Lorsqu'il s'agit de réaliser un programme de projet et de superviser un calendrier, les chefs de projet ont de nombreuses options. Ce panel de choix est un avantage, il vous donne la flexibilité dont vous avez besoin pour trouver un système qui fonctionne bien pour vous et votre équipe. Mais il peut également être déconcertant. Avec tant d'options disponibles, comment identifier réellement le format qui convient le mieux aux besoins de votre projet en particulier ? Commençons par analyser les 2 outils de programmation les plus courants : un calendrier de projet vs. un diagramme de Gantt.
Aucun des deux n'est mieux que l'autre, et sur certains aspects ils coïncident (par exemple, tous deux peuvent présenter la durée des tâches, et ils simplifient la supervision de l'avancée du projet).
Cependant, ils ont également leurs différences, et ce sont ces caractéristiques qui font de chaque format est une option plus adaptée à certains cas.
Dans cet article, nous allons analyser les différences essentielles entre un calendrier projet vs. un diagramme de Gantt, et nous allons présenter quelques cas concrets dans lesquels chacune des options est plus adaptée.
Calendrier projet vs. diagramme de Gantt : quelle est la différence ?
Encore une fois, les calendriers projet et les diagrammes de Gantt ne sont pas si différents, ni diamétralement opposés. Tous deux sont utilisés pour planifier et suivre votre calendrier projet, et ils peuvent fonctionner au moins à un niveau basique dans la plupart des situations.
Mais il existe des différences que vous devez connaître. Pour plus de simplicité, nous allons les décomposer en trois catégories principales :
1. Aspect
Un seul regard sur un calendrier projet et un diagramme de Gantt dévoilera la différence la plus flagrante : leur présentation. Nul besoin d'être observateur pour comprendre qu'ils ont un aspect différent.
Un calendrier projet ressemble fort à un calendrier traditionnel et peut être créé et utilisé dans différents programmes (tels que les calendriers Google ou Outlook, Excel, les calendriers Wrike, etc.). Voici un exemple de calendrier projet :
En revanche, un diagramme de Gantt est une représentation visuelle de votre calendrier projet qui montre les tâches du projet dans le temps. Les tâches spécifiques sont affichées sous forme de barres horizontales, et la longueur de ces barres indique la durée de temps supposée de ces tâches.
Les diagrammes de Gantt peuvent également être créés dans différents programmes. Certains chefs de projet choisissent de créer des diagrammes de Gantt à l'aide de Google Calendar, voire même Google Sheets. D'autres optent pour l'utilisation de logiciels de diagrammes de Gantt (c'est ce que nous recommandons !), car cela vous épargne beaucoup de mises à jour manuelles lorsque des changements surviennent dans le calendrier projet.
Voici un exemple de diagramme de Gantt simple affichant les tâches impliquées dans le lancement d'un nouveau produit :
2. Facilité d'utilisation
Comme ces formats ont des aspects si distincts, la facilité d'utilisation est un autre facteur qui différencie un diagramme de Gantt d'un calendrier projet.
La plupart des personnes peuvent visualiser un calendrier standard et comprendre de manière immédiate les informations qui y sont présentes ; cela signifie qu'un calendrier projet demande très peu de formation ou d'apprentissage pour être utilisé par votre équipe.
Un diagramme de Gantt n'est pas aussi intuitif, votre équipe peut donc devoir fournir quelques efforts pour s'y habituer. Cependant, en dépit de ce manque d'intuition, un diagramme de Gantt offre plus de fonctionnalités.
3. Fonctionnalité
Nous allons aborder maintenant la pièce « fonctionnalité » du puzzle. Comme les calendriers projet et les diagrammes de Gantt possèdent les différences susmentionnées, ils ont évidemment différentes fonctionnalités et avantages, ce qui signifie qu'ils remplissent des objectifs précis dans certains cas.
Comme quoi par exemple ? Ci-dessous, nous allons analyser des cas d'utilisation différents selon que vous souhaitez utiliser un diagramme de Gantt plutôt qu'un calendrier projet ou vice-versa.
Utilisez un calendrier projet lorsque…
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Vous avez seulement besoin d'un aperçu des dates importantes
Comme un calendrier traditionnel est intuitif, c'est un excellent moyen d'obtenir un aperçu des dates les plus importantes d'un projet en un coup d’œil.
Avec un calendrier projet, vous pouvez clairement percevoir des choses telles que :
- Les dates de lancement d'un projet
- Les dates des réunions et des événements
- Les jalons essentiels
Lorsqu'un membre de l'équipe se demande quand le projet global sera lancé ou pour quand sa contribution individuelle est due, il peut obtenir ces informations dans le calendrier projet presque immédiatement, sans nécessité de savoir comment utiliser un diagramme de Gantt.
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Vous voulez quelque chose de simple pour le partage avec les parties prenantes
Un diagramme de Gantt est un excellent moyen d'afficher les aspects complexes d'un projet, mais ce ne sont pas là des informations dont tout le monde a besoin.
Peut-être que le conseil d'administration a seulement besoin de connaître quelques dates (comme la date de fin d'un projet). Ou peut-être que le client ne souhaite pas être submergé de nombreux détails et préfèrerait avoir un simple calendrier pour suivre la progression.
