Vous êtes le responsable d'un projet à fort enjeu. La portée du projet a été définie, les principaux acteurs se sont mis d'accord, vous êtes convaincu de pouvoir rester dans le budget, et l'équipe du projet est prête à se lancer.
Vos collaborateurs commencent à travailler sans relâche pour atteindre les objectifs définis quand un risque inattendu se présente. Vous ne vous y attendiez pas et vous n'avez aucune idée de la façon dont vous allez remettre le projet sur les rails et le mener à bien.
Si seulement vous aviez identifié et évalué le risque durant la phase de planification du projet, vous seriez peut-être mieux à même d'y faire face. C'est à cela que sert une matrice d'évaluation des risques, cet outil d'analyse stratégique des risques incontournable pour gérer vos projets.
Commencez dès maintenant avec les outils de gestion des risques de Wrike.
Qu'est-ce qu'une matrice d'évaluation des risques en gestion de projet ?
Dans la gestion de projet, les risques sont des événements inattendus susceptibles de se produire et d'affecter d'une manière ou d'une autre le résultat de vos projets. L'analyse et la gestion des risques sont d'ailleurs considérées par le le Project Management Institute (PMI), comme des pratiques fondamentales de la gestion de projet. Elles améliorent les chances de réussite d'un projet et réduisent l'impact des risques et toute conséquence pouvant en résulter
Les risques peuvent être liés à n'importe quel aspect d'un projet, y compris le budget, les ressources, les processus ou la technologie, pour n'en nommer que quelques-uns. À titre d'exemple, un problème de communication au sein de votre équipe constitue un risque opérationnel ; une violation des données est un risque technique et une catastrophe naturelle est un risque externe. Les risques ont en général des conséquences négatives, toutefois il est essentiel de comprendre que des risques positifs peuvent également se produire au cours du cycle de vie d'un projet.
Une matrice d'évaluation des risques (ou matrice de contrôle des risques) est un outil utilisé pour évaluer les risques lors de la planification d'un projet. Elle identifie les risques d'un projet et leur probabilité ainsi que les potentiels dommages et perturbations qui en découleraient.
La matrice des risques offre une représentation visuelle de l'analyse des risques et catégorise les risques en fonction de leur niveau de probabilité et de gravité ou de leur impact. Cet outil complet est un moyen simple et efficace de fournir une vue globale des risques d'un projet pour tous les membres d'une équipe et les parties prenantes principales.
Exemple de matrice des risques
Voyons la structure d'un modèlede matrice d'évaluation des risques simple dans le cadre d'un projet. Nous utilisons ici une grille de 5x5, avec une échelle à cinq niveaux pour mesurer l'impact et la probabilité d'occurence, mais utilisez le système d'échelle qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Par exemple, vous pouvez utiliser une matrice 3x3 pour moins de granularité.
|
Impact |
||||||
|
Probabilité |
Négligeable |
Mineur |
Modéré |
Majeur |
Catastrophique |
|
|
Très probable |
Faible-Moyen |
Moyen |
Moyen-élevé |
Elevé |
Elevé |
|
|
Probable |
Faible-Moyen |
Faible-Moyen |
Moyen |
Moyen-élevé |
Elevé |
|
|
Possible |
Faible |
Faible-Moyen |
Moyen |
Moyen-élevé |
Moyen-élevé |
|
|
Improbable |
Faible |
Faible-Moyen |
Faible-Moyen |
Moyen |
Moyen-élevé |
|
|
Très peu probable |
Faible |
Faible |
Faible-Moyen |
Moyen |
Moyen |
|
Dans cet exemple codé par couleur, vous voyez des catégories de risque allant de faible à élevé et une probabilité allant de très probable à très peu probable. Cette matrice est aussi simple à utiliser que n'importe quelle autre : vous recherchez où vos deux critères se rejoignent pour obtenir votre évaluation du risque.
Imaginons que vous êtes chef de projet pour le déploiement d'un nouvel outil logiciel à l'échelle de l'organisation et que vous allez travailler avec un consultant pour le mettre en œuvre. Il est possible que le consultant prenne du retard en raison d'un manque de ressources. Si c'est le cas, l'impact serait majeur car il affecterait l'ensemble du déploiement. Nous classerions ce risque comme moyen-élevé en nous basant sur la matrice d'exemple.
Prêt à planifier votre projet et à évaluer son niveau de risque ? Testez vos stratégies d'atténuation avec Wrike.
