vision d'ensemble de l'avancement de tous les projets en cours. Cette approche holistique permet un flux de travail bien plus précis et mieux calibré.
Comment les entreprises de services professionnels bénéficient-elles des systèmes de gestion de projet ?
Les options ne manquent pas en matière de solutions de gestion de projet. Cependant, quel que soit le système que vous choisissez, vous et votre équipe bénéficierez des avantages suivants :
- Fidélisation des clients. Les systèmes de gestion de projet facilitent l'identification des blocages dans votre calendrier ou votre budget. Vous êtes alors en mesure de supprimer ces blocages avant que ceux-ci ne posent problème.
- Augmentation du trafic. Lorsque vous gérez efficacement le temps et les ressources de votre équipe, vous ouvrez la porte à des projets supplémentaires sans surcharge de travail.
- Optimisation de l'efficacité. La qualité de vos projets augmente dès lors que vous êtes en mesure d'affecter les tâches aux personnes dont les compétences sont les plus adaptées, de prévoir et d'éviter les obstacles et de veiller à ce que tout le monde ait en permanence le même niveau d'information.
Vous pouvez accomplir tout cela sans dépenser plus, sans surcharger vos salariés ni sacrifier la qualité, parce qu'en définitive les outils de coordination de projets peuvent réellement stimuler votre productivité.
Comment les outils de gestion de projet intégrée améliorent la productivité
Saviez-vous que 77 % des projets les plus performants utilisent un logiciel de gestion de projet simple ? C'est pourtant vrai.
La possibilité de visualiser les objectifs, les échéances, les jalons, les tâches, les listes de tâches et les mises à jour des statuts aide les chefs de projet à responsabiliser leurs équipes. Si une personne est surchargée ou en retard, il est facile de réaffecter les tâches à d'autres personnes disponibles et disposant de l'expertise nécessaire.
De plus, comme la communication est centralisée, tous les intervenants peuvent consulter les mises à jour de tous les projets. Ils reçoivent également des notifications suite à toute modification, ce qui est une grande amélioration par rapport aux échanges désordonnés par e-mail ou aux messages instantanés, instantanément perdus.
Ainsi, comme vous pouvez le constater, il y a de nombreuses raisons d'utiliser un logiciel de gestion de projet, sans y réfléchir à deux fois. Mais à quoi sert un outil si vous ne savez pas comment l'utiliser ? Voici comment tirer le meilleur parti de votre investissement.
4 moyens concrets d'utiliser des processus de gestion de projet de pointe adaptés aux dirigeants et cadres d'entreprises de services professionnels
Une fois que vous avez choisi votre système de gestion de projet intégrée, il existe des moyens simples et concrets de vous lancer.
1. Créer des flux de travail personnalisés automatisés
Les outils de coordination de projet vous permettent de créer et modifier des ensembles de tâches, que vous pouvez ensuite affecter à différentes personnes ou équipes. Vous et votre équipe pouvez aussi indiquer un statut pour chaque tâche afin que chacun sache ce qui se passe en un coup d'œil.
Exemple : si vous avez déjà terminé une itération d'un projet similaire, Wrike vous permet d'en répliquer le flux de travail. Il vous suffit ensuite d'ajuster les points plus spécifiques, et vous pouvez commencer directement.
2. Mettre en œuvre un travail d'équipe Agile
Le fait que 71 % des entreprises indiquent utiliser les méthodologies Agile dans le cadre de la gestion de leurs projets n'est pas anodin. Les fonctionnalités dédiées à la collaboration d’équipe proposées par des outils basiques de gestion de projet aident à organiser la communication, la définition d'objectifs et les processus quotidiens. À terme, la charge de travail est répartie plus équitablement.
De plus, les équipes restent flexibles lorsque l'inévitable se produit. Vous pouvez modifier, mettre à jour tous les éléments concernés lorsqu'un changement se présente et informer toutes les personnes concernées.
Exemple : les systèmes de gestion de projet de pointe comme Wrike proposent des Modèles de travail d'équipe Agile avec lesquels vous pouvez commencer rapidement. Ces modèles décomposent les sprints, la définition des priorités des tâches et même les rapports d'avancement.
3. Suivre les projets en temps réel
Comme nous l'avons déjà évoqué, les systèmes de gestion de projet intégrée sont parfaits pour suivre plusieurs projets en même temps. Vos prévisions sont plus précises et vous êtes en mesure de tenir vos clients informés de l'avancement dès que ceux-ci vous le demandent.
Exemple : Wrike permet aux utilisateurs d'inclure automatiquement des mesures d'avancement qui permettent de comparer les performances des différents projets, ainsi que les efforts passés. En disposant de chiffres concrets, vous pouvez réaliser des comparaisons plus précises et mettre au défi votre équipe de s'améliorer au fil du temps.
4. Optimiser la gestion des ressources
Le surmenage peut facilement être anticipé si vous avez une vision claire de tous vos projets. À l'inverse, vous pouvez aussi facilement identifier les personnes sous-sollicitées. Votre équipe bénéficiera d'une charge de travail plus équilibrée, ce qui crée un environnement plus sain pour tout le monde.
Exemple : si vous êtes fan des diagrammes de Gantt, les outils basiques de coordination de projets en proposent avec des fonctionnalités de glisser-déposer faciles à utiliser, ainsi que des rapports automatiques de suivi du temps, les efforts prévus comparés aux efforts réalisés et les disponibilités dans l'agenda de toute l'équipe.
Vous êtes maintenant prêt à vraiment optimiser vos flux de travail de projet.
Si vous êtes toujours à la recherche de la solution de gestion de projet intégrée la plus appropriée, essayez gratuitement Wrike. Vous pourrez découvrir les fonctionnalités citées ci-dessus et faire l'expérience des avantages d'un système de gestion de projet.
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