La méthode KonMari a été l'une des tendances les plus marquantes ces derniers mois. Marie Kondo, consultante japonaise experte du rangement est devenue une superstar sur Netflix et une auteur à succès en encourageant à désencombrer son espace et à se passer des objets qui n'ont plus d'utilité ou ne nous procurent plus de plaisir. Comme l'indique son site Web, « Remerciez-les pour les services qu’ils nous rendent ou nous ont rendu puis jetez-les ». La portée de cette philosophie s'étend bien au-delà du tri de ses livres ou vêtements inutiles. Les entreprises, victimes d'une surcharge d'informations et d'outils, et de difficulté en gestion du travail gagneraient elles aussi à désencombrer leurs espaces.
Le paradoxe de l'abondance
Les employés ont aujourd'hui accès à davantage de données et d'informations que ce que nous aurions pu imaginer il y a ne serait-ce que quelques dizaines d'années. Ils peuvent envoyer un message à une personne située à l'autre bout du monde et recevoir une réponse en quelques secondes seulement.
Bien que le big data et la transformation numérique aient eu un impact incroyablement positif sur le mode de fonctionnement des entreprises et leurs profits, nous avons désormais atteint un point de rupture. Entre la messagerie instantanée, les tableurs et les rapports, les employés sont submergés d'informations qui leur parviennent de différentes plateformes, si bien qu'ils ne savent plus comment s'extraire du chaos et identifier les priorités. Ceci ayant des conséquences directes sur leur gestion du travail.
D'après une étude récente de RingCentral, la plupart d'entre eux changent d'application 10 fois par heure, ce qui correspond à 32 jours de productivité de perdus chaque année. Ce même rapport indique que les professionnels utilisent en moyenne 4 applications de communication, voire 6 ou plus pour 20 % d'entre eux.
Ces professionnels ont besoin d'une seule et même source d'information intègrant tous les autres systèmes et fournissant en permanence des informations actualisées, pour ne plus avoir à basculer d'un onglet à l'autre. Cela leur permet non seulement de se concentrer sur les tâches les plus importantes, mais aussi de renforcer la productivité et de réduire le stress.
En parallèle, les services informatiques peinent à gérer ces innombrables outils, à équilibrer les autorisations d'accès et la sécurité des données avec la transparence, la visibilité et la collaboration. S'ajoute à cela la difficulté qu'éprouvent les dirigeants à faire en sorte que l'entreprise dans son ensemble partage les mêmes objectifs et fournisse une expérience client homogène.
Ces contraintes en apparence contradictoires ont créé un paradoxe de l'abondance, qui nécessite de nouveaux moyens de gestion du travail.
Gestion du travail : désencombrer son environnement technologique
En fin de compte, toutes les entreprises sont de grandes équipes composées elles-mêmes de différentes équipes. Du marketing à la vente en passant par la réussite clients et la finance, elles doivent toutes être connectées, de manière sécurisée évidemment, et être capables de travailler ensemble.
Mais le progrès et la productivité ralentissent voire s'arrêtent brutalement lorsque le travail passe d'une équipe à l'autre. Les transmissions sont souvent bâclées ou inexistantes puisque des équipes différentes utilisent des outils différents. Les projets prennent du retard, les objectifs ne sont pas atteints et le temps est gaspillé à rechercher des informations manquantes.
La prolifération des offres SaaS et d'applications censées résoudre des problèmes dont vous n'aviez même pas conscience n'est pas synonyme d'efficacité. Il est temps de désencombrer notre environnement numérique. Où se trouvent les doublons ? Quels outils n'ont pas tenu leurs promesses ? Certains d'entre eux peuvent-ils ou doivent-ils être connectés ? D'ailleurs, quels outils ne contribuent en rien à améliorer la visibilité, la sécurité ou l'expérience client ?
Il est temps de rationaliser notre environnement numérique pour améliorer l'efficacité, dynamiser les équipes et faire renaître la joie au travail. Cette étape requiert une solution unique capable de favoriser l'autonomie et l'intégration tout en jouant le rôle de plateforme centrale pour mettre en lien les personnes, les processus et la technologie.
Découvrez les Espaces et Wrike Integrate
Lorsque j'ai lancé Wrike en 2006, j'avais pour ambition de construire une plateforme qui évite le désordre, facilite la collaboration et les flux de travail entre les membres d'une même équipe ou entre différentes équipes. Je savais qu'il était impératif que Wrike soit un espace de travail numérique simple pour que les individus, les équipes et les services transverses y collaborent et y trouvent leur compte.
Nous lançons aujourd’hui 2 formidables nouveautés dans Wrike pour nous aider à atteindre cet objectif : les Espaces et Wrike Integrate. Les Espaces fournissent un espace de travail épuré et agréable pour nos clients, tandis que Wrike Integrate permet de connecter plus facilement que jamais Wrike avec vos outils préférés.
