Opérations marketing à grande échelle et augmentation de la visibilité grâce à Wrike
Hootsuite — un système de gestion des réseaux sociaux pour le management de marques basées à Vancouver, Canada
Leur histoire
La gestion d’importants volumes de tâches a nui à la qualité de notre travail et à la visibilité de nos projets
Hootsuite est la plateforme de médias sociaux la plus utilisée au monde avec 10 millions de clients répartis dans 175 pays à travers le monde. En raison de l’augmentation fulgurante du nombre de clients et des actifs marketing, l’équipe des opérations marketing de Hootsuite a dû trouver un moyen de gérer le flux de tâches. Le volume de tâches est rapidement devenu son défi majeur, car il devenait de plus en plus difficile de suivre l’avancement des projets et de communiquer sur plusieurs feuilles de calcul et plateformes différentes. Étant donné que chaque département utilisait les outils à sa manière, trouver les données adéquates pouvait s’avérer très compliqué. "Nous n’avions aucun moyen d’obtenir de rapports, ce qui signifie que nous ne connaissions pas le nombre de projets en cours, les clients pour lesquelles nous les effectuions, ni même le temps nécessaire pour les achever," explique Kate Chalmers, directrice des opération marketing.
En l’absence d’une véritable méthode de gestion de tâches et en raison d’une mauvaise gestion de celles-ci, la qualité des travaux n’était plus satisfaisante. " En raison du nombre élevé de projets, nous ne pouvions pas travailler autant que nous le souhaitions sur les projets de grande valeur," commente Brian Lam, coordinateur des opérations marketing.
Il était également difficile d’établir le suivi des ressources. Puisque la visibilité des projets était très limitée, voire inexistante, des ressources étaient gaspillées et des activités étaient parfois effectuées deux fois, ce qui faisait perdre énormément de temps. Naturellement, cela a entraîné une perte de productivité et l’équipe des opérations marketing a décidé de se renseigner sur de nouveaux outils pour améliorer sa gestion des travaux.
Leur victoire
La capacité de Wrike à garantir de la transparence aux parties prenantes et à classer les tâches par ordre de priorité aide à gérer les rapports sur des niveaux de productivité trimestriels
Wrike a fourni une plateforme centrale permettant de gérer le volume important de tâches et d’établir des rapports sur la productivité. "Avant, nous nous retrouvions avec des listes interminables d’ e-mails," commente Lam, "il arrivait que cinq ou six discussions aient été créées pour un même projet. Grâce à Wrike, nous disposons désormais d’une plateforme centrale qui permet aux parties prenantes de rester en contact avec l’ensemble des créateurs de contenu ; nous pouvons ainsi définir ensemble un calendrier, le contenu, le design, ou encore les problèmes à résoudre." Cet outil centralisé permet désormais à l’équipe des opérations marketing de comparer les rapports trimestriels et de mesurer la productivité au fil du temps. "Nous avons développé une structure spécifique au sein de Wrike qui nous permet de consulter nos campagnes et nos lancements de produits par trimestre, et de comparer nos activités d’un trimestre à l’autre," explique Chalmers, "Je présente un rapport trimestriel aux cadres sur la quantité de projets effectués et sur le temps nécessaire pour commercialiser les produits. Nous cherchons sans cesse à garder un rythme de production stable, voire à l’accélérer."
Non seulement l’équipe des opérations marketing a réussi à garantir une meilleure visibilité au sein de l’organisation, mais aussi à organiser et à structurer son flux de travail en fonction des priorités. "Wrike nous aide à définir les tâches prioritaires ainsique celles qui ne nécessitent pas une attention immédiate et qui peuvent être remises à plus tard," commente Lam.
Hootsuite a choisi de mettre l’outil Wrike à l’essai dans le cadre d’une campagne d’e-mails diffusée prochainement. La société a exploité Wrike afin de coordonner et de gérer la traduction et la conception de la campagne, ainsi que sa localisation sur différents marchés. Grâce à Wrike, Hootsuite a été en mesure de diffuser sa campagne à temps et auprès de l’ensemble de ses clients à travers le monde. "La campagne a connu un succès retentissant et nous sommes ravis d’avoir utilisé Wrike pour ce projet," explique Power.
Leurs super pouvoirs
Duplication de tâches
Étant donné que plusieurs tâches liées aux opérations marketing sont récurrentes, comme l’ envoi d’e-mails et de campagnes, Wrike propose un outil extrêmement utile capable de dupliquer les tâches. Au lieu de repartir à zéro chaque semaine, Power affecte simplement une tâche et la duplique instantanément pour une utilisation future. Outre un gain de temps indéniable, cela permet également de garantir une cohérence des processus et des requêtes au fil des semaines.
@Mentions
@mentions est une autre fonctionnalité que l’équipe utilise au quotidien. À l’instar des médias sociaux, vous pouvez ajouter le nom d’une personne après la mention @ pour que celle-ci reçoive instantanément une notification au sein du logiciel ainsi qu’un e-mail. "J’ utilise cette fonctionnalité pour rester en contact avec des personnes travaillant sur des tâches spécifiques, connaître les statuts et tenter d’évaluer l’état d’avancement des tâches en question. C’est vraiment pratique dans la mesure où cela nous permet de leur envoyer un e-mail de façon instantanée et de recevoir rapidement une réponse ainsi qu’un rapport sur l’état d’avancement du projet," explique Power.
Vue de la charge de travail
Lorsque Hootsuite reçoit des demandes de projets créatifs de grande envergure, l’équipe des opérations marketing utilise la vue de la charge de travail pour consulter les personnes qui disposent de suffisamment de temps pour achever le projet dans les délais. Ce niveau de visibilité aide l’équipe à améliorer la productivité et permet d’éviter qu’une personne soit submergée par ses projets et ne subisse trop de stress.
J’ estime que c’est une réelle chance de disposer d’un outil qui nous aide à collaborer, et d’ être entouré de personnes rassemblées autour d’une vision commune et déterminées à atteindre nos objectifs, et ce avec brio.
Brian Lam, Coordinateur des opérations marketing
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