Un business plan est un document simple. Il comprend l'étude de marché, les objectifs globaux de l'entreprise, et vos stratégies pour les atteindre.
Mais qu'est-ce qu'un business case ? Et pourquoi en avez-vous besoin si un business plan couvre déjà tout ?
Un business case étudie de plus près un problème spécifique et la manière de le résoudre. Un business case correspond à la raison pour laquelle vous créez un projet que vous allez gérer en premier lieu.
Cet article décrit les étapes pour rédiger un bon business case, y compris une liste de vérification pour l'identification des problèmes, la recherche de solutions et la présentation aux différentes parties prenantes. En prime, nous vous montrerons comment utiliser Wrike pour gérer les business cases de vos produits avec un modèle de gestion des exigences ou les mettre en œuvre avec un modèle de planification de projet.
Qu'est-ce qu'un business case ?
Un business case est un projet que vous allez monter pour identifier, aborder et résoudre un problème spécifique pour votre entreprise.
La clé d'un business case, c'est le changement qu'il introduit dans votre entreprise. L'élaboration d'un business case commence par l'identification d'un problème qui nécessite une solution permanente. Sans ce changement durable, un business case n'est qu'une observation d'une situation problématique. Un business case complet aborde la manière dont une entreprise peut modifier sa stratégie pour résoudre le problème.
Bref, un business case, c'est un peu comme une histoire. Il a un début, un milieu, et une fin. Voici à quoi il ressemble généralement :
- Début : une personne identifie un problème au sein de l'entreprise et présente le business case aux principaux décideurs.
- Milieu : le projet ayant reçu le feu vert, l'entreprise charge une équipe interne de travailler sur le business case et d'obtenir des résultats.
- Fin : l'équipe présente les changements apportés et leurs effets à long terme.
En résumé, un business case raconte l'histoire d'un problème qui doit être résolu.
Exemples de business cases
Le problème de nombreuses entreprises, c'est qu'elles ferment les yeux sur des problèmes qui se trouvent juste devant elles. C'est même le cas lorsqu'une entreprise a un produit intéressant à vendre.
Prenons l'exemple de Febreze. Au milieu des années 1990, un chercheur de chez Procter & Gamble travaille avec de l'hydroxypropyl bêta-cyclodextrine. Sa femme remarque que ses vêtements ne sentent plus la cigarette alors qu'elle s'en plaint régulièrement.
P&G tient donc un produit miracle entre les mains. Mais son approche n'est pas la bonne. Au tout début, l'entreprise commercialise Febreze comme un moyen d'éliminer les odeurs indésirables. Comme on peut s'y attendre, le produit fait un flop.
Mais P&G ne lâche pas l'affaire. L'entreprise a un business case potentiel entre les mains : un produit parfaitement commercialisable ne trouve pas sa clientèle. Alors quel est le problème ? L'ensemble du travail dans le cadre du business case a finalement apporté la réponse.
Après quelques tests effectués auprès de groupes de consommateurs, P&G découvre que peu d'entre eux reconnaissent les mauvaises odeurs auxquelles ils sont habitués. Au lieu de cela, l'entreprise apprend à utiliser un autre business case pour Febreze : c'est désormais un produit d'entretien, un moyen de faire en sorte que la maison sente bon après le nettoyage des sols et des plans de travail. Elle lui donne son odeur agréable et le transforme en produit d'entretien. La réussite est telle que la campagne fonctionne à merveille.
Vous venez de découvrir un exemple global de business case. Mais rentrons dans le détail : élaborer un business case est plus facile si vous avez un modèle de référence. Prenons un exemple d'entreprise fictive, ABC Gadgets, et un business case hypothétique. Appelons notre exemple de business case « Opération Super Gadgets » :
Business case : ABC Gadgets
Partie 1 : résumé
Brève description du problème et des opportunités.
Le dernier gadget d'ABC Gadgets, le Super Gadget, connaît des problèmes d'approvisionnement, ce qui entraîne des frais d'expédition plus élevés pour obtenir les ressources nécessaires, et donc une réduction des bénéfices. Il faut changer de fournisseur pour que ce Super Gadget redevienne viable.
Partie 2 : portée du projet
Cette partie doit inclure les éléments suivants :
- Évaluation financière de la situation. Les Super Gadgets sont désormais 20 % plus chers à produire que l'année précédente, ce qui se traduit par une baisse de 1 % des bénéfices pour chaque Super Gadget vendu.
- Objectifs commerciaux. Pour retrouver les recettes escomptées, il faut revenir à la même la marge bénéficiaire qu'en 2020 sur le coût par unité vendue de chaque Super Gadget.
