Combien de temps vous faut-il pour consulter le statut de tous les projets sur lesquels travaillent votre équipe ? La plupart des managers doivent réfléchir un peu pour répondre à cette question. Examinons trois cas de figure :
1er cas de figure : imaginons que vous deviez envoyer un e-mail à votre équipe de 10 employés pour leur demander où en sont les projets. Certains répondent immédiatement, d'autres ne voient pas le message avant le soir ou peut-être le lendemain matin.
Verdict : 1 à 2 jours ouvrables.
2e cas de figure : bon, cela prend trop de temps. Au lieu de cela, vous décidez de programmer une réunion d'équipe pour faire le point sur tout ce sur quoi votre équipe est en train de travailler. Vous voulez prévoir suffisamment de temps pour poser des questions et savoir quelles sont les étapes suivantes.
Verdict : 1 heure.
3e cas de figure : une heure pour une simple réunion sur l'avancement des projets ? Si vous voulez faire le point toutes les semaines, cela revient à une heure par semaine et quatre heures de perte de productivité par mois. Votre dernière option consiste à faire le tour de chaque personne séparément pour lui demander comment elle avance. Calculons que vous passez environ trois minutes avec chaque personne.
Verdict : 30 minutes.
Pour tous ces cas de figure, vous devez également prendre en compte les éventuelles complications. Si certains membres de l'équipe sont à distance, cela peut rendre les choses plus difficiles. Si un suivi est nécessaire, vous devez suivre la correspondance. Si une tâche est bloquée ou qu'un problème survient soudainement, vous ne disposez pas de marge de manœuvre pour intervenir et prendre des mesures. Suivre les rapports de statut et obtenir des réponses à des questions en suspens est chronophage.
Le temps, c'est de l'argent et, pour les entreprises, les inefficacités se traduisent constamment par une perte de temps et d'argent, ainsi que par une baisse de la rétention. D'ailleurs, le fait de disposer du matériel et de l'équipement nécessaires pour réaliser au mieux le travail est un facteur important pouvant réduire la rotation du personnel, selon le Dr James K. Harter, conseiller scientifique chez Gallup, expert en gestion du milieu de travail. Sans parler du fait qu'une communication et une collaboration inefficaces sont deux des plus grandes sources de stress sur le lieu de travail. Fournir à vos employés un logiciel efficace et facile à utiliser pour mener à bien le travail peut contribuer à réduire le stress et la frustration, ce qui améliore la rétention des employés.
Du coup, quelle est la meilleure solution pour suivre tous les projets en cours d'une équipe ? Un endroit centralisé pour visualiser, organiser, prioriser et mesurer le travail. Ou encore : les tableaux de bord et les rapports de Wrike.
Nous avons demandé à Justin Liles, directeur de produit chez Advice Local, une entreprise technologique spécialisée en référencement local, combien de temps il lui fallait pour vérifier l'état d'avancement du travail de son équipe avec Wrike.
Analysons comment vous pouvez obtenir une visibilité totale et maximiser l'efficacité dans l'ensemble de l'entreprise.
Utilisez les tableaux de bord pour une vision aux rayons X sur tous les projets
Le premier obstacle à l'obtention d'une visibilité complète sur les flux de travail est le trop grand nombre de processus. Lorsque tout le monde suit son travail de façon différente, il n'y a pas d'homogénéité concernant la façon dont le travail est géré ou documenté.
« On lance en moyenne 3 à 4 éléments de contenu par semaine », explique Lauren Beth, responsable du marketing mondial et de la communication chez Euromonitor International. « Nous sommes en constante évolution, il est donc impératif pour moi d'avoir une vision d'ensemble sur les projets en cours. »
Sans une vision d'ensemble de tous les projets en cours, vous avez un contrôle limité sur ce que vous pouvez voir. Cela conduit à des goulots d'étranglement et à des blocages qui peuvent faire dérailler l'ensemble du projet.
Les tableaux de bord organisent ces données dans un endroit unique, afin que les processus soient cohérents, et vous disposez d'un aperçu très détaillé de tout ce qui est en cours.
Avec les tableaux de bord de Wrike, vous pouvez :
- Tout avoir à portée de main : configurez un endroit unique pour renseigner tout ce qu'il se passe aujourd'hui et demain, et ce qui aurait dû arriver hier. Traitez rapidement les projets qui ont pris du retard.
- Choisir ce que vous souhaitez voir : utilisez les widgets pour identifier les statuts qui sont importants pour vous. Repérez rapidement les problèmes : surmontez les blocages et continuez à faire avancer les choses dans un affichage de projet.
- Hiérarchiser les priorités : tenez compte de tout changement de priorité ou d'objectif afin que tout le monde travaille sur les projets ayant le plus d'impact.
