Un plan d'action est un aide-mémoire avec une liste de tâches incontournables et les ressources nécessaires pour terminer un projet ou atteindre un objectif. Vous pouvez le considérer comme un compte à rebours visuel jusqu'à la livraison du projet ou comme une présentation de la liste des tâches nécessaires pour obtenir les résultats souhaités.
Du coup, quel est l'intérêt d'un plan d'action par rapport à une liste de tâches ?
La plus grosse différence entre ces deux outils vient du fait que les plans d'action se concentrent sur l'atteinte d'un objectif spécifique. alors que les listes de tâches sont permanentes et contiennent des tâches qui servent différents objectifs ou qui appartiennent à différents projets.
Cette distinction permet de comprendre clairement que les plans d'action sont d'excellents outils pour fixer des objectifs et exécuter des projets. Ils aident les équipes à gérer les ressources nécessaires, à respecter le calendrier, et à suivre la progression vers des objectifs et des initiatives de projet spécifiques.
Dans cet article, nous examinerons les objectifs et les étapes clés des plans d'action, nous vous expliquerons comment vous pouvez les mettre à profit dans votre gestion de projet et nous vous donnerons également des instructions pas à pas pour apprendre à les créer.
Et, pour finir, nous vous présenterons le modèle de plan d'action prédéfini de Wrike, qui vous permet de créer votre plan d'action rapidement.
Quelle est la finalité d'un plan d'action ?
Un plan d'actionpermet d'organiser les tâches d'un projet de manière séquentielle et en temps opportun pour atteindre un objectif. N'importe qui (en l'occurence les chefs de projet) peut les utiliser pour atteindre ses objectifs de travail et développer ses projets personnels.
Élaborer un plan d'action clarifie les objectifs à atteindre, les équipes et les prestataires de services à impliquer, ainsi que les tâches, les dépendances, les jalons et les ressources nécessaires pour terminer un projet.
Travailler avec un plan d'action, c'est la garantie que chaque tâche et chaque exigence est prise en compte pour répondre aux attentes d'un projet. Lorsque vous élaborez un plan d'action, vous identifiez tous les chemins critiques et les dépendances.
Gardez à l'esprit qu'aucun plan d'action n'est figé, car l'environnement dans lequel les projets opèrent est souvent sujet à des changements. Des facteurs externes tels que les conditions du marché, les tendances économiques, les avancées ou les défaillances technologiques, les obligations réglementaires et les événements imprévus peuvent affecter l'exécution d'un plan. Un document dynamique vous donne de la souplesse et vous permet de vous adapter en ajustant vos stratégies en réponse à l'évolution des circonstances.
Pourquoi les plans d'action sont-ils importants en gestion de projet ?
Un plan d'action en gestion de projet est un moyen simple et rapide de maintenir les projets sur la bonne voie. Il vous permet de cartographier rapidement les ressources et les exigences nécessaires et d'esquisser un calendrier des tâches.
Voici quelques avantages des plans d'action stratégiques en gestion de projet :
- Ils sont simples et faciles à mettre en place et contribuent donc à maintenir l'efficacité opérationnelle sans prendre beaucoup de temps.
- Ils libèrent l'esprit des dirigeants en fournissant un cadre pour structurer les nouveaux projets dans un ordre logique.
- Ils clarifient les objectifs des projets et établissent un consensus sur la manière dont le travail doit être effectué.
- Ils vous préparent aux difficultés prévisibles et évitables et mettent vos ressources à profit pour atteindre les principaux objectifs de vos projets.
- Ils optimisent la productivité personnelle et d’équipe ainsi que l’allocation des ressources.
- Ils réduisent le risque d'oubli de tâches.
- Ils génèrent un flux de travail axé sur les objectifs, pour que vous sachiez sur quoi travailler tout au long du projet.
- Ils fournissent un moyen de suivre la progression à mesure que vous cochez les tâches du plan d'action que vous accomplissez.
Plan d'action et plan de projet
Les plans d'action ne doivent pas être confondus avec les plans de projet. Tous deux répertorient les tâches, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre un objectif souhaité, mais les plans de projet vont plus loin : ils comportent d'autres éléments comme les étapes du plan d'urgence, des stratégies de réduction des risques, les critères d'évaluation de la qualité, et un calendrier de communication avec les parties prenantes. En revanche, les plans d'action énumèrent simplement les tâches, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre un objectif.