Avantages/limitations. Le retour à ce coût par unité vendue entraînera une baisse de 5 % du chiffre d'affaires. Cependant, seuls trois nouveaux fournisseurs de Super Gadget sont possibles. - Portée et impact. Nous devrons impliquer les responsables de la chaîne d'approvisionnement et les équipes de gestion du projet Super Gadget, ce qui pourrait temporairement réduire le nombre de gadgets que nous sommes capables de produire et entraîner potentiellement une perte de chiffre d'affaires de 25 000 €.
- Plan. Au cours des deux prochaines semaines, les équipes de gestion de projet A et B réuniront les devis de plusieurs fournisseurs et en sélectionneront un, tout en mettant en place un plan à court terme pour se faire livrer de nouvelles pièces Super Gadget afin de produire dans un délai de quatre semaines.
- Organisation. Sarah, membre de l'équipe, dirigera l'Opération Bénéfices Super Gadget. Les deux équipes seront sous la responsabilité de Sarah.
Ceci est un exemple simple de ce à quoi peut ressembler un business case. Il aborde les points clés : identification du problème, moyens et plan pour le résoudre, et conséquences en cas de réussite.
Comment rédiger et élaborer un business case ?
L'exemple ci-dessus est un bon guide à suivre pour commencer à rédiger votre propre business case.
Mais après avoir en assimilé les rouages, vous devez également vous préparer à rencontrer des obstacles potentiels en cours de route.
Défis liés à la rédaction d'un bon business case
Pourquoi les entreprises ne sont-elles pas plus nombreuses à créer des business cases ? Cela peut être dû à un manque de communication. Nombreux sont ceux qui ne savent pas comment rédiger un business case, et encore moins le présenter.
« L'idée peut être géniale, mais si elle n'est pas bien véhiculée, elle n'aura aucune chance de se concrétiser », explique Nancy Duarte, communicante et autrice du livre HBR Guide to Persuasive Presentations.
La principale difficulté, souligne N. Duarte, est de transformer des concepts commerciaux abstraits (tels que des chiffres au ralenti) en un problème immédiatement identifiable. Après tout, si une entreprise savait qu'elle commet une erreur, elle aurait probablement déjà trouvé le moyen de la corriger.
Un business case représente un défi car cela signifie généralement que vous devez convaincre quelqu'un que des changements sont nécessaires. Or le changement peut s'avérer difficile. Dans une entreprise florissante, c'est particulièrement ardu parce qu'il est tentant de se concentrer sur les résultats financiers et de dire que l'entreprise fait déjà tout ce qu'il faut.
Comment présenter un business case ?
Les conseils et exemples ci-dessus vous donnent des astuces pour créer un business case sans rencontrer les problèmes habituels. Mais vous devez tout de même présenter un business case avec des propositions et des chiffres simples associés à tout nouveau projet.
Tout dépend essentiellement de la capacité de votre business case à convaincre les décideurs. C'est pourquoi vous ne devez pas vous contenter de créer un business case à partir de chiffres bruts. Le résultat financier peut être un argument convaincant, mais il ne s'agit pas toujours de l'élément déterminant.
Quand vous présentez un business case, vous devez le vendre. Or toutes les ventes ne relèvent pas d'une logique précise. C'est aussi une question d'émotion : le récit de l'origine du problème et de sa solution potentielle.
L'art d'un bon business case, c'est l'art de la persuasion. Gardez ces points spécifiques à l'esprit lorsque vous créez le vôtre :
- Donnez un exemple de mauvais business case et comparez-le au cas présent. Personne n'aime avoir l'impression d'aller droit dans le mur. Présentez l'exemple d'une entreprise qui a commis la même erreur que vous, puis transposez-la dans le contexte actuel pour rédiger un business case captivant et convaincant.
- Créez un récit. Nancy Duarte raconte qu'un client a convaincu un PDG de poursuivre un projet en utilisant des illustrations très simples dans son business case. Son génie ne repose pas sur l'ajout d'illustrations au business case, mais sur le récit convaincant raconté via les illustrations pour motiver la poursuite du projet.
- Expliquez votre idée dans une présentation éclair. Essayez cet exercice : résumez votre business case en une seule phrase. Si vous n'y arrivez pas, c'est que votre business case n'est peut-être pas aussi mémorable qu'il le devrait pour convaincre les décideurs.
- Utilisez des analogies pour faire passer le message. Imaginons que vous avez découvert un problème dans une entreprise en développement. Dans l'ensemble, le chiffre d'affaires est bon, mais vous avez remarqué un coût associé susceptible d'exploser à l'avenir et de faire couler l'entreprise. L'argument financier n'est pas convaincant lorsque l'entreprise se porte si bien. Au lieu de cela, utilisez une analogie simple pour illustrer le business case : « Sans réparation, tous les bateaux qui fuient finissent par couler ». Vous avez maintenant capté l'attention des décideurs. Utilisez les chiffres pour faire passer votre message, mais n'en faites pas l'argument principal.
