Six Sigma, Lean, PMBOK... on s'y perd de nos jours avec le jargon de la gestion de projet que vous trouvez peut-être complexe et confus. Il y a pourtant quelques méthodologies qui sortent du lot quand il s'agit de créer un plan de projet.
Mais d'abord, il faut savoir que tout plan de projet efficace apporte 3 choses :
- La transparence : toutes les parties impliquées connaissent le statut de chaque élément et peuvent intervenir dès que cela est nécessaire.
- La cohérence : elle joue un rôle fondamental pour assurer la qualité et nourrir les attentes des parties prenantes.
- La documentation : toutes les informations mises à jour sont centralisées et transmises de façon adéquate.
On sait aussi qu'un projet ne se déroule jamais comme prévu, c'est pourquoi les équipes doivent faire preuve d'une certaine agilité pour s'adapter aux changements et aux retards. C'est là que ces méthodologies pratiques entrent en jeu.
Les méthodologies de gestion de projet sont censées apporter un cadre aux équipes ; un ensemble de règles les guidant dans leur planification de projet. Elles présentent toutes des avantages et des inconvénients, mais il y en a certaines qui permettent de visualiser un plan de projet de manière efficace.
Scrum et Kanban entrent toutes les deux dans la catégorie des méthodologies Agile, ce qui en fait de bons systèmes pour découper les projets volumineux et complexes en tâches plus faciles à gérer. Examinons les différences entre les deux, et la façon dont chacune peut aider à la planification de projet.
Qu'est-ce qu'un tableau Scrum ?
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L'approche Scrum, initialement développée pour les développeurs de logiciels, repose sur des périodes de travail limitées en temps, appelées sprints, qui durent environ 2 semaines la plupart du temps. Pendant ce temps, le « propriétaire » du projet se charge en général de tenir des « réunions debout », ou réunions quotidiennes, pour s'assurer que tout se déroule comme prévu. Le « Scrum master » est responsable du processus lui-même, et veille au respect des valeurs et des bonnes pratiques Scrum par l'équipe. Et pour finir, les membres de l'équipe sont chargés de mener à bien les tâches durant lesdits sprints.
Procurify, une start-up vendant des logiciels de gestion des achats au Canada, a réalisé avoir économisé 70 % de son temps en planifiant ses sprints à l'aide d'un outil de collaboration. Elle bénéficie aujourd'hui d'une visibilité sur le travail des uns et des autres et profite d'une collaboration entre les équipes. « Avec un outil centralisé pour gérer l'ensemble du projet, nous sommes capables de vraiment voir ce que fait chacun et si cela correspond vraiment aux objectifs de l'entreprise », confie Eugene Dong, co-fondateur et CTO de Procurify. Découvrez ci-après toute l'histoire de leur réussite :
Pour :
- On peut rectifier les erreurs et éviter les problèmes potentiels.
- On peut facilement s'adapter aux changements grâce aux sprints courts et aux retours constants.
- On peut changer le cours des choses à chaque étape étant donné que le processus gagne en flexibilité.
- Les clients ont accès à un processus transparent, ce qui leur permet de suivre l'ensemble du processus et de mesurer la productivité de chacun.
- La méthodologie Scrum est souvent économique en raison de sa simplicité.
Contre :
- Elle est par nature itérative, ce qui exige un feeback continue de l'équipe pour améliorer le processus.
- Ce processus exige une forte relation de confiance au sein de l'équipe. Si la gouvernance est trop stricte, l'intégralité du projet peut échouer.
- Ce n'est pas facile pour un membre de l'équipe de sortir durant le processus.
- Une dérive des objectifs peut avoir lieu si aucun délai n'est fixé.
- Aucune limite de temps n'est prévue, pas plus qu'une évaluation des coûts, ce qui peut générer plusieurs sprints.
- Il y a une plus grande pression sur les membres de l'équipe, et ces derniers doivent passer beaucoup de temps sur le développement du projet.
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?
Contrairement à Scrum, la méthodologie Kanban s'inspire des listes de tâches et repose moins sur la variable temps. L'approche Kanban est une méthode de gestion centrée sur la charge de travail, consistant à gérer différents livrables au sein d'une équipe sans surcharger aucun de ses membres.
« L'approche Kanban est censée apporter une amélioration continue aux processus organisationnels existants, sans toutefois les modifier dans leur totalité », explique Joe Garner, chef de projet chez Computer Design & Integration LLC.
La gestion Kanban utilise en général en un tableau blanc ou un tableau noir, où sont listés des statuts tels que « Prévu », « En cours », « En révision », etc. Ensuite, on place chaque livrable, au moyen d'un post-it, sous le statut correspondant. À mesure que le livrable traverse les étapes, le post-it se déplace sur le tableau des statuts.
Pour :
- Elle aide à faire avancer le travail qui se retrouve souvent « coincé ».
- Elle est formidable pour séparer le travail par chargé de mission.
- Elle est idéale pour les livrables dont statut joue un rôle très important.
- Elle est facile à élaborer et à mettre en place n'importe où.
- Les charges de travail sont visibles et facilement modifiables (notamment avec la fonctionnalité de glisser-déposer de Wrike !).
- On peut rapidement vérifier et évaluer la productivité au sein de votre équipe.
Contre :
- Etant donné qu'il n'y a pas de contraintes liées au temps, les livrables peuvent progresser plus lentement.
- Les tableaux Kanban qui ne sont pas à jour peuvent freiner la productivité.
- Si vous utilisez un tableau traditionnel, il est difficile d'associer le travail actuel avec le tableau lui-même. (Wrike peut aider à résoudre cela.)
Quel est le meilleur tableau pour organiser un projet ?
Cela dépend du type de projet que vous planifiez. Mais voici quelques pistes d'analyse :
- Pour les projets ponctuels avec beaucoup de variables et d'impondérables, dont le respect des échéances est important et qui impliquent une grande équipe, le tableau Scrum est plus adapté.
- Pour les projets que vous avez déjà réalisés auparavant, ou qui sont récurrents, qui impliquent beaucoup de livrables et qui exigent de surveiller de près les capacités individuelles, le tableau Kanban convient mieux.
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Quel que soit le projet que l'on vous a confié, il faut s'adapter aux changements. Adopter une méthodologie Agile est la première étape pour améliorer la collaboration, perfectionner les processus constants et profiter d'une flexibilité intégrée, afin que vous et votre équipe soyez parés pour déjouer n'importe quel obstacle se trouvant sur votre chemin.
Maintenant que vous avez trouvé la bonne méthodologie pour réaliser votre travail, apprenez à rédiger un plan de projet ici.
Pour en savoir plus sur les concepts fondamentaux de la planification de projet, consultez les articles suivants :
- Comment créer et utiliser les modèles de plan de projet comme un pro
- 5 raisons pour lesquelles les plans de projet échouent et comment les éviter
- 7 aspects fondamentaux que vous devez prendre en compte lorsque vous élaborez votre plan de projet
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Guide pour les débutants sur les méthodologies de gestion de projet
Qu’est-ce que Scrum ? Qu’est-ce que PRiSM ? Et en quoi sont-ils différents de PRINCE2 ?
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