Le fait que les équipes soient plus dispersées suite à la pandémie ne signifie pas pour autant que le travail ait ralenti. Au contraire, pour de nombreuses entreprises, le rythme de travail est resté inchangé, et s'est même parfois accéléré. Plus de travail implique plus de ressources, et ces dernières ne sont pas toujours disponibles en interne. Les travailleurs indépendants et les agences doivent être considérés comme des membres d'équipe à part entière car ils contribuent eux aussi à la réalisation des tâches. Coordonner les personnes travaillant au sein ou en dehors de votre entreprise devient plus difficile à mesure que la charge de travail augmente et que de plus en plus de membres intègrent vos flux de travail. Cet article est l'occasion d'aborder les problèmes que cela occasionne.
Problème : la visibilité des tâches est trop limitée
Les équipes doivent avoir une vue d'ensemble de chaque projet et pouvoir partager des vues sur les tâches avec des intervenants externes en toute sécurité. Lorsque certaines parties prenantes ne sont pas en mesure de voir l'avancement des projets en un coup d'œil, elles risquent de passer à côté de mises à jour et d'échéances. À mesure que les échéances changent, toutes les dépendances doivent être modifiées de manière dynamique. Il serait dommage de devoir actualiser chaque tâche une par une simplement parce qu'un élément a changé. Surtout qu'une technologie a été spécialement développée pour cela. Les outils de collaboration d'équipe sont en effet indispensables pour aider les membres de votre équipe à améliorer la visibilité des tâches.
Un calendrier offrant une vue d'ensemble sur toutes les tâches de votre équipe est nécessaire pour surveiller l'avancement de chaque projet. Toutefois, cela ne suffit pas toujours, car les tâches et les projets doivent également pouvoir être surveillés dans les détails, notamment lorsque plusieurs services sont censés suivre les projets via leurs propres flux de travail et rapports. Voilà pourquoi un système permettant d'attribuer des étiquettes aux tâches pour plusieurs équipes pourrait éviter les doublons et satisfaire tout le monde.
Problème : les rapports restent complexes et exigent une certaine expertise
Vos outils de collaboration d'équipe permettent-ils de déterminer en quelques clics combien il y a de projets nouveaux, en cours, en cours de révision, terminés, en retard et annulés ? Êtes-vous en mesure d'identifier les goulots d'étranglement et de résoudre les problèmes de sorte que la plupart des tâches de votre équipe ne subissent aucun retard ? Si vous avez répondu « non » à l'une de ces deux questions, il est temps de réévaluer votre processus de génération de rapports.
Vous avez besoin d'une meilleure visibilité et d'un aperçu plus détaillé pour que les membres de votre équipe puissent travailler à leur plein potentiel. Mais les rapports ne fournissent pas toujours les informations adéquates. De plus, tout le monde n'a pas accès à des outils de BI, ce qui peut poser un gros problème. Peut-être comptez-vous vous appuyer sur un analyste commercial pour extraire et analyser les résultats. Quoi qu'il en soit, la collecte et l'interprétation des données sur une base hebdomadaire ou mensuelle demeurent un frein.
Non seulement votre processus de génération de rapports doit fournir les informations nécessaires, mais les rapports en question doivent être visuels et présenter des éléments comme des tableaux croisés dynamiques, des calendriers sous forme de cartes de densité, des diagrammes circulaires et des graphiques à barres pour que vous puissiez comprendre les résultats. De plus, les tableaux de bord de reporting doivent être interactifs, mis à jour de manière dynamique et personnalisables en fonction du mode de travail de sorte que vous puissiez consacrer plus de temps aux résultats.
Wrike a la solution pour chaque problème
Les calendriers d'équipe partagés de Wrike permettent à chacun de visualiser les priorités. Lorsque le travail se synchronise automatiquement avec un calendrier partagé, il est plus facile de voir les échéances et les tâches à venir. Les calendriers dans l'outil de collaboration en ligne de Wrike peuvent être personnalisés (par ex., le début de votre exercice fiscal) en fonction des besoins de l'équipe ou vous pouvez les consulter chaque jour, semaine, trimestre ou année pour obtenir un aperçu détaillé de la progression de votre équipe. Développez ou réduisez les couches sélectionnées pour obtenir une vue d'ensemble des charges de travail des différents services, équipes et employés tout en décelant les éventuels goulots d'étranglement et en ajustant les échéances selon les besoins.