Si vous présentez un business case à des décideurs, rappelez-vous que ce n'est pas seulement la logique de votre argument qui les convaincra, mais aussi votre capacité de persuasion.
Liste de vérification d'un business case
Avant de pouvoir cocher « Apprendre à rédiger un business case » sur votre liste de tâches, vous devez connaître les bases. Assurez-vous d'inclure les éléments suivants dans votre liste de vérification d'un business case (à commencer, bien sûr, par votre business case) :
- Raisons. Il s'agit de la partie la plus importante de votre business case. Vous pouvez raconter une histoire. Sachez que les histoires les plus captivantes commencent par une perte ou une complication quelconque. À quelle menace l'entreprise est-elle confrontée et comment y remédier ? Quelles sont les raisons de ce business case ?
- Mesures possibles. Une histoire n'est pas terminée tant que nous ne connaissons pas le dernier chapitre. Un business case ne se limite pas au problème. Il s'agit d'y apporter une solution. Recommandez des mesures spécifiques pour stimuler la discussion quant aux prochaines étapes.
- Risques et avantages. Certaines solutions ne sont pas parfaites. Quelques-unes auront des défauts. Il y aura parfois un prix à payer. Assurez-vous d'inclure ces éléments pour dresser un tableau clair et complet. C'est le moment de gérer les attentes, mais aussi d'inciter à l'action.
- Coût. Quel sera le coût de la réalisation du projet ? Les décideurs doivent connaître les retombées financières pour classer les business cases par ordre de priorité.
- Calendrier. Un bon projet ne se mesure pas seulement en euros, mais en jours, semaines et mois. Quel est le calendrier prévisionnel du business case ? En combien de temps le problème peut-il être résolu ?
Chaque business case doit être précis. Un calendrier approximatif ne sert à rien. Un calendrier avec des jalons hebdomadaires spécifiques semble plus réaliste. Incluez toujours les détails spécifiques qui participent à la cohérence de votre histoire afin de créer un business case plus convaincant.
Modèle de business case
Un modèle de business case est un document qui décrit ses principaux éléments dans un format structuré. Un modèle standard permet aux entreprises de s'assurer qu'elles collectent et partagent toutes les informations pertinentes de manière claire et cohérente.
Selon la taille de votre entreprise et l'ampleur de votre projet, votre modèle de business case peut être détaillé ou sommaire. Pour un petit projet, vous pouvez commencer par détailler les points principaux sur une seule page, en incluant ce qui suit :
- Résumé général : vue d'ensemble de votre projet, de ses objectifs et des avantages de sa réalisation pour l'entreprise
- Équipe et parties prenantes : liste des personnes impliquées dans votre projet, avec leurs coordonnées
- Analyse SWOT : comparaison de vos forces, vos faiblesses, vos opportunités et vos menaces à celles de vos concurrents
- Analyse des risques : vue d'ensemble des types de risques associés à votre projet et de la façon de les éviter
- Budget et plan financier : détails de votre budget et du financement de votre projet
- Plan de projet : calendrier prévisionnel de mise en œuvre de votre projet et des tâches correspondantes
Voyons à quoi cela pourrait ressembler.
| Résumé général | |
| Équipe et parties prenantes | |
| Analyse SWOT | |
| Analyse des risques | |
| Budget | |
| Plan de projet |
Rédiger un business case avec Wrike
Le logiciel de gestion de projet de Wrike vous aide à transformer votre business case d'une idée naissante en une initiative à part entière.
Le modèle de gestion des exigences peut vous aider à définir et à suivre les exigences d'un projet de manière structurée. Ce modèle comprend plusieurs parties, afin de recueillir les exigences des parties prenantes et les business cases, ainsi que toutes les contraintes susceptibles d'affecter la réussite du projet. Il vous permet de vous assurer que toutes les exigences nécessaires sont bien identifiées et que les problèmes potentiels sont traités dès le début du processus de planification du projet.
Pour passer plus rapidement de la description du business case à sa mise en œuvre proprement dite, pensez à utiliser le modèle de planification de projet. Il vous aidera à créer un calendrier de projet détaillé avec des jalons, à identifier les dépendances entre les tâches et à assigner des ressources. Grâce à ce modèle, vous vous assurez de la faisabilité du projet et du respect de tous les besoins de l'entreprise, et donnez ainsi aux parties prenantes confiance dans la réussite du projet.
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