Toute entreprise se doit d'avoir un plan stratégique, mais ce n'est pas suffisant. Pour atteindre les grands objectifs de l'entreprise, vous avez besoin de planifier votre travail quotidien à l'aide d'un plan opérationnel.
Vous pouvez utiliser des modèles pour gérer votre plan opérationnel, simplifier les processus complexes et gagner du temps. De la même manière qu'une liste de courses vous rappelle ce que vous devez acheter au magasin, les modèles vous soutiennent dans votre travail. Et Wrike propose de nombreux modèles prêts à l'emploi pour différents types de tâches.
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Vous pouvez par exemple utiliser le modèle pour le commerce de détail qui vous aidera à connaître la marche à suivre lorsqu'un nouvel article est proposé à la vente. Le modèle des opérations commerciales vous aidera, vous et votre équipe, à suivre votre business plan sans vous emmêler les pinceaux. Et pour la facturation, optez pour le modèle de suivi des factures.. Ce sont autant d'outils excellents pour réussir votre plan opérationnel.
Dans cet article de blog, nous expliquerons ce qu'est un plan opérationnel, nous vous montrerons comment en créer un sans stress, et nous vous en donnerons un exemple. Nous partagerons également nos modèles préétablis pour vous aider à démarrer rapidement.
Qu'est-ce qu'un plan opérationnel ?
Un plan opérationnel est un document qui décrit les objectifs clés d'une entreprise en précisant comment les atteindre.
Il comporte des objectifs à court terme ou à long terme exprimés clairement afin que les membres d'équipe connaissent leurs responsabilités et sachent exactement quoi faire.
Créer un plan opérationnel maintient les équipes sur la bonne voie en les guidant pour prendre des décisions déterminantes concernant la stratégie à long terme de l'entreprise.
Planification opérationnelle et planification stratégique
Bien que liées, ces deux stratégies de planification ne partagent pas le même objectif.
La planification opérationnelle est le processus de travail quotidien permettant de mettre votre stratégie à exécution. Elle veille à ce que vous ayez les ressources et le personnel nécessaires pour effectuer votre travail efficacement.
En revanche, la planification stratégique consiste à se projeter dans l'avenir, à appréhender le travail à venir et à déterminer comment s'y préparer.
Selon le Bureau américain du travail, près de 7 millions d'Américains sont travailleurs indépendants, et 10 millions sont employés de petites entreprises.
Si vous travaillez dans une grande entreprise, il y a de fortes chances que des objectifs stratégiques aient été mis en place. Cependant, si vous faites partie des millions de personnes qui travaillent à distance et de manière indépendante, votre réussite dépendra plutôt de votre planification opérationnelle.
Quels sont les éléments clés d'un plan opérationnel ?
Le succès de la planification opérationnelle dépend en grande partie de la définition d'attentes réalistes pour toutes les équipes.
Voici les éléments clés d'un bon plan opérationnel :
- Définition claire de la vision ou de l'objectif premier du plan
- Révision et décomposition des objectifs pour le budget opérationnel, l'équipe, et les ressources nécessaires en vue de mettre le plan à exécution
- Détermination du budget, des membres de l'équipe, des principales parties prenantes et des ressources
- Suivi de la progression grâce à des rapports réguliers
- Reformulation du plan opérationnel et pivot de stratégie si nécessaire
Assurez-vous que toutes les équipes comprennent les paramètres de la réussite. Vous leur montrez ainsi que leur travail contribue aux grands objectifs de l'entreprise et à une meilleure prise de décision concernant les opérations de gestion.
Comment créer un processus de planification opérationnelle
Considérez le plan opérationnel comme un élément clé du puzzle d'une équipe. Il constitue pour les employés un manuel pour expliquer le fonctionnement de l'entreprise.
Il doit être créé en parallèle avec d'autres documents fondamentaux comme la déclaration de mission, le document de vision ou la stratégie de l'entreprise. Au quotidien, il peut être utile pour répondre à des questions telles que :
- Qui doit travailler sur quoi ?
- Comment pouvons-nous atténuer ces risques ?