Quels sont les avantages d'une matrice d'évaluation des risques ?
Vous vous demandez peut-être si cela vaut la peine de passer du temps à évaluer les risques et à créer une matrice pour chacun de vos projets. En réalité, les avantages d'une matrice des risques sur le lieu de travail parlent d'eux-mêmes :
- Vous pouvez hiérarchiser l'ensemble des risques à partir de leur niveau de gravité. Avoir une vue d'ensemble des risques d'un projet vous permet de les hiérarchiser (dans le cas où il y en aurait plusieurs).. Cette hiérarchisation profitera à votre équipe de projet et l'aidera à rester sur la bonne voie en cas de problème.
- Vous pouvez élaborer des stratégies et allouer des ressources pour les imprévus. Bien qu'il ne soit pas possible de planifier entièrement l'incertitude, reconnaître et comprendre les risques qui pourraient survenir offre une opportunité de créer des plans d'action en réponse à ces événements imprévus. Une planification adéquate des risques peut augmenter les chances de réussite d'un projet.
- Vous réduirez ou neutraliserez l'impact des risques qui surviennent. Les conséquences inattendues d'un risque qui n'a pas été anticipé peuvent se révéler plus sévères et néfastes que celles d'un risque identifié et analysé en amont. Avoir conscience de l'impact potentiel d'un risque peut réduire ou neutraliser ses effets avant qu'il ne se produise. Espérez le meilleur, mais préparez-vous au pire.
Quels problèmes peut poser une matrice des risques ?
Si une matrice des risques peut être très utile pour identifier et anticiper les risques d'un projet, elle peut présenter certains problèmes. En voici quelques exemples :
- Évaluations inexactes : les catégories de la matrice peuvent manquer de précision pour permettre de bien comparer et différencier les niveaux de risque. La probabilité et la gravité de certains risques sont souvent subjectives et donc peu fiables.
- Mauvaise prise de décision : les risques mal catégorisés peuvent entraîner une mauvaise prise de décision car vous n'avez pas d'image précise des problèmes potentiels.
- Non prise en compte des périodes de temps : les matrices de risques ne font pas la différence entre des risques pouvant survenir dans un futur proche et ceux pouvant survenir dans un futur lointain. La potentielle évolution des risques au fil des années n'est pas prise en compte.
- Simplification excessive des risques : possibilité de simplification à l'excès de la complexité et de la volatilité des risques. Certains risques restent les mêmes au fil du temps, tandis que d'autres peuvent changer du jour au lendemain.
Comment se fait le calcul du risque dans une matrice des risques ?
Une matrice des risques est un outil précieux pour votre planification de projet, en créer une n'est pas systématiquement compliqué. Suivez ces étapes pour calculer le risque de vos projets.
Étape 1: Identifiez les risques liés à votre projet
Pour réaliser votre matrice des risques, vous devez avoir une compréhension approfondie de votre projet et notamment bien connaître sa portée, son budget, ses ressources, son calendrier et son objectif. Ces informations vous aideront à repérer le ou les risques éventuels.
Identifiez autant de risques que possible avec votre équipe de projet. Prenez en compte des aspects comme la dérive des objectifs, les contraintes budgétaires, les impacts du programme, et l'allocation des ressources comme points de départ de votre processus d'identification des risques. Établissez un registre des risques complet avec tous les risques identifiés, car cela facilitera la création de votre matrice.
Étape 2 : Définissez et déterminez les critères de risque de votre projet
Il n'existe pas deux risques ni deux matrices identiques, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre équipe de projet et les principales parties prenantes pour définir et déterminer les critères de risque que vous utiliserez pour évaluer chacun des risques que vous avez identifiés.
Rappelez-vous qu'il est nécessaire de spécifier deux critères d'intersection, chacun avec ses niveaux : la probabilité que le risque se produise et la gravité ou l'impact que le risque aura.
Étape 3 : Analysez les risques que vous avez identifiés
Après avoir identifié et décrit tous les risques, vous devez les analyser. Dans votre analyse, utilisez des critères pour catégoriser chaque risque selon son degré de gravité et sa probabilité.
De nombreuses matrices attribuent une valeur numérique aux critères. Ainsi, en restant sur notre exemple, nous pourrions évaluer l'impact sur une échelle allant de un (négligeable) à cinq (catastrophique) et faire de même avec la probabilité, où un représente très peu probable, et cinq très probable.