Autrement dit, pour les projets importants, complexes ou à long terme, vous créez d'abord un plan de projet. Une fois votre plan de projet établi, le plan d'action vous aide à détailler les étapes et la marche à suivre pour allouer les ressources, partager et exécuter les tâches, et fixer des échéances.
En résumé, les plans d'action et les plans de projet se distinguent par les aspects suivants :
- Complexité :les plans d'action sont plus simples que les plans de projet. Ils se concentrent uniquement sur les tâches, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre un objectif. Les plans de projet comportent des sections supplémentaires pour d'autres mesures, exigences et procédures à prendre en compte pour mener à bien un projet.
- Durée :les plans d'action se concentrent sur des objectifs spécifiques et à court terme, qu'il s'agisse d'objectifs à part entière ou qui s'inscrivent dans un projet plus vaste. Les plans de projet sont plus exhaustifs et couvrent des objectifs à plus long terme, parfois à plusieurs mois, voire à plusieurs années.
- Flux de travail :les plans d'action sont linéaires, avec des tâches qui se succèdent jusqu'à ce que l'objectif soit atteint. Les plans de projet peuvent comporter plusieurs phases, par exemple, la planification, l'exécution, le suivi, le contrôle et la révision, et chaque phase contient ses propres tâches et ses livrables.
Les éléments d'un plan d'action
Voici les principaux éléments d'un plan d'action :
- Les objectifs du plan d'action servent de guide principal. Ils définissent et communiquent ce que le plan cherche à accomplir.
- Les étapes du plan d'action constituent le noyau du plan d'action. Elles détaillent les objectifs majeurs et fixent des jalons pour les atteindre. Elles divisent le projet en éléments gérables et fournissent un cadre pour identifier les tâches (éléments d'action), allouer les ressources, et déterminer le calendrier.
- Les éléments du plan d'action sont les détails spécifiques du plan, autrement dit les tâches à effectuer. Chaque élément du plan d'action doit être clairement défini, réalisable et compris par l'équipe responsable.
- Le calendrier du plan d'action programme les actions du début à la fin. Il est crucial pour la définition des attentes, le suivi de la progression et des performances, et pour s'assurer que le projet reste dans les délais.
- Les ressources du plan d'action sont les contributions nécessaires pour exécuter le plan (main-d'œuvre, temps, outils, fonds, etc.). Identifier les ressources du plan d'action avant de se plonger dans l'exécution permet d'éviter les retards ou les perturbations dues à des contraintes de ressources.
- La matrice du plan d'action est une présentation structurée de la planification stratégique des tâches. Elle sert de feuille de route et aide à catégoriser les étapes et les tâches en fonction de leur priorité et de leur statut, ainsi que de l'allocation des ressources. Ce cadrage aide à identifier toute dépendance ou tout blocage potentiel.
- Le rapport du plan d'action fournit un aperçu des progrès réalisés dans l'exécution du plan d'action. Il détaille notamment les tâches terminées, le temps passé, les coûts engagés, les ressources utilisées, et tout écart par rapport au plan.
- Les attributions. Chaque tâche doit être assignée à une personne, une équipe ou un groupe. Une répartition claire des rôles est essentielle pour responsabiliser les parties et mener à bien un plan d'action réussi.
Quelles sont les étapes clés d'un plan d'action ?
Le principal objectif d'un plan d'action est de vous permettre de ne pas oublier les tâches et jalons principaux de votre projet. Dans sa forme la plus simple, un plan d'action efficace consiste en une liste des tâches hiérarchisées à accomplir.
En élaborant votre plan d'action, vous décidez quelles tâches vous pouvez déléguer, externaliser ou reporter. Les étapes ci-dessous expliquent comment rédiger un bon plan d'action pour augmenter vos chances de réussite.
Étape 1 : définir votre objectif
Soyez clair sur ce que vous souhaitez réaliser avec votre projet. Définissez le plan d'action en fonction de l'endroit où vous vous trouvez et de l'endroit où vous voulez être. Si vous avez d'autres méthodes pour atteindre votre objectif, évaluez votre situation et déterminez les meilleures chances de réussite en fonction de vos ressources.
