Vous supervisez un projet et tous les éléments sont en place.
Le calendrier détaillé a été établi. Vous avez défini les attentes avec la direction et les membres de l'équipe. Vous pensez pouvoir gérer les livrables sans problème.
À mi-parcours du projet, une équipe vient vous faire une suggestion ; elle pense avoir trouvé un meilleur moyen d'exécuter une partie du processus.
Votre estomac se noue. Vous êtes le donneur d'ordres. L'organisateur. "Le gardien du temple". Ce changement risque de mettre des bâtons dans les roues au plan impeccable que vous avez mis en place et qui vous a demandé des heures de travail. Même s'il existe une meilleure façon de procéder, vous grimacez à l'idée de vous écarter du système que vous chérissez.
Cette situation vous est familière ? Les chefs de projet y sont souvent confrontés. Lorsque l'on est la seule personne responsable de la coordination, il est compréhensible d'être attaché aux processus testés et approuvés.
Mais, réfléchissez : il se peut que vous soyez en train de limiter la marge de manœuvre nécessaire à vos collaborateurs pour mener le projet à l'étape suivante. Si vous planifiez tout jusqu'au moindre détail, vous aurez beaucoup plus de mal à vous adapter à de nouvelles informations et à de nouvelles exigences.
Que pouvez-vous donc faire ? Il est temps pour les professionnels de la gestion de projet de ne pas se considérer uniquement comme des « gardiens de plannings », mais aussi comme des moteurs destinés à tirer le meilleur parti de leurs équipes.
Dans ce contexte, ils doivent encourager et favoriser les deux éléments essentiels d'un processus de résolution de problème créatif : la pensée divergente et la pensée convergente.
Quelle est la différence entre la pensée divergente et la pensée convergente ?
« La pensée divergente se caractérise par la capacité à générer des idées et des solutions innovantes ; sans jugement, sans analyse et sans discussion ». C'est le type de pensée qui vous permet de faire des associations d'idées, de penser en dehors du cadre et de discuter de nouvelles façons de résoudre des problèmes difficiles, auxquels il n'y a pas de réponse unique, correcte ou connue », explique Anne Manning, associée fondatrice de Drumcircle LLC et enseignante à l'université de Harvard.
Imaginez une séance de brainstorming sur les problèmes que l'entreprise doit traiter en priorité. Les gens commencent à proposer toute sorte d'idées, même celles qui semblent irréalisables à première vue. Il s'agit de la pensée divergente. Vous lancez des idées sans appliquer aucune règle ni aucune contrainte.
Une fois que vous avez cette longue liste de nobles ambitions, qu'elle est la prochaine étape ? Idéalement, la pensée convergente.
Qu'est-ce que la pensée convergente ?
« La pensée convergente est liée à l'analyse, au jugement et à la prise de décision. Il s'agit du processus par lequel on examine un grand nombre d'idées et on les trie, en les évaluant, en analysant le pour et le contre et en prenant des décisions », explique Anne Manning.
Certaines des idées seront rejetées parce qu'elles représentent un coût trop important, sont chronophages, exigent trop de ressources ou sont tout simplement trop farfelues. En bref, la pensée convergente est le processus par lequel vous faites le tri parmi ces idées pour trouver votre solution.
Regardez l'exercice proposé par Anne Manning illustrant la différence entre ces deux types de pensées :
Pensée convergente ou pensée divergente : l'une est-elle meilleure que l'autre ?
Tout le monde est capable de développer la pensée convergente ou la pensée divergente, selon la situation. Il est toutefois naturel de pencher vers l'une ou l'autre lorsque l'on aborde des problèmes et des projets.
« Certaines personnes ont une préférence naturelle pour la pensée divergente. Au sein d'une organisation, ce sont ceux qui ont des facilités à proposer de nouvelles idées », affirme Anne Manning. « Ce sont également ceux dont l'aide est la plus précieuse lorsqu'il s'agit de résoudre un défi complexe car ils sont plus à même d'articuler des idées nouvelles et adaptées ».
