Utilisez Wrike de manière plus productive grâce à ces 8 trucs et astuces

« Comment activer les nouvelles fonctionnalités pratiques que je vois dans les tutoriels vidéos ? » « Est-il possible de transformer une tâche existante en sous-tâche ? » « Comment puis-je chercher plus efficacement dans Wrike ? »

Vous débutez sur Wrike (vous découvrez à peine l’outil) et vous vous demandez quel genre d’astuces ce logiciel a à vous offrir pour améliorer votre productivité ? Alors, cette publication est faite pour vous. Voici 8 des meilleurs trucs et astuces (que vous ne connaissez peut-être pas) pour vous aider à booster votre façon de travailler sur Wrike. Bonne lecture !

Gagner en productivité sur Wrike

Transformer les e-mails en tâche
Saviez-vous que vous pouvez automatiquement transformer le contenu d’un e-mail en tâche Wrike en l’envoyant par e-mail à [email protected] ? Si vous prévoyez d’utiliser souvent cet outil, nous vous suggérons de désigner un dossier par défaut dans votre compte Wrike pour que toutes les tâches envoyées à [email protected] soient dans ce dossier. Retrouvez tout le contenu de vos e-mails plus facilement !

Et voici comment :

ajoutez l’adresse e-mail unique de votre dossier spécifié ([email protected]) à votre liste de contacts. Vous pouvez ensuite envoyer la tâche par e-mail directement à cette adresse e-mail. Ainsi, vous n’aurez pas à inclure le nom du dossier ou du projet dans la ligne Objet (à moins que « RE » se trouve également dans la ligne Objet). Pour trouver l’adresse e-mail d’un dossier, allez dans « Informations du dossier » ¹, cliquez sur « Lien permanent » ², et copiez l’adresse e-mail indiquée sous « E-mail pour l’envoi de tâches à ce Dossier ».

Veuillez noter que le moteur d’intégration des e-mails breveté de Wrike vous permet de gérer les tâches Wrike directement à partir de votre boîte de réception. Vous pouvez ajouter des commentaires, mettre à jour le statut d’une tâche, définir la date d’échéance des tâches et plus encore grâce à cette astuce pour vos e-mails.

Faire des recherches plus efficaces
Comme dans tout autre moteur de recherche, vous pouvez utiliser les opérateurs de recherche quand vous cherchez des informations spécifiques dans Wrike. Par exemple, vous pouvez utiliser les opérateurs de recherche tels que « created:obtenir une liste complète des commandes de recherche.

Utiliser des émoticônes dans Commentaires
Si vous vous êtes déjà senti limité au moment d’écrire un commentaire sur une tâche, alors peut-être que vous avez besoin d’utiliser un ou deux émoticônes. Comme dans d’autres applications de messagerie populaires, Wrike vous permet d’inclure des émoticônes dans vos commentaires.

Tester de nouvelles fonctionnalités sur Wrike Labs
Saviez-vous que vous pouvez activer de nouvelles fonctionnalités en allant simplement sur Wrike Labs et en sélectionnant les nouvelles fonctionnalités à essayer ? Wrike Labs vous permet d’essayer les nouvelles fonctionnalités qui sont en version bêta. Vous pourrez découvrir sur quoi travaillent actuellement nos équipes de développement et UX. Pour l’heure, vous pouvez activer l’affichage du tableau agile (Kanban !), changer les fonds d’écran (thème de la fête !), activer les rappels dans votre boîte de réception (faites-le !), etc.

Ce qui est une excellente transition vers…

Réduire le panneau de navigation gauche !
Une des fonctionnalités de Wrike Labs est une option appelée « Repenser la navigation ». En l’activant, vous pouvez basculer entre l’affichage et le masquage du panneau de navigation gauche, ce qui vous donne plus d’espace horizontalement pour travailler ! Cette fonction permet aussi de déplacer tous les onglets principaux (boîte de réception, mon travail, tableaux de bord, flux, rapports et projets) en haut de l’espace de travail. Ah, tant d’espace !

Gestion plus efficace des tâches et sous-tâches

Gérer les sous-tâches depuis la tâche parente
Il existe des moyens simples de gérer les sous-tâches sans cliquer sur chacune d’elles. À partir de la tâche parente, vous pouvez planifier les dates d'échéance, déléguer aux chargés de mission et même marquer les sous-tâches comme étant terminées ou actives. Gagnez beaucoup de temps !

Transformer une tâche existante en sous-tâche
Vous pouvez transformer une tâche existante en sous-tâche à tout moment dans l’organisation de votre travail. Il y a 3 façons de le faire :

[1] Vous pouvez créer une nouvelle sous-tâche sur une tâche existante. Et quand vous êtes invité à saisir un titre pour la sous-tâche, vous pouvez saisir le titre d’une autre tâche qui existe déjà sur votre compte Wrike. Cette action met en surbrillance les autres tâches qui correspondent à ce titre et vous pouvez sélectionner l’une de ces tâches existantes pour qu’elle devienne la nouvelle sous-tâche.
[2] Vous pouvez aussi copier/coller l’URL de la tâche Wrike dans le titre de la sous-tâche.
[3] Si les méthodes textuelles ci-dessus ne vous plaisent pas parce que vous préférez utiliser le glisser-déposer, alors glissez et déposez une tâche dans une autre tâche. La tâche glissée deviendra la sous-tâche et l’emplacement où vous l’avez déposée deviendra la tâche parente. Voilà, problème résolu !

Coller un lien permanent de tâche et voir l’intitulé de la tâche
Saviez-vous que lorsque vous copiez et collez un lien permanent de tâche Wrike dans une autre tâche, il affiche automatiquement l’intitulé de la tâche ? Au lieu d’une longue chaîne de texte, vous obtenez l’intitulé réel menant à votre tâche. De plus, il affiche l’état de la tâche en vous indiquant si la tâche est toujours active ou terminée.

Pour obtenir plus de trucs et astuces Wrike, regardez cette vidéo :

Quels sont vos trucs et astuces Wrike préférés qui plairont aussi à vos collègues ?
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