Planifier et superviser un projet afin qu'il soit terminé à temps, dans les limites du budget, et réponde aux attentes n'est pas une tâche facile. Les meilleurs chefs de projet savent comment équilibrer les communications entre les parties prenantes et les dérives relatives au cahier des charges, surveiller les risques et préciser les rôles, les responsabilités et les priorités au sein de leur équipe. Volez quelques-uns des secrets de leur succès en utilisant ces 10 meilleures pratiques en gestion de projet.
1. Communiquez avec les parties prenantes assez tôt et de manière fréquente
Sont inclus tous ceux qui s'intéressent aux résultats du projet : les membres de l'équipe, les commanditaires et les utilisateurs finaux. Rencontrez-les en personne, si possible, pour montrer votre engagement envers la réussite du projet, définir des attentes claires, y compris le rôle de chaque intervenant. Envoyez également des mises à jour cohérentes, avec des chiffres et des résultats réels, pour maintenir l'engagement des parties prenantes.
2. Engagez les sponsors du projet
Avoir de bons sponsors pour un projet est le #1 prédicteur du succès du projet, et pourtant moins de 2/3 des projets possèdent des sponsors activement engagés. Le travail du sponsor d'un projet consiste à surveiller les progrès accomplis, à résoudre les problème, à promouvoir le projet auprès d'autres cadres supérieurs, ainsi qu'à comprendre la façon dont le projet s'inscrit dans le cadre d'objectifs plus stratégiques. Il est le lien entre le chef de projet et les cadres supérieurs. Organisez régulièrement des points avec votre sponsor pour discuter des objectifs du projet et des ressources requises, et utilisez cette Project Sponsorship Checklist pour guider les discussions et clarifier les attentes.
3. Gérez les risques et opportunités
Prenez du temps pour imaginer les scénarios les plus défavorables et leurs solutions, ainsi que la manière dont vous pourriez les empêcher de se produire. Discutez ensuite avec votre équipe pour avoir leurs retours et prendre connaissance de tout problème connu qui affectera votre projet. N'oubliez pas que toutes les incertitudes ne sont pas des risques : n'oubliez pas de garder également un œil sur les opportunités, ainsi vous pourrez offrir de la valeur au-delà des attentes.
(Apprenez à mener une évaluation approfondie des risques ici, et à créer votre propre plan de réponse aux risques ici)
4. Créez un plan de travail détaillé, incluant la portée, le calendrier et le budget
Rédigez le plan de votre projet en termes d'objectifs et de problèmes traités (et non traités), au lieu de simplement énumérer les tâches à accomplir. Cela vous aidera à mieux cibler votre travail et à vous protéger contre les dérives d'objectifs. Priorisez ensuite les objectifs du projet, identifiez les livrables et estimez la durée de chaque tâche pour définir votre planning et vos dépendances.
5. Organisez une réunion de lancement du projet
Votre réunion de lancement du projet donne le ton à votre projet. Menez-la bien, et votre équipe s'engagera sur le terrain motivée, énergique et concentrée. Profitez donc de l'occasion pour établir un objectif commun, clarifier les rôles et les responsabilités, définir comment mesurer le succès, examiner les risques, décider du plan de communication et choisir votre méthodologie et vos outils de gestion de projet. Soyez méticuleux, mais essayez de garder la réunion de lancement aussi courte et simple que possible.
6. Documentez tout
Documenter chaque étape de votre projet est la clé pour assurer un excellent suivi, mais également disposer de toutes les données nécessaires pour analyser les performances, prendre de meilleures décisions et apprendre de vos expériences. Si une date limite glisse, vous serez en mesure de déterminer pourquoi, et comment améliorer votre processus de travail pour empêcher que cela se reproduise.
7. Planifiez des points réguliers avec votre équipe
Lorsque vous gérez un projet, rester en phase avec votre équipe est un must. Une courte séance hebdomadaire ou même quotidienne avec votre équipe projet est un moyen sûr de s'aligner sur les priorités, d'obtenir des retours rapides, et d'aider à éliminer tous les barrages ou manques de ressources ralentissant votre équipe. La clé est de les garder courtes et ciblées : qu'est-ce qui a été fait hier ? Quelles sont les tâches de chacun aujourd'hui ? Qui est bloqué que pouvons-nous faire ?
8. Demandez des retours
Comme le dit Cornelius Fichtner, le P de PM se réfère tout autant aux personnes qu'aux projets. Les bons leaders comprennent que personne n'est parfait et que nous avons tous des zones d'amélioration. Demander des retours à votre équipe est l'un des moyens les plus puissants pour vous développer en tant que chef de projet et augmenter vos chances de succès.
9. Gérez les dérives d'objectifs
Lorsque de nouvelles demandes sont faites, spécifiez leur impact sur le calendrier et le budget du projet. Si différentes parties prenantes ont des concurrentes ou contradictoires, rassemblez tous les participants pour discuter et clarifier les objectifs afin que vous puissiez aller de l'avant avec tout le monde à bord.
10. Organisez une rétrospective de projet
Même une fois que le produit final est soumis, votre projet n'est pas terminé tant que vous n'avez pas organisé une rétrospective et documenté les leçons apprises. Prenez le temps d'examiner ce qui s'est bien passé, d'identifier les meilleures pratiques pour une utilisation future, et de discuter de ce qui aurait pu aller mieux pour déterminer comment mieux réagir la prochaine fois.
Avec ces principes de gestion de projet en main, vous serez en mesure de livrer des projets réussis dans tout domaine — du marketing à l'informatique, en passant par la construction et plus encore.
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