Déléguer une tâche : 10 phrases à ne jamais prononcer

Voici les 10 phrases que les membres de votre équipe ne devraient jamais vous entendre prononcer :

1. « Je sais que vous n’avez pas encore terminé cette partie du travail, mais cette tâche-ci est prioritaire et doit être lancée immédiatement ! »

Une bonne délégation du travail consiste à fixer des priorités. Les urgences sont inévitables mais y être confronté tous les deux jours ne contribuera en rien à augmenter votre productivité. Au contraire, cela nuit à la productivité. Devoir gérer une multitude de tâches en même temps, tout en passant d’un travail à l’autre, sape le moral de l’équipe.

Une meilleure approche consiste à réfléchir aux objectifs, aux priorités et aux échéances dès le début du projet et à faire en sorte que l’équipe les comprenne, afin d’éviter que les employés ne reportent leurs autres tâches au hasard pour pouvoir terminer une seule tâche dans les délais.

Essayez plutôt ceci : « Nous avons été contraints de modifier le calendrier du projet et je vous demanderai donc de commencer cette tâche-ci dès que vous aurez terminé celle en cours ».

2. « Je sais que vous n’avez jamais fait cela auparavant, mais je suis certain que vous pourrez vous débrouiller ».

Rien de tel qu’une phrase pareille pour augmenter le niveau de stress de votre équipe. Il est vrai que chacun souhaite relever son niveau de compétence, mais trouvez-vous équitable de placer vos employés dans une situation nécessitant une formation ou une préparation qu’ils n’ont pas ? Pas vraiment. Sans compter que votre projet ne sera pas conduit de manière efficace.

Veillez à toujours déléguer aux mêmes employés les mêmes catégories de travaux, de manière à ce qu’ils puissent renforcer leurs compétences et tirer des enseignements auprès d’autres personnes, le cas échéant. Sans quoi, attendez-vous à devoir consacrer une partie de votre temps à informer vos employés si vous souhaitez obtenir des résultats valables.

Essayez plutôt ceci : « Je mes suis arrangé pour que vous collaboriez avec un collègue afin que vous puissiez acquérir cette compétence et travailler en toute autonomie par la suite ».

3. « En fait, il s’agit d’un travail super facile à effectuer... N’importe qui peut le faire. »

En général, on utilise cette formule pour rassurer l’employé qui se voit confier une tâche. L’idée est louable certes, mais elle a souvent des conséquences inattendues. Vos employés pourraient comprendre au travers de vos paroles que, en réalité, vous ne les jugez pas capables de s’attaquer à une tâche vraiment complexe et exigeante - et ce n’est pas le message que vous souhaitez faire passer.

Il convient de garder deux éléments à l’esprit : ne minimisez jamais l’importance d’une tâche à déléguer et ne doutez jamais des capacités de la personne à qui vous la confiez. Une personne se montrera beaucoup plus volontaire et plus efficace dans son travail si elle se sent en confiance et appréciée dans le cadre de l’accomplissement de sa mission.

Essayez plutôt ceci : « Il s’agit d’un travail important pour notre projet, raison pour laquelle je vous fais confiance et m’en remets à vous pour l’effectuer ».

4. « Proposez quelque chose et on verra bien si cela peut convenir ».

Le problème de cette phrase est qu’elle manque de clarté, et nous savons tous comment cela finit. Si vous n’avez pas d’idée précise du résultat que souhaitez obtenir, comme voulez-vous que la personne à laquelle vous confiez une tâche le sache ? Il est plus que probable que vous perdiez beaucoup de temps à examiner les options qu’elle propose - en fonction de son point de vue et de ses capacités - et qu’aucune d’entre elles ne fasse l’affaire.

Une meilleure approche consiste à dresser une liste de critères pour les solutions possibles et à demander au chargé de mission de proposer plusieurs options, de manière à ce que vous puissiez sélectionner la meilleure.

Essayez plutôt ceci : « J’aimerais que vous me proposiez une solution. Voici les critères sur lesquels vous baser pour faire le tri dans les options possibles. »

5. « Ce n’est pas comme ça que j’aurais fait ».

Une approche uniquement basée sur le principe « ma méthode est la meilleure » vous amène directement à faire de la microgestion et à dissuader les autres d’assumer leurs responsabilités pour les tâches et travaux à effectuer - tout le contraire de l’objectif d’une délégation de travail. Ok, d’accord, vous auriez fait autrement. Mais à partir du moment où la solution proposée fonctionne, est-ce vraiment utile de souligner que votre collègue a choisi une voie autre que la vôtre ? Au final, cette situation est profitable au projet puisque vous pouvez désormais exploiter deux approches viables.

