Le plus important en matière de gestion de projets, c'est la précision. Près de 28 % de projets échouent en raison d'estimations budgétaires imprécises. C'est pourquoi, votre planification de projet mérite d’y consacrer du temps et de l'attention.
Les prévisions inexactes en matière de coûts, de ressources, d'avantages et de délais peuvent faire courir des risques au projet, et l'impact se fera sentir sur la rentabilité et les opportunités de croissance de votre entreprise. L'annulation par Apple du très attendu AirPower — un tapis de recharge sans fil — après avoir y avoir consacré près de deux ans de R&D en est un parfait exemple.
Une gestion budgétaire incorrecte, une mauvaise conception du projet et une sous-utilisation des ressources peuvent entraîner un excès de budget, voire l'annulation du projet. Examinons de manière plus approfondie les dépassements budgétaires, les raisons de retards de projets, et comment mener à bien un projet en gérant les dépassements budgétaires.
Quelle est la définition de dépassement budgétaire ?
Un dépassement budgétaire est un changement inattendu dans le budget d'un projet, qui finit par augmenter le coût total de celui-ci. Il peut être dû à trois raisons principales :
- Des facteurs économiques dus à des estimations inexactes du budget ou de l'importance du projet
- Des raisons techniques, y compris des estimations erronées ou une collecte de données incorrectes
- Des raisons psychologiques, y compris une dérive des objectifs ou une baisse de l'engagement vis-à-vis du projet
Quels sont les signes indicateurs d'un dépassement budgétaire ?
Les équipes doivent veiller à avoir une vision très claire de l'avancement du projet pour identifier les signes indicateurs de dépassement budgétaire. Voici quelques indicateurs de possibles débordements de budget :
- Absence de grille budgétaire détaillée pour le projet
- Absence de plan de contingence, d'où des coûts inattendus qui échappent à tout contrôle
- Non utilisation d'outils de suivi des dépenses du projet
- Plan d'utilisation des ressources incomplet
- Absence de liens entre coûts et tâches spécifiques, ou de ventilation des tâches
- Non-examen d'anciens projets similaires et de données historiques
- Non-documentation des livrables du projet, menant à une dérive des objectifs
Raisons fréquentes de dépassements budgétaires dans les projets
Pour qu'un projet réussisse, il est important d'éviter tout dépassement budgétaire. Malgré tous les contrôles et vérifications possibles, le risque de dépasser le budget est toujours présent.
Avant de voir comment maîtriser un dépassement budgétaire, examinons les raisons fréquentes de leur apparition dans les projets.
Estimations inexactes
28 % des projets échouent en raison d'estimations erronées.
Les erreurs d'estimations peuvent dépendre aussi bien de sous-estimations que de surestimations des coûts. Elles sont aussi préjudiciables l'une que l'autre et sont dues à des prévisions biaisées, consciemment ou non.
Pour assurer la réussite du projet, les estimations doivent être précises et fondées sur des données.
Dérive des objectifs
Dans un environnement d'entreprise dynamique, avec des besoins en constants changements, la dérive des objectifs est souvent inévitable.
45 % des projets sont confrontés à une dérive des objectifs, l'un des facteurs les plus fréquents de dépassements budgétaires en termes de gestion de projets. L'utilisation d'un système de suivi de projet détaillé et exhaustif peut faciliter la surveillance des tâches achevées et en cours pour maîtriser la dérive des objectifs.
Absence de gestion des risques
Chaque chef de projet prépare des plans, en espérant qu'ils se dérouleront comme prévu. Malheureusement, la réalité n’est pas aussi simple.
Des facteurs internes ou externes imprévisibles peuvent entraîner des retards ou des dépassements budgétaires. Le fait d'avoir mis en place une stratégie de gestion du changement et des risques peut aider votre équipe à éviter des pertes financières.
Manque de communication au sein des équipes
29 % des projets échouent en raison d'une mauvaise communication. Le fait de ne pas disposer d'une ligne de communication claire entre chefs de projets et parties prenantes peut entraîner des retards évitables.
Ces derniers peuvent générer à leur tour des efforts inutiles, une mauvaise utilisation des ressources et un dépassement du budget.
Comment éviter le dépassement budgétaire ?
Selon des études menées par le cabinet McKinsey et l'Université d'Oxford, plus de la moitié des gros projets informatiques dépassent leur budget de plus de 45 %.
A l'heure actuelle, où les projets techniques prennent de l'ampleur et touchent une structure élargie, toute erreur fait courir un risque considérable à l'entreprise dans sa globalité
Quand on sait que les pertes annuelles dues aux dépassements budgétaires se montent à 66 milliards de dollars, on comprend qu’un budget non maîtrisé peut entraîner une forte baisse de rentabilité d'une entreprise. Voici quelques conseils pour mieux maîtriser les budgets et éviter les dépassements :
Planifier les projets avec précision
L'un des meilleurs moyens de garantir la réussite d'un projet est de le planifier avec soin. Plus vos estimations seront précises, plus vous aurez de chances de respecter votre budget.
En établissant un plan de gestion des risques et un budget détaillés, vous protégez vos arrières et donnez toutes les chances à votre projet d'atteindre les objectifs prévus.
Faire preuve de toute la diligence requise avec les fournisseurs
De nombreux projets impliquent une collaboration avec des fournisseurs tiers. Leur contribution varie, de l'exécution de tâches spécifiques à la fourniture de matières premières clés ou à la fabrication de produits.