Grâce à la matrice, on peut multiplier la gravité par la probabilité et obtenir un score de risque sous forme de valeur numérique. Un risque catastrophique et très probable obtiendrait un score de 25, alors qu'un risque négligeable et très peu probable obtiendrait un score de un. C’est un outil simple et intuitif pour comparer et comprendre les risques.
Étape 4 : Hiérarchisez les risques et établissez un plan d'action
La dernière partie de votre matrice consiste à hiérarchiser les risques et à créer un plan de gestion pour les atténuer ou les neutraliser, avec les risques catégorisés en conséquence. Vous détaillerez les étapes à suivre si le risque survient et les stratégies que vous déploierez pour remettre le projet sur les rails.
La matrice des risques est un outil efficace d'évaluation et de mitigation des risques. Créez-en une avec Wrike aujourd'hui.
Comment créer une matrice de risque dans Excel ?
Vous vous demandez comment créer une matrice des risques dans Excel ? Commencez par créer un tableau pour représenter les échelles de probabilité et de gravité que vous avez définies dans votre évaluation des risques. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour vous aider à démarrer :
- Après avoir créé votre tableau, nommez vos lignes et colonnes. Utilisez les colonnes pour la gravité et les lignes pour la probabilité d'occurrence.
- Une fois que vous avez donné un titre aux colonnes et aux lignes, ajoutez des définitions sous le titre pour chaque niveau de probabilité et de gravité des risques que vous avez définis avec votre équipe. Votre équipe sera ainsi sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agira de classer les risques dans la matrice.
- Utilisez les options de formatage pour coordonner les couleurs de la matrice afin d'obtenir la meilleure représentation visuelle. Vous pouvez utiliser un système de code à trois couleurs : rouge, jaune et vert pour les risques élevés, moyens et faibles, respectivement. Le code couleur permet à tout utilisateur de distinguer facilement les risques en fonction de leur probabilité et de l'ampleur des dommages ou des perturbations qu'ils causeront.
Comment créer une matrice des risques dans Wrike ?
Si Excel ne vous tente pas pour effectuer le suivi des risques, vous pouvez utiliser Wrike pour personnaliser et développer une matrice des risques complète. Voici quelques fonctionnalités clés proposées par Wrike pour évaluer le risque des projets :
- Les champs personnalisés qui vous permettent de définir la gravité et la probabilité comme vous le souhaitez. Vous pouvez les transformer en champs déroulants proposant une échelle allant de un à cinq, ou utiliser l'option de texte pour nommer vos catégories.
- La vue Tableau pour fournir une plus grande visibilité sur les risques et un tableau similaire à celui que vous pouvez créer dans Excel.
- Les rapports et les champs calculés pour automatiser les données associées aux risques évalués.
- Les diagrammes de Gantt interactifs qui vous permettent de créer des dépendances de tâches et d'automatiser facilement les modifications de dates et de délais de projet. Il est possible de suivre la progression d'un projet en temps réel, ce qui permet à votre équipe de garder les risques en tête et de ne pas négliger les éléments importants.
L'avantage d'une plateforme comme Wrike est qu'elle est automatiquement mise à jour et modifiée au fur et à mesure que votre projet progresse, ce qui vous évite le travail manuel d'Excel.
Que faire des résultats de la matrice des risques ?
En définitive, que vous apporte une matrice des risques ? Les résultats de la matrice vous aident tout simplement à créer un plan de réponse au risque.
Pour commencer, il est essentiel de faire face à tout ce qui présente un risque élevé. Selon le projet et les ressources de votre équipe, il se peut que vous ayez uniquement besoin de surveiller les catégories de risque moyen et faible plutôt que de prendre des mesures immédiates.
Enfin, consultez votre matrice des risques tout au long du projet, jusqu'à ce qu'elle soit marquée comme terminée et réussie. Ne commettez pas l'erreur de considérer la gestion des risques comme un processus ponctuel. Utiliser ces outils d'évaluation des risques est un moyen puissant et proactif de soutenir votre équipe de projet et d'atténuer les goulots d'étranglement qui pourraient mettre à mal vos projets.
Êtes-vous prêt à prendre les devants et à arrêter de perdre le sommeil à cause des risques des projets ? Inscrivez-vous à un essai gratuit du logiciel de gestion du travail Wrike pour simplifier votre flux de travail et commencer à créer des matrices de risques avec votre équipe dès aujourd'hui.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre e-book!
Téléchargez-le maintenantNous avons également envoyé le lien de l'eBook à votre e-mail pour votre commodité.