Dans ces cas-là, un calendrier projet est votre meilleure option. Il vous offre une façon directe et simplifiée de partager les informations essentielles sans surcharger les gens avec toutes les complexités d'un diagramme de Gantt.
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Vous devez programmer une réunion
Les projets, et notamment les projets complexes ou intégrés, impliquent beaucoup de réunions et de discussions. Il y a les conversations de brainstorming, les mises à jour de statut, les sessions de travail collaboratif et plus encore.
Toutes ces choses n'ont pas nécessairement leur place dans un diagramme de Gantt, car ce sont des éléments ponctuels, contrairement aux tâches réelles du projet. Par exemple, cette conversation au sujet de la rédaction des e-mails représente probablement juste une petite partie de la tâche « Rédiger le contenu des e-mails » sur le diagramme de Gantt, ce qui veut dire que la réunion en elle-même ne sera pas affichée individuellement.
Cependant, ces types d'événements doivent tout de même être programmés et les personnes doivent y participer, et, idéalement, vous aurez un moyen simple de faire cela. Ces réunions sont bien plus simples à coordonner et à afficher sur un calendrier traditionnel que sur un diagramme de Gantt.
De plus, selon l'outil de calendrier que vous utilisez, vous et les participants à la réunion peuvent même recevoir un rappel concernant la réunion à venir, chose que vous n'obtiendrez pas avec un diagramme de Gantt.
Utilisez un diagramme de Gantt lorsque…
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Vous devez comprendre les dépendances entre les tâches
Tandis qu'un calendrier projet traditionnel est approprié pour programmer les tâches individuelles, il n'illustre pas les dépendances entre les tâches. Comment les tâches précédentes influencent celles qui suivent ? Quels éléments doivent être terminés avant qu'une tâche particulière puisse être lancée ?
Ces informations sont importantes pour que vous puissiez planifier un programme et un flux de travail réalistes, et vous les verrez bien plus facilement à l'aide d'un diagramme de Gantt.
Les dépendances des tâches sont immédiatement perceptibles sur un diagramme de Gantt. Ceci est notamment dû au fait que le diagramme est structuré comme une pile de dominos afin de vous aider à comprendre comment les tâches évoluent et interagissent.
Cependant, les diagrammes de Gantt renforcent l'illustration de ces dépendances en montrant clairement ces relations à l'aide d'une ligne entre les barres de tâches. Ces lignes indiquent de manière immédiate si une tâche est dépendante d'une autre.
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Vous devez identifier le chemin critique de votre projet
Des événements inattendus surviennent, ce qui signifie que vous devez savoir là où vous avez une marge de manœuvre dans votre diagramme de projet et là où les choses doivent absolument rester sur les rails.
Le meilleur moyen de faire cela est d'utiliser la méthode du chemin critique (CPM). Le chemin critique de votre projet est la plus longue ligne de tâches dépendantes du début à la fin d'un projet. Si un élément de ce chemin prend du retard, l'intégralité du projet risque d'être retardée.
Votre chemin critique est quasiment impossible à identifier sur un calendrier de projet standard, mais c'est étonnamment simple avec un diagramme de Gantt. Vous pouvez presque littéralement suivre les tâches qui sont dépendantes des autres et identifier la plus longue chaîne d'activités de projet dépendantes.
Ces informations vous permettent de rester agile et de rapidement modifier les priorités lorsque cela est nécessaire, sans impacter les jalons ou les dates d'échéance. Par exemple, vous pouvez probablement repousser la date d'échéance de la rédaction des articles réseaux sociaux promouvant votre événement sans changer la date de l'événement lui-même.
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Vous devez gérer plusieurs projets à la fois
La plupart du temps, vous devez gérer plus d'un projet. Cela représente beaucoup de choses à suivre, et visualiser toutes ces tâches et dates d'échéance sur un calendrier unique suffirait à vous faire perdre la raison. Pourtant, créer des calendriers totalement séparés pour chaque projet est laborieux, et cela rend plus difficile le suivi de la progression.
Les diagrammes de Gantt facilitent la visualisation de multiples projets en même temps. Vous pouvez avoir des diagrammes de Gantt séparés pour les projets, et les superposer les uns sur les autres pour comprendre comment les choses s'assemblent.
Non seulement cette approche est bien plus simple (dites adieu à vos 14 calendriers !) et facile à comprendre, mais elle vous permet également de voir comment ces projets différents et concomitants se chevauchent mutuellement dans le temps afin de pouvoir gérer les charges de travail et les ressources de manière appropriée.
Calendriers projet vs. diagrammes de Gantt : meilleurs ensemble
Entre les calendriers projet et les diagrammes de Gantt, aucun des deux n'est supérieur à l'autre de manière générale. Ils possèdent tous deux leurs propres avantages, inconvénients et cas d'utilisation spécifiques.
En réalité, ils sont souvent optimaux lorsqu'ils sont utilisés en complément l'un de l'autre. Il n'existe aucune règle dictant que vous ne pouvez pas utiliser les deux, et chacun d'eux peut vous aider à répondre aux besoins spécifiques de votre projet et de votre équipe.
Heureusement, une plateforme de gestion du travail collaboratif telle que Wrike, qui offre à la fois les fonctionnalités de calendrier Wrike et de diagramme de Gantt, vous donne la possibilité d'utiliser les deux options pour gérer avec succès les différents aspects de votre projet.
