Chaque projet est unique, tant par ses objectifs que par ses défis. Aussi, pour améliorer la gestion des projets, nous les fractionnons en phases. Cela facilite leur évaluation par les équipes et, si nécessaire, permet de corriger le tir sur l'étendue d'un projet, parfois même en déviant du plan d'origine. Le guide Project Management Body of Knowledge reconnaît officiellement cinq groupes de processus ou phases de gestion de projet. Ces phases sont les suivantes : Lancement, planification, réalisation, contrôle et clôture. Ces phases réunies composent le cycle de vie de la gestion de projet. Dans cet article, nous abordons les meilleures pratiques pour la première étape : la phase de lancement de projet.
Qu'est-ce que la phase de lancement de projet ?
La phase de lancement pouvant avoir une signification différente pour chaque organisation, voici comment la distinguer simplement du reste du cycle de vie du projet : il s'agit de tout ce qui se produit avant l'approbation d'un projet, et avant que la planification détaillée ne commence.
Généralement, la phase de lancement de projet démarre lorsqu'un porteur d'un projet, en collaboration avec un chef de projet, clarifie trois points essentiels : les objectifs, la portée et les contraintes du projet. Ensuite, ils préparent la charte du projet. Avant que la phase de planification du projet complet ne démarre, les parties prenantes approuvent cette charte, puis les échéanciers et les budgets sont établis en détails.
Pratiques d'excellence pour la phase de lancement d'un projet
Savoir pourquoi le projet existe
Cela peut sembler philosophique, mais il s'agit d'une information de base qui doit être claire avant même de commencer le travail. Vous devez être capable de répondre à ces trois questions :
- Quels sont les objectifs de ce projet ?
- Pourquoi maintenant ?
- Quels avantages commerciaux ce projet nous apportera-t-il ?
Si le projet ressemble à quelque chose qui a déjà été fait, vous aurez peut-être, ou non, déjà élaboré une analyse de rentabilité pour le projet. S'il n'en existe pas déjà une, c'est le moment de la créer. L'analyse de rentabilité permettra de clarifier le raisonnement à l'origine du projet et doit répondre aux trois questions ci-dessus.
Définir sans tarder les principales parties prenantes d'un projet
De nombreux projets débutent avec une idée floue des principales parties prenantes intéressées. La liste complète des personnes concernées par le projet peut être faite ultérieurement, mais au moment de la phase de lancement, il est crucial de définir et de se mettre d'accord sur les principales parties prenantes ; il s'agit des personnes dont les décisions auront une incidence majeure sur le projet pendant toute sa durée. Incluez dans cette liste les responsables des processus opérationnels et les principaux cadres supérieurs, ainsi que vos autres décideurs importants.
Pour ce processus, il est bon d'utiliser un tableau RASCI (aussi appelé matrice de répartition des responsabilités). Il s'agit d'un excellent outil qui détaille qui est Responsable (les personnes qui réalisent le travail), Autorité (l'unique personne qui s'assure que le travail est réalisé), Signataire (les personnes qui approuveront le travail), Consulté(les personnes dont l'intervention est requise pour terminer le travail), et Informé (les personnes qui reçoivent les rapports de situation relatifs au travail).
Consigner les engagements des parties prenantes
Interrogez un chef de projet et il vous dira probablement que l'engagement des parties prenantes est toujours un défi à relever. C'est pour cela que vous devez consigner tous leurs engagements signés. Voyez cela comme un contrat qui définit les rôles des parties prenantes dans le projet. Ces engagements sont formellement inclus dans la charte du projet qu'ils devront signer à la fin de la phase.
Certains engagements incluent généralement le nombre de parties prenantes nécessaires pour prendre une décision ou former un quorum, et la durée pendant laquelle ils peuvent délibérer avant d'arrêter une décision.
Aller au bout de la liste de vérification de la phase de lancement d'un projet
Créez votre charte de projet
Nombreux sont ceux qui se contentent de voir la charte du projet (ou le plan de projet) comme l'étape consistant à remplir un modèle avec des informations de base sur le projet, mais c'est bien plus que cela. La charte du projet expose la vision initiale que le porteur d'un projet et le chef de projet ont du projet. Elle guide le travail tout au long de la gestion du projet et toutes les modifications qui y seront apportées devront passer par un processus minutieux d'approbation. Il est donc crucial que la charte soit soigneusement conçue, avec autant de clarté et de détails que possible.
Incluez la portée du projet
La partie la plus importante de la charte du projet est probablement la portée du projet ; c'est ce qui détermine clairement les limites précises de ce qu'est le projet et de ce qu'il n'est pas. Au cours de la phase de lancement, la portée sera traitée et ses points négociés jusqu'à ce que toutes les principales parties prenantes voient leurs objectifs atteints. La portée finale est ensuite consignée dans la charte du projet et signée par les principales parties prenantes.
Autres éléments que doit couvrir la charte du projet :
- Livrables : Les produits, livrés à une date spécifiée, et dans un état accepté par les parties prenantes.
- Besoin opérationnel : L'analyse de rentabilité définit les avantages de niveau élevé du projet, ainsi que ses coûts.
- Contraintes : Il s'agit des limites de votre projet, notamment : le coût, les ressources humaines, les délais, la qualité et le RCI potentiel.
- Postulats : une conviction que ce que vous prévoyez sera vrai dans le futur.
- Risques : il s'agit des événements inattendus pouvant affecter les personnes, processus, technologies et ressources impliqués dans un projet. Ils peuvent faire capoter ou retarder la réalisation d'un projet.
La manière dont vous commencez un projet détermine la manière dont vous le terminez
L'essentiel réside ici : la manière dont vous commencez votre projet en détermine bien souvent la réussite ou l'échec de votre projet. En vérifiant chaque point de la liste de vérification de la phase de lancement de la gestion de projet, vous pouvez présenter la vision du projet à ceux qui approuveront le travail et clarifier la portée du travail à venir. Très simplement, la phase de lancement, notamment la charte du projet, ouvre la voie à la réussite de votre projet. Ne démarrez pas un projet sans phase de lancement.
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