Étape 2 : lister les tâches
Une fois que vous avez défini votre objectif, listez les tâches et les activités que vous devez accomplir pour l'atteindre. Puis, ordonnez-les les unes après les autres en ajoutant des dates clés et des échéances. Définissez une date de début et de fin pour chaque tâche.
Étape 3 : identifier les tâches importantes
Y a-t-il des tâches spécifiques qui doivent être accomplies avant que d'autres ne puissent commencer ? C'est ce que l'on appelle des tâches avec une contrainte de temps et des dépendances. Priorisez ces tâches et fixez des délais réalistes. Si vous prévoyez de les assigner à des membres de l'équipe, veillez à les informer des dépendances et à leur laisser suffisamment de temps pour les livrer.
Étape 4 : assigner les tâches
Maintenant que le projet est découpé en tâches, vous pouvez commencer à assigner celles-ci. Allez-vous gérer certaines tâches vous-même en plus de gérer le projet ? Assurez-vous de gérer le temps et les ressources humaines avec attention et n'hésitez pas à déléguer ou à sous-traiter certaines tâches.
Étape 5 : évaluer et améliorer vos performances
À l'issue de chaque projet, analysez vos performances, en utilisantdes indicateurs clé de performance (KPI) et des statistiques, et apprenez de vos erreurs ou faux pas pour améliorer la planification de vos actions et l'exécution de vos projets. Si vous travaillez avec une équipe, recueillez des retours et des suggestions d'amélioration de la part de vos collaborateurs pour faire mieux à l'avenir.
Bonnes pratiques pour établir un plan d'action efficace
Suivez ces bonnes pratiques pour mettre toutes les chances de votre côté :
- Impliquez votre équipe : Lorsque vous travaillez avec une équipe, impliquez-la tôt dans le processus de planification afin d'obtenir sa contribution et de gagner du temps. Obtenez le planning de travail des membres de l’équipe avant de leur assigner des tâches pour éviter les conflits d'horaires. Une communication claire permet aux parties responsables de se préparer à réaliser les tâches qui leur ont été confiées.
- Fixez-vous des objectifs SMART : c'est-à-dire des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Assurez-vous que votre plan d'action repose sur une base solide en définissant des objectifs SMART clairs qui ajoutent de la valeur, que votre projet soit personnel ou professionnel.
- Convertissez vos plans d'action en modèles : Pour tirer le meilleur parti de vos plans d'action, transformez-les en modèles. Après avoir évalué votre plan d'action, à l'issue d'un projet, faites-en une copie et éliminez tous les détails spécifiques au projet, afin de pouvoir utiliser le modèle dans le cadre d'autres projets futurs. Cela évite de répéter le travail et fait gagner beaucoup de temps en réduisant le risque d'erreurs.
Qui a besoin de rédiger un plan d'action ?
Les plans d'action ne sont pas réservés aux chefs de projet. Ils sont utiles à tous, pour gérer tout type de projets, personnels ou professionnels. Ils peuvent être utilisés seuls ou en équipe. Lorsqu'un chef de projet travaille en équipe, il élabore un plan d'action avec la contribution de chacun.
Élaborer un plan d'action aide les personnes, les dirigeants et les entreprises à accomplir leurs projets de façon plus efficace. Ils sont excellents pour démarrer un projet, effectuer un suivi des tâches et progresser. N'oubliez pas de cocher les tâches lorsqu'elles sont terminées, de mettre à jour les plans et de communiquer avec votre équipe tout au long de votre projet.
Une variante du plan d'action classique est le plan de mesures correctives. Il est utilisé pour résoudre des problèmes récurrents ou corriger des écarts dans le cadre d'un projet ou d'un processus ou au sein d'une entreprise, afin qu'ils ne se reproduisent pas à l'avenir.
Exemple de plan d'action
Les plans d'action sont rapides et faciles à créer. Il s'agit de mettre en place ce dont vous avez besoin pour atteindre votre objectif ou mener à bien votre projet.
