Chez Wrike, notre équipe de contenu Marketing était composée initialement de 3 personnes. Début 2017, celle-ci a dû faire face à un problème de taille : chargée de la relecture de tous les textes rédigés en anglais, publiés sur notre plateforme publique, ses membres se sont retrouvé submergés de demandes, provenant de plus de 400 employés. L'objet étant à la fois d'écrire et de corriger des e-mails génériques, des info-bulles sur l'UI/UX, des messages pour les pages de destination, des documents d'aide à la vente et même des descriptions de postes ! Nous ne disposions alors que de peu de temps pour développer l'Inbound Marketing, ce pour quoi les membres de l'équipe avaient été engagés.
Comme nous ne disposions pas de marge de manœuvre pour engager du personnel, nous n'avions pas d'autres choix que de revoir notre manière de fonctionner au sein de l'équipe, pour traiter l'arrivée chaotique de demandes entrantes. Ainsi, nous avons décidé de réaliser notre travail en utilisant le cadre Scrum.
Comment Scrum aide à gérer les situations chaotiques
Nous avons écrit plusieurs articles sur Scrum. Il s'agit d'une méthodologie pour accomplir le travail, s'inspirant des principes du manifeste Agile, rendus célèbres par les équipes de développement de logiciel pionnières en 2001.
Scrum est le processus par lequel les équipes fragmentent des projets volumineux pour les accomplir en plusieurs parties, permettant les itérations en vue d'améliorer progressivement le produit. Et même si elle a vu le jour dans le secteur du développement de logiciels, la méthodologie est efficace pour tous types de départements, de la Production au Marketing en passant par des projets de rénovation de maisons !
Marcus Miller, fondateur de LEAN s'inspire en fait des systèmes de production. »
Scrum est un excellent outil pour s'atteler à de nombreuses tâches, car l'approche oblige les équipes à ne considérer que les étapes concrètes qui ont été placées en priorité. Des projets gargantuesques peuvent être réalisés en petites parties. De la même manière que vous pouvez manger un mamouth laineux morceau par morceau.
Mieux encore, vous pouvez produire une version de travail du produit final (le produit minimum viable ou MVP) à chaque sprint. Cela permet à l'équipe d'améliorer constamment le projet, à chaque période de travail, au lieu d'essayer d'obtenir un produit parfait dès le début.
Les éléments de Scrum
Réduite à son essence, la méthodologie Scrum définit trois rôles pour ses parties prenantes :
- Un propriétaire de produit, qui porte la vision du produit, chargé du backlog (tâches en attente), et qui peut répondre à toutes les questions
- Un Scrum Master, qui anime les réunions et se charge de trouver la manière la plus efficace pour l'équipe d'accomplir le travail
- Les membres de l'équipe, qui sont en général pluridisciplinaires, et travaillent en flux tendu pour livrer les projets
Le processus Scrum lui-même implique :
- Un tableau agile (physique ou numérique) grâce auquel l'équipe peut voir quelles sont les tâches en cours, qui les réalise et quel est le statut de chacune d'entre elles
- Le propriétaire de produit qui fragmente un projet massif en tâches distinctes (le backlog ou tâches en attente) et classe par ordre de priorité les tâches devant être traitées en premier
- Les membres de l'équipe qui travaillent sur leurs tâches prioritaires pour une durée spécifique, qu'on appelle sprint (un jour, une semaine, deux semaines, un mois)
- Un Scrum Master qui anime une réunion de moins de 10 minutes, pendant laquelle chaque membre de l'équipe informe les autres de la progression de son travail
- Une réunion rétrospective permettant un retour sur chaque période Scrum, pour évaluer ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré à l'avenir (les enseignements).
Comment faire pour que Scrum marche
Quelles sont les meilleures pratiques à garder à l'esprit lorsque vous utilisez Wrike pour la première fois ?
1. Clarifiez les priorités dans votre backlog de produit
Tout d'abord, vous devez savoir quelle est la tâche la plus importante à accomplir.
Cela veut dire que le propriétaire de produit doit dresser une liste des objectifs à atteindre et des tâches prioritaires. Le Scrum Master encourage ensuite l'équipe à proposer des idées sur la manière de procéder pour atteindre ces objectifs et à estimer les ressources nécessaires (en temps, en efforts ou en budget). Le propriétaire de produit détermine le MVP (ce qui doit être livré et ce qui peut attendre). Et l'équipe décide combien de ces livrables peuvent être terminés à l'issue d'un sprint.
Seth Messer, développeur Senior chez Vecteezy explique comment ce processus est crucial pour comprendre ce qui doit être fait pour atteindre l'objectif : « En tant que développeurs, nous suivons un calendrier (c'est-à-dire que nous devons atteindre un objectif final pour une unité de travail donnée). Cela veut dire que nous savons ce que nous voulons faire et nous voulons le faire pour une date donnée. Donc par exemple, disons que nous voulons une nouvelle version d'un site Web pour février 2018. Commencer avec la charge de travail est facile et nous savons à quoi devrait ressembler le résultat final (le nouveau site Web), mais définir toutes les étapes intermédiaires est compliquée. Quelle tâche doit être effectuée et quand ? »
2. Tenez des réunions brèves et allez à l'essentiel
La réunion quotidienne est un élément fondamental du processus Scrum, étant donné qu'elle permet à l'équipe de se réunir autour de problèmes communs et de les résoudre ensemble. Elle ne devrait pas durer plus de 10 à 15 minutes selon la taille de l'équipe. Et si les réunions sont choses communes partout dans le monde des affaires, il se peut qu'une nouvelle équipe Scrum ne soit pas immédiatement à l'aise avec ces réunions debout.