- Comment les ressources seront-elles affectées aux différentes tâches ?
- L'entreprise est-elle confrontée à des risques internes et externes ?
Pour créer un bon plan opérationnel, il est important de définir clairement les objectifs. Voici quelques étapes à suivre pour réussir :
Commencez par le plan stratégique
Avant de fixer un objectif opérationnel, assurez-vous de définir des objectifs stratégiques pertinents.
Priorisez les activités les plus importantes
Une fois ces objectifs définis, donnez la priorité aux activités essentielles permettant d'atteindre ces derniers.
Cessez de diluer les efforts de vos collaborateurs et laissez-les se concentrer d'abord sur les objectifs les plus importants. Ainsi, tout le monde travaille sur un ensemble restreint de tâches, plutôt que de se disperser dans plusieurs domaines. Cela permet d'optimiser les ressources disponibles.
Utilisez des indicateurs prévisionnels
Pour un plan opérationnel fiable, pensez à utiliser des indicateurs clés de performance (KPI) pour vous aider à évaluer la progression d'un projet et à donner de la visibilité aux activités de l'équipe.
Les indicateurs retardés donnent des informations sur une tendance déjà en cours tandis que les indicateurs avancés fournissent des signaux prédictifs. Considérez le plan comme une voiture. Le rétroviseur serait un indicateur de retard, et le pare-brise un indicateur avancé.
Un nouveau produit, des niveaux de satisfaction client plus élevés, ou de nouveaux marchés sont d'autres exemples d'indicateurs avancés. Le nombre de personnes ayant assisté à un événement ou les dépenses d'exploitation mensuelles pour des départements spécifiques sont en revanche des indicateurs retardés.
Utilisez des indicateurs avancés plutôt que des indicateurs retardés. Les indicateurs retardés montreront que vos efforts sont insuffisants seulement une fois que vous aurez exécuté les opérations.
Les principaux KPI offrent des mesures prédictives pour identifier précocement les problèmes avant qu'ils ne deviennent graves et n'aient un impact négatif sur la performance de l'entreprise.
Impliquez votre équipe
Pour définir des KPI appropriés, il est essentiel d'impliquer toute l'équipe dans le processus. Réunissez-vous pour échanger sur les objectifs de l'entreprise et déterminer quels indicateurs lui conviennent le mieux au lieu de travailler chacun de son côté ou de déléguer la définition des KPI.
Favorisez une communication régulière
Une bonne communication est essentielle. En comprenant les indicateurs de votre entreprise et leur signification, vous serez en mesure de travailler plus efficacement avec vos collègues pour atteindre des objectifs communs.
Exemple de plan opérationnel
Une entreprise prévoit d'augmenter son volume de production de 50 % d'ici à la fin de son exercice.
Une fois que l'objectif de l'entreprise est clair, l'équipe élabore un plan stratégique en prenant en compte trois domaines principaux : le marketing, les ventes et les opérations.
Ce plan stratégique peut ensuite découler sur un plan opérationnel, qui détaillera les ressources, les équipes, le budget et le calendrier des différents services (production, approvisionnement, comptabilité, finances et logistique) pour atteindre l'objectif de production visé. Ce plan doit inclure une synthèse financière ainsi que des prévisions financières.
Modèle de plan opérationnel
Reprenons l'exemple ci-dessus. Les objectifs et les parties impliquées sont bien identifiées dans le plan opérationnel. Mais pour rester sur la bonne voie, une analyse continue et des révisions sont nécessaires. Un modèle de plan opérationnel peut être extrêmement utile à ce sujet.
Un modèle opérationnel peut être un document simple réutilisé plusieurs fois dans la même entreprise. Cependant, il est également possible et extrêmement utile d'utiliser des logiciels de gestion de projet pour en créer un.
Vous pouvez par exemple utiliser un diagramme de Gantt comme modèle de plan opérationnel pour créer et gérer des plans, suivre les modifications et modifier les activités liées à un projet en temps réel. Vous aurez ainsi une visibilité claire sur le calendrier, les tâches, les responsabilités et les membres de l'équipe.
