Avec la reprise économique, confortée par la hausse observée des dépenses de consommation, les dirigeants d’entreprise relèvent significativement leurs objectifs de croissance. Ce n’est pas un secret : avant de mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) ambitieux, il convient d’allouer suffisamment de ressources aux projets stratégiques afin de pouvoir obtenir des résultats dans les temps et sans dépassement de budget. Mais dans un marché du travail en pleine effervescence, les meilleurs talents sont difficiles à trouver, et encore plus difficiles à garder.
Afin d’éviter l’épuisement professionnel des employés et prévenir le risque d’attrition tout en faisant avancer les projets stratégiques, les chefs d'équipe doivent planifier avec rigueur et précision les besoins en ressources pour l’ensemble du portefeuille de projets, et s’assurer que l’entreprise dispose des capacités suffisantes pour prendre de nouvelles initiatives.
Cependant, avec une visibilité limitée sur les priorités organisationnelles actuelles et une demande accrue, les efforts de planification des ressources sont voués à l’échec. Cela fait perdre un temps précieux et les employés risquent d’être surchargés. Voilà pourquoi les Réservations dans Wrike Resource tombent à point nommé. En effet, elles vous offrent une solution ingénieuse pour planifier rapidement et facilement les besoins en ressources d’un projet et mieux appréhender les demandes ainsi que la disponibilité de ces ressources. Voici comment vous allez pouvoir révolutionner la prévision de vos projets.
Petit rappel sur les Réservations
Les Réservations dans Wrike Resource vous permettent de créer et de stocker les estimations des efforts dans le cadre d’un projet. L’effort correspond au temps estimé dont un utilisateur ou un poste aura besoin pour réaliser une tâche. Cette donnée peut différer de la durée, qui indique la période de temps au cours de laquelle un chargé de mission doit effectuer la tâche.
Pourquoi la planification des ressources est importante pour la réussite de l’entreprise
Le fait de pouvoir planifier les ressources avec précision est essentiel pour assurer la livraison de vos projets dans les temps. Si un projet présente dès le départ des ressources insuffisantes ou inappropriées pour le poste, cela occasionnera des retards coûteux qui freineront la progression vers l’accomplissement des objectifs de votre entreprise. Si vous dirigez une entreprise de services professionnels, les projets sous-dotés en personnel vous feront perdre de l’argent et risquent de compromettre vos relations avec vos précieux clients.
Pour livrer vos projets dans les temps, atteindre vos objectifs commerciaux et améliorer la satisfaction de vos employés, il est essentiel d’intégrer la planification des ressources aux processus de prévision de vos projets. Grâce aux Réservations dans Wrike Resource, vous pouvez planifier les ressources à l’avance et les allouer en fonction des priorités définies pour le projet, de leur disponibilité actuelle et des demandes à venir.
Présentation des Réservations dans Wrike Resource
Les Réservations dans Wrike Resource permettent aux chefs de projet d’estimer rapidement le nombre d’heures qu’un utilisateur ou un poste donné devra consacrer à un projet sans avoir à créer un plan de travail détaillé ou un organigramme de répartition des tâches. Une fois ces données en main, les chefs de projet pourront s’accorder avec les chefs d’équipe sur les besoins en ressources du projet et allouer celles qui sont disponibles aux projets les plus urgents. Ils pourront également veiller à ce que la charge de travail des employés soit équilibrée afin de livrer les projets dans les temps.
Les Réservations dans Wrike Resource permettent également aux chefs d’équipe et aux BGP (bureaux de gestion de projets) de définir de meilleurs processus de prévision pour leurs projets, d’anticiper les besoins en ressources pour tout un trimestre et de créer des scénarios de programmation avant d’assigner des tâches aux différents membres de l’équipe. Ils pourront, dès lors, prioriser les projets en comparant leurs besoins en ressources à la disponibilité réelle et déléguer les tâches en fonction des compétences et des capacités de chacun. Les Réservations dans Wrike Resource offrent un moyen simple d’estimer, de planifier et d’allouer des ressources pour l’ensemble du portefeuille de projets et du réservoir de ressources.
Fonctionnement
Lorsqu’un chef de projet souhaite planifier un nouveau projet dans la plateforme Wrike, il peut utiliser la vue Ressources de Wrike comme un « bloc-notes », et y noter rapidement les tâches à accomplir ainsi que les ressources nécessaires à leur réalisation. Pour estimer le nombre d’heures durant lesquelles chaque tâche monopolisera une ressource donnée, le chef de projet doit créer une nouvelle Réservation pour « consigner » le temps d’utilisation de cette ressource sans avoir à assigner de tâche.
Lorsqu’un chef de projet crée une Réservation pour une ressource donnée dans Wrike, elle s’affiche en tant qu’« Effort requis » pour cette ressource dans le tableau de charge de travail. Cela permet aux chefs d’équipe d’évaluer le nombre d'heures demandées pour un membre de l’équipe ou un poste donné par rapport à leur capacité restante. Lorsqu’un membre de l’équipe dispose de suffisamment de temps pour travailler sur le projet demandé, le chef d’équipe est en mesure de le lui assigner. S’il y a un risque de surcharge de la ressource, le chef de projet et l’équipe ont la possibilité de discuter pour envisager d’autres options.
