Wrike bénéficie de la confiance de 2,4 millions d'utilisateurs dans le monde, dans presque tous les secteurs, toutes les industries et tous les pays. Tous partagent un même besoin : travailler mieux, plus rapidement et de façon plus productive.
Tel était le cas du groupe hôtelier Odyssey, une plateforme internationale d'exploitation et de développement hôteliers, basée à Utrecht, aux Pays-Bas. Huib van Erp, responsable du développement, s'est longuement exprimé lors d'un webinaire sur la façon dont Wrike a aidé son entreprise à centraliser ses opérations multinationales, à stimuler la productivité des équipes et à créer une source unique d'informations.
Un défi de taille
Le groupe hôtelier Odyssey est une entreprise prometteuse et dynamique, qui se développe rapidement à travers l'Europe. « Nous construisons et exploitons des hôtels par le biais de franchises avec des marques internationales telles que Marriott, explique Huib. Nous avons actuellement 21 hôtels et une trentaine d'autres sont en projet. » L'entreprise compte 750 employés couvrant l'ensemble de ses activités internationales, dont 90 au sein du siège social néerlandais.
« Nous travaillons avec des hôtels sympas et novateurs, de l'Espagne à la Finlande, en passant par la Grèce et l'Irlande, explique Huib. Comme vous pouvez l'imaginer, cela peut vite devenir compliqué. Lorsque j'ai rejoint l'entreprise, rechercher un document s'apparentait à un parcours du combattant : les fichiers se trouvaient dans Google Drive, Dropbox ou OneNote, ou bien sur toutes ces plateformes à la fois. » Même contacter ses collègues relevait du défi, car certains membres de l'équipe communiquaient via Slack, WhatsApp ou par e-mail.
Une solution unique et simple d'utilisation
Problèmes de visibilité, heures de travail supplémentaires, perte de productivité... Huib et ses collègues ont dû se rendre à l'évidence : ils ne pouvaient plus continuer ainsi. C'est ce que Wrike appelle la matière noire du travail, qui peut représenter un coût pouvant atteindre 52 millions de dollars par an pour les entreprises.
« C'était un cauchemar. Mais avec Wrike, nous avons découvert une solution vraiment intéressante pour gérer tous ces problèmes sur une seule et même plateforme facile à utiliser ». Wrike est désormais la principale solution logicielle du groupe hôtelier, en complément de Microsoft Teams et de SharePoint, utilisés pour le chat et l'archivage.
À bien des égards, Wrike est le partenaire idéal pour une multinationale de l'hôtellerie comme celle-ci, car il offre une visibilité à 365 °, un moyen de communication transversal, un reporting en temps-réel et des espaces de travail adaptables à n'importe quelle langue, culture d'entreprise ou façon de travailler.
« Wrike est désormais le premier endroit où les employés se rendent tous les jours, se félicite Huib. La plateforme regorge de solutions qui améliorent réellement notre façon de travailler au quotidien. »
Pour le groupe hôtelier Odyssey, la prise en main complète de Wrike a représenté un défi, mais il en valait la peine. Selon l'équipe, le logiciel est vraiment révolutionnaire dans trois domaines clés :
1. Créer une source unique d'informations
En tant que plateforme tout-en-un, Wrike est un hub centralisé idéal lorsque l'activité est dense. C'est ce que l'on appelleune source unique d'informations, c'est-à-dire un endroit où sont stockées toutes les données d'une entreprise, permettant un accès facile, une productivité accrue et une prise de décisions plus éclairée.
C'est également un outil pour que les équipes commentent, échangent et collaborent dans un seul et même lieu sécurisé. « Wrike, c'est surtout notre première plateforme de communication, souligne Huib. « Nous nous sommes débarrassés de notre messagerie interne, qui a été remplacée par la boîte de réception Wrike. »
Grâce à Wrike, le groupe hôtelier Odyssey a amélioré :
- La communication contextuelle : « Nous avons maintenant des projets pour chacun de nos hôtels, qu'ils soient aux prémices du développement, en construction ou en exploitation active, explique Huib. Les tâches correspondent à du travail réel, ce qui permet de contextualiser la communication. » Cela représente un gain de temps important lorsque l'on doit expliquer de quel hôtel, projet ou problème on parle.