Veillez à ce que vos équipes fassent preuve de toute la diligence requise avant d'établir des relations clés avec des fournisseurs. Dans le cas contraire, ces fournisseurs pourraient s'avérer avoir un coût prohibitif et entraîner des dépassements budgétaires qu'il aurait été possible d'éviter. Ces quelques étapes devraient vous y aider :
- Vérifiez la capacité du fournisseur à exécuter les tâches prédéfinies et à répondre aux besoins de l'entreprise
- Assurez-vous que les devis fournis sont exacts, en effectuant des vérifications détaillées
- Examinez l'historique du fournisseur et son taux de réussite sur des projets menés avec d'autres entreprises
- Vérifiez soigneusement les antécédents du fournisseur pour connaître sa capacité à respecter la qualité et le calendrier prédéfinis dans les livrables du contrat
Maîtriser la dérive des objectifs et optimiser les ressources
Une étude du PMI (Project Management Institute) confirme que les étapes initiales d'un projet ont la plus grande influence sur son coût total.
Les utilisateurs finaux, les membres des équipes internes et les autres parties prenantes peuvent soumettre de multiples demandes de modifications susceptibles d'entraîner des dépassements budgétaires. Vérifiez soigneusement toute demande de modification de l'ampleur du projet avant de l'approuver et veillez à réattribuer les ressources.
En réunissant une équipe de collaborateurs compétents et des ressources optimales, vous aurez un projet moins coûteux et plus susceptible d'atteindre ses objectifs.
Utiliser un outil de gestion de projets
Doter votre chef de projet d'un outil de gestion de projets polyvalent peut contribuer à plus d'efficacité et à une meilleure maîtrise des coûts.
Non seulement il permet de mieux planifier les tâches, mais aussi de gérer efficacement les ressources du projet, et donc d'éviter une mauvaise utilisation, voire un gaspillage total, de celles-ci.
Etablir des canaux de communication clairs
Un logiciel de gestion de projets contribue à assurer une communication fluide et donc à maintenir le projet sur les rails.
Les principales parties prenantes bénéficient d'une vue d'ensemble de l'avancement des différentes étapes, et les équipes accèdent facilement à tous les détails nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.
Surveiller l'avancement du projet
Pour éviter les dépassements budgétaires, il est important de surveiller l'avancement du projet. Utilisez des outils de gestion de projets pour identifier les dysfonctionnements mineurs et les empêcher de prendre de l'ampleur, au risque de menacer la réussite du projet.
Les diagrammes de Gantt vous permettent de suivre en temps réel l'avancement du projet, la charge de travail de l'équipe et les dérapages qui pourraient se produire.
Que faire en cas de dépassement budgétaire ?
En cas de dépassement budgétaire, malgré tous les efforts de votre équipe, vous pouvez prendre certaines mesures pour remettre le projet sur les rails. La clé du succès d'un projet consiste à maîtriser les quatre principales dimensions des coûts :
Identifier la cause réelle
Examinez de plus près les activités spécifiques où le budget a été outrepassé afin d'identifier les causes réelles du retard et du dépassement budgétaire.
Il est tout à fait possible qu’une des tâches du projet ait utilisé plus de ressources ou de temps que prévu, entraînant un effet domino sur les tâches ultérieures. Discutez avec les membres de l'équipe et effectuez une analyse détaillée avant de tirer des conclusions.
Gérer la stratégie et les parties prenantes du projet
Une focalisation trop poussée sur le budget et le calendrier du projet peut faire quelque peu oublier la stratégie et les différentes parties prenantes.
En définissant dès le départ la valeur stratégique du projet, vous évitez de perdre de vue son objectif. En alignant les objectifs commerciaux et le calendrier du projet, vous aiderez les équipes à éviter les dépassements budgétaires et à mener le projet à bien.
S'assurer de la collaboration de l'équipe
Une culture des performances, une vision commune et des processus partagés au sein de l'équipe sont des éléments essentiels d'un projet parfaitement abouti.
Créez une structure de motivations partagées plutôt qu'individuelles autour du projet. Appliquez des stratégies de gestion du changement de manière transparente et naturelle.
Une communication précise et opportune des modifications, jalons et développements clés du projet permet de veiller à ce que tous les membres de l'équipe soient en phase.
Respecter les pratiques clés de la gestion de projets
La mise en place de pratiques de gestion de projets éprouvées permet à votre équipe de livrer le projet comme prévu.
Instaurez un véritable respect des processus et mettez en place une procédure rigoureuse pour les demandes de modification, avec des cycles de livraison plus courts pour éviter tout gaspillage. Cela permet de définir clairement les responsabilités et d'éviter les malentendus au sein de l'équipe, d'où des gains d'efficacité considérables.
Comment éviter les dépassements budgétaires avec Wrike ?
Mettez toutes les chances de votre côté pour livrer un projet à valeur ajoutée dans les délais et dans les limites du budget. Assurez votre réussite en optant pour un logiciel de gestion de projets qui vous fournit les outils de planification, de suivi et de reporting nécessaires.
Wrike vous permet de créer de la valeur ajoutée pour vos clients, en dotant vos équipes des outils essentiels pour mener à bien des projets hors pair.
Suivez l'avancement du projet grâce à des tableaux Kanban et automatisez les tâches pour assurer le respect des délais. Profitez des deux semaines d'essai gratuit de Wrike pour commencer à planifier des projets de qualité, exécutés dans le respect des délais et du budget.