Avantages et inconvénients de la planification opérationnelle
La plupart des entreprises utilisent un plan opérationnel pour suivre leurs tâches quotidiennes.
Celui-ci décrit les activités quotidiennes nécessaires à la gestion de l'entreprise. Il permet aux équipes, aux dirigeants et aux employés de visualiser leur contribution à l'effort collectif, ce qui est déterminant pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Mais chaque médaille à son revers. Nous allons passer en revue les avantages et les inconvénients de la planification opérationnelle.
Avantages de la planification opérationnelle
Clarification des objectifs organisationnels
Un plan opérationnel permet aux dirigeants et aux chefs de services de définir en détail leurs tâches, leurs responsabilités et leurs activités quotidiennes.
Il met également en évidence la contribution de chaque membre de l'équipe aux objectifs globaux de l'entreprise ou du service. Sans un plan clairement défini, les dirigeants et les employés n'ont aucun moyen de vérifier si leurs tâches quotidiennes contribuent à l'atteinte des objectifs de l'entreprise.
Amélioration de la productivité de l'équipe
Les chefs d'entreprise recherchent constamment des moyens d'améliorer leur productivité, en vue d'augmenter leurs bénéfices. Une des façons les plus intéressantes et les plus simples d'améliorer l'efficacité est d'utiliser un plan opérationnel.
Les employés sont plus productifs lorsqu'ils connaissent leurs objectifs quotidiens et leurs responsabilités. À l'inverse, s'ils ne sont pas certains de ce que l'on attend d'eux, il y a de fortes chances que leur productivité s'en ressente.
Un plan opérationnel fournit ces informations vitales aux employés dans chaque service et dans l'ensemble de l'entreprise.
Amélioration de la rentabilité de l'entreprise
Un plan opérationnel vous aide à garder les projets et les équipes sur la bonne voie.
Lorsque les opérations sont bien gérées, les équipes sont plus à même d'augmenter le chiffre d'affaires et de développer de nouveaux produits.
L'innovation est toujours récompensée. Une étude de BCG souligne que 60 % des entreprises qui misent sur l'innovation déclarent un chiffre d'affaires en progression constante tous les ans. Les équipes qui suivent un plan opérationnel sont capables d'innover mieux et plus rapidement.
Amélioration des avantages concurrentiels
Les avantages concurrentiels se mesurent à plusieurs niveaux.
Suivre un plan opérationnel pour coordonner les différents éléments d'un projet rend vos flux de travail plus fluides. Cela vous permet de fournir des livrables de grande qualité dans les délais, en créant une expérience client exceptionnelle et en vous assurant une longueur d'avance sur la concurrence.
Inconvénients de la planification opérationnelle
Risques d'erreur humaine
L'erreur humaine est un problème courant dans la fabrication, pouvant survenir lors du passage de la production à la vente.
Les équipes de gestion des opérations devront collaborer avec différentes équipes interfonctionnelles (financière, comptable, technique et des ressources humaines). Et c'est ainsi que chaque équipe aura une compréhension claire des objectifs finaux de chaque service.
Interdépendance des parties
L'un des principaux inconvénients de la mise en œuvre d'un processus de planification des opérations est que son succès dépend de la coordination entre les différentes parties.
Les plans finissent par échouer parce qu'une partie ne remplit pas sa mission, et cela peut avoir un impact négatif sur le processus suivant. Les perturbations d'une opération peuvent affecter l'ensemble du processus et mettre à mal l'ensemble du plan opérationnel.
Utilisation de Wrike pour la planification opérationnelle
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Établissez votre plan, suivez la progression et soyez prêt à pivoter si nécessaire. Avec Wrike, vous pouvez partager des données en temps réel et rendre tous les jalons parfaitement clairs pour votre équipe pour l'aider à rester informée et sur la bonne voie.
Grâce à ces modèles, vos processus sont fluides et vous pouvez vous concentrer sur la bonne exécution de votre travail. Envie de les essayer ? Vous y accèderez en quelques clics.
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