- Gérer l'attribution des responsabilités : si certains membres d'équipe ou projets vous préoccupent, faites en sorte qu'ils figurent dans leur propre tableau de bord.
« Lorsque j'ai découvert Wrike, ce fut une évidence », explique Liles. « Nous l'avons choisi parce qu'il s'adaptait bien à notre modèle de travail impliquant 150 personnes tous les jours, et 650 personnes globalement. Je dispose de 15 tableaux de bord que je partage avec plusieurs équipes. Nous veillons à organiser des formations mensuelles sur les nouveaux processus que nous mettons en place dans Wrike car nous avons besoin que l'ensemble des départements soient alignés à 100 %. »
Mesurer la performance et gérer les ressources avec la génération de rapports
Chez Advice Local, Liles et son équipe font de l'efficacité leur principale priorité. D'ailleurs, Liles attribut leur succès au temps et à l'argent qu'ils ont réussi à économiser avec Wrike.
« Wrike nous fait économiser de l'argent grâce à sa grande fiabilité », poursuit Liles.
La génération de rapports de Wrike vous aide à gérer la charge de travail de votre équipe et à prévoir les ressources, en réunissant les informations dont vous avez besoin concernant vos tâches et vos projets. Les données de rapport sont disponibles en temps réel, ce qui veut dire que chaque fois que vous actualisez les données, elles sont automatiquement prises en compte dans le rapport.
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« Wrike nous apporte de la visibilité grâce aux rapports », ajoute Liles. « Je génère environ 60 rapports par jour. Et ces rapports se basent sur des données fraîches. Cela me permet d'offrir à mes supérieurs une visibilité reposant sur des données actualisées. »
Les affichages de rapports peuvent être personnalisés pour vous montrer exactement ce que vous voulez voir. Voici différents cas d'utilisation des rapports :
- Toutes les tâches actives : idéal pour voir l'ensemble du travail en cours
- Tâches en retard : visualisez de façon instantanée les projets en retard et apportez des changements si cela est nécessaire
- Rapports hebdomadaires sur le statut des projets : débarrassez-vous des réunions sur l'avancement des projets une fois pour toutes, grâce à une visibilité totale sur la charge de travail hebdomadaire de votre équipe
- Projets à échéance ce mois-ci : visualisez les projets à venir ce moi-ci afin de planifier et de gérer les ressources de façon efficace
- Tâches non assignées : assurez-vous qu'aucune tâche ne vous échappe
- Temps passé : visualisez les projets qui vous prennent le plus de temps et adaptez votre planification en conséquence
Vous maîtrisez les données. Partagez facilement des rapports avec d'autres équipes ou limitez leur accès à votre équipe uniquement.
Si vous recherchez des fonctionnalités de génération automatique de rapports, vous pouvez vous abonner pour en recevoir directement par mail, de façon hebdomadaire ou mensuelle.
Avec la génération de rapports de Wrike, vous pouvez :
- Anticiper les blocages : visualiser tout ce qui a pris du retard et les personnes surchargées de travail
- Mesurer le succès : sachez en un coup d’œil combien de projets votre équipe a accompli à l'heure et combien elle en a livré en retard
- Prévoir les ressources : étant donné que vous savez quelles tâches prennent le plus de temps, vous pouvez attribuer la charge de travail de façon efficace
« La scalabilité de Wrike est formidable », s'enthousiasme Liles. « Il ne faut pas avoir peur de la configuration. Il faut commencer quelque part ; parfois on construit une maison et puis on la détruit pour en construire une mieux. Quoi qu'il en soit, on ne reste jamais figé. »
Faire de la visibilité une réalité
Si vous êtes un utilisateur de Wrike, ou que vous vous intéressez à la gestion du travail collaboratif, sachez que la visibilité est la clé pour améliorer l'efficacité et la durabilité. Investir dans un outil de collaboration avec des tableaux de bord et des fonctionnalités de rapports ne vous fait pas seulement économiser du temps et de l'argent, mais réduit également le stress et la frustration des employés. Faite de la visibilité une réalité en mettant en place les mesures suivantes :
- Configurer une plateforme centrale pour le travail en cours et maintenir les processus clairs et cohérents ; définir les attentes et démontrer la valeur de votre équipe
- Prioriser, identifier et mettre en évidence les progrès que vous souhaitez voir
- Rendre tout le monde responsable de son travail
- Arrêter les blocages avant qu'ils n'apparaissent
- Gérer les ressources et les charges de travail afin que personne ne soit débordé
- Mesurer la performance de l'ensemble de votre équipe afin de constamment vous améliorer
Vous souhaiteriez essayer les tableaux de bord et les rapports ? Commencez aujourd'hui votre essai gratuit de Wrike pour 2 semaines.
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