À un niveau plus détaillé, les étiquettes croisées de Wrike améliorent la transparence entre les différentes équipes ainsi que la visibilité de vos tâches de sorte que toutes les personnes impliquées puissent suivre la progression. Et d'ailleurs, cela ne se limite pas aux tâches.
Les sous-tâches, les dossiers, les jalons, les phases et des projets entiers peuvent être catégorisés en plusieurs flux de travail. Par exemple, pour attribuer une étiquette croisée à un dossier, il faut accéder à l'Espace dans lequel le dossier à étiqueter se trouve, puis procéder comme suit :
- Dans la vue Liste, cliquez sur l'icône de dossier en haut à droite pour ouvrir le panneau d'informations.
- Les étiquettes du dossier sont listées sous le titre. Cliquez sur + pour ajouter une étiquette puis recherchez le dossier à étiqueter dans la liste déroulante.
- Pour supprimer une étiquette, cliquez sur le bouton « x » à côté de l'étiquette que vous souhaitez supprimer.
Les étiquettes croisées peuvent se révéler utiles pour un grand nombre d'équipes et d'employés. Que vous soyez membre d'une équipe marketing cherchant à améliorer la visibilité pour vos collaborateurs, teniez des réunions debout quotidiennes pour faire le point sur les tâches en cours ou soyez un chef de projet dans un BGP qui veille à ce que le travail soit délivré dans les temps, l'étiquetage des tâches peut rendre ces dernières plus accessibles à ceux qui en ont besoin. Cette fonctionnalité a changé la donne pour bon nombre de clients. Nos concurrents proposent également des fonctionnalités de marquage croisé, mais elles sont généralement limitées aux tâches.
Pour suivre l'avancement d'un projet, Wrike Analyze offre à votre équipe une visibilité et une aide à la décision sans qu'elle ait besoin de travailler sur un outil de BI distinct. Grâce à notre outil de collaboration en ligne, vous pouvez créer des rapports personnalisables en fonction de vos cas d'utilisation et vous appuyer sur toute une série d'éléments graphiques pour transmettre les résultats. Les tableaux de bord que vous créez sont mis à jour de manière dynamique afin que vous puissiez obtenir un aperçu des performances de votre équipe et identifier les éventuels goulots d'étranglement.
Topgolf utilise les calendriers et les rapports de Wrike
Meredith Selden, chef de projet marketing senior chez Topgolf, donne son avis sur les calendriers et rapports de Wrike :
« Wrike est idéal pour les projets transversaux complexes dans lesquels des calendriers, des tableaux de bord et des rapports personnalisables sont nécessaires pour synthétiser automatiquement les projets et résultats en données.... Cette plateforme peut être utilisée par n'importe quel service et combine à la fois la méthode Agile et l'approche en cascade. »
Alex Bacon, directeur adjoint de la communication chez Moneytree a découvert les avantages des étiquettes croisées dans Wrike :
« ...Grâce à la plateforme Wrike, nous avons pu créer et déployer une nouvelle rubrique sur notre blog en 2,5 jours, contenu compris. Wrike nous a permis de tout bien organiser et de rendre les choses bien plus transparentes. Il est désormais très facile de voir le statut des différents éléments et grâce aux étiquettes, nous avons pu avancer très rapidement... »
Améliorez la transparence et partagez les tâches en toute sécurité
L'augmentation des charges de travail ne doit pas reléguer le suivi et la transparence au second plan. Un outil de collaboration d'équipe doit pouvoir évoluer selon le rythme et la charge de travail de votre équipe. Si ce n'est pas le cas, vous n'obtiendrez pas de résultats satisfaisants.
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