Le véritable problème réside dans le fait de devenir tributaire d'un seul mode de pensée. « Une pensée divergente excessive mène à un nombre important d'idées sans solution. À l'inverse, un niveau trop élevé de pensée convergente peut entraîner une absence d'idées nouvelles et une paralysie analytique », ajoute Anne Manning.
La gestion de projet et l'attrait de la pensée convergente
C'est un piège dans lequel les professionnels de la gestion de projet, opiniâtrement attachés à leurs plans et leurs processus, peuvent tomber facilement.
Voyons cela de plus près avec quelques exemples. La pensée divergente commence par un objectif, par exemple générer 1 000 nouveaux leads en un mois. On démarre en proposant des idées et des solutions originales pour atteindre cet objectif : des happy hours animées par des intervenants célèbres, des campagnes de publipostage avec des cartes cadeaux de 100 dollars, un homme déguisé en gorille en plein cœur de Paris...
Ensuite, on étudie les différentes options et on conserve celles qui fonctionnent le mieux. Voici un exemple typique de processus de pensée convergente.
C'est comme cela que les projets à succès devraient se dérouler, mais trop souvent, les chefs de projet sautent la première étape. C'est tellement important pour eux de s'en tenir au plan qu'ils ne prévoient aucuns moments pour laisser libre cours à l'imagination. Ils optent pour la solution qu'ils ont expérimentée et qui fonctionne, ils l'adaptent à un objectif, et voilà.
Cette approche est risquée pour plusieurs raisons. Premièrement, cela implique de considérer toujours sur les mêmes idées, pas nécessairement parce que ce sont les meilleures, mais parce qu'elles vous conviennent.
Deuxièmement, cela limite vos chances de réussite. Les organisations compétitives doivent être flexibles, agiles et savoir s'adapter. Elles devraient explorer différentes possibilités, au lieu de se plonger directement dans un processus de planification ou d'adopter la philosophie néfaste du « c'est comme ça qu'on a toujours fait ».
« Le problème ce ne sont pas tant les plans ; les plans sont une bonne chose en soi », explique la gestionnaire de logiciel Kris Gage dans son article publié dans Medium. « Le problème c'est les collaborateurs qui ne peuvent rien faire sans plans, dont la réaction instinctive et systématique à tout imprévu est d'élaborer un plan pour obtenir une certitude. Malheureusement, la certitude n'existe pas. Et lorsque vous vous obstinez à perfectionner quelque chose qui est par définition imparfait, vous vous enlisez. »
Comment cultiver la pensée divergente
Si les professionnels de la gestion de projet doivent favoriser la pensée divergente au sein de leurs équipes, il est tout aussi important de savoir gérer les calendriers et d'améliorer l'efficacité. Alors comment trouver le bon équilibre ?
Comment pouvez-vous laisser de la place à la pensée divergente dans vos processus de planification de projet et rester créatif, sans devenir désorganisé ? Voici quelques conseils pour rester suffisamment souple pour répondre aux objectifs et aux exigences changeantes de l'entreprise, sans que les choses ne déraillent.
1. Prévoyez du temps pour chaque mode de pensée
La pensée convergente et la pensée divergente sont aussi importantes l'une que l'autre pour la résolution de problèmes menant à des solutions créatives et la planification de projet ; il convient donc de réserver du temps pour chacune d'elles.
Et vous de penser « mais c'est ce que l'on fait », « Vous n'imaginez pas le nombre de séances de brainstorming que nous avons tenu ! ».
Mais réfléchissez-y vraiment un moment : ces séances ont-elles été de véritables opportunités de développer la pensée divergente, durant desquelles l'ensemble des idées ont été notées afin d'être envisagées et analysées dans un deuxième temps ? Ou est-ce que vous avez immédiatement procédé, vous et les autres membres de l'équipe, à la qualification des idées comme réalisables ou inappropriées ?
Par ailleurs, essayer de développer une pensée divergente et convergente en même temps est contre-productive. « En d'autres termes, mélanger la pensée divergente et convergente, c'est comme freiner après avoir mis le turbo ». Vous n'allez nulle part au final », explique Anne Manning.
