Les taux d'utilisation des capacités sont un bon moyen de comprendre l'efficacité et la productivité d'un projet ou d'un environnement de travail. En comprenant la part de vos capacités potentielles que vous utilisez, vous êtes en mesure d'évaluer la rentabilité de votre entreprise.
Qu'il s'agisse de suivre la production physique ou la productivité des employés, l'évaluation de l'utilisation des capacités est cruciale à l'identification des possibilités d'amélioration des performances et à la croissance des résultats.
Qu'est-ce que l'utilisation des capacités ?
Les capacités correspondent à la quantité maximale pouvant être produite, contenue, stockée ou reçue. Pour les entreprises, les capacités peuvent représenter toutes les ressources de création de produits ou de services.
Il peut s'agir de mesures des installations de production et des machines (par exemple combien de produits une usine fabrique-t-elle en un jour, une semaine ou un mois) ou des capacités des employés (par exemple combien d'heures de travail votre équipe peut-elle fournir pour des projets facturables).
L'utilisation des capacités détermine le pourcentage de celles-ci qui est utilisé sur une période donnée. En surveillant l'utilisation des capacités, les entreprises peuvent déterminer l'efficacité de leur fonctionnement. Par exemple, si une entreprise fonctionne en permanence à 50 % de ses capacités, alors, en moyenne, la moitié de ses ressources ne sont pas utilisées.
Comment calculer l'utilisation des capacités ?
L'utilisation des capacités est calculée et exprimée à l'aide de la formule du taux d'utilisation des capacités :
(Capacités réellement utilisées/Capacités totales) x 100
Ou
(Résultat réel/Résultat potentiel) x 100
Faisons l'hypothèse que votre équipe est capable de fournir 30 heures facturables par jour. En suivant les heures réellement facturées, vous découvrez que seules 24 heures ont été facturées au client pour la journée d'hier. Par conséquent, le taux d'utilisation des capacités de votre équipe était alors de 80 % (24/30 x 100).
Vous pouvez également calculer l'utilisation de chaque employé de l'équipe pour déterminer si certaines personnes ont des performances supérieures ou inférieures aux autres.
En général, vous devez suivre cette utilisation sur une longue période pour garantir que votre évaluation ne porte pas uniquement sur une mauvaise journée ou semaine. Pour cela, il est possible de prendre les totaux pour la période. Par exemple, si vous voulez calculer la capacité potentielle pour le mois, vous multipliez les heures facturables chaque jour par le nombre de jours ouvrables du mois.
Pour trouver le taux moyen pour tous les employés, vous pouvez calculer le total des heures facturables et facturées pour tous sur une période donnée (par exemple, 6 employés x 5 heures/jour x 20 jours/mois). Vous pouvez aussi calculer le taux d'utilisation de chacun et utiliser la formule suivante :
Total des taux d'utilisation des employés / Nombre total d'employés
Par exemple, si vous avez deux employés, un dont le taux d'utilisation est de 80 % et l'autre 90 %, alors la formule donnerait :
(80 % + 90 %)/2 = 85 %
Quel est le taux d'utilisation des capacités idéal ?
Un taux d'utilisation de 100 % représenterait une utilisation totale des capacités. Cependant, ce taux n'est pas une cible réaliste. Certaines recherches indiquent qu'une utilisation à 100 % est nocive, car elle peut conduire au surmenage ou à une baisse de la qualité du travail.
Alors, quel est le taux d'utilisation des capacités idéal ?
Un moyen d'apporter une réponse à cette question est de déterminer les tendances dans votre secteur d'activité et de prendre la moyenne pour objectif. Une autre option consiste à examiner l'historique des performances de votre entreprise. Par exemple, si votre taux d'utilisation mensuel le plus haut sur les 12 derniers mois était de 85 %, vous pouvez décider qu'il s'agit là de votre taux idéal. Enfin, vous pouvez également calculer votre taux idéal à partir de vos coûts de fonctionnement, du tarif de vos produits ou services et de votre marge cible.
La formule est la suivante :
((Coûts + bénéfices) / capacité potentielle x taux facturable) x 100
Elle est également parfois exprimée comme suit :
((Coûts des ressources + frais de fonctionnement + marge bénéficiaire) / capacité potentielle x taux facturable) x 100
Supposons que vous avez un employé qui vous coûte 60 000 $/an et que vous allouez des frais de fonctionnement de 2,5 % à votre main d'œuvre. Faisons maintenant l'hypothèse que vous visez une marge bénéficiaire de 20 % et que votre tarif horaire est de 65 $/heure.
Si la capacité potentielle est de 5 heures facturables par jour 260 jours par an, soit 1 300 heures au total, la formule serait :
((60 000 + (60 000 x 2,5 %) + (0,20 x 61 500)) / 1 300 heures x 65 $/heure) x 100
(73 800 / 84 500) x 100
87,3 %
Dans cet exemple, le taux d'utilisation des capacités idéal est 87,3 %.
Comment améliorer l'utilisation des capacités des entreprises ?
Si votre taux d'utilisation des capacités idéal semble ambitieux, vous pouvez modifier une des autres variables de la formule pour obtenir un taux plus facilement atteignable.
Vous pouvez baisser votre taux d'utilisation des capacités idéal avec les options ci-dessous :
- Diminuer le coût des employés (éventuellement en les remplaçant par des employés moins bien payés)
- Réduire vos coûts de fonctionnement
- Abaisser vos objectifs de marge bénéficiaire
- Augmenter la capacité potentielle des employés (en limitant les heures non facturables ou via des heures supplémentaires non payées)
- Augmenter le tarif que vous facturez à vos clients
Beaucoup de ces options ont des effets secondaires négatifs. Par exemple, si vous faites appel à des employés moins chers, vous obtiendrez peut-être une qualité de travail inférieure. Cependant, si vous augmentez le tarif horaire de vos employés, vous pourriez perdre des clients. Donc, avant d'abaisser vos cibles, il peut valoir le coup d'améliorer l'utilisation de vos capacités.
Voici des moyens d'améliorer le taux d'utilisation des capacités de votre entreprise :
- Identifier le maillon faible. En analysant l'utilisation de chaque ressource séparément, vous pouvez découvrir qui a de mauvaises performances et identifier les goulots d'étranglement de votre processus. Par exemple, si un de vos employés a une capacité de 60 % seulement, vous pouvez l'accompagner, le former ou l'aider à s'améliorer.
- Réduire le travail non facturable. Si vos employés n'ont une capacité que de 5 heures facturables sur une journée de travail de 8 heures, où passent les 3 heures restantes ? Vous pouvez peut-être limiter les distractions et augmenter leur capacité potentielle globale.
- Accepter plus de clients/de travail facturable. Peut-être que le taux d'utilisation est faible simplement parce que vous n'avez tout simplement pas assez de travail pour occuper votre équipe. Si c'est le cas, vous pouvez attirer de nouveaux contrats ou accepter de nouveaux projets pour booster le taux d'utilisation de vos capacités.
Suivi de l'utilisation des capacités
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