Les Réservations dans Wrike Resource sont également un excellent outil pour planifier les besoins en ressources à court et moyen terme pour les projets à venir dans le portefeuille. En créant différents scénarios pour les Réservations, le BGP ou les chefs d’équipe du service peuvent visualiser différentes possibilités de répartition des ressources pour tous les projets et choisir celle qui sera la plus en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et les besoins en ressources du projet.
Enfin, à la clôture d’un projet, les chefs de projet peuvent comparer l’effort estimé (à savoir les Réservations) au temps passé afin d’optimiser la prévision des futurs projets.
5 cas d’utilisation des Réservations dans Wrike Resource
Les Réservations vous permettent d’estimer le temps que chaque poste doit consacrer aux projets à venir. Voici les cinq principaux cas d’utilisation pour lesquels les Réservations démontrent toute leur utilité.
1. Planification de la capacité
Gagnez en visibilité sur vos capacités en ressources pour réaliser toutes les tâches requises par votre entreprise au cours des trois à six prochains mois. Si les ressources disponibles sont insuffisantes, le BGP devra prioriser certains projets et en reprogrammer d’autres. Dans l'application Wrike, vous pouvez consulter le nombre total d’heures disponibles pour chaque poste par rapport à la quantité de travail à effectuer.
2. Planification des demandes
Améliorez la visibilité sur la quantité de travail demandées aux ressources de votre équipe pour le trimestre à venir. Si certaines d'entre elles sont constamment sollicitées, votre BGP ou la direction de votre service peut recommander l’affectation de personnel supplémentaire afin d’accroître la capacité de l’équipe. Dans Wrike, le BGP peut créer des Réservations pour estimer le temps dont chaque poste ou utilisateur aura besoin pour la réalisation des projets à venir.
Dans les tableaux de charge de travail de l’équipe du service, la plateforme Wrike affiche le nombre d’heures requis par rapport à celui réellement disponible. Lorsque des ressources sont surchargées, les BGP et les chefs de service peuvent s’arranger pour prioriser les projets pour le trimestre à venir.
3. Demandes en ressources
Avec une plus grande visibilité sur la demande globale et la charge de travail, les chefs d’équipe peuvent approuver les demandes en ressources en toute confiance, et auront ainsi l’assurance que les membres de l’équipe ne seront pas débordés. Avec les Réservations dans Wrike Resource, le chef de projet crée une Réservation pour allouer le temps qu’un utilisateur passera sur un projet. Puis, dans le tableau de charge de travail, le chef d’équipe peut comparer le nombre d’heures requis par rapport à celui disponible. Si la ressource est disponible pour le temps demandé, le chef d’équipe pourra assigner la tâche directement depuis le tableau de charge de travail.
4. Prévision des ressources du portefeuille, du programme et du projet
Les BGP doivent s’assurer que les ressources nécessaires ont été effectivement allouées aux projets stratégiques les plus urgents afin que les délais puissent être tenus. Pour veiller au bon respect des délais, le BGP peut créer une Réservation dans Wrike afin d’estimer le temps que chaque poste ou utilisateur devra consacrer aux initiatives à venir. Avec la vue Ressources, le BGP peut avoir un aperçu de toutes les ressources et de leur effort réservé au niveau du portefeuille, du programme ou du projet. Si certaines ressources risquent d'être surchargées pour le trimestre à venir, le BGP peut les réorganiser et reprogrammer les projets afin de s’assurer de leur disponibilité pour les tâches les plus urgentes.
5. Optimisation de la planification
Les chefs de projet peuvent améliorer la précision des estimations en ressources et optimiser ainsi la prévision et la planification des futurs projets. Le BGP crée alors des Réservations pour estimer le temps qu’un utilisateur ou un poste devra consacrer à un projet. Au cours de la progression de ce dernier, les utilisateurs peuvent suivre le temps passé sur les tâches du projet. Lors de la clôture d’un projet, le BGP peut créer un rapport pour comparer les estimations de l’Effort réservé au nombre d’heures réel du Temps passé et examiner dans quelle mesure les estimations correspondent au temps réellement passé.
Une manière plus judicieuse d’allouer les ressources
Ne laissez pas l’accumulation de projets entraver votre processus d’allocation des ressources. En tant que chef d’équipe, vous avez suffisamment de tâches complexes à gérer pour assurer l’avancement des projets. L’allocation des ressources ne doit pas être une source de complication supplémentaire.
Les utilisateurs actuels de Wrike Pinnacle ont déjà accès aux Réservations. Ceux qui ne bénéficient pas de la formule Pinnacle ont la possibilité de contacter la gestion stratégique de la réussite client pour obtenir une vidéo de démonstration. Il leur suffira ensuite de mettre à niveau Wrike Pinnacle afin de pouvoir utiliser immédiatement les Réservations pour simplifier la planification des ressources de leur programme.
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