Gavin Woods, Scrum Master certifié par la SCRUM Alliance, dirige des projets de transformation numérique pour des clients issus de divers secteurs chez PITSS et reconnaît qu'il faut un peu de temps pour s'y habituer. « Honnêtement, l'adoption de Scrum peut représenter un changement global de la culture d'entreprise pour certaines organisations, dit-il. Cela demande en effet aux gens d'être plus ouverts sur leur travail et leurs difficultés et les oblige à résoudre les problèmes ensemble. Certaines personnes ne sont pas très à l'aise avec cela ».
« Lorsque vous utilisez Scrum pour la première fois, le Scrum Master doit favoriser l'ouverture, en insistant sur l'importance d'aller à l'essentiel », ajoute Woods. « Pour cela, un Scrum Master doit être très direct et doit parfois bousculer les membres de son équipe pour qu'ils apprennent à participer ».
Le secret pour que ces réunions restent brèves est de les réaliser... debout (surprenant !), afin que personne ne soit tenté de parler plus qu'il ne devrait. Vous pouvez ensuite demander aux membres de l'équipe de répondre à 3 questions, en quelques mots :
- Qu'avez-vous accompli ?
- Que faites-vous actuellement ?
- Quels obstacles rencontrez-vous ? / En quoi avez-vous besoin d'aide ?
Si quelque chose est trop long à expliquer, il faut prévoir une autre réunion pour en parler. Si une tâche ne concerne que quelques personnes, vous pouvez la mentionner au passage.
Ce genre de réunions permet de mettre en évidence les obstacles dès qu'ils vous empêchent de progresser dans votre travail. Ainsi, il est fondamental que vous soyez honnête lorsque vous avez besoin de l'aide de votre équipe dans un domaine particulier.
3. Consignez les leçons apprises
N'oubliez pas de tenir une réunion rétrospective à l'issue de chaque sprint : une réunion d'environ une heure durant laquelle l'équipe parle de ce qui a bien fonctionné, de ce qui a été appris et de ce qui pourrait être amélioré lors des prochains sprints.
« Cela n'a pas pour objectif de générer une longue liste de tâches », confie Miller dans cet article, « l'idée est plutôt d'identifier une ou deux petites améliorations stratégiques au processus ». Il s'agit souvent d'un ou deux aspects pour chaque approche tactique ».
Assurez-vous de consigner les leçons apprises dans votre base de connaissance et de rendre ces informations accessibles à toute personne de l'équipe. Et ne laissez pas les aspects négatifs éclipser les victoires de votre équipe.
« C'est important de maintenir l'équilibre de ce qui a bien marché », précise Woods. « Etant donné que la positivité inspire la créativité ».
Que se passe-t-il lorsque vous mettez en place Scrum ?
Lorsque nous avons mis en place Scrum en interne, notre équipe de contenu Marketing a d'emblée découvert trois choses :
- Nous arrivions rapidement à bout de nos tâches en attente en matière de création de contenu
- Nous étions plus à même de traiter des demandes ad hoc car nous savions qui avait le temps de le faire et quand
- Nous travaillions de façon beaucoup plus collaborative et solidaire, ce qui nous permettait de venir à bout des tâches beaucoup plus facilement.
Nos clients ayant mis en place le cadre Scrum ont vécu une expérience similaire et ont utilisé Wrike pour gérer le travail sur leur tableau agile.
Procurify, une start-up canadienne commercialisant des logiciels d'aide à la vente a découvert qu'ils économisaient 70 % de leur temps en planifiant leur sprints avec Wrike. Ils bénéficient aujourd'hui d'une visibilité sur le travail des uns et des autres et les différentes équipes peuvent travailler en collaboration. « Grâce à un outil central pour gérer l'intégralité du processus », témoigne Eugene Dong, Co-Fondateur et Directeur Technique de Procurify, « nous sommes capables de voir ce que font les gens et de nous assurer que cela correspond aux objectifs de la société ».
Tactus est une entreprise concevant des écrans tactiles innovants, grâce à des boutons physiques ingénieux qui apparaissent ou disparaissent de l'écran selon le besoin. Au fur et à mesure qu'ils ont vu leur vitesse de production augmenter, ils se sont rendus compte que leur communication avait du mal à suivre le rythme. En utilisant Wrike pour appliquer la méthodologie Scrum, ils ont pu écourter leurs sprints de 80 % ; soit d'une semaine à un jour. « Informer les collègues est instantané ; on a plus besoin d'attendre la réunion en face à face suivante, ce qui facilite énormément la collaboration entre les réunions programmées », précise Curtis Ray, Vice-Président de l'ingénierie chez Tactus.
Un dernier conseil pour les débutants de Scrum
C'est en forgeant qu'on devient forgeron. Vous ne saisirez pas comment appliquer Scrum correctement tant que vous ne vous y mettrez pas sérieusement. Mais une fois que vous vous lancerez, vous observerez un changement drastique dans la manière d'interagir et de collaborer de votre équipe.
Gavin Woods nous laisse avec cette phrase pleine de vérité : « La mise en place de Scrum est un processus. Si vous vous formiez pour être un Scrum Master certifié, la première chose qui vous frapperait est que l'installation idéale de Scrum ne se fait pas en un jour. Tous les aspects, du processus aux principes, exigent non seulement de l'entraînement, mais aussi parfois un changement de culture au sein de votre organisation et de votre équipe, car votre manière de fonctionner sera peut-être transformée du tout au tout ».
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