Espaces
Wrike aide les utilisateurs à organiser et gérer leur travail au moyen de dossiers, projets, flux de travail et de tâches. Les Espaces permettent désormais de configurer des environnements de travail uniques, conçus pour regrouper toutes les informations et tous les outils dont les équipes ont besoin, sans être ni un génie de l'informatique ni des mathématiques, et adapter les plateformes de gestion du travail collaboratif à la complexité de leurs besoins.
Les Espaces offrent aux équipes :
- Une expérience utilisateur simplifiée, parfaitement organisée et mieux adaptée aux besoins de chaque équipe et une plateforme centrale pour regrouper toutes les ressources et tous les outils pertinents.
- La possibilité de définir des flux de travail par défaut, de créer des tableaux de bord et des formulaire de demande associés, de sauvegarder des modèles utiles, et bien plus encore, afin que les équipes passent moins de temps à chercher ce qu'elles ont à faire et plus à être productive.
- Un nouvel espace personnel pour que chacun des membres d'une équipe gère et effectue ses propres tâches de la manière la plus adaptée à son mode de travail.
- Un contrôle plus précis et plus sécurisé de la manière dont les informations sont transmises aux équipes transverses grâce à des rôles et permissions d'accès distincts pour les membres de l'Espace et pour les autres utilisateurs.
- La possibilité de définir des priorités et objectifs fondamentaux pour l'équipe tout en limitant les distractions et en créant un cadre propice au travail.
Les Espaces sont d'ores et déjà disponibles pour tous les clients Wrike. Pour toute question, veuillez contacter votre représentant Wrike ou consulter notre centre d'aide.
Wrike Integrate
Les flux de travail modernes reposent sur de multiples applications, équipes et localisations. Toutefois, les intégrations connectent traditionnellement des applications spécifiques et n'automatisent pas des flux de travail entiers.
Si Wrike a toujours été fier de son API robuste, Wrike Integrate permet, plus facilement que jamais, de connecter notre plateforme aux autres applications utilisées dans l'entreprise, mais aussi de personnaliser au maximum des intégrations afin de rationaliser et de soutenir nos flux de travail uniques. Wrike Integrate permet aux entreprises de :
- Passer des intégrations basiques et ponctuelles à une automatisation du flux de travail rapide, simple et de part en part.
- Automatiser facilement des flux de travail complexes à l'échelle individuelle ou de l'équipe grâce à des connecteurs prédéfinis pour plus de 400 applications dans le Cloud ou sur site et à la possibilité d'en connecter des milliers d'autres à l'aide de connecteurs universels.
- Personnaliser Wrike avec des automatisations uniques en intégrant véritablement Wrike à lui-même, pour permettre aux entreprises de faire fonctionner Wrike exactement comme elles le souhaitent.
- Tirer profit de flux de travail automatisés intégrés et éviter de les créer de toutes pièces, d'où un gain de temps et d'argent .
- En finir avec le cloisonnement entre les équipes et les applications, réduire les efforts et les erreurs liés aux flux de travail manuels et supprimer les décalages liés à l'intégration et à l'automatisation.
Wrike Integrate est une fonctionnalité complémentaire disponible dès maintenant pour les clients des plans Business, Entreprise et Wrike Marketing. Pour en savoir plus sur Wrike Integrate, rendez-vous sur la page : www.wrike.com/add-on-wrike-integrate.
L'arrivée de Wrike Integrate et des Espaces vient conforter la position de Wrike en tant que plateforme centrale pour les équipes et pour les entreprises. Les services informatiques peuvent désormais mettre en place et configurer Wrike dans toutes les équipes de l'entreprise en fonction des attentes de chacun tout en regroupant l'ensemble (y compris les données) dans une seule et même plateforme. Wrike devient ainsi le système de sauvegarde de l'entreprise.
Le paradoxe est résolu
Contrairement à la plupart des solutions de gestion du travail collaboratif conçues à l'échelle d'une équipe, Wrike Integrate et les Espaces permettent aux entreprises de configurer facilement un seul et même outil pour chaque service ou chaque équipe tout en permettant au travail de circuler facilement au sein de l'entreprise, quelle que soit l'échelle.
Chaque équipe dispose désormais d'un espace optimisé en fonction de ses propres besoins. Les dirigeants ont une seule et même plateforme à leur disposition pour piloter l'ensemble de l'entreprise. Enfin, les services informatiques possèdent un environnement rationalisé où la gestion des données est à la fois centralisée et sécurisée.
Les équipes ne sont plus dans l'obligation d'utiliser des solutions universelles de gestion du travail qui ne répondent pas à leurs propres besoins ni des outils de collaboration compartimentés qui ne les soulagent que d'une partie de leurs problèmes.
Lisez l'intégralité de l'annonce de lancement des Espaces et de Wrike Integrate ici.