Voici un exemple de plan d'action simple pour une équipe marketing travaillant sur une nouvelle campagne :
Objectif du plan d'action : Augmenter la notoriété de la marque et les ventes de produits de 30 % d'ici la fin du quatrième trimestre 2023 grâce à une campagne de marketing multimédia ad hoc.
| Étapes | Tâches | Équipe | Début | Fin | Ressources | Progression |
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Recherche et planification |
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1 juin 2024 |
15 juin 2024 |
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Conception de la campagne |
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16 juin 2024 |
15 juillet 2024 |
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Mise en place de la campagne |
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16 juillet 2024 |
31 juillet 2024 |
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Lancement de la campagne |
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1 août 2024 |
31 déc. 2024 |
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Bilan de la campagne et rapport |
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1 janvier 2025 |
15 janvier 2025 |
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Pour vous donner d'autres exemples dans le cadre de la gestion de projet, on peut avoir recours à des plans d'action dans les situations suivantes :
- Lancement d'un nouveau produit
- Organisation d'un événement
- Amélioration du service client
- Amélioration de la formation des employés
- Expansion vers de nouveaux marchés
- Augmentation du nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux
Gagner en efficacité grâce aux modèles de plan d'action
Un modèle de plan d'action de projet est un document préformaté fournissant une structure pour décrire, exécuter et suivre les tâches et les actions spécifiques nécessaires pour atteindre votre objectif principal. Il simplifie le processus de planification des actions en proposant un format prêt à l'emploi que vous pouvez compléter rapidement pour créer un plan d'action efficace. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à créer un modèle à partir de zéro en utilisant Excel, Google Docs ou Microsoft Word.
Le modèle de plan d'action simple de Wrike permet de gérer des projets et des objectifs grâce à une interface intuitive conçue pour aider les équipes de toute taille à planifier et à lancer leurs projets. Les fonctionnalités de ce modèle permettent la collaboration en temps réel, la répartition facile des tâches, le suivi du temps et l'établissement de rapports.
Les problèmes courants, comme le manque de visibilité sur les tâches des travailleurs à distance et l'absence de hiérarchisation, sont atténués grâce aux fonctionnalités de Wrike qui permettent :
- L'organisation des tâches dans des dossiers par service et une transition fluide entre les statuts (« À faire » > « En cours » > « Terminé », etc.)
- L'identification des dépendances et la définition de la priorité des tâches pour déterminer l'ordre dans lequel elles devront être effectuées
- La mise à disposition d'un instantané des tâches à échéance un jour donné et au cours des semaines suivantes, pour assurer le respect du calendrier de projet
- La sécurisation des données sensibles contre toute personne non autorisée grâce à des permissions offrant divers niveaux d'accès et de visibilité aux collaborateurs et aux parties prenantes
Comment créer un plan d'action avec Wrike
L'utilisation d'outils de gestion de projet aide à organiser visuellement le plan d'action de votre entreprise et à le rendre plus accessible. Avec un logiciel de gestion de projet comme Wrike, vous bénéficiez d'un modèle de plan d'action gratuit inclus dans votre abonnement. Vous pouvez donc facilement renseigner vos ressources de projet, vos exigences et votre calendrier, et suivre votre progression tout au long du projet.
Comme indiqué plus haut, la meilleure façon de commencer votre plan d'action est d'utiliser notre modèle prédéfini. Il vous permet de maîtriser votre gestion des tâches avec des dossiers types pour les organiser, un calendrier pour planifier le projet, et des tableaux de bord préconfigurés pour suivre la progression. Vous n'avez plus qu'à ajouter vos tâches et leurs dates d'échéance pour obtenir une vue d'ensemble complète sur votre projet.
Notre modèle s'adapte à tous types de plans d'action. Vous pouvez l’utiliser comme :
- Modèle de plan d'action pour vos projets personnels
- Modèle de plan d'action professionnel pour simplifier votre gestion de projet
- Modèle de plan de mesures correctives pour résoudre les problèmes d'un projet existant
Si vous êtes prêt à développer des plans d'action et à suivre votre progression pour mieux gérer vos projets, vous avez besoin de Wrike. Nous simplifions la planification et l'exécution, et nous vous donnons les moyens de réussir, même lorsque vous êtes en déplacement.
Cliquez ici pour commencer votre essai gratuit de deux semaines et démarrez votre plan d'action dès aujourd'hui.
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