Si plusieurs types de pensée sont nécessaires pour réussir, il vaut mieux les utiliser séparément. Commencez par former vos collaborateurs à ces deux types différents de pensée. Qu'est ce que la pensée divergente ? Qu'est ce que la pensée convergente ? Pourquoi est-ce important et comment les collaborateurs peuvent-ils développer correctement les deux modes de pensée ?
Lorsque vous démarrez une séance de brainstorming, insistez sur le fait que ce moment est réservé à la pensée divergente. Qu'aucune idée n'est trop ambitieuse ou folle, et qu'elles seront toutes prises en compte. Dites aux membres de l'équipe que ce n'est pas le moment de pointer les failles des suggestions des autres.
Vous donnez ainsi aux gens la marge suffisante pour penser de façon divergente avant de vous lancer directement dans la planification. 38 % des employés affirment que le fait que leurs responsables écartent des idées sans même les avoir examinées est l'une des raisons principales pour lesquelles ils ne prennent pas d'initiatives. La pensée divergente ne contribue donc pas seulement à améliorer les résultats d'un projet, mais aussi à maintenir un bon moral !
2. Mettez en place un système de gestion du travail collaboratif
Attendez… un système de gestion du travail ? N'est-ce pas une autre manière de documenter votre plan et de vous en tenir à votre processus ?
C'est exact. Une plateforme de gestion de projet collaborative (telle que Wrike !) est un excellent moyen de fournir une visibilité constante sur la planification des projets et sur les progrès en cours. Mais les meilleures plateformes offrent également la flexibilité nécessaire pour favoriser la pensée divergente.
Les @mentions en temps réel et les commentaires facilitent la collaboration autour d'idées principales sans qu'il soit nécessaire de planifier des milliers de réunions ou de rassembler des informations se trouvant dans des fils de mails. Les structures de dossier flexibles et les champs personnalisés permettent aux chefs de projet de réutiliser des modèles et des flux de travail de processus pour les adapter rapidement à de nouveaux projets.
En d'autres mots, une bonne plateforme de gestion du travail collaborative vous permet de réutiliser facilement les processus qui fonctionnent et vous offre en outre la flexibilité suffisante pour pouvoir développer la pensée divergente et vous adapter à l'évolution des objectifs et des exigences.
3. Libérez-vous (et libérez les autres) des tâches routinières
Qui a le temps d'être créatif lorsqu'il faut informer de l'avancement des projets, assigner des tâches et élaborer des plans de projet ? Les chefs de projet ont tendance à penser directement de façon convergente et à exécuter ce type de tâches.
Cependant, de nouvelles solutions technologiques permettent de libérer les chefs de projet et les équipes de ce type d'activités administratives laborieuses. Par exemple, l'automatisation des flux de travail élimine la nécessité d'effectuer manuellement la désignation de propriétaires de tâches, la création de modèles de projet ou l'envoi de notifications de statuts.
Des solutions telles que Zapier et Azuqua facilitent la connexion des systèmes logiciels et permettent le transfert d'informations en toute simplicité ; pas besoin de copier-coller ! Les grandes plateformes sont d'ailleurs nombreuses à offrir des intégrations natives.
Réduire le volume de tâches routinières laisse aux équipes plus de temps pour la pensée divergente qui, jusque là, a peut-être été reléguée au second plan. Déchargez-vous de l'aspect lié à la planification et aux processus en faisant confiance aux machines et concentrez-vous sur ce qu'elles ne peuvent pas faire !
Planifier les choses pour être créatif : c'est possible
La planification et la créativité ne semblent pas aller de pair. Mais lorsque vous comprenez des tenants et les aboutissants de la pensée divergente et de la pensée convergente, vous réalisez qu'elles sont tout à fait compatibles.
Il y a un temps pour chacune d'elles et les meilleurs chefs de projet savent bien quand et comment en tirer parti de façon efficace. Suivez les conseils dont nous avons parlé ici et vous garderez vos projets sur la bonne voie, tout en restant flexible, agile et ouvert aux changements et aux nouvelles idées.
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