- L'archivage sécurisé : Pour une entreprise qui développe activement des établissements dans les plus grandes villes d'Europe, la conservation sécurisée des archives d'informations est d'une importance capitale. Quelle que soit l'information recherchée par les équipes de Huib, il est maintenant possible de la trouver en quelques secondes. « Il y a déjà tout un historique à consulter, souligne Huib. Et les fichiers sont disponibles en plusieurs versions, notamment la plus récente. »
- Une facilité d'accès : Grâce à Wrike, l'équipe d'Odyssey bénéficie d'un accès instantané à tous les documents, ressources ou fichiers dont elle a besoin, depuis n'importe où dans le monde. Les documents sont rangés intelligemment et en contexte, ce qui évite d'avoir à les rechercher dans des e-mails ou sur Slack. Et le système de permissions permet de limiter l'accès à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, si besoin.
2. Collaborer facilement, en interne comme en externe
« Grâce à Wrike, nous pouvons collaborer facilement avec nos collègues, qu'ils soient à Tampere, Utrecht ou Barcelone, souligne Huib. Cela nous a permis de créer une structure complémentaire au siège social, qui est un atout pour nos équipes. »
En centralisant tous leurs échanges, les équipes s'assurent de bien comprendre et de ne pas perdre les informations clés. Elles peuvent, d'autre part, présenter les données de plusieurs façons aux intervenants internes ou externes. Notamment sous forme de : diagrammes de Gantt, de tableaux de bord et de rapports. « Nous avons l'embarras du choix pour structurer notre travail dans Wrike, par exemple grâce aux flux de travail ou aux outils de reporting, explique Huib. Cela facilite grandement la communication entre collègues, de façon à rester informés. »
- Une collaboration instantanée à distance : « Nous pouvons mieux collaborer, même si mes collègues sont en déplacement ou à l'étranger », explique Huib à propos de la messagerie Wrike, de l'étiquetage multiple et de la collaboration en contexte. « Nous n'avons plus besoin de faire le point par téléphone, ni de planifier des réunions. Désormais, mes collègues nous @mentionnent simplement dans leurs mises à jour dans Wrike. »
- Une coopération en interne et en externe : Comme la plupart des entreprises d'aujourd'hui, le groupe hôtelier Odyssey travaille avec des dizaines d'intervenants externes (créatifs, consultants, etc.). Ils peuvent désormais être invités dans Wrike, @mentionnés pour approbation ou information, et même se voir partager des rapports en quelques secondes.
- Un traitement simplifié des demandes : Grâce aux formulaires de demande personnalisés de Wrike, les équipes recueillent rapidement les informations clés. Les demandes des RH peuvent inclure des champs personnalisés pour des dates du calendrier, les briefs marketing s'appuyer sur des exemples de ressources similaires et les tickets de maintenance demander à ce que des photos soient jointes pour mieux expliquer un problème.
3. Accélérer et automatiser les processus
Pour le groupe hôtelier Odyssey, l'accélération et l'automatisation des tâches chronophages ont été parmi les plus grands avantages de Wrike. « Wrike nous permet de créer des rapports incroyables en temps réel et des modèles de projets pratiques », explique Huib.
« Établir des rapports pour les actionnaires est un jeu d'enfant et la plupart de nos processus sont automatisés. Dès lors, plus personne ne doit faire le suivi des dates d'échéance ni vérifier qui doit être @mentionné. Tout est automatisé. »
Wrike est depuis longtemps pionnier de l'IA dans la gestion du travail, à commencer par sa suite révolutionnaire Work Intelligence® . Elle allie une automatisation et des fonctionnalités d'IA de pointe pour simplifier la planification, accélérer l'exécution et libérer des ressources humaines pour des tâches à forte valeur ajoutée.
« Une fois tous nos processus structurés et optimisés dans Wrike, notre potentiel d'évolution est impressionnant », indique Huib.