Essayez plutôt ceci : « Je n’avais pas envisagé le problème sous cet angle mais, toutes mes félicitations, vous me proposez là une excellente solution ! »

6. « Je pars en voyage d’affaires pour une semaine. A mon retour, tout doit être bouclé. »

Nous devons tous partir en voyage d’affaires, mais disparaître comme ça juste avant l’échéance d’un projet n’est certainement pas la meilleure chose à faire, surtout si vous n’êtes pas joignable durant cette période. C’est précisément à l’approche des échéances critiques que les membres de votre équipe auront besoin de vous poser des questions et de clarifier certains points. Vous devez être disponible.

Seule exception à cette règle, vous êtes en mesure de garder le contact avec les membres de votre équipe, de suivre leurs progrès et de les conseiller si nécessaire par le biais d’un outil de communication en ligne.

Essayez plutôt ceci : « Je dois m’absenter pour raison professionnelle, mais je consulte chaque jour notre espace de travail [Logiciel de gestion de projet Wrike] pour répondre à toutes les questions éventuelles »

7. « Vous auriez dû me présenter ce travail avant la date limite... »

Ne vous êtes-vous jamais vu remettre un projet ne correspondant pas à vos attentes ? C’est précisément dans ce cas-là que l’on prononce ce genre de phrase. Mais cela démontre surtout une faille dans l’organisation de votre projet.

Même si vos objectifs sont parfaitement clairs, le seul moyen de savoir si vous êtes sur la bonne voie pour les atteindre est de définir des jalons et des étapes de vérification avec la personne en charge de votre projet, de manière à ne pas être déçu le jour de la remise du projet. En adhérant à ce principe, vous serez en mesure d’appréhender les problèmes avant qu’ils ne se transforment en catastrophe.

Essayez plutôt ceci : « Le projet avance ? Nous devrions organiser une petite réunion pour savoir où nous en sommes avant la date limite. »

8. « Vous auriez dû me consulter avant de prendre une décision d’une telle importance ! »

Déléguer un travail, c’est également permettre à d’autres personnes de prendre certaines décisions. Mais si les employés concernés ignorent tout de leurs responsabilités, de l’autorité et de la chaîne de contrôle, vous risquez d’être confronté à quelques surprises indésirables. La personne à laquelle vous confiez une tâche doit clairement savoir quelles sont les décisions qu’elle peut prendre seule - en ne vous en communiquant que les résultats - et celles qui nécessitent votre accord préalable.

Essayez plutôt ceci : « Voici un aperçu des responsabilités de l’équipe du projet, de manière à ce que sachiez quelles sont les décisions que vous pouvez prendre par vous-mêmes ».

9. « J’ai également demandé à vos collègues de s’occuper de cette mission ».

Une erreur classique consiste à déléguer une même mission à plusieurs personnes. Si certains y voient une façon d’entretenir une concurrence saine, le plus souvent, c’est l’effet inverse qui se produit. En effet, chacun des collègues concernés recherche à tout prix la reconnaissance et souhaite recevoir tous les honneurs pour avoir mené à bien le projet. Autrement dit, ils ne partagent aucune information et ne collaborent pas efficacement - une situation susceptible de compromettre l’ensemble du projet.

Autre conséquence possible, les employés risquent de se transférer mutuellement leurs responsabilités, si bien que plus aucun d’entre eux ne se sentira impliqué dans les résultats. Dans les deux cas, ce n’est pas ce que vous souhaitez n’est-ce pas ?

Essayez plutôt ceci : « Je souhaite vous voir travailler avec un collègue sur ce projet, mais chacun sera responsable d’une partie de cette mission ».

10. « Ce n’est pas exactement ce que j’attendais mais, c’est OK, je peaufinerai moi-même le travail ».

En fin de compte, une délégation efficace du travail consiste à préciser clairement les responsabilités et les résultats souhaités. Si quelqu’un est censé fournir un travail précis à un moment déterminé, et que le projet est terminé dans les délais, alors il n’y a aucune raison d’accepter des résultats dont la qualité n’est pas satisfaisante.

À partir du moment où vos employés savent que vous n’acceptez que des projets entièrement clôturés, ils connaissent aussi les critères de qualité à respecter. Après tout, si vous devez finaliser le travail, quel était l’intérêt de le déléguer ?

Essayez plutôt ceci : « Ce n’est pas tout à fait correct. Pourrions-nous avoir une petite réunion en vue de trouver une solution à ce problème ? »

Avez-vous d’autres phrases à ajouter à cette « liste noire » ?