- Des blueprints réutilisables : Les blueprints de Wrike permettent à l'équipe de répliquer les projets habituels en un clic. D'où un gain de temps monumental pour Huib et son équipe. « Les équipes comptables, financières et des RH réalisent des tâches très répétitives, qu'elles faisaient auparavant en modifiant sans cesse un tableur Excel. Maintenant, tout est automatisé dans Wrike. »
- Des tâches récurrentes :Les activités quotidiennes d'un groupe hôtelier reposent en grande partie sur la répétition des mêmes tâches toutes les semaines et tous les mois. Les réunions de direction, par exemple. Grâce aux tâches récurrentes de Wrike, les équipes convertissent les tâches ponctuelles en un événement récurrent en créant des flux de travail harmonisés et fiables pour gagner du temps tout en évitant les erreurs.
- Des rapports personnalisables : Avec Wrike, même les tâches les plus rébarbatives deviennent simples comme bonjour. Il est possible de créer des rapports à partir de zéro ou d'en générer à partir de modèles, de façon soit ponctuelle soit régulière, puis de les partager en interne ou en externe. Ces rapports sont entièrement personnalisables, de façon à mettre en valeur les données les plus pertinentes pour chaque destinataire.
Un investissement intéressant
Wrike est une plateforme puissante, capable de se transformer, tel un caméléon, en fonction de chaque utilisateur. Un travailleur indépendant qui gère plusieurs projets créatifs pourra démarrer en quelques minutes, en se déplaçant facilement dans l'interface intuitive et en utilisant des flux de travail cohérents. Une multinationale appréciera quant à elle d'accéder à des fonctionnalités, des outils et des automatisations avancés pour fédérer ses équipes internationales, stimuler sa productivité et simplifier ses processus les plus complexes. Bien sûr, Il faut du temps pour « apprendre les ficelles du métier », reconnaît Huib.
Mais il est convaincu que cela en vaut la peine. « Si on peut nommer un élément, alors on peut l'organiser dans Wrike, affirme-t-il. Mais gérer la complexité a prix : la courbe d'apprentissage. » Il préconise de nommer un « champion » en interne, pour faciliter le déploiement du nouveau logiciel, répondre à toutes les questions et faire de Wrike un véritable mode de vie.
Après une formation approfondie dispensée par des experts de Wrike à Prague en novembre dernier, le groupe hôtelier Odyssey compte désormais huit champions en interne. « Il faut quelqu'un qui se consacre à l'apprentissage du programme et des fonctionnalités, quelqu'un pour faire le lien avec l'équipe et l'entreprise, indique-t-il. Au départ, c'était moi. Mais nos employés ont vite pris le relais. Maintenant qu'ils savent ce dont le programme est capable, ils s'amusent et découvrent de nouvelles fonctionnalités intéressantes dans Wrike. »
Wrike propose également tout type d'assistance : les services professionnels, les formations et les ressources afin de basculer beaucoup plus facilement de processus hétérogènes et d'outils dépassés à une plateforme moderne et complète. Les plus de 400 intégrations de Wrike offrent également une tranquillité d'esprit et un avantage réel. Les équipes n'ont pas à renoncer à leur outils préférés, comme Slack ou MS Teams. Il suffit de les connecter à Wrike pour travailler facilement avec.
« Nous avons maintenant une seule structure, une source unique d'informations et un même endroit pour stocker nos documents en toute sécurité et dans leur contexte, conclut Huib. Wrike améliore notre façon de travailler et de communiquer, et nous offre un aperçu des activités quotidiennes de nos équipes, même si elles travaillent à distance. Nous n'avons plus besoin de faire le point en réunion et notre processus de reporting a gagné en rapidité. »
Pour Huib, le groupe hôtelier Odyssey a tiré un immense profit de Wrike. « Les avantages que ce logiciel nous a procurés sont énormes, dit-il. Je conseille à tout le monde de prendre le temps de le maîtriser. C'est un outil intense, mais vous